时间管理精华总结.docx

1、时间管理精华总结测试你的时间安排是否合理你通常工作很长时间吗？你通常把工作带回家吗？你感到很少花时间去做你想做的事吗？如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？你经常在做重要工作时被打断吗？你经常占用用餐时间工作吗？在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？当你长休了一段时间，你是否有负罪感？你常无暇阅读与工作有关的书籍？你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大

2、事？你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 时间管理两大误区误区一：工作缺乏计划 大量的时间浪费来源于工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。误区二：不会适时说不目标设定原则：SMART原则 时间管理指出，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标达到SMART标准，这里SMART标准是指： 具体的（Specific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。 可衡量的（Measurable）。这是指目标必须用指标量

3、化表达。 可达到的（Attainable）。这里可达到的有两层意思：一是目标应该在能力范围内；二是目标应该有一定难度。 相关的（Relevant）。这里的相关的是目标切合实际。基于时间的（Time-based）。基于时间就更容易理解了，它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，时间管理指出，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的时间里程牌，以便进行工作进度的监控。 目标设定的步骤（1）写下目标：通常只想还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；（2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序；（3）拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划；（4）对计划设

4、定优先等级和先后顺序；（5）排定时程表；耶鲁大学目标设定的七个步骤拟出目标；列出好处列出障碍点；列出所需资讯；列出寻求支持的对象；订定行动计划； 订定达成目标的期限。 时间管理理论指出，第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智很多人更关注于A象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往既不利于个人也不利工作。第二象限工作法：(1)工作合理分配到不同象限 (2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作 (3)第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生(4

5、)别被第三象限中的假象迷惑（紧迫而不重要）(5)制定计划要根据第二象限(6)80%的时间做第二象限的工作，20%做其他象限 制定轻重缓急计划的结果(1) 把握自己的生活(2) 把自己的生活安排得井井有条(3) 帮你从管理危机中解脱出来(4) 缩短赶进度的时间(5) 减少拖延和犹豫不决第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。 第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实

6、践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。 第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生这件事很重要的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。 第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲

7、活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。 现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。 制定计划所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面： 1、

8、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。 那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下： 1、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。 日计划：确定每天的重要事项，把一天的工作安排排好优先的顺序，然后完成排序第一的

9、工作。为了确保计划能一丝不苟地完成，务必将计划写下来，一份书面的每日计划是你必备的工具，有了它就可以控制你的时间，能使你拒绝干扰。 周计划：要使你的日计划成为一个有效快速的过程，一般情况日计划要遵守周计划。因为一般重要的事项不是一天可以完成的，是一个连续的过程，周计划是一个比较合适的时间计划。同时，事情变化得比较快，你不可能预先定出来一个详细的月计划。 月计划：月计划提供一种宏观的视野，会使周计划更加有效。一般包括下一个月的重要事项，是一项较为长期的计划。 有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住： 切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行

10、，否则永远没有收获。 制定规则、遵守纪律 历史学家梅尔克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。 很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。 因此，我们说，制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面： 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即

11、使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。养成习惯 你是否有这样的一些习惯和惯例（一）？ 工作效率低、办事拖拉；时间观念差，工作时磨磨蹭蹭；工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次；经常被电话、不速之客干扰；上班时间不紧凑，晚上加班干；什么事情都认为自己做才好；没有目标，没有计划，人云亦云；零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间；没有时间安排表，由别人来安排；不会休息、不会娱乐、没有空闲 。桌面杂乱无章/找不到东西缺乏自律/拖延必须养成的好习惯(一) 你每天要花30分钟作计划； 你要有书面

12、的待办单、日计划、月度计划 和周计划； 你每周都将你的工作排出优先顺序； 你能在高效的时间里做完你的重要工作；在固定的时间里处理往来的函件；尽量将无用的文件处理掉；能使每件工作善始善终，避免头绪多而乱；除非万不得已才召开会议；常年使用工作效率手册 。时间管理的技巧之一消除电话干扰；消除不速之客；应付意外事件，为意外事件留时间！有效计划；绝大多数难题都是由未经认真考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实施计划中就可能节省3-4小时，并会得到更好的结果。养成记录习惯，时间管理效果加倍；真想做好时间管理，很重要的的方法就是养成记录的习惯。就像写日记一样，把每天应该开的会、待追踪事项、待

13、处理事项，以及上司交办事项，按类别列下来，用不同颜色的笔，区分轻重缓急。 当日事当日毕。日复今日，今日何其少？今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。 时间管理的技巧之二善用零碎时间；滴水成河。用分来计算时间的人，比用时来计算时间的人，时间多很多倍。业余时间管理，合理安排，睡眠、学习、娱乐的时间。保持办公室整洁；时间管理的技巧之三克服拖延习惯；拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏，因为应做而未做的工作不断给他压迫感。若无闲事挂心头，便是人间好时节，拖延者心头不空，因而常感时间压力。拖延并不能

14、省下时间和精力，刚好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不仅于事无补，反而白白浪费了宝贵时间。 学会说不；最佳时段分析与利用；时间管理的原则 应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、无心的忙。对不可控制的时间先行控制，并订定处理原则养成事先规划时间的习惯，依事情的 轻重缓急优先顺序妥善安排心无旁骛地在一段时间内解决一件事情有效运用每天的黄金时间时间管理之诊断与分析每日活动记录表时间清单时间管理自行诊断表每日活动记录表活动起止时间使用时间计划/中途插进重要及紧急性 时间清单紧急性及重要性主要活动使用时间占总时间的百分比1234时间计划表工作起止时间使用时间优先顺序备注07:00 上下班 13:00 睡觉

15、19:00 其它家庭活动 07:30 开会 13:30 煮饭 19:30 听广播与音乐 08:00 打电话 14:00 洗熨衣服 20:00 看电视 08:30 阅读文件、整理通信 14:30 打扫房屋 20:30 休闲阅读 09:00 帮助下属 15:00 杂务与家事 21:00 嗜好 09:30 接待宾客 15:30 卖杂物 21:30 观看比赛 10:00 向上级汇报 16:00 其它的逛街活动 22:00 运动 10:30 公务出差 16:30 缴款 22:30 休闲旅游 11:00 拜访客户 17:00 看孩子 23:00 聚会与社交 11:30 其它工作上的活动 17:30 宗教活

16、动 23:30 其它休闲活动 12:00 整理仪容 18:00 家庭外出 24:00 其它活动 12:30 饮食 18:30 家庭沟通 一旦你完成时间使用清单，下一步就是应用清单，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。 现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案： 1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？ 2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？ 3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑？ 4、别人如何浪费我的时间？有没有方法减

17、少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又紧急？ 6、我做的哪些事对我的目标很重要？ 7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？ 这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。你知道如何做，就不会感到吃惊。在努力拟定计划与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。 新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔约翰生所言：习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些

18、束缚。我一直都在抱怨时间。 忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。-Queen Charlotte （1796-1817）善用时间的好建议TIPS精力旺盛时，先做最重要的工作。重视期刊和杂志的影响。告知别人，如果你真的很忙。试着早点起床厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。如果周末要工作，周六早上是很好的时机。让工作更快更好的10大秘诀利用计算机别做完美主义者在不同工作时间做变换别浪费时间在还未接到的项目上制定不随意更改却适宜截止期限保护并珍惜自己的时间保持专心一致制定工作目标做自己喜欢做的事等待的时候做什么 不管你多么有效率，总是有人让你等待：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中

19、途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场。许多高成就者在这种情况下所做的事情是： 带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等。 优化管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清单2、Set priority and work on the most important确定优先次序，从最重要的开始做3、Do it every day!每天这么做！80/20法则：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。 目标A

20、BC原则目标：在最有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价值的项目旁边标上大写的B字,在价值最低的项目旁边标上C字。 执着于流程优化的精简原则 “崔西定律是指：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。 生理节奏法 a)注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； b)注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； c)该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，这样你每天清醒的时间，就多增加了1小时。杜拉克时间管理法 现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从任务开始，而是从他们的时间开始。 记录时间； 分析时间； 管理时间。艾维利时间管理法 a)写下你明天要做的6件最重要的事； b)用数字标明每件事的重要性次序； c)明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求； d)然后再开始完成第二项、第三项； e)每天都要这样做，养成习惯；