OA系统建设方案.docx

1、OA系统建设方案OA系统建设方案2011年6月第1章项目概述1.1项目背景通过OA系统建设，进一步提高XX北大明天资源科技发展XX信息资源和数据文件充分共享，提高公司整体办公效率。以达到利用先进的计算机管理手段优化业务管理模式、提高工作效率，实现各部门之间协同办公的目的。1.2项目目标按照XX北大明天资源科技发展XX对系统的统一要求，充分利用信息技术，以信息传输和文件共享为重点，统一系统、统一规X，建立统一的OA系统，各部门可以通过系统输入信息、共享文件。以实现政务公开，缩减报批时间，简化审批手续，提高工作效率，规X各项审批程序。第2章需求分析2.1系统现状分析目前在信息化建设方面，硬件、网络

2、系统已基本建立，现有日常办公业务还没有实现以电子化处理操作为主。公司内部上、中、下级部门之间信息资源和数据文件无法通信，上、下级部门之间信息和文件无法传输、共享。总体功能框架图2.2功能需求分析2.2.1 收文管理功能描述本子系统主要是实现来文的登记、拟办、传阅、批示和办理、办结、归档公文流转的自动化处理，缩短文件传阅和办理时间，进而提高各部门办公效率。包括对收文件、通阅件和杂件进行文件的登记、拟办、批示、办理、归档、催办、流程跟踪与统计、查询和归档等任务。提供附件携带功能，对扫描进子系统的文件作为一个子文件附在文件登记表的下面，对电子版的文件直接附件而无需扫描，同时，能够通过公文交换平台接收

3、文件自动进入登记状态，办理者可以随时查看其内容，填写办理意见，直到流程完成最后归档。参照国家相关规X与政府机关情况，一般情况下，主要的环节与需求要求如下：登记1基本业务描述：一般文件由登记人员负责收文登记。系统自动给出文件序号、收文日期。登记人员就公文的特征和办理情况进行记载，逐项录入文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、办理期限、密级程度、缓急程度、来文字号、督办等，同时将原文扫描进入计算机处理成TIF、PDF或WORD文件再以附件的形式录入办公系统。2登记人员可执行的操作：登记、保存、打印、扫描、保存到正文/附件、提交。3处理功能：输入为文件标题、主题词、主办单位、成

4、文日期、方式、份数、来文单位、密级程度、缓急程度、来文字号、登记人，输出为收文办理签。拟办 1基本业务描述：根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单、提交批办人批办、承办人或下发传阅。由机要员对已进行了收文登记的文件，在系统中直接提出拟办意见。分为两类：一类是阅件，即无须办理的公文，提出须阅读该公文的局领导、部门及人员，有关人员在系统中直接登录阅文，系统能自动提示和识别阅文人员何时阅读此文，阅文人员可直接录入阅文意见。另一类是对需要办理的公文提出办理意见。对内容较为重要，涉及面广的重要公文一般需进一步提请局分管领导批示，此时提出供上级领导参考的意见，由上级领导批办后再由有关部门办理。对需多

5、个部门办理的公文，指明主办部门；对于有办理时限要求的公文，给出办理时限。对急件，拟办人员在系统中对需要办理的公文提出办理意见，不提交审核人员审核，直接提交局领导批示和部门办理，但是在提交办理的同时必须提交审核人员阅知。 2拟办人员可执行的操作：修改收文办理签的部分项目、打开、保存、拟办意见、提交、打印（文件处理单）。3处理功能：输入为拟办意见，输出为拟办文档。批示1基本业务描述： 对办公室转来需批示的文件，由相关局领导进行批示。2处理功能：输入为批示意见，输出为批示后的文件。办理1基本业务描述：科室负责人填写办理意见，并根据办文需要，将文件分发给本科室内的人员办理、传阅。如该文件属“未批件”，

6、则只能在本科室X围内流转，不能提交给机要室。 2承办人员可执行的操作：文件、原文、送发文、办理意见、提交。3处理功能：输入为承办意见，输出为承办文档。一般人员办理1基本业务描述：办理人员对需要办理的公文按要求进行办理。分别提出办理意见。2办理人员可执行的操作：文件、原文、送发文、办理、提交。3处理功能：输入为的办理意见，输出办理后的文件。传阅1基本业务描述：可填写传阅意见或不填写意见。办理用户可以增加本部门人员传阅文件，也可以将文件递交其他部门传阅，而系统能够自动过滤办公室或其他用户已发的部门。2办理人员可执行的操作：文件、原文、填写意见、提交。3处理功能：输入为办理人的传阅意见，输出传阅后的

7、文件。存档1基本业务描述：公文办结后一般由机要室归档。2处理功能：输入为待存档公文，输出为归档公文。公文办理记录1基本业务描述：系统对收文办理意见的记录，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。内控文件设置在拟办时，由机要员设定, 默认为非内控文件业务图解处理流程收文登记收文拟办收文批示收文科长办理收文科员办理收文传阅收文归档输入输出数据收文登记信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注收文办理签的标题系统预设选择关键字局名称文件标题公文原文录入系统生成必填项(如果是接收市局文件此域自动生成)主题词公文原文录入系统生成(如果是接收市局文件此域自动生成)主办单位系统预设选择关键字系统生

8、成局机关各科室不可手工录入(如果是接收市局文件此域自动生成)成文日期公文原文自动取值、录入系统日期方式系统预设选择关键字系统生成“办文、阅件”不可手工录入(如果是接收市局文件此域自动生成)序号系统自动生成“2006301”不可修改份数公文原文录入来文单位公文原文选择关键字、录入系统生成可新建关键字(如果是接收市局文件此域自动生成)办理期限录入日期机要员负责录入密级程度公文原文选择关键字、录入可新建关键字缓急程度公文原文选择关键字、录入可新建关键字来文字号公文原文选择关键字、录入可新建关键字督办公文原文选择关键字“是、否”自动登记日期录入系统生成系统日期(如果是接收市局文件此域自动生成)登记人系

9、统自动录入按ID名不可修改拟办意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注呈送选择局领导多选，呈送或呈阅最少选一种呈阅选择局领导多选，呈送或呈阅最少选一种主办选择局机关科室单选，必选会办选择局机关科室多选拟办意见录入必填办理意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注主办人选择科室人员单选，不选默认为承办人办理传阅选择科室人员多选办理意见录入必填批示意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注批示意见录入必填传阅意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注填写意见录入意见常用语督办信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注催办超过办理期限的收文，系统自动发送，或手工选择发送归

10、档信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注归档已办结的收文送入公文库查询信息数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注查询科室文件、办理监控、批示查询、待归档文件、流转中文件、已办结文件文件标题、字、号、来文单位、登记日期可组合查询功能需求流程跟踪系统对收文流转的记录和情况进行记录，以方便了解公交流转的去向，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。提供可视化的流程跟踪。外出授权在办理过程中遇到当事人外出且指定被授权人的情况将办文转被授权人处理。管理员应该能够调整当事人的授权时间。权限控制按角色进行读、写的权限控制。整个收文文档的阅读权限均需严格控制。收文中每一步处理的流程跟踪在收文的

11、每一步处理中进行记录。自动排版应用者输入内容，可以直接生成遵循国家点子公文格式标准，而无需在排版，不需要在从文件起草人与印厂之间来回的文件传送，生成的标准公文可以直接发排印刷、打印、阅读、传输等。手写签署意见通过手写笔输入，能够实现使用手写笔输入意见，在文档中或在文件处理单上直接记录手写笔迹，就如同手工操作一般，遵循目前纸质文件的批示习惯，可以使电子文件批示与纸质文件批示应用同步。提交功能流程当前环节处理人未将工作提交给下一环节前，当前处理人有对本环节的工作输入任意修改及保存的权利。登记环节则还有删除新建的登记文档的权利。提交之后，除系统管理员外不可再修改或删除。环节间的互通知收文中当前步骤处

12、理完毕，通过待办件通知下一环节。可通过桌面提示功能提示待办件。也可通过手机短信发送信息以提醒用户。办文催办对逾期未办者，可发出催办。可通过桌面提示功能提示待办件。也可通过手机短信发送信息以提醒用户。收文打印在某些文件夹内可打印相关的收文签收单、批示意见单等。收文转发发文能够将收文文件转入发文系统。实现办文统计的功能。可以按月统计收文的登记数、已归档数、未归档数。当设置为督办件时、能及时通知督办部门进行管理督办员能够对所要督办文的办理员发送催办通知通知方式：督办工作在其流转中进入承办单位接收人的待办工作中进行提示。可通过桌面提示功能提示待办事宜。在具备手机功能的情况下，也可通过手机短信发送信息以

13、提醒用户。督办员可以填写自己的督办意见办理人员可能反馈自己办理的情况督办人员可以打印出所有督办意见权限控制：只有督办管理员才有权限打印督办意见及发送办理通知给相关办理人员，督办工作在其流转中涉及的当前环节操作人员具有指定的、与该环节相应的文档编辑权与操作权，该环节处理结束后，不再具有编辑与操作权，但有阅读权限。对督办项，督办人员通过输入督办内容、指定承办单位进行督办。对进行中的督办可进行监控。承办人员在接到督办件后，进行内部处理，并将结果上报。查询功能：提供对督办的综合查询功能。2.2.2 发文管理功能描述实现发文管理自动化，即实现从科室拟稿到审稿、核稿、会签、签发、编号、排版打印、校对、印发

14、、归档全过程的自动化处理。系统能够监控整个发文处理过程，随时可了解文件的处理情况，同时记录各相关核搞、会签、审稿、签发人的修改情况；处理完成的文件能够自动归档；快速查找到需要批阅及分送的文件。无缝集成Word、WPS文件，供拟稿人或经办人直接在系统中调用，并发送给上级领导进行批阅。其要点是：流程的灵活实现和保留文件处理过程中的修改痕迹。参照国家相关规X与XX省质量技术监督局的情况，一般情况下，分为局发文件、科室文件等几种。对下级的发文将直接进入到公文交换平台，实现电子发文。一般主要的环节与需求如下：拟稿1基本业务描述：由公文所涉及的主要业务科室负责公文的草拟工作，经办科室在系统中完成草拟。拟稿

15、人可以保存新拟稿的发文文件，可以录入Word、wps文件作为附件，并且可以提交发文文件进入流程，提交科室负责人进行核稿。2拟稿人可执行的操作：保存、打开Word编辑正文、打印、插入附件、提交。3处理功能：拟稿人需输入密级、缓急程度、发文标题、主题词、拟稿人、拟稿单位、时间以及发文正文内容，输出为拟稿文档。科室审稿1基本业务描述：局发公文草拟一般实行经办科室领导责任制，经办科室领导应严格审核文稿的内容和格式，由经办科室负责人审核签署意见，经办科室负责人审签的原稿在系统中送办公室初审。在提交过程中可以选择是否要经过其他科室部门的会签，或者是直接提交办公室审核。如有需要，可发回拟稿人重新修改。2审稿

16、人可执行的操作：保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。3处理功能：审稿人输入科室审稿意见，输出为科室审核后的文档。4科室审稿时，拟稿人员可以先送副科长核稿，再由副科长提交科长审稿。审核1基本业务描述：由办公室负责公文审核的工作人员（如办公室主任）对公文内容、格式进行初审，可以在系统中对原稿进行修改、补充。如有需要，可发回草拟科室重新修改。办公室主任负责对初审后的文稿进行审核把关工作，可以直接在系统中进一步修改、完善，发回科室修改，并签署办公室审核意见及签名，呈请局分管和主管领导审定。2审核人员可执行的操作：保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。3处理

17、功能：输入为审核意见，输出为审核文档。签发1基本业务描述：以局名义发出的公文和以局为主与外单位会签的文件，由局长或局长托分管副局长审签。关于领导签发的方法：一种是，将文件打印出来，局领导签置完意见后，由秘书将意见输入电脑；第二种方法是，局领导在电脑上直接办理，可以对文件进行带修改痕迹的修改和添加意见；第三种方法，允许局领导在便笺上签署意见后，再由秘书将意见输入电脑；第四种方法，通过手写笔输入，能够实现领导使用手写笔输入意见，在文档中或在发文拟稿单上直接记录笔迹，就如同手工操作一般。2可执行的操作：保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交、退回。3处理功能：输入为签署的意见，输

18、出为签发文档。编号1基本业务描述：机要室负责公文的最后核对、编号。2可执行的操作：保存、打印、提交。3处理功能：输入为对文档进行编号，输出为编号后的文件。排版打印1基本业务描述：打字室负责公文的排版打印。2可执行的操作：保存、打印、提交。3处理功能：输出为排版后的文件。校对1基本业务描述：拟稿科室负责公文的校对。2处理功能：输入为校对人名称，输出为校对后的文件。3校对过程：拟搞人核稿、拟稿人科室领导复核、打印室打印。封发1基本业务描述：公文的分发工作一般以办公室为主，拟稿科室协助完成。办公室工作人员在系统中注明分发X围、数量及送达人员，进行分发。需要打印的，打印出正文加盖公章后分发。2处理功能

19、：输入为印发人名称、印发份数，输出为分发存档的公文。3分发文件到市局存档1基本业务描述：公文分发完毕，系统进行归档。2可执行的操作：保存、打印、归档。3处理功能：无输入，输出为存档后的公文。内控文件设置在拟办时，由主办部门设定(其他人员不能修改)，默认为非内控文件业务图解处理流程发文拟稿发文科长核稿发文办公室审核发文局长签发发文编文号发文排版打印发文校对发文分发发文归档输入输出数据拟稿发文拟稿单（输入）数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注发文机关发文拟稿单录入默认值为“XXX质量技术监督局”文件标题发文拟稿单录入必填主题词发文拟稿单系统生成，可修改文号发文拟稿单编号后填写行文方式发文拟稿单

20、选择录入上报平发下发函件顺序号发文拟稿单录入文种发文拟稿单可选择录入可维护关键字密级发文拟稿单选择录入绝密XX秘密平件缓急程度发文拟稿单选择录入特提特急加急平急普通主送发文拟稿单录入抄送发文拟稿单录入拟稿人发文拟稿单系统生成拟稿单位发文拟稿单系统生成拟稿日期发文拟稿单系统生成审核意见发文拟稿单审核录入审稿情况发文拟稿单审稿录入会签发文拟稿单会签录入签发发文拟稿单签发时录入打字发文拟稿单录入校对发文拟稿单校对后录入印数发文拟稿单录入分发录入印发日期发文拟稿单录入分发录入备注发文拟稿单录入文件正文录入Word电子文档附件录入其它文档输出拟稿文档：包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数

21、据来源数据获得方式取值X围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密XX秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统审核录入审稿情况应用系统审稿录入会签应用系统会签录入签发应用系统签发时录入打字应用系统系统输出校对应用系统校对后录入印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系

22、统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程科室审稿输入数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注科室审稿意见录入必填原文修改录入笔迹留痕审稿人系统生成审稿时间 系统生成输出审核后的文档：加入部门审稿意见，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密XX秘密平件缓急程度应用系统系统输出

23、特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统审核录入审稿情况应用系统系统输出会签应用系统会签录入签发应用系统签发时录入打字应用系统系统输出校对应用系统校对后录入印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程审核输入数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注审核意见录入原文修改录入笔迹留痕审核人系统生成审核时间系统生成输出审核后的文档：加入办公室审

24、核意见后的修改过的发文文件，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密XX秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统系统输出审稿情况应用系统系统输出会签应用系统系统输出签发应用系统签发时录入打字应用系统系统输出校对应用系统校对

25、后录入印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程签发输入数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注签发意见单据录入原文修改录入笔迹留痕输出签发文档：加入局领导签署的意见的发文文档，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值X围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密XX秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急