监理资料信息管理及归档制度.docx
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监理资料信息管理及归档制度
常州大学机械石油楼、配电房∕储运泵房 工程
监理资料信息管理
及
归
档制度
项目监理机构（章）：
专业监理工程师：
总监理工程师：
日期：
一、总则：
1、为加强建设工程监理工作的标准化、规范化管理，提高项目监理机构的工作水平，为工程项目建设有关部门分析、指导和评价工程项目建设监理工作质量提供准确、可靠的依据并以备追溯，需建立健全工程项目建设监理资料档案制度。
本项目监理部确定由总监指导和一名专职资料员具体负责资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等工作。
2、资料室由专人管理，按《城建档案要求》的要求，建立档案。
二、监理工作的流程
档案建立
2.1.1监理资料与信息管理职责分工
监理资料分程序资料、内部资料、往来资料；
程序资料为开停工报审、方案报审、工序、材料报验等；
内部资料为监理规划、细则、月报、质量评估、总结等；
往来资料为合同管理、业主来文、政府行政部门检查记录等；
程序资料应由施工单位申报，专业监理工程师或总监理工程师审查完成签批后，资料员核查后归档；
内部资料由总监或专业监理工程师在总监指导下完成，总监盖章后，资料员归档；
往来资料资料员按公司及规范要求归档；
2.1.2资料的收发管理制度
2.1.2.1资料的收发文应采用公司配发的专用收发文表式;；
2.1.2.2资料的收发文前应仔细核对收发文编号、事由、签章等是否与收发内容相符；
2.1.2.3资料的收发文时应登记详细记录：
收发文时间、收文人、事由、往来单位、编号等。
其中收文人应本人签字确认；
2.1.2.4资料的收发文后应及时通知相关负责人。
2.1.3资料的存放、归档管理制度
2.1.3.1存档的工程文件的内容必须真实、有效、完整、准确、系统，与工程实际相符合；
2.1.3.2存档的文件应手续完备，尽量采用原件，如为复印件应加盖原件审核章，并标注原件存放处；
2.1.3.3存档的文件需进行审查，字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写材料。
复印件不得出现模糊无法辨认的情况。
存档使用的纸张应使用标准纸，不应使用方格纸、作业纸等；
2.1.3.4存档资料内容中有图有文字的，应文字页在前图在后。
文字页较多的应进行编号；
2.1.3.5监理四版表示使用的文件编号需符合在求，例：
1208008，代表12年8月第008号；
2.1.3.6资料存放时应按照资料盒名称分类、盒内目录顺序排放。
目录应上墙方便查阅，有分类有目录，按编目归档；
2.1.3.7资料盒脊背应按照公司要求含有：
公司名称标识、项目名称、资料盒编号、料盒内容标注，其布置方式应满足规范要求；
2.1.3.8资料盒脊背应准确、标准化、宽度应与资料盒大小相符；
2.1.3.9资料在分部工程完成后应及时整理、封存。
档案立卷
2.2.1资料员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装钉、编制目录，装袋（盒）入档。
2.2.2凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，项目监理部可根据需要决定是否留存。
档案补充
2.3.1外来文件、函件由资料员分类编号登记并形成来文登记，项目监理部有关领导阅后，即立卷归档。
2.3.2项目监理部发出的文件，由资料员分类编号登记并形成发文记录，资料齐全经相关领导审批后，即立卷归档。
档案查阅
项目监理部以外人员来项目部查阅资料档案，必须经由项目监理部领导同意方可到资料室查阅资料，未经同意不得将资料带出资料室，如若需借出必须经相关领导同意并立下借据注明借阅时间，在注明时间内完好无损地归还资料室。
档案安全保密
2.5.1资料室资料柜由专人负责管理，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
2.5.2资料管理人员不得外泄档案中的机密，资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。
三、监理技术文件的交付及责任
1、监理单位对工程技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对工程技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的归档工作。
2、需要移交公司监理资料的工程及移交资料内容要求：
（1）需要移交公司监理资料的工程分类：
A类：
住宅及公用建筑工程（28层及以上，单项面积3万㎡及以上，小区建筑面积12万㎡及以上）。
厂房：
18米跨度及以上。
省、市优质工程目标工程，省文明工地目标工程。
B类：
级别A类以下工程。
（2）移交资料内容要求：
A类工程按本办法附表一及附表二中全部资料内容；
B类工程只需要按照附表四移交公司有关需要存档的文件内容。
3、工程竣工后,按附表二中案卷题名内容进行整理,并在每个档案盒的侧面贴好案卷题名（200×30毫米标签纸,详见附表一）,每个案卷（档案盒）内应有详细文件目录。
（1）对于群体工程,当一个档案盒装不下该案卷文件时,可以分上、中、下册或按流水序号进行分册。
（2）检验批验收记录及其工序报验单不需要存档,水电分项、（子）分部工程验收记录和土建并入一个案卷（案卷七）。
（3）图纸不需要交公司，因工程特殊情况确实需要暂时留存的设计图纸，应折叠整齐交到公司。
4、工程完工后,现场监理部应及时将监理资料整理移交给公司,并填写好资料交接验收记录单,办理移交手续。
5、公司收到项目监理部资料后,公司资料员应及时对每个案卷进行档号的编号,并按附表三填写好归档文件目录,将资料存入档案室。
档号的编写说明:
××××-××-××
具体资料流水号
案卷流水号
年度工程流水号
6、需移交档案馆的监理资料,由项目监理部在竣工验收后按要求及时将原件移交建设单位或档案馆,公司保留复印件。
需移交档案馆的资料详见附表四。
7、资料保存期：
A类工程保存期为五年，B类工程保存期为三年。
四、建立资料管理信息系统
在本项目监理采用计算机建立工程资料系统，形成本工程资料数据库。
项目监理机构应利用计算机建立台帐、图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理，要求建立的监理管理台帐有：
（1）工程材料、构配件、设备报验台帐；
（2）施工试验（土建、安装等）报审台帐；
（3）分项（工序）、分部（部位）的验收台帐；
（4）工程量、月付款报审台帐；
（5）施工进度执行和控制台账；
（6）履行安全监理责任台账；
（7）合同执行情况的跟踪及处理过程和管理；
（8）现行经济法规、资料的查询；
（9）其他。
一
前 上
期 级
手 来
续 文
二
监
理
文
件
三
会 监
议 理
纪 月
要 报
四
通 联
知 系
单 单
五
投 进
资 度
控 控
制 制
六
监 平
行
理 检
查
日 及
旁
记 站
七
分 单
项 位
分 工
部 程
验 验
收 收
八
材
料
设
备
报
验
九
资
质
方
案
审
核
十
桩
基
工
程
附表一
归档文件目录年份:
20xx
工程名称
案卷编号
案卷题名
备注
xxxxx工程
20xx-01
前期手续
20xx-02
上级来文
20xx-03
监理文件
20xx-04
会议纪要、监理月报
20xx-05
通知单、联系单
20xx-06
投资控制、进度控制
20xx-07
监理日记、平行检查及旁站记录
……
……
案卷目录
年份:
20xx
序号
案卷编号
案卷题名
详细内容
页数
一
20xx-01
前期施工手续
（１）规划许可证（规划放线成果图）
（２）施工许可证
（３）图纸审查意见
（４）施工合同
（５）施工中标通知书（直接发包书）
（６）工程开工报审表A1
20xx-02
上级来文
（１）质监巡查记录
（２）安监巡查记录
（３）上级主管部门文件及通知
二
20xx-03
监理文件
（１）监理合同、公司安全管理及培训制度
（２）监理中标通知书（直接发包书）
（３）监理企业资质、人员上岗证
（４）总监任命书、总监代表授权书
（５）监理规划、安全监理规划B12
（６）监理细则、巡视旁站制度B13
（７）监理交底
（８）工程监理总结报告B10
（９）工程监理质量评估报告B9
（１0）质量事故报告及处理意见
（１1）合同争议、违约报告及处理意见
（１2）工程监理资料移交单B15
三
20xx-04
会议纪要
（１）工地例会B61
（２）专题会议B62
（３）监理项目部内部会议B63
监理月报
（１）监理月报B5
四
20xx-05
通知单
（１）进度控制类B21
（２）质量控制类B22
（３）费用控制类B23
（４）安全文明类B24
（５）设计变更类B25
（６）建设单位通知单C1
（７）向主管部门质量安全报告单B14
联系单
（１）建设单位类B31
（２）施工单位类B32
（３）设计单位类B33
（４）建设单位联系单C2
（5）承包单位通用申报表A8
备忘录
（１）建设单位类B41
（２）施工单位类B42
（３）设计单位类B43
暂停令
复工申请
（１）工程暂停令B1
（２）复工申请表A6
五
20xx-06
投资控制
（１）工程计量
（２）工程款支付审批
（３）签证及索赔
（４）工程款支付证书B8
进度控制
（１）总进度计划
（２）月（周、旬）进度计划
（３）延长工期报审
六
20xx-07
监理日记
平行检查及
旁站记录
（１）监理日记B7
（２）安全监理日记B7
（１）监理平行检查记录
（２）监理旁站记录B11
监理日记
（１）监理日记B7
七
20xx-08
分项、分部验收记录
（１）建筑结构工程分项、分部验收记录、A7
（２）给排水及暖通分项、分部验收记录、A7
（３）电气工程分项、分部验收记录、A7
（4）分户验收记录（住宅工程）
单位工程验收记录
（子）单位工程竣工验收记录A7
八
20xx-09
材料设备报验
（１）建筑结构材料设备报验
（２）给排水材料设备报验
（３）电气工程材料设备报验
九
十
20xx-10
施工管理体系制度
（１）安全管理体系报审表
（２）施工现场质量管理检查记录
施工方案审核
机械设备报验
（１）单位工程施工组织设计
（２）分项、分部施工方案
（３）安全文明施工专项方案
（４）安全防护措施费使用计划
（５）施工起重机械设备报验
资质审核
（１）总包企业资质报审A8
（２）分包单位资质报审
（３）特殊工种上岗证
20xx-11
桩基础工程
按江苏省建设工程质监站编制的桩基础分部资料进行整理汇总
附表四
监理文件目录
（需要移交市、区建筑工程档案馆的监理资料）
序号
监理文件内容
份数
页数
1
监理规划
2
监理实施细则
3
监理月报中的有关质量问题
4
监理会议纪要中的有关质量问题
5
工程开工申请表
6
工程暂停令/复工审批表
7
不合格项目通知
8
质量类联系单/通知单/备忘录
9
质量事故报告及处理意见
10
工程延期报告及审批
11
合同争议、违约报告及处理意见
12
合同变更材料
13
工程竣工（预）验收质量评估报告
14
工程监理总结报告
15
工程监理资料移交单
工程名称：
编号：
B－
致：
（公司档案科）
我项目监理部现将工程监理资料移交给公司档案室,请予以审查、接收。
附件：
1、工程监理资料清单
2、工程监理资料整理归档文件
项目监理机构（章）：
总监理工程师：
日期：
公司档案科签收
人姓名及时间
项目监理机构签
收人姓名及时间
审查、接收意见：
负责人：
日期：
B15
工程监理资料移交单
工程名称：
编号：
B15－
致：
（建设单位）
我方现将工程监理资料移交给贵方,请予以审查、接收。
附件：
3、工程监理资料清单
4、工程监理资料整理归档文件
项目监理机构（章）：
总监理工程师：
日期：
建设单位签收
人姓名及时间
项目监理机构签
收人姓名及时间
建设单位审查、接收意见：
建设单位（章）：
建设单位项目负责人：
日期：
江苏省建设厅监制
升级会员 