秘书资格考试秘书三级实务考点1.docx

1、秘书资格考试秘书三级实务考点1一、礼宾次序常用的5种方法1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列5不排列即不分先后涉外礼宾的准备工作。1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。2.注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。3.拟定来宾访问日程。4.安排食宿涉外会见、会谈的程序。1.提前约定。2.通知对方有关事项。3.准备工作。4.迎接客人。5.会见、会谈。6.送别客人。接待计划与安排1、说明接待计划的三项内容：(1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。2、人员安排中计划中应写明;

2、(1)主要陪同人员;(2)主要工作人员;(3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、地点、标准、人数(5)会见、会谈地点、人数、参与人员。3、日程安排计划：(1)日期、时间、地点;(2)活动内容;(3)陪同人员。4、接待经费计划(列支);(1)工作经费;(2)餐饮费;(3)住宿费;(4)交通费;(5)参观费;(6)其他不可预见费用。进行岗前培训的基本原则和要求.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。了解国际交往的基本礼

3、仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等新闻发布会的注意事项。1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。3 确定会议主持人，精选发人。4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。庆典活动组织工作重点。1.前期调查研究。2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。5.编排活动程序。6安排其他活动。7.善后工作处理。开放式和封闭式办公室优缺点。1开放式：有利于沟通、节省办公空间、办公设备共享。难保机密、干扰大、无私人空间2.封闭式：有利于安全保密、集中注意力、保护隐私。难交流、费用高选择不同办公模式的方法1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点

4、。3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。5.确定新的分配制度。办公模式发生变化的原因1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。二、制定计划

5、的作用。 1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划计划工作主要内容1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限2.每一项任务的数量和质量要求。3.每一项任务所需费用和其他资源4.每一项任务所承担的人员及负责人。5.每一项任务完成情况的检查和监督。安全检查的主要内容及原则1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。4.

6、对预测的突发事件制定应急方案5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。原则：1加强领导 统一指挥2.快速反应 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容必要性：1.作为事故处理的一依据；2.作为安全教育的案例资料；3.便于应对各种赔偿案件内容：1.事故情况记录表：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人2.工伤情况报告表：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明

7、人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。采购程序：提出购买申请、审批落实费用、选择供应商、签订供货合同、货物验收入库、支付货款。正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素1.价格和费用比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金2.质量和交货保证购买后能满

8、足需求 选择不合格物品的供应商比较供应商交货的时间供应商能说到，做到，有诚信，很可靠3.服务和位置比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式供应商所在地点方便联络和交货4.安全和可靠性送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性三、申请费用以及报销结算的步骤是: 1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费

9、用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品

10、 编写预算方案 修改完善方案2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准政府采购主要方式公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源1.A制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。2.建立办公资源运行档案(购买信息、维修合同、操作指南、所有资源情况列表、基本信息、日志记录和故障登记)3.管理办公资源的注意事项(及时更新记录，按规定清退办公用品、设备

11、，掌握人员流动情况)四、会议筹备 1作用：了解会务工作的全局，加强协调沟通，确保会议目标实现2特点：全面性和具体性，计划性，明确性3原则：严格时间，事项明确，会议必要4内容：会议主题于议题，会议名称，会议议程，时间和日期，地点，需要设备和工具，会议文件会议人员组成及人数，与会人员的组成，会议食宿安排，确定会议经费安排，会议筹备机构和完成任务的期限会议应急方案的内容1.会议中可能出现的意外事件：人员问题，场地问题，设备问题，资料问题，健康与安全问题，与会者情绪问题，与会者返程问题，行为问题，2.明确意外事件出现时工作人员的责任3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法发出会议通知，分发

12、会议资料，安排会场，接通电话，相互通报出席情况，记录组织视频会议的方法视频会议的会场，做好会场布置工作，配备和检查设备，设备维护，为减少租用通信线路的时间，节约费用远程会议筹备方案特点(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

13、(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。会议筹备情况检查主要内容1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容做好会务筹备情况检查的方法有两种：(1)听取会议筹备人员的汇报1)听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2)会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3)选择合适的汇报时间。4)对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。(2)会前现场检查1)检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供

14、大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。2)注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3)设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4)佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。5)准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。6)安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7)远程会议要加强对设备的检查五第五章 信息与档案 多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与

15、沟通中选择一个） 1.多选：信息开发的主要形式：P401下 2.剪报的优点：成本低，获得的信息量多 不足的是：缺乏时效性、可靠性 P402上 3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。 P402中 4.文摘的类型：指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘 P402 5.多选题：信息编写的类型：5点 书上第403页下面 6.信息开发的方法：主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法） P404中 7.仔细看书上第405页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯

16、、综述、述评、调查报告等 P405中 其考察方式是：从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息？二次信息？三次信息？ 8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406中 10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。P407 考题形式：在给出别的一个，构成四个选项 11.信息反馈的形式：正反馈和负反馈，前反馈和后反馈 四选题 P408 了解前反馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众中的建议和呼声等 后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反

17、应 P408 12.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409中 13.选择题：开展档案利用的方式和途径有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本 （4）出具档案证明 P411 14.开架阅览的做法是：（1）科技档案副本（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表” 选择题P411 15.档案外借的制度：（1）办审批手续（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还 P411 16.档案复制本分为副本和摘录两种 P411 17.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。 在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键

18、性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。 P412中 18.印发目录包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种 P412 20. “提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言 P412下 21. 档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点 P413中 22. 把书上第413页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下 他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。如对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗（）则选书上第415页的第八点、第九点和第十点。 因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。 23. 大事记的概念 P4

19、13中 秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。 在编写的时候，具体要求是：（三点）第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要是不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要 P413 大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。 23.组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考。 如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（） 选择：组织机构沿革 同时，企业年鉴也是如此的考法 P414 24.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种 P414中 25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员P416

20、中的四个大标题 关于录像答题技巧： 一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：电话要在铃响三声内接电话要用礼貌用语，如您好等？上班时间不得占用电话聊天（4）保密：不能对好朋友泄密不能为了炫耀，泄密不能因为老板吵你，赌气泄密 （一） 关于商务活动中的签字仪式：书上第389页 注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签

21、人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。 （二） 宴请 注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉 （三）有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员

22、） 注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。 （四）有关沟通：可能员工家属来闹事 注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。 秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不

23、能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。六、信息利用的要求 1信息利用要给组织带来效益 2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记 （1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。 （2）登记分为两种类型； 总括登记，对存储信息按批分类登记； 个别登记，按信息存储顺序逐件登记。 （3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。 编码： （1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。 （2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确

24、定数码的位数 （3）编码的两种方法： 顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； 分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式 1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作 2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览 编写大事记的工作步骤和注意事项 1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事， 接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编

25、写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。 2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。七、文书处理与拟写 1、文书审核的工作程序 对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。 （1）明确审核范围 （2）确定是否需要行文 （3）审核文书内容 （4）检查文

26、字表达 （5）检查文件体式 （6）检查文书在处理程序上是否妥善完备 2、档案利用的工作程序 是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。 （1）熟悉库藏 （2）分析利用需求 （3）选择档案利用方式 （4）获取档案 （5）提供档案 3、电子档案管理的工作程序 在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。 （1）电子档案的收集积累 （2）电子档案的归档 （3）电子档案的保管 （4）电子档案的利用 4、文书拟写 通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告 以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。八、事务管理 1、礼宾次序确定步骤 亦称

27、礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。 （1）确定礼宾次序方案 （2）提前通知有关各方 （3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 2、安排涉外迎送工作程序 （1）确定迎候人员 （2）准备迎宾的物品 （3）见面讲究礼节 （4）送行前的拜访 （5）安排送行仪式 3、会见会谈工作程序 会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。 （1）约定 （

28、2）通知对方有关事项 （3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排 （4）迎接客人 （5）会见、会谈 （6）送别客人 4、西餐礼仪 （1）赴宴前的准备 1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容 2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变 3）到别人家赴宴需要带礼物 4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装 5）要准时赴宴 （2）西餐的座次安排 主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐 （3）入席、退席礼节 1）客人要在主人的带领下顺序入席 2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖 3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上 4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾

29、放在桌子上，随女主人退席 （4）餐具的使用方法与席间礼节 1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌 2）吃鸡、虾、鱼的方法 3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中 4）吃意大利面条的方法 5）吃水果的方法 6）喝咖啡或茶的方法 7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内 8）进餐速度应该与大家一致 9）谈话声音一定要轻 （5）西餐的饮酒礼仪 1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡 2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上 5、招待会的礼仪 （1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复 （2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

30、 （3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗 6、不同办公模式的特点 （1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。 （2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工 （3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。 （4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档