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非人力资源管理人员的人力资源管理

部门主管的日常人力资源管理

节选自《非人力资源经理的人力资源管理》

【本讲重点】

创造良好的工作环境

确实要了解员工

指导员工的方法

纠正员工错误的方法

公平合理分工

保持双向沟通

创造良好的工作环境

  员工来公司上班,每天至少有8小时在办公场所里工作,所以员工的情绪和士气与这个工作环境息息相关。

而非人力资源的经理的领导风格,一定会影响整体的工作氛围。

例如严厉型的部门经理会造成比较紧张凝重的气氛,虽然在工作上可能会表现得很好,但是大家的压力很大,士气不高。

作为一位非人力资源的经理,你应该创造一个什么样的工作环境呢?

一般来讲,人性化的工作环境是任何员工都期望的。

人性化,也就是尊重他人的愿望、爱好和行为方式等,提供使人心情舒畅健康的环境和条件。

所以先把人性化放在前面。

但是只有人性化容易造成自由散漫,还要有纪律。

部门经理应尊重员工的专业和工作方式,在这方面走向人性化。

例如一些部门可以弹性上下班,甚至类似于兼职的形式。

还有一些部门必须按时上下班,例如客户服务部,有的客户可能一大早就要打电话来咨询、订货、投诉等,所以这个部门的员工不准迟到。

这就是纪律,因为这个纪律是这个工作所必须要求的。

客户单位会有一些抱怨,部门员工常常会有一些挫折感,有些压力。

那么部门经理就要想办法缓解这个压力,例如在工作场所播放一些轻音乐。

这就是人性化,也是部门经理应该做的事情。

所以在不同的工作环境中,非人力资源经理在设计制度的时候,要考虑到这些事情。

确实要了解员工

1.掌握员工的基本资料

  每一位非人力资源经理都可以到人力资源部门取得部门所有员工的基本资料,以便确确实实掌握本部门各个员工的基本情况,包含他的学历背景,过去的相关经验等。

掌握了这些资料之后,你就知道与他谈话的时候,有哪些话题可以谈,哪些事不能谈。

所以一定要掌握基本资料。

2.掌握员工的日常交往情况

  此外,通过交流还要注意掌握一些新资料,包括他家庭的状况,他的日常生活交往等等,如果出现问题你才知道如何去解决。

例如一位本来是一张白纸的员工,进了营销部门,本来他是比较纯洁的,但是过了不久可能有些同事会把他带入歧途,收受贿赂了。

作为部门经理,你平常对他的情况非常了解,就比较容易帮助他。

3.掌握员工的个性及喜好

  要深入了解一位员工,还要知道他的个性喜好是什么,这也有利于与员工的互动交流。

当然最难琢磨的就是员工的个性,或者他的喜好,每位员工都有自己本身的家庭背景和成长环境,形成他的个性。

例如很多大公司的职工是从外地来的,公司环境与他以前生活的环境差异很大,有的员工就可能需要相关的协助。

例如有些企业的员工会要求预支薪水,对于这件事,部门经理就要去判断是否有必要。

在诸如此类的事情上,部门经理平常做人力资源管理时也要注意这个现象,注意每一位员工跟其他的同事,或者其他部门的同事在交往过程中有没有困难。

作为部门经理就要经常与员工进行交流,或者给员工一些指导。

要注意员工的喜好,想方设法地提高员工的工作积极性。

【自检】

  填写下表,以更好地了解本部门员工的情况。

基本资料

姓名

 

性别

 

民族

 

籍贯

 

毕业

院校

 

学历

 

专业

 

语言

 

信仰

 

政治

面貌

 

住址

 

邮编

 

住宅

电话

 

手机

 

E-mail

 

入职

时间

 

工作

经历

 

日常交往

姓名

与本人交往关系

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

个性喜好

个性描述:

爱好描述:

(建议:

本表可以打印多份,为每一位员工都建立一个小档案。

员工的这些个人情况可以从人事部门获得一些,更主要的是你与该员工有交往的人那里、或者通过与员工直接交流获得。

指导员工的方法

  部门经理平常还要有当一个教练的观念,经常指导员工。

可供参考的方法有:

1.利用部门内部会议安排指导时间

  也就是说每一次开会的时候,都要有一定时间请员工发问,让他利用这段时间把想要提出的问题提出来。

时间不需要太长,以便实现与员工的交流互动,对员工提出的问题进行指导。

这样,员工与部门经理之间就有了比较固定的、规范性的互动时间表。

2.日常工作中随时可以教导

  在日常工作中,不论是出差,还是外出开会,随时都可以对下属进行指导。

例如你和客户进行价格谈判的时候,你的下属坐在你的旁边观察,谈判完成后,你就可以对下属进行指导,告诉他刚才的场景里,哪一点是需要注意的。

这是一位非人力资源经理教导员工的常见的方法。

3.抱着爱心、耐心来教导

  在心态方面,因为你的员工在你这个部门,你负责照顾他,负责培育他,因此要以爱心来对待他。

此外还要有耐心。

最难的就是耐心,因为工作一忙碌,就没有心情带这些员工了。

但是,当你在对这些员工下指令的时候,你要想一下,他们也是在对你忍耐。

将心比心,互相设身处地地去为对方想想,相互理解,就会有耐心了。

 纠正员工错误的方法

1.及时纠正时要注意态度

  及时地纠正员工错误,这件事很多部门经理往往是会做的,但往往处理时的做法和态度不当。

例如当员工犯错的时候,有的部门经理火气一上来就会严词批评,态度很不好,员工也难以接受。

为了避免事态扩大,你要及时去纠正,不是当场给对方难看,而是私下及时修正,这就是一个态度问题。

2.注意解决问题的方法及预防方式

  纠正错误不只是告诉他错在哪里,因为他已经犯了,覆水难收。

关键是要让他知道解决问题的方法,还要告诉他怎样预防,也就是说要分析错误发生的原因,找出可以防患于未然的方法,避免重复发生。

这才是帮助员工纠正错误的正确方式。

3.坚持对企业有利的原则

  在纠正员工错误的过程中必须坚持的一个原则是:

为了企业的整体利益。

因此对较严重的错误给予适当的惩罚是应该的,否则别的员工会不知道这件事情的严重性,消除不了错误的影响。

所以,部门经理在处理的时候,不能护着,要坚持公平的原则。

【案例】

  某个部门的员工做错了一件事,在报价单上多加了一个“0”,因此整个价格超过了公司的成本,这影响是很大的。

这位员工其实平时表现很不错的,但是这位员工必须接受适当的处罚。

可是他又承担不了,怎么办呢?

通过部门经理和人力资源部经理的协商,为了尽量减少公司的损失,同时也能让这位员工继续留在公司,他们就设计了一个方法,只要这位员工能够竭尽所能弥补他的错误,或者降低损失,处分就可以往下降。

公平合理分工

1.怎样做到合理分配

  作为部门经理,你对每位员工的专业能力,对他们每个人的工作效率跟质量都应该比较清楚。

所以你在运用人力的时候,要做得扎实一点,做到合理分配。

这就要求你不仅要知道每一件事谁是最佳人选,还要处理好人力的运用与业务量之间的关系,这样才符合公司的需求。

然而实际工作中常常会出现能者多劳的现象,这在部门人力资源管理中是不太公平的。

忙者总忙,逸者恒逸,这就是不公平的分配,除非在薪酬福利上对有能力的人有所补偿。

2.让员工有轮调学习机会

  现在在企业里流行这样一个观念,叫做轮调学习。

轮调学习

就是在一个部门中有数个不同的工种(学习机会)。

部门的员工不是长时期从事同样的工作,而是在同事之间做轮调,互相学习。

其好处是大家有机会学到新东西。

另外还会形成“职务代理人”的局面,也就是说如果有个员工由于请假、出差等原因离开岗位了,可以有另外一个也能从事其工作的员工来代替。

  所以在做内部工作分配的时候,要采用轮调学习的方式,让员工扩大他的专业范围。

这个方法对人力资源经理或者非人力资源经理都是有利的。

合理的分配工作,让员工获得适当的学习机会,这对部门经理平常的人力调度非常有好处。

保持双向沟通

  在人力资源管理上,双向沟通极为重要。

因为工作上大家都是比较严肃的,能够交心的时间不多。

但是融洽的工作环境和人际关系又离不开这些,因此建议部门经理的人力资源工作,最好能在工作以外的时间与员工适当的沟通,或者建立一个随时可以互动沟通的机制。

前边提到的一些指导首先是工作指导,与工作无关的心情交流则可以在下班之后,或者休闲假日里去做双向沟通。

当然有个很重要的前提是,非人力资源经理本身要学习一下沟通的技巧。

【本讲小结】

  本讲介绍了部门经理在日常工作中如何进行人力资源管理的问题。

创造良好的工作环境是部门经理在日常工作中进行人力资源管理的核心,其他问题都是围绕这个问题或者是这个问题的一部分。

员工每天很大一部分时间都是在工作中度过的,在这个环境里,大家期待的是愉快的心情和高效率的工作品质,有了这些,员工才乐意和你在这个部门一起奋斗。

  日常的人力资源管理无非是与员工打交道,这就必然要求非常准确的了解员工,在各方面指导员工的工作,并能及时纠正员工的错误。

对员工之间的关系,在工作分配上公平合理是十分必要的;经理与员工之间的双向沟通则是以上各项工作的基础。

【课程意义】

  经理人的核心任务是领导,激励下属团队向明确的目标努力,因此,除了具备影响,左右下属的能力之外,一个优秀的经理人必须能够明确地了解本部门每一个岗位所必需的任职资格,清晰地把握每一个团队成员的工作能力及其优缺点,包括工作心态是否稳定,才能够有效撑控整个团队的工作效率,确保完成工作目标.现代企业管理的实践证明,人力资源管理管理能力是优秀经理人必备的素质.本课程帮助企业的部门经理人员系统掌握管理团队、选拔、测评员工的方法,快速提升本团队的整体素质和工作效率。

辞退员工面谈技巧

节选自《辞退员工管理与辞退面谈技巧》多媒体课程包,讲师程向阳辞退员工面谈技巧

【本讲重点】

面谈时应有的信念

建立和谐与信任的气氛

人力资源人士的职业生涯台阶

面谈时应有的信念

1.辞退员工是管理工作的其中一个部分

  人力资源从业人士在与被辞员工面谈时,主要面对的是一些心理和情绪等方面的冲突,为了更好地解决问题,一定要坚持一个信念,那就是辞退员工是你工作的一部分,不要退缩,这就像士兵在战场上要有取得胜利的顽强信念一样。

2.尊重客观事实

  面谈时,人力资源的从业人员一定要尊重客观事实。

要用事实来说话,不能存一己之私,要尽量地做到公平、公正、合理。

3.尊重员工的心理感受

  尊重员工的心理感受是人力资源的从业人员与被辞退员工面谈时必不可少的信念,只有做到了这一点,才能有效地化解员工因被辞退而产生的忧郁、焦急情绪,才能帮助员工树立重新开始的信心,从而自根本上化解可能出现的矛盾冲突。

4.树立企业文化

  与被辞退员工进行面对面会谈时,树立良好的企业文化比面谈工作的本身更重要。

  例如当公司发现对员工存在不公平现象时,应该设法请方方面面的人士为其进行职业指导,或做一些法律法规方面的顾问,还可以对他的家庭进行一些必要的跟踪与协助。

这就是一种企业文化,通过这样的企业文化,可以促使问题的平缓解决。

建立和谐与信任的气氛

  在与被辞退员工面谈时,要想改变对方的情绪状态,必须设法建立一个和谐与信任的气氛。

为了营造一个和谐与信任的谈话氛围,除了要选择一个明亮的环境之外,还要用学会用肢体语言来清晰地表达出被辞退员工是受欢迎的信息,此外还要尽量做到身心配合。

1.面谈前的准备工作

表8-1 面谈前的准备工作

地点和时间

注意事项

面谈地点

应选择轻松、明亮的空间

面谈时间

以20~40分钟的时间来面谈较为恰当

其它

离职者的个人基本资料、辞退书、考核记录表

  

  对环境的选择很重要,选择一个比较轻松明亮的空间能带动起良好的情绪,就如人们走在乡间小路上和走在城市喧嚣的马路时的感情是完全不一样的;面谈时间不宜过长,最少20分钟,最多40分钟;被辞退员工的基本资料、辞退书、考核记录表等一定要掌握在手,因为这是谈话时需要出示的充分证据。

2.非语言信息

  人们的肢体语言能传送、沟通很多信息。

一般来说,当员工一走进面谈室时,他就已经感觉到了整个谈话的内容,随之员工的情绪基调也就确定了,这就像员工一进公司看到总经理的脸色就知道今天会不会有高兴的事发生一样。

当你发现路上有一个人被车撞伤了却没人管时,你的情绪也会很差,你会觉得今天很倒霉,这就体现了环境对情绪的决定力。

  人们能从一些非语言信息组合的行为中获取信息,而这些非语言信息的组合使人们能对这些行为做出分析判断。

人们能否注意到是什么使自己在非语言沟通中做出了无意识的反应,对于用意识去把握这种反应是十分重要的。

 

3.身心配合法

◆说话

  ①进入对方的意图,从对方的信念、价值观的角度看事情,找出从这一角度看到的正面意义。

  ②除非对方邀请,否则不提出自己的看法或批判。

  ③用对方用过的词,重复对方说过的话。

  ④若对方的语言显示出限制性的信念或不满意的效果,问对方什么是理想的结果,并且把这个结果与你自己想说的内容密切地连接起来。

◆声调

  ①注意对方声调的高低、快慢,并且与之配合。

  ②注意对方的语气,并且与之配合。

  ③若对方怒气冲冲地说话,回应时的最初数个字用同样的声调,然后渐渐把声音调低、调慢及调软。

◆面部表情

  ①配合对方的面部表情。

  ②观察对方面部表情、说话态度及肢体语言的变化,并且考虑对方内心状态有怎样的改变。

  ③若为一般性质的谈话,每当对方的眼睛接触自己的眼神,给对方一个点头(“我明白”的意思)和笑容。

◆肢体语言

  ①配合对方的坐、立姿势。

  ②重复对方用过的一些手势。

  ③注意对方身体姿势的突然改变,这意味着对方内心状态的改变。

4.必要时的防范措施

  ◆对相关执行人员的培训,明确操作程序。

  ◆联系、安排当地公安或保安人员来协助,以保证安全。

  ◆备用车辆及司机、医务人员待命。

  ◆相关部门、人员的联系地址、通讯设备及电话号码。

  ◆检查会议、面谈场所的环境安全情况。

  ◆会议室及所用办公室的房门应急备用钥匙准备。

  ◆提供执行人员的随身防范用品。

  ◆布置相关协助人员的待命位置。

人力资源人士的职业生涯台阶

图8-1 人力资源人士的职业历程图

  在人力资源人士的从业管理生涯过程中,要经历以下几个阶段、几种感觉:

当你刚开始担任人力资源部经理时,你会“为伊消得人憔悴”,因为这个阶段的你会面临方方面面的问题;突然在某一个阶段你会发现你所寻找的东西就在“灯火阑珊处”,这时的你已经找到了一点感觉;之后,经过更多的磨练后你又会发现,你竟然可以翩翩起舞了,这意味着你已经进入了“身无彩凤双飞翼,心有灵犀一点通”的境界;当你能和被辞退的员工心灵相通时,无论做任何事,不管“夕阳芳草”是否有情,你都可以借其做出绝妙的诗句,这也就表示你可以得心应手地做好人力资源管理方面的工作了。

  众所周知,帆船运动员可以逆风行船,身为人力资源从业人士,在实际的工作中,应该努力做到不管面对的是东北风,还是西南风,都要把它变成自己的风,要力争把自己的职业生涯不断地推向新的更高的台阶。

【自检】

请根据假设的情景回答问题:

人物:

甲_____人力资源部经理

乙______即将被辞退的一名装卸工

背景:

在会议室进行辞退前的面谈

(1)在面谈过程中,甲的坐姿始终是身体向后倾,这样的坐姿会给乙透露出什么信息?

对乙的心理会造成什么影响?

____________________________________________________________

(2)面谈中,乙提出“你凭什么让我走,我应该是最后一个走才对”,这时候甲应该如何应对?

____________________________________________________________

(3)在这次面谈中,甲没有注意到乙作为一名装卸工的特色,这对面谈进展是否有影响?

为什么?

应该怎么做?

____________________________________________________________

【本讲小结】

  人力资源从业人员在与员工做离职面谈时,应掌握好一定的技巧。

首先要有面谈时必须具备的信念,其次,要善于为面谈制造一种和谐而信任的气氛,要学会使用非语言信息和身心配合法。

  人力资源从业人员一般要经历四种心态才能真正合格,为了做一名合格的人力资源管理人才,就要有帆船运动员那样的勇气和魄力,争取不惧风雨,在风雨中磨练成金。

 

【课程意义】

  

  在激烈的市场竞争中,优秀的人才是企业立于不败之地的关键要素之一,不能达到要求的员工必然要被淘汰,与此同时,经济的大起大落也引来了一浪接一浪的裁员潮。

辞退、裁减员工是人力资源经理必须处理,又是最难处理的实际工作,被辞退的员工往往情绪激动,人力资源管理人士处理不好,不仅影响心理健康,严重者会威胁企业运营及员工的人身安全。

  ☆本课程将重点介绍如何在保证企业正常运营与员工身心健康的前提下,通过人力资源的管理手段与技巧做好辞退员工的管理工作,使公司健康、顺利地发展。

岗位说明书的应用

节选自《岗位说明书的编写与应用》多媒体课程包,讲师尹隆森先生

【本讲重点】

岗位说明书的六大作用

在应用中动态地改进岗位说明书的内容

岗位说明书的六大作用

1.为招聘、录用员工提供依据

◎确定岗位的任职条件

  岗位说明书里已经确定了这个岗位的任职条件,任职条件是招聘工作的基础,招聘工作需要依照任职条件来挑选人员,不满足任职条件的人,不能用。

如果企业一定要用只也能降格使用,例如工资等级要下降,或者职务要略微下降。

【案例】

 某公司招聘人力资源部的人事培训专员。

在岗位说明书的任职条件一栏中已经明确要求:

学历是大学本科以上,工作经验要求三年以上,大中型企业或者外资企业相关岗位的工作人员。

只有符合这样的条件,公司才会录用这名员工来担任人力资源部的这个职位。

另外,要求应聘者具有什么样的知识,要求了解哪些业务范围,在任职条件中都会有明文规定。

具体招聘的时候,只要照章办事即可。

◎岗位说明书将作为签订劳动合同的附件

  岗位说明书将作为员工录用以后签订的劳动合同的附件。

企业决定录用员工后,这名员工应该承担什么样的责任,以及要负责到何种程度,这些问题也已经事先在岗位说明书里约定好了,企业不需要对员工重复说明。

◎作为入职培训的教材

  员工被录用以后,岗位说明书可以作为入职培训的教材。

新员工在被录用以后,一般企业要进行一次入职培训。

2.对员工进行目标管理

  在对员工目标管理设计的时候,依据岗位说明书所规定的职责,通过岗位说明书可以很清晰、明确地给员工下达目标,同时也便于设计目标。

◎岗位说明书是给员工下达目标的凭证

  目标管理是现代企业管理的一种最有效的办法。

给员工下达目标的凭据就是岗位说明书里面规定的职责。

例如给人力资源部的培训专员下达的目标是培训的指标,而不能下达薪酬管理的指标。

由此可见,岗位说明书是目标管理的一个基本依据。

◎依据岗位说明书可清晰设计目标

  在岗位说明书中,具体某个项目有几项职责,目标应该下达给谁,都有非常清楚的说明。

因此,负责目标管理的主管应该随时查阅岗位说明书,以便更明确、有效地对员工进行目标管理。

3.是绩效考核的基本依据

◎岗位说明书确定了岗位职责

  在绩效考核的时候,只有通过考察岗位说明书,才会知道只有这个岗位才有这个职责,才能去考核这个岗位上工作的员工是不是尽职尽责,是不是完成了工作目标。

假如在岗位说明书中根本就没有这个职责,就不能拿这个要求考核他,因为他不需要承担这样的责任。

所以,岗位说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用,也是绩效考核的一个基本依据。

◎岗位说明书确定了职责范围

  岗位说明书明确确定了某一项职责的范围,是全责、部分还是支持,很清楚地划分了员工的职责。

当某一项工作没有完成或出现问题时,责任十分清楚。

◎岗位说明书确定了考核内容

  岗位说明书还规定了考核评价内容。

绩效考核的标准应该是一致的。

不能是岗位说明书写的是一个样,考核标准又是另一个样。

4.为企业制定薪酬政策提供依据

  直接决定薪酬的是岗位评价,所以岗位说明书所提供的依据评价是间接的。

岗位评价是企业薪酬政策的基本依据,整个薪酬体系需要以岗位评价为

  支撑性资料。

而岗位评价的基础是岗位分析和岗位说明书,如果没有岗位说明书、岗位内涵分析、员工规格分析等资料,就无法进行岗位评价。

因此,从根本上说,岗位说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据。

缺少了岗位说明书,企业制定薪酬政策将是很困难的。

5.员工教育与培训的依据

  对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要,有针对性地对具有一定文化素质的员工进行岗位专业知识和实际技能的培训,完备上岗任职资格,提高员工胜任本岗本职工作的能力。

根据岗位说明书的具体要求,对一些任职条件不足,但其它方面优秀、符合公司急需人才要求的员工进行教育和培训,提升他本身的素质,最后使其达到岗位说明书的任职要求。

【案例】

 某公司在招聘一名销售主管的时候,发现一名应聘者销售经验非常丰富,但是他的学历达不到招聘的要求。

负责招聘的人力资源部经理觉得非常可惜,破例将他录用。

本来是用他当销售部经理的,但由于其任职条件欠缺,所以先让他担任销售部副经理。

在接下来一段时间,针对其学历不高的特点,将他送去大学进修,弥补学历上的不足。

这样,经过一段时间的考察,等他自身素质有了提高,符合职位要求时,将他提升为销售部经理。

【自检】

  某大型化工厂需要招聘一名员工,要求是化工专业毕业。

但有一名应聘者是机械专业毕业,该化工厂实际上也有很多机械。

虽然这名应聘者在本专业领域非常优秀,但他对化工行业的知识和业务了解的很少。

如果你作为这次招聘的负责人,你将如何处理?

请选择(  )。

A.不是化工专业的,专业知识不足,拒绝录用。

B.降格录用为普通工人,让其作为一名普通化工工人。

C.破格录用,对其进行化工专业知识培训,让其担任工厂的机械工程师。

  或者你如果还有其他不同于上面的做法,请具体阐述你的想法。

  __________________________________________________________

  ____________________________________________________________

  ____________________________________________________________

6.为员工晋升与开发提供依据

  人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发,就是通过一些手段使员工的素质和积极性不断提高,最大限度地发挥员工的潜能,为企业做更大贡献。

员工的晋升与开发,离不开人事考核。

人事考核是以员工为对象,以岗位说明书的要求为考核依据,通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价,判断他们是否称职,并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据,促进“人适其位”。

因此,岗位说明书也为这项工作提供了一个依据。

  员工大都愿意在一家企业长期工作,并不愿意来回跳槽。

主要是看有没有发展的空间,例如现在是销售员,有没有可能做销售经理或销售总监。

公司就要依据岗位说明书,有针对性地做工作。

  根据岗位说明书做员工晋升路径图,作为规范化管理的一个基础文件。

每一位员工都清楚,只要好好工作将来就能升到什么职位,或几年才能达到任职条件。

【案例】

 某岗位要求大学本科以上学历,但是应聘者是名硕士,那么根据条件他是适合这个岗位的。

因为在岗位说明书里规定本科以上即可。

但是他本身有一个潜力,就是因为他上过研究生。

他除了本专业以外,还学过MBA,又懂得企业管理。

那么这个人将来就作为晋升预备队伍中的一员。

这名员工可以在很短的时间内,经

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