酒店公文格式.doc

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酒店公文格式.doc

9

★★★★茶海之心大酒店内部管理文件★★★★

备忘录

由:

总经办领导批示:

至:

总经理总经办销售部财务部

工程部餐务部厨务部前厅部

客房部康乐部人事部保安部

事宜:

关于酒店新的公文格式的相关事宜

呈报:

董事长

抄报:

酒店各部门

日期:

2012年03月30日

编号:

MGO【2012】001

关于酒店新的公文格式的相关事宜

   

酒店各部门经理:

为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作,酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范,从03月30日起,酒店实行新的公文格式,新的公文格式说明如下:

一、总则

为规范酒店各类文件的管理,保证酒店各类文件流转及管理规范化,结合实际情况,制定本规定。

适用于酒店所有部门及人员。

二、行文规则

1、各部门严格按照文件种类性质行文;

2、部门报总经办文件,冠以姓名职务;

3、部门与部门相互递发的文件,一般情况下冠以部门的名称;

4、总经办下发文件,其种类用“决定、通知、备忘录”等;部门之间行文,其种类用“通知、备忘录”等;

5、部门报总经办文件,如需审批后发有关部门的,应标明抄送的部门;

6、部门之间重要行文,应抄报总经办;

7、部门之间可以联合行文;

8、所有发出文件,均须由承办部门负责人签发;

9、所有须总经办(总经理、副总经理)审批的文件,均须审批后执行;

10、所有部门经理及主管级人事任免,均有总经办行文发出。

三、文件格式

文件一般由店标、事宜、呈送(报)人(部门)、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。

具体形式附后。

四、文件流通顺序

1、外部重要文件处理

对外文件、文稿处理

部门——总经办——副总——总经理审核——董事长审批——发出

外来文件、文稿处理

总经办——副总——总经理——董事长阅批——有关部门

2、内部文件处理

通告

执行部门——副总——总经理审批——颁布

董事长、总经理、副总指示

总经办——部门——执行反馈——总经办——副总——总经理——董事长

申请报告

部门——总经办——副总——总经理审批——部门

部门致部门

部门——部门

3、酒店合同、协议处理

部门——财务审核——总经理(副总)审批——董事长审定——总经办盖章——存档

五、文件编号

文件编号由三部分组成,具体如下:

部门缩写/文件类别/年份/文件序号

1、部门缩写

总经理——GM 副总经理——DGM 值班经理——RM

总经办——GMO财务部——FD人事部——HRD

工程部——ED营销部——S&M娱乐部——RED

房务部——HSKP 前厅部——FO 餐饮部——F&B

采购部——PD 保安部——SD

2、年份:

四位数字编写加[]号,

3、文件序号:

001开始的三位数

例如:

GMO[2012]001

即:

总经办2012年一号文件

六、文件的存档和销毁

1、已处理完毕的文件,总经办和部门要进行分类存档,做到查找方便,当年文件于次年1月31日前归档完毕;

2、对于无保存价值的文件,每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁,不得作为废纸处理;

3、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案(资料、报表、凭证、图纸等),有关部门每年整理档案,必要时交总经办长期保存。

4、以上条例由总经办负责解释。

附件一备忘格式

附件二通知格式

附件三签呈

附件四公函

附件四传真

附件五文件流转单

执行时间:

2012年03月30日起。

特此通知

发出:

职务:

年月日

附件一

备忘录

由:

××××领导批示:

至:

总经理总经办销售部财务部

工程部餐务部厨务部前厅部

客房部康乐部人事部保安部

事宜:

呈报:

董事长

抄报:

××××××

日期:

2012年×月×日

编号:

(部门英文缩写,如MGO)【2011】001

(前四位为年份,后三位为部门发文编号)

(正文)

如有附文则标明《附件名称》

妥否,请批示。

或“特此通知”发出:

职务:

年月日

(此处为亲笔签名)

附件二

通知

由:

××××领导批示:

至:

总经理总经办销售部财务部

工程部餐务部厨务部前厅部

客房部康乐部人事部保安部

事宜:

呈报:

董事长

抄报:

××××××

日期:

2012年×月×日

编号:

(部门英文缩写,如MGO)【2011】001

(前四位为年份,后三位为部门发文编号)

(正文)

如有附文则标明《附件名称》

妥否,请批示。

或“特此通知”

发出:

职务:

年月日

(此处为亲笔签名)

签呈

日期:

20012年XX月XX日

部门编号:

S&M【2012】00X

From:

营销部

TO:

CC:

主旨:

说明:

以上妥否,请领导批示!

会签:

部门经理:

总办:

总经理:

董事长:

公函

致:

由:

日期:

年月日

主旨:

部门/编号:

敬启者:

敬颂

商祺!

茶海之心大酒店有限公司

2012年X月X日

FAX

呈:

由:

联络人:

收件人:

部门:

部门:

联系电话:

联系电话:

FAX.No传真号:

FAX.No传真号:

Subject事宜:

Page页码:

文件流转单

编号:

GMO[2012]00X

发文部门/日期:

总经办/2012.X.X

内容:

关于…….通知

相关部门意见

总经办

总经理签字:

副总经理签字:

总经办主任签字:

人事经理签字:

保安经理签字:

财务部

经理签字:

工程部

经理签字:

餐饮部

经理签字:

行政总厨签字:

房务部

经理签字:

康乐部

经理签字:

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