物资采办事业部物流管理办法.docx

1、物资采办事业部物流管理办法物资采办事业部物流管理办法（试行稿） 第一章 总 则 第一条 为了提高事业部物流管理水平，安全、准确、高效、快捷地为油田勘探开发生产建设提供物资保障，实行精细化管理，对事业部物流全过 程进 行控制，降低事业部物流综合成本，依据油田分公司物资管理办法，结合事业部实际情况，特制定本办法。 第二条 本程序适用于物资采办事业部（以下简称事业部）所有为顾客提供物流服务的单位。 第三条 物流各环节业务全部在物资管理信息平台内运作，包括计划、采购、催交催运、接运、物资入库、出库等帐务处理全过程。 第二章 职 责 第四条 经 营管理科负责组织事业部物流全过程的优化和实施过程控制。 第

2、五条 物资计划科负责物资编码维护、需求计划收集、平库及采购方案的制作，参与供应商评价，实施供应商动态管理、电子商务管理。 第六条 物资采办部、油品部负责其核定范围内的物资采购、物资质量、物资的出入库审批工作。 第七条 合同监审科负责对物流全过程实施审计监督。 第八条 物资配送部负责到货物资的接运、出库物资的配送、送料在途的清理。 第九条 国外业务部负责进口物资的免税、报关通关、港口接运转运、商检、进口物资合同（专用管除外）的录入、出入库管理。 第十条 仓储部、油品部负责物资验收入库、保管保养、出库、退货及各站、库、点的管理。 第十一条 生 产服务中心负责物资的装卸、堆码、捆绑、倒短、物流加工。

3、 第十二条 信息中心负责物资管理信息系统的建设、维护及安全保障。第三章 供应商市场的管理 第十三条 根据塔里木油田分公司市场管理办法 , 为保障物资的质量，物资计划科负责对供应商市场进行动态管理，根据油田勘探开发生产需要，优选出信誉好、产品质量好、售后服务好的供应商，推荐进入塔里木供应商市场网络。 第十四条 评价程序 （一）物资计划科供应商管理岗负责发放供应商市场入网申请表，并对申请入网的供应商的资质、入网条件进行复审、统计汇总。事业部主管领导定期组织计划科，采办部（油品部分由油品部负责）、合同监审科及相关部门对供应商的生产能力、交货能力、售后服务能力、信誉度、质量保证能力、产品性能等进行综合

4、评价。评价合格后报油田分公司企管与法规处，由企管与法规处组织审核和办理入网证书。 （二）配送部负责对提供运输服务的运输公司的资质、服务能力、信誉度及质量保证能力进行综合评价，初步确定合格后，报生产运行处。 （三）物资计划科市场管理岗将取得油田分公司入网资质的厂家登记列表，加入到物资管理信息平台中的供应商库里。 （四）物资计划科定期组织用户、物资采办部、合同监审科、油品部等相关部门，根据其合同的执行情况、售后服务等对供应商进行年度考核。 第十五条 供应商评价内容 （一）资质：包括企业法人营业执照、企业代码证、生产经营许可证、税务登记证、质量保证情况、产品质量检验报告、企业生产规模等； （二 )

5、企业的主导产品的品种、技术水平、人员素质、机加工设备水平； （三）业绩：包括供货质量、交货情况、售后服务、价格等。 第十六条 供应商评价方法 供方的确定入选和评价具体办法按事业部供应商评价办法执行。 事业部主管领导，依据事业部供应商评价办法每年组织相关部门（包括用户）对到期的合格供方复评，复评为不合格的供应商，物资计划科负责报企管与法规处批准后，从供应商库里清除。 第十七条 合格供应商包括： （一）中国石油 天然气 股份有限公司能源一号网、类会员； （二）持有塔里木油田物资采购准入证的供应商。 第四章 物资计划 第十八条 物资计划是物资采购业务的源头，有效排查和修订计划中的差错。提高计划管理质

6、量，是保持整个物资采购业务规范高效运行、保障油田生产的关键环节。 第十九条 物资计划科编码岗负责各用户单位上报物资需求编码的维护工作，同时对物资的名称、规格、型号进行落实。时效要求为： 20 项物资编码时间不得超过 1 小时，编码错误率小于 2% 。 第二十条 物资计划科计划岗接收到用户提报的需求计划时，审查需求计划的审批程序是否有效：估算金额 100 万元的国内常消耗物资需求计划需各用料单位领导审批；估算金额 100 万元的国内常消耗物资需求计划及引进物资需求计划，需经油田分公司主管领导审批；非安装设备计划必须先由外事与装备处进行审批。 审查需求计划物资名称、规格、型号、数量、技术要求是否符

7、合要求，对不符合规定要求的物资需求计划，由计划管理岗退返给用户重新提报。该工作 1 个工作小时内完成。 第二十一条 需采购的物资是非安装设备、引进物资（除专用管外）时，物资计划科计划岗应在接收到需求计划及附件后 4 个工作小时内，将需求计划及附件传递给油田分公司外事与装备处作资源平衡或采购处理。 第二十二条 实际采购数量的确定：需采购的物资是国内物资及专用管，物资计划科计划业务岗根据库存、期货等资源情况，进行 “ 平库存、平期货、平代销、代用 ” ，确定实际采购数量。 第二十三条 采购方式的确定： （一）需采购的物资属股份公司“能源一号”网上规定的类物资时，选择“能源一号”网上目录式采购方式。

8、 （二）对网上产品目录（价）没有的类物资，由物资计划科以书面报告方式，报经事业部主管领导审核后，报请中油股份公司电子商务部批准，转为其它方式采购，但在报告中应首选网上电子市场采购方式，其次为网下采购方式。报告编制及审批在 4 个工作小时完成。 （三）采购物资属股份公司“能源一号”网上规定的类物资时，选择网上“电子市场”采购方式。预算金额在 30 万元以上的物资，必须选择网上招标采购方式。 （四）按规定应上网采购而在网下采购的或应进行目录式采购而在电子市场交易的物资，物资计划科计划岗必须提出申请，部门负责人签字，报事业部主管领导审核，股份公司电子商务部批准后，方可组织实施。报告编制及审核在 4

9、个工作小时完成。 （五）采购物资不属股份公司“能源一号”网上规定的、类物资，估算金额在 30 万元及以上的物资，选择网下招标采购方式；估算金额在 30 万元以下的物资，采购物资规格明确、标准统一且价格变化幅度小，可以采取合同谈判采购方式。 第二十四条 供应商的选择： （一）供应商必须是股份公司“能源一号网”或油田分公司物资采购供应商网络市场内的供应商，所供产品必须是核准的供货范围内的物资。有生产厂家的必须选择生产厂家或代理商采购，不能选择中间商。 （二）物资计划科计划岗根据供应商的入网情况、准入产品范围、售后服务、供货业绩等优选供应商。 第二十五条 供应商数量的选择： （一）供应商数量的选择原

10、则上不得少于 3 家。 （二）属于下列情形之一的，可以选择独家供应商。 （ 1 ）市场情况为卖方垄断市场、用户书面指定或用户使用后补办采购手续； （ 2 ）项目实施需要专门经验或设备，以及为了保护专利等特定理由，且无其他合适替代产品，只能向特定供应商采购； （ 3 ）为保证原有项目的一致性或者服务配套要求，需要继续从原供货单位采购的； （ 4 ）发生了不可预见的紧急情况，其它供应商不能满足要求的。 第二十六条 对技术含量较高、首次进入塔里市场、需进行技术交流的物资，由物资计划科业务岗在采购方案中初选技术交流入围厂商，物资采办部组织技术交流，并确定技术标与商务标的比例。 第二十七条 物资计划科业

11、务岗根据最终确定的采购方式、采购数量、拟供货厂家，技术交流要求等编制采购方案。采购方案必须包括：需求计划号、提报单位、项目名称、计划类别、采购物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间、采购方式、拟供货厂家、采购方案的具体实施步骤等。正常情况下，每份计划在 50 项以内的采购方案在一个工作日内编制完成，每份计划在 50-100 项以内的采购方案在二个工作日内编制完成，每份计划在 100 项以上的采购方案在三个工作日内编制完成。 第二十八条 采购方案经物资计划科负责人、合同监审科审核，并征求用户的意见，结合反馈的意见对采购方案进行完善，事业部领导审核、审批或报油田分公司主管副总经理审核、审批。各

12、审核、审批环节要求在一个工作日内完成。 第二十九条 采购方案的审批：估算金额在 200 万元以下的由事业部主管领导审批，单项物资估算金额在 200-500 万元的由事业部经理审批， 500 万元及以上的必须经油田分公司主管副总经理审批。物资计划科不得将同属性的同一份物资需求计划分拆为多份不需招标的采购方案而规避招标。 第五章 物资采购 第三十条 物资采办部按审批确定的采购方案实施物资采购。物资采购必须坚持“货比三家、价比三家”的原则，选择价格性能比最优的供货厂家为最终供货商。 第三十一条 需要进行技术交流的物资，采购业务运作程序如下： （一）物资采办部负责组织技术交流，确定技术交流的时间和地点

13、，并负责通知用户及供应商技术人员。技术交流在收到采购方案后五个工作日内完成。 （二）技术交流工作由技术负责人担任组长，主持技术交流会，交流结束后由组长指定人员编写技术总结报告，技术报告应明确技术排名意见或推荐评标原则和技术商务标比例，技术总结报告必须经技术组成员签字确认。 （三）属于招（议）标采购的技术招标，需事先制定技术评分标准，技术交流后，进行技术打分，根据打分结果形成书面技术总结报告。 第三十二条 采购方式为网下询比价的采购业务运作程序： （一）物资采办部业务岗根据物资采购方案，编辑物资采购询价单提交合同监审科询（报）价岗。询价单包括：采购物资的名称、规格、型号、数量、供货时间、执行标准

14、、包装规格、生产厂家、税率、含税价、运输方式、报价单位联系人、电话号码、报价截止时间等内容，同时在询价单上告知供货商本报价为最终报价。物资采办部业务岗要负责解答供货厂家的技术咨询。询价单的制作工作 4 个工作小时内完成。 （二）合同监审科询（报）价岗在收到物资采办部提交的询（报）价单后 4 个工作小时内，通过书面、传真、电子邮件等途径向供应商发放物资采购询（报）价单，并做好发放记录，同时督促供应商按询（报）价单要求时间及时报价。 （三）合同监审科询（报）价岗在规定的有效时间内接收供应商的物资采购报价单，审核供应商物资采购报价单是否真实有效，内容是否准确、完整；并在询价单上签字，登记保密。该工作

15、半个工作小时完成。 （四）合同监审科询（报）价岗在物资采购询价单的要求截止时间后 2 个小时内，按项目将报价单汇总，交监审岗，由监审岗召集物资采办部业务岗和用户，共同确定供货商，并在报价单上签字。该工作一个工作日内完成。 （五） 如所有厂家的报价与市场价偏差较大，由物资采办部业务员与供应商进行商务谈判，由合同监审科负责过程监督。如需重新选择供应商的，应重新编制采购方案，按采购程序实施。 （六）物资采办部业务岗将报价的内容录入“物资管理信息平台”，制作物资采购合同审批表和物资买卖合同，提交物资采办部负责人、合同监审科、事业部主管领导审批。该工作一个工作日内完成，各审批环节要求 4 个工作小时内完

16、成。 （七）审批通过后，物资采办部业务岗方可打印物资买卖合同，交供应商签字盖章后与报价资料一起交合同监审科送审。该工作 5 个工作日内完成。 第三十三条 采购方案为网下招标采购的，由物资采办部业务岗严格按照塔里木油田分公司招投标管理办法、物资采办事业部物资采购招投标实施细则的规定实施。招标文件制作要求一个工作日内完成，商务标要求在一周内完成。 第三十四条 网上“目录式采购”业务运作程序： （一）物资采办部业务岗根据物资采购方案，核实供应商、物资名称、规格型号、数量、价格后，在“能源一号网”制作采购申请单 , 并按网上设定的审核程序提交物资采办部负责人和事业部主管领导审核。该工作一个工作日内完成

17、。 （二）物资采办部通知供应商通过“能源一号网”接收点击的采购信息，供应商核实并接收后，即生成相应的订单； （三）物资采办部业务岗根据订单内容，在一个工作日内制作合同审批表和物资买卖合同，提报合同监审科监审岗和事业部主管领导审核等，各审核环节一个工作日内完成，审核通过后，物资采办部业务岗打印物资买卖合同，交供应商签字盖章后与报价资料一起再交合同监审科合同管理岗送审。该工作 5 个工作日内完成。 第三十五条 网上“电子市场”非招标采购业务运作程序： （一）物资采办部业务岗根据物资采购方案，以及技术交流总结报告，制作物资采购询价单；将物资采购询价单以及其他附加文件，一起上载至“能源一号网”。该工作

18、 4 个工作小时内完成。 （二）物资采办部业务岗上载后一个工作日内启动“电子市场”，并通知和督促供应商在截止的时间前通过网上 “电子市场”进行加密报价。 （三）物资采办部业务岗确定交易时间、地点，按时通知供应商、物资采办部负责人、合同监审科监审岗、主管领导参与交易。交易在启动电子市场后三个工作日内完成。 （四）集体确定交易原则、还盘次数和确定供货商原则；然后由物资采办部业务岗负责报价单、技术文件的现场解密和供应商的还盘操作，根据供应商报价结果、技术评分（或技术交流结果）和事前确定的原则，共同确定最终的供货商及采购价格。 （五）物资采办部业务岗按最终的供货商及采购价格，现场完成点击成交，并通知供

19、货商接收点击采购信息后，生成并打印订单。 （六）物资采办部业务岗做好会议的签到及整个交易过程记录，合同监审科进行全过程的监督。 （七）物资采办部业务岗在会议结束后一个工作日内根据订单制作合同审批表及物资买卖合同，提交合同监审科、事业部主管领导审核通过后，物资采办部业务人员方可打印物资买卖合同，供应商签字盖章后与报价资料一起交合同监审科送审。该工作 5 个工作日内完成。 第三十六条 如最终确定的采购物资的规格型号、技术要求、到货时间同采购方案相比有变动时，由物资采办部业务岗与用户进行沟通和确认（用户签字或来函）后，交物资计划科业务岗对计划进行变更，再提交物资采办部业务岗执行（不再进行其他的审批环

20、节）；其它项目改变时，需用户重新提报需求计划，按程序执行。 第三十七条 物资采购合同审批表应包含所需采购物资的名称、规格、型号、数量、合同编号、物资项数、货款金额、需求计划编号、供货厂商名称、合同需方、编制人、编制日期、税率、预付款金额、质保金比例、其它几家报价情况、选择的原因等。 第三十八条 每批次在 5 万元及以上的物资采购严格按照塔里木油田分公司经济合同管理办法的有关规定签订书面的物资买卖合同；每批次在 5 万元以下的零星物资采购，由物资采办部业务岗以合同审批表的形式组织实施，并以该合同审批表作为采购和结算依据。 第三十九条 国内买卖合同要求： 一）买卖合同标准文本由合同监审科负责修订。

21、物资采办部采购业务岗在制作合同时，必须明确物资（无标准的杂项物资除外）的执行标准且标准必须有效；对危险化学品必须要求厂家提供产品安全技术说明书和化学品标签，并做到一料一签。 二）对于以检斤、检尺为计量单位的物资在签订买卖合同时，除约定订购数量外，还可约定实际到货数量上下浮动范围，控制在 3% 以内。 三）物资采购合同应当采用标准书面合同文本，采用 A4 纸打印， A3 纸双面套印，物资采办部业务岗经办人必须在合同上签字。 第四十条 合同监审科监审岗负责对上报的合同进行审核，审核合同内容是否与合同审批表、招标结果、中标通知书、确认的询（报）价单的内容一致，手续、资料是否齐全，修改地方是否盖校正章

22、，审核无误后，交合同管理岗加盖事业部经理印章，由合同管理岗送企管与法规处审核签章。该工作一个工作日内完成。 第四十一条 外事与装备处转交的进口物资采购合同，由国外业务部业务岗负责接收、翻译 ( 包括配件明细 ) 、编制物资代码，并在物资到港前应将合同录入物资管理信息平台。 第六章 货款承付 第四十二条 付款依据：买卖合同、物资验收记录、入库单、供应商提供的产品销售发票、油田分公司质检站提供的质检报告（须进行质检的化工产品等物资），货物承运单（铁路运输发票、或公路运单、或提货票）、货运记录等。 第四十三条 物资采办部业务岗依据与供应商签订的买卖合同、付款依据、历史付款记录，在物资管理信息平台里开

23、据国内物资采购结算单，经物资采办部负责人审核后，打印提交合同监审科审核。 第四十四条 合同监审科监审岗，根据付款依据与国内物资采购结算单进行严格审核，审查各种直接依据要件是否齐全，核对数量、单价、计量单位、金额与合同及相关依据要件所描述的内容是否相一致，确认无误后，在物资管理信息平台里审批，并在打印的国内物资采购结算单上签字加盖合同监审科公章。 第四十五条 国内物资采购结算单，合同监审科付款监审后，交事业部主管经理审批并在国内物资采购结算单上签字确认，由财务科转油田公司财务处合同结算科付款。 第四十六 条 当物资采办部与合同监审科对违约金扣罚发生分歧时，应先协商解决，如无法协商的由事业部主管领

24、导进行裁决。 第四十七条 事业部代垫运杂费由物资配送部接运岗提供依据报财务科，财务科在合同结算前负责向供应商收取。第七章 催交催运 第四十八条 物资配送部负责收集各类物流服务信息，事业部重要的物流服务项目由物资配送部负责物流方案的策划、组织实施和过程的控制，事业部相关单位负责按策划执行。 第四十九条 物资配送部负责国内物资的催交催运工作。催交催运岗依据收集到的信息向供货商进行催交催运，每天将供货商发运信息（物资发站、到站、货物名称、重量、箱件等）录入物资管理信息平台，形成到货预报表，供用户和相关部门查询。 第五十条 国外业务部负责进口物资到港中转发运工作。报关、接运岗每天将物资到港、中转发运信

25、息（物资发站、到站、货物名称、重量、箱件等）录入物资管理信息平台，形成到货预报表，供用户和相关部门查询。 第五十一条 物资配送部、仓储部、生产服务中心、油品部等部门应每天查询到货预报信息，做好接运、转运、入库准备。 第八章 接 运 第五十二条 物资配送部接运岗依据到货预报表及铁路、航空部门提供的到货信息，按接运作业指导书进行物资的接运。 第五十三条 铁路整车到货物资的接运： （一）物资配送部接运岗提前落实到达专用线车皮的数量及物资类别，并通知仓储部、生产服务中心调度室做好卸车接货准备。 （二）物资配送部接运岗根据接运作业指导书引导车皮就位，并与铁路部门共同检查车皮封闭及其它情况，做好记录。 （

26、三）接运员按保管员指定的货位及堆码摆放要求组织物资的装卸、倒短、堆码工作，并将到货信息录入物资管理信息平台。物资的装卸、倒短、堆码执行搬运工作业指导书、汽车起重机作业指导书、抓管机、装载机作业指导书、叉车作业指导书、捆绑作业指导书、物资倒短车作业指导书。 （四）物资的装卸、倒短、堆码完成后，接运员和保管员在 1 个工作小时内完成现场大件点交，双方在交料单上签字确认，并将到货记录录入物资管理信息平台。 第五十四条 零担物资接运 （一）铁路、航空零担到货由物资配送部接运岗负责提货；物资配送部接运岗在接到提货信息后 1 个工作日内完成提货接运工作； （二）托运部零担到货：物资配送部接运岗在得到提货信

27、息后 1 个工作日内通知采购部门、厂家协商解决提货问题；如需帮助提货，由物资配送部接运岗提货 , 提货费用凭证由物资配送部接运岗转财务科，由财务科负责向供货厂商收取。 （三）货物到库房后按整车接运程序进行装卸、堆码、交接等。 第五十五条 公路到货物资接运 （一）公路到货物资由门卫进行登记，记录入库车号及所装物品，并立即通知物资配送部催交催运岗。 （二）催交催运岗根据司机提供的货物信息，负责在 30 分钟内确认货主、供货厂商、采购合同等信息，在货物清单上注明卸货地点，并通知库房保管员做好接货准备，同时催交催运岗在 1 个工作小时内将到货信息录入物资管理信息平台。 （三）保管员应在 4 个工作小时

28、内组织完成卸车和大件验收工作。 （四）物资配送部在接到自提物资信息后组织提货。由接运员、保管员对提货的物资名称、规格型号、外观质量、数量等进行验收，需质检的物资，由保管员按规定抽取样品后报检，各自将相关信息录入物资管理信息平台。 第五十六条 无到货预报物资（包括无主料）的接运。 （一）物资配送部接运岗在物资到达大二线物流基地后，确认为无到货预报的物资，可先根据物资类别同保管员协商卸货地点并组织卸车，做好交接记录。 （二）物资配送部接运岗对无到货预报物资到货情况在物资管理信息平台上公布。 （三）物资采购部门在接到物资配送部信息后在 1 个工作日内确定物资来源属性，不属油田采购物资，书面通知物资配

29、送部退货，运费由货主承担；属油田采购物资，在物资信息系统内补录需求计划，后续业务各相关部门按正常程序执行。 第五十七条 进口物资的港口转运工作按物资采办事业部进口物资管理实施细则执行。 第五十八条 整车、零担和公路接运过程中出现的到货短少、损坏、淋雨、受潮等，接运员负责向承运部门索取商务记录或普通记录，属于运输部门责任的，由接运员向运输部门办理索赔事宜，保管员、采购业务员、报关接运员必须提供必要的技术资料，协助办理索赔及查询事宜。索赔的处理应在 2 个月内结案，物资配送部接运岗负责将索赔的结果录入物资管理信息平台。 第五十九条 物资配送部每周对违反合同条款的供应商提出处罚意见，通知物资采办部、

30、物资计划科、合同监审科。第九章 物资验收及入库 第六十条 所有到货物资必须严格按照油田公司采购物资入库质量验收管理规定及物资采办事业部物资入库验收实施细则进行验收。 第六十一条 物资验收期限。物资到库后，应及时进行数量、质量的验收，一般物资的验收在 3 个工作日内完成，进口物资的验收在 15 天（包括物资的商检出证）内完成，需抽检、委托检验及出证物资的验收在 7 天（包括）内完成，验收及时率应达到 98% 以上。 第六十二条 物资验收凭证。物资验收的主要凭证有：买卖合同（包括：国内零星物资采购确认单）、供销协议书、生产许可证、产品合格证、质量证明书、产品使用说明书、磅码单、尺码单、发货明细表、

31、配套物资的附件清单、图纸、运单、商务记录或普通记录及其他有关的技术资料。 第六十三条 物资验收程序 （一）验收准备。仓储部保管员收集物资验收凭证，准备物资验收所需的工具、人力、机具等。 （二）大件点收。根据铁路大票、承运单位提供的装箱单及其他收料凭证，逐项核对箱件标记，进行大件点收。 （三）开箱启封。一律用开箱工具开箱，尽量保证原包装物完整无损，不准无故破坏原包装物。 （四）核对资料。根据物资特性确认验收凭据齐全且与实物相符后，进行下一步的实物验收。 第六十四条 实物验收按塔里木油田采购物资入库质量验收管理办法及物资采办事业部物资验收实施细则执行。 一、数量验收 （一）全验。一般情况下，数量验

32、收应采取全检方式，即按重量供应的全部过磅；按件数供应的全部点数；按检尺供应的全部检尺；按理论换算的逐项测量规格换算计量，以实际计量结果为验收数。 （二）抽验。对于产品供应关系比较稳定，证件齐全，包装完整，包装打开后易损坏物资或不易恢复，数量大、件数多且定量包装完整，以理论换算确定数量且规格整齐划一的物资，都可以采取抽验的办法验收，抽查的范围为 10-15% 。抽查中发现重大质量问题或抽查物资的不合格程度或比例超出相关规定和标准限定范围时，应扩大抽查范围直至全部检验。 （三）进口物资的数量验收，一般要求全部检验，但规格整齐划一、包装完整的，也可以采取抽验的办法验收，抽查的范围为 5-10% 。但抽查中发现重大质量问题或抽查物资的不合格程度或比例超出相关规定和标