龙湖材料设备管理办法.docx

1、龙湖材料设备管理办法 甲供材料设备管理办法 1. 总则 . 2 权责部门2. . 2 甲供材料设备管理组织机构职能及职责 3. . 2 材料设备的分类 4. . 3 5. 甲供材料设备量、价的核定原则 . 5 6. 甲供材料设备计划管理 . 5 7.材料设备供应 . 7 8. 材料设备采购样板管理 . 8 9.材料设备验收、接收 . 9 10.甲供材料设备卸货及保管 . 10 11.承包单位施工中的甲供材料设备质量控制 . 10 12.现场材料设备调拨 . 11 13.甲供材料设备退货的处理 . 11 14.甲供材料设备的收货台帐及价款结算 . 11 1. 总则 1.1. 为规范京津龙湖区域公

2、司甲供材料设备管理工作，明晰各部门管理职责范围、工作责任和权限，明确甲供材料设备（含甲指乙供、认质认价、审质审价材料设备）的管理工作方法和甲方、承包方、供应商之间的责任，保证材料设备管理得到有效控制，特制定本管理办法。 1.2. 本办法适用于京津龙湖区域公司公司所有甲供材料设备（含甲指乙供、认质认价、审质审价材料材料设备）管理业务。 2. 权责部门 2.1造价采购部负责本办法的编制、审核、修订工作； 2.2京津公司总经理负责本办法的审批工作 3. 甲供材料设备管理组织机构职能及职责 3.1造价采购部： 3.1.1负责甲供材料设备的招标采购及集中采购工作，（包括招标采购计划的编制、招标文件的编制

3、和评审，投标文件的开标、评审、议标、谈标、定标，并最终签订合同等），组织对材料设备供应商的考察，具体职能职责约定参照招标采购管理办法执行。 3.1.2收集整理供应商的投标资格预审资料，负责组织评价供应商履约情况，建立并管理合格供应商名册。 3.1.3 徳卓、融凯公司的管理，配合计财部完成对徳卓、融凯销售结转成本明细的梳理、核对进销存及每月销货出库明细。 3.1.4 及时登记甲供材料设备出入库数据，建立维护甲供材料设备台帐、配合各专业采购工程师进行在建项目库存材料、剩余材料的盘点。 协调到货前的准备工作，协调解决供应商、承包商在甲供材料设备交接、质量认定方面3.1.5的矛盾，配合项目部对不合格设

4、备材料进行处理。 3.1.4定期收集维护材料设备市场价格信息，掌握主要机电设备和建筑材料的动态市场价格和供求情况，按月发布材料市场价格走势分析及价格信息，为项目、营销和研发管理部门提供决策参考依据。 3.1.5 对甲供材料设备采购合同的应供量进行管理，汇总、统计甲供材供应量动态数据,提交项目成本组，对于超供量及时向项目部提出预警。 3.1.6 管理甲供材料设备采购合同，监督合同履行，审核合同付款、变更等手续、货款支付及 结算的办理。3.1.6 乙供审质审价材料设备的询价、比价、认价工作。 3.1.7 负责收集了解新型建筑材料的特点及发展趋势。 3.1.8 负责接待材料设备供应商来访，了解供应商

5、及其产品情况，初步筛选供应商及其产品。 3.1.9 协助工程部门或售后服务部门做好回访工作，注意了解产品的使用效果，为研发部选择产品提供意见，监督供应商售后服务。 3.2工程部 3.2.1配合造价采购部完成甲供材料设备的招标采购及集中采购工作，（包括招标采购计划的编制、招标文件的编制和评审，投标文件的开标、评审、议标、谈标、定标，并最终签订合同等），参与对材料设备供应商的考察、评估，具体职能职责约定参照招标采购管理办法执行。 3.2.2根据需要参与材料和设备的到货验收工作，装饰性材料其他材料的第一批货物应参与验收，监督鉴证承包单位对到货材料设备验收； 3.2.3负责甲供材料设备需求计划及到场计

6、划的编制和超供控制、配合造价采购部完成甲供材料设备货款支付、合同结算等事项。对甲供材料的进行时间、形象进度、规格型号和技术参数负责； 3.2.4 负责认质认价材料设备需求计划的编制，对认质认价材料的进场时间、规格型号和技术参数负责，配合造价采购部完成认质认价工作。 3.2.5 负责检查、监督甲供材料设备采购合约的执行情况，配合完成对甲供材料设备供应商的评估，及时提供供应商履约情况登记。 3.3 研发部 3.3.1 负责确定材料样板，供招标使用； 3.3.2 对投标单位申报的样板进行审核确认。 3.4财务部 3.4.1 对甲供材料设备付款及结算进行核对、审核； 3.4.2 配合完成甲供材料设备领

7、用结算工作。 4. 材料设备的分类 甲供材料4.1乙方根据工程进度和使4.1.1甲供材料设备是指由甲方自行组织采购，供应实物到工地现场，通常甲方在招标文件或合同中约定的甲供材料设备的类用情况的计划按实际需求领用的材料。 别。采购合同由业主方与供应商直接签订。各项目甲供材料采购种类由项目部根据项目特点参照常规采购范围在项目启动会阶段4.1.2 并纳入项目招标采购计划。确定, 甲指乙供材料：4.2 甲指乙供材料（指定品牌指定价格的材料）是指甲方通过市场竞争而确认其品牌、型号4.2.1供货合同由甲方鉴证与施工主要合同条件及供应商后由承包人进行采购。产地、价格、规格、对于超过合同约定数量的供货款由甲方

8、支付但须经承包单位同意。方及供货方签订三方合同，甲指乙供材料参照甲供材料招标流业主方将代承包人支付，并从承包人工程款中扣回。货量， 程来进行确定。各项目甲指乙供材料采购种类由项目部根据项目特点参照常规采购范围在项目启动会4.2.2 并纳入项目招标采购计划。阶段确定, 认质认价材料4.3由承包人上报材料设备清4.3.1甲方在招标文件或合同中暂时不能确定的材料，合同签订后，单，业主方通过市场竞争而确认其品牌、型号规格、产地、价格、主要合同条件及供应商后下，由承包人按照选用通知单要求进行采购。供货合同将由承包人与达选用材料选用通知单 供应商直接签订，价款由承包人自行支付。认质认价材料参照甲供材料招标

9、流程来进行确定。审质审价材料：合同签订后，因设计变更等原因，原合同约定的认质认价材料设备清单中4.4由承包人在变更承包人已自行采购且采购前未经甲方确认品牌价格，未包含的主要材料设备，由业主方补充确认采购价格价格等，洽商预结算或工程结算中上报材料设备品牌、型号规格、 后，按业主方确认价格纳入结算。 4.5 甲供材料设备采购合同的交底 4.5.1甲供材料设备采购合同交底工作由造价采购部招标采购中心负责组织及实施。规联系人及联系方式、甲供材料设备的品种、4.5.2 合同交底主要内容为：供应商单位名称、 格型号、品牌、采购周期、供应范围、技术要求、验收方法和标准等。日内集中完成。15甲供材料设备采购合

10、同交底一般为甲供材料设备采购合同签订后 4.5.3 4.5.4 甲供材料采购合约交底可以采用会议或书面形式进行，参加交底各方均需要在合约交底 上签字确认。5. 甲供材料设备量、价的核定原则 5.1甲供材料设备应供量：在施工过程中甲供材必须有预计应供量，并作为控制超供的依据。 5.2总包/分包工程合同中约定应供量（应供量即依据施工图纸、变更洽商及合同约定计算规则、损耗率计算的材料领用数量）的，甲方供货数量按合同约定应供量执行； 5.3招标时有施工图纸的，但图纸设计深度不足的，施工投标单位应事先计算预计应供量，投标方的预计应供量作为评标内容之一，定标后且施工图预算核对完成前，预计应供量作为甲方供货

11、量的控制依据。 5.4招标时无施工图纸的： 5.4.1专业分包工程施工方应在出图后15日内完成甲供材料设备预计应供量的计算并报甲方项目成本组。分包工程甲供材料应供量在结算阶段确认。 5.4.2总包工程施工方应在出图后30日内或最迟在第一批甲供材料进场前90天前完成该类材料的预估应供量的估算，并报甲方项目成本组。总包工程甲供材料应供量应随施工图预算核对一并确认，且双方确认后的应供量作为结算依据，并作为超供扣款的依据，承包单位对此不得有争议。 5.5甲供材料设备损耗:甲供材料设备损耗按甲方和施工单位的施工合同约定执行。 5.6甲供材料设备节超管理: 5.6.1甲供材暂估采购单价（或定额价）作为取费

12、基数的甲供材料设备货款，按施工单位当期供货量扣除甲方确认的合理备料量部分的甲供材料设备货款从进度款中扣除。 5.6.2甲供材暂估采购价（定额价）不作为取费基数的甲供材料设备，按当期供货量超过当期安装量和甲方项目部认定的合理备料量部分的甲供材料设备货款从当期进度款中扣除； 5.6.3甲供材料设备在施工过程中应按照双方确认的应供量进行超供控制，如果出现超供，甲方在结算款中予以扣回。如果确因特殊情况，设计变更导致的应供量变化未来得及调整，事实上未出现超供时，承包单位可函告甲方项目成本组，经甲方批准后方可免于扣款。 5.6.4甲供材料设备超供应在工程竣工验收合格后结算时确认。 6. 甲供材料设备计划管

13、理 计划类型 提交单位 提交时间 会签部门 审定部门 项目工程部40总包合同签订后 项目成本组 项目总需求计划总包单位 采购中心 天分包施项目工程项目成本分包合同签订一周单采购中项目工程甲供材料月度供2每确保采采购中施工单项目成本中2计日收收到中标通知书一项目工程乙供认质认价材采购中施工单位 项目成本组内 (总计划) 项目工程部,确保采购乙供认质认价材料每月20号采购中心 施工单位 项目成本组中心25日收到(补充计划) 凡施工单位提交的上表中的材料设备计划均应加盖公章。其详细说明见以下条款（计划格式详附件2）： 6.1项目工程组根据合同约定督促承包单位上报甲供材料设备需求总计划。（也可参照一品

14、一表格式）。 6.1.1专业分包单位应于得到中标通知书一周内，向项目部一次性提报； 6.1.2总包单位应在合同签订且施工图纸齐全后，至少提前两个月（特殊材料设备在采购周期的基础上提前20天，特殊材料设备是指供货周期超过一个月及需要定制的非标准设备、材料）向项目部一次性提交； 6.1.3上述总计划为承包单位使用甲供材料的总计划用量，应标明物资名称、品牌、型号、规格、数量、批次及计划到货时间，且应加盖承包单位公章。该计划由现场监理、及项目部工程组、成本组在3个工作日内初步审定后作为采购计划提交造价采购部。但甲方和监理的任何批准、不批准或修改建议皆不会减轻或免除乙方按合同所承担的责任。 6.2承包单

15、位应根据工程进度、堆放场地等要求，按本办法6.3、6.4约定的时间按月向项目工程组提交甲供材料进场计划申请表（需加盖施工单位公章），申报时还应充分考虑供货周期和运输期，如果承包单位申报计划不及时导致工期延误，一切后果由承包单位负责。 6.2.1承包单位应对甲供材料进场计划申请表中的计划供应数量负责。因施工单位提供供应数量或型号不准确造成供应材料设备过剩的，由承包单位自行解决，并承担相应货款，甲方不负责退货工作；造成供应材料设备不足的，承包单位可继续向甲方项目部申请材料进场增补计划，但每种材料设备的增补计划累计次数不超过两次（由于甲方的设计变更引起的计划变更原因除外），凡超出规定的补货次数，将原

16、甲方实际采购价的基础上提高10%-30%，该差价由责任承包单位承担，并且因补货造成的质量问题和因此导致的工程延期责任，亦由责任承包单位承担。 6.2.2甲供材料进场计划申请表中数量累计应不大于甲供材料需求总计划中相应材料数量。如累计供货数量大于甲供材料需求总计划中相应材料数量，施工单位应详细说明原承包单位经甲方项目成本组同意后按甲方确认的调整后的预计应供量进行供应量的控制。因，应在每种甲供材料供货达到需求总计划量的70%时对该项材料计划进行清理，调整材料设备需用计划。 6.2.3施工单位提交的进场计划对供货方而言，仅供供货方作备料依据，不作为实际需货依据，实际操作中，应以经甲方造价采购部确认之

17、供货通知单为准供货。 6.3甲供材料设备中的钢材，各承包单位应于每月20日前提交次月1日至次月30日进场需用计划及再次月的钢材备料计划至监理公司、甲方项目部（确保造价采购部25日以前收到计划）。 6.4除钢材以外，其他甲供材料设备的进场需用计划，各承包单位应于每月20日前报送次月21日至次月的第二个月20日进场需用计划至监理公司、甲方项目部审批（确保造价采购部25日以前收到计划）。 6.5乙供认质认价材料设备的需求计划，乙方应在得到中标通知书一周内，一次性提报认质认价材料需求计划表，由监理及项目部在5个工作日内初步审定签字，提交造价采购部。甲方按照乙方计划要求的进场时间5个工作日内下发材料选用

18、通知单。因项目图纸变化或出图不及时发生的认质认价材料增补需求计划，各承包单位应于每月20日前报送次月21日至次月的第二个月20日进场需用计划至监理公司、甲方项目部审批（确保造价采购部25日以前收到计划），但甲方和监理的任何批准、不批准或修改建议皆不会减轻或免除乙方按合同所承担的责任。 6.6材料计划应尽量准确，规格型号和技术参数应符合图纸要求，若因承包单位提供的属于与图纸不符或与实际采购不符，发生的差价从承包单位结算价款中扣除，所有责任和损失由承包单位承担。 6.7承包单位的甲供材料设备进场计划和认质认价材料需求计划均应充分考虑甲方供应周期，若计划提出时间已不能满足正常供应周期，则特殊供应时所

19、发生的其他额外费用（如更改运输方式、供应方加班等所增加的费用、现场窝工等费用）及工期延误等损失均由承包单位承担。 7.材料设备供应 7.1甲供材料设备中的钢材： 1）钢材供应：所有施工单位提交的钢材供应计划数量均由造价采购部统一安排；钢材分盘元、螺纹和带肋钢三大类： 盘元计量方式采用过磅计量（注：直供盘元，如过磅数量与送货数量误差率在3以内，以送货单数量签收，超出此范围通报造价采购部出面处理）； 螺纹钢计量方式采用检尺计量； 带肋钢计量方式采用过磅计量。3）其他甲供材料设备： 按合同约定 7.2乙供认质认价材料设备：所有合同中约定的乙供认质认价材料设备均由甲方发送选用通知，明确供应单位及品牌，

20、承包单位需按甲方发送的选用通知所要求的时间签订供应合同，签订后的合同交至造价采购部备案。如未按期签订供货合同导致的工期延误和市场价格的变动，甲方不负责协调，乙方自行承担相关费用。 7.3以上甲供材料设备质保书，直供材料设备的质保书随车送到施工单位，施工单位应将质保书原件送造价采购部采购内业工程师处留存，由造价采购部再复印质保书并加盖龙湖鲜章发送至施工单位；到仓库领取甲供材料设备的质保书由造价采购部采购内业工程师负责提供。 7.4如承包单位对甲供材料设备有质量异议，应立即通知监理单位人员、甲方工程师及采购工程师到场共同确认。 7.5承包单位和供货单位均要建立详细的台帐，造价采购部内业工程师定期组

21、织进行核对； 7.6甲供材料供应完成后，供应商、承包单位、造价采购部内业工程师要进行核对，并填写甲供材料供应完成量确认单、设备调试完成确认单作为结算的依据，并附有相关文件：入库验收单、甲供材料调拨单。 8. 材料设备采购样板管理 8.1精装修饰面材料应在定标前确认材料样板；其中外墙文化石、外墙砖、抛光砖、涂料、屋面瓦、石材等大面积施工前应作上墙样板或施工样板；铁艺制品、玻璃栏板、门窗、园路铺装、GRC构件、轿厢装修等应在定标前确认工程样板。 8.2造价采购部组织相关部门确定中标供应商后，该供应商提供的投标样板即为采购样板。采购样板由项目工程组保管，研发部、造采部及项目工程部一同在样板上签字。材

22、料样板一般由供应商免费提供，需计取费用或当作供货数量一部份的，供应商须在确认样板前提出。 8.3 供应商按照设计要求进行报板，样板经研发部、造价采购部确认后，由研发经理、招标采购责任人共同签字标识，标签应注明样板名称、规格、编号、定板日期，送项目工程组保管，由项目部建立样板库，样板进库填写样板登记表注明厂家、品牌、规格型号、材料使用部位、入库时间等。如该样板无法书面描述其品名、规格、系列、质感、颜色或成份的，则需由研发部责任人设计师与造价采购部招标采购中心专业工程师共同于样板上签署材料报板批准标识，作为材料设备验收依据。 8.4 甲供材料进场检验、施工样板验收条件允许的情况下必须携带样品，特别

23、是装饰材料进场 必须核对样板，由研发经理确认材料效果。9.材料设备验收、接收 9.1承包商及材料供应商应分别在合约签订后7天内，承包单位和材料供应商分别将指定材料接收人及供应商联系人的人员姓名、职务、联系电话、签名样式、身份证复印件、单位授权委托书以书面形式函告造价采购部和项目部。 9.2甲供材料设备到场前，需由材料供应商提前一天电话或传真告知承包单位及项目部到场物资品种、规格型号、数量等，并与承包单位协调停车地点、物资堆放场地等。 9.3承包单位应在甲供材料或设备进场后当天完成货物交收，并须在材料设备送抵工地或施工单位指定地点后7天内开箱验收，开箱验收只限于检验有无外观破损。并在7天内完成抽

24、样送检工作，做好验收记录。如因承包单位原因未能及时验收或抽样送检，则认为承包单位已确认。 该批材料或设备为质量合格并接收9.4任何运送途中受损的货物都会被拒绝使用。供应商须自费替换受损货物。 9.5货到现场后，供应商应提交申请资料，由承包单位组织监理验收，按要求抽检，并指定堆放场地，进行标示堆放。甲方可根据需要决定是否参与验收，但原则上甲方工程部应参与每种材料第一批货物的到场验收，甲方研发部应参与装饰性材料的第一批货物的到场验收。 9.6每批次材料设备进场验收应办理入库验收单。入库验收单为供应商办理材料设备价款支付及结算的凭证，同时也为工程价款结算中甲供材料价款结算的凭证。所有检测费用由用料单

25、位承担。 9.7除质量不合格外，甲供材料或设备无论何时进场，承包单位都不应以任何理由拒收，否则由此而造成的损失由承包单位负责。 9.8各施工单位在收到甲供材料设备后五天内应将质保书原件与入库验收单交造价采购部采购内业工程师处，考虑项目离公司较远，可将单据交到项目工程部内业工程师处进行转交，材料设备入库单标准格式详见附件。 9.9甲供砼配合要求： 9.9.1承包单位负责工地现场的试块制作检验。 9.9.2承包单位应提前24小时通知甲方需用混凝土的大致时间、规格和数量。 且每次浇筑供应4小时前，承包单位下达详细的供料通知单，注明浇筑部位、强度等级、数量、时间等。 9.9.3负责组织由甲方、监理工程

26、师参加的现场商品混凝土验收。 9.9.4保证砼供应方供货到场混凝土及时卸车（不超过1小时）完毕，否则、损失由承包单位 负担。9.9.5签收混凝土到场时间、开始浇注时间和浇注完成时间。 9.9.6注明浇注部位，有必要时增加塌落度要求。 9.9.7对到场的混凝土进行必要的质量验收和记录。 9.9.8提前2小时通知最后浇注的补浇量。 9.9.9指派持操作证专门试验人员进行现场混凝土的试验操作. 10.甲供材料设备卸货及保管 10.1无论何时到货，供应商的卸货责任包括将运输车辆就近停靠在项目部认可的位置（包括露天场地和仓储场所）、用人力将物资搬离运输车辆、堆放整齐或安放牢固，由用料施工单位接收清点、验

27、收。施工单位负责二次搬运、二次转运，并提供存储场所、负责接收材料的保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件对物资造成损害及成品保护等责任。因未尽义务造成物资丢失、损坏的，施工单位承担赔偿责任。 10.2甲方所提供之材料仅为承包单位用于本工程施工所用，未经项目部、造价采购中心同意，承包单位不得将供应之物资提供给其他方（承包单位或其他供应商）使用，或将甲供材料用于其它项目，如有发生除从工程承款中扣除相应的材料款外，甲方将加收货款20%的管理费，同时要进行相应的处罚. 11.承包单位施工中的甲供材料设备质量控制 11.1 甲供材料设备进场后，在承包单位承包单位、项目部、研发部、供应商联合验收并办理

28、完毕验收交接手续后，即视为该材料设备已经交付承包单位接收并使用，承包单位对甲供材料设备使用过程中的材料设备质量控制负主要责任。 11.2 承包单位在甲供材料设备使用过程中，如出现下列情况，应暂停使用物资，并同时告知项目部。 A 材料设备存在质量问题或经复试不合格； B 材料设备型号规格、品牌、颜色与样板不符或存在差异； C 材料设备包装内实际数量少于包装所示数量； D 缺少配件、附件。 11.3因承包单位在施工过程中未进行材料设备检查而大量使用，之后发现或经监理单位、项目部发现上述情况之一且经证实，则承包单位承担因不能退货而可能造成的损失，所延误工期 不予延长。11.4对因上述情况之一种或数种

29、经项目部核实得到确认，由此所造成的工期延误，承包单位不负责任。 12.现场材料设备调拨 12.1现场材料设备根据工期需要可进行承包单位之间材料设备物资调拨，需货单位应和造价采购部招标采购中心协商，经招标采购中心核实后，如有可调拨的资源，需货单位填写甲供材料调拨单。 12.2 承包单位因涉及变更引起甲供材料剩余，应及时向项目部、造价采购部上报相关文件及说明，明确甲供材料剩余规格、数量，剩余原因，并附相关证明资料，经项目部、造价采购部招标责任人核实后，签署审批意见。 13.甲供材料设备退货的处理 13.1 因甲供材料设备验收、使用过程中，由甲方提出的设计变更或货物验收不合格的原因，经项目部、造价采购部认可之退货，供应商应负责与承包单位办理供货材料设备退货手续，填写甲供材料设备退场记录表，