e-cology7.0工作流完全学习手册Word格式文档下载.docx

1、3.1 需求分析63.2 搭建流程73.2.1 新建表单83.2.2 节点设置103.2.3 出口设置183.2.4 流程图编辑233.3 验证233.4 总结24四、进阶流程一：请假申请244.1 需求分析244.2 搭建流程254.3 集成功能25五、进阶流程二：图形化表单265.1 需求分析265.2 搭建流程275.2.1 搭建表单275.2.2 节点设置32六、进阶流程三：分叉流程356.1 需求分析356.2 搭建流程366.3 总结37七、高级流程一：公文流程377.1 需求分析377.1.1 目录及红头模板387.1.2 发文审批流程需求387.1.3 公文表单的需求387.2

2、 搭建流程397.2.1 红头模板及目录设置397.2.2 表单设置427.2.3 流程设置427.2.4 高级设置-流程创建文档447.3 总结50八、高级流程二：主子流程518.1 需求分析518.1.1 申请采购518.1.2 采购入库528.1.3 资产领用528.2 流程搭建538.2.1 新建表单538.2.2 新建采购申请流程538.2.3 采购入库流程58附录一60附录二63一、概述工作流管理是提高组织效率的有效工具。与传统的纸张上的操作相比，在电子化的流程当中，每个请求不会丢失，而且在工作流的每个阶段由谁来负责处理请求也都有了明确的定义。工作流管理模块同时也提供了可定制的浏览

3、和报告的功能，从这些报告中可以清晰的了解哪些请求是创建最频繁的，哪些人处理的请求最多，以及每一个工作流完成所需要的时间周期。通过电子化的方式，可以很方便的根据一个工作流相关的政策信息和手续对工作流进行定义，每一个请求的创建和批准都是基于一个规范，这将有助于按照统一、合理、高效的方式处理各种请求。在系统中通过工作流管理模块可以按照组织的需求设置所需的工作流类型。工作流管理模块与系统其他模块的链接关系，下图是一个示意图：由于每一个请求都对应了一个系统定义的工作流，所以所有同类型的请求都将由一种工作流类型的方式来完成。这种类型的所有请求包括了同样的信息类型，同时在请求中明确了每一步由哪些人负责处理这

4、些请求。定义一个请求类型指创建这种类型的请求时，相应的工作流的表现方式。例如，一个缺席请求应该由该员工的经理和人力需资源部门来进行批准。这样当一个员工递交缺席请求时，这个请求将自动流转到该泛微软件有限公司第 5 页 共 68 页员工经理那里。这些信息需要在定义该请求类型时进行设置。当建立一个请求类型时，与之相关的选项和必要条件也就相应的确定。因此建议在建立和使用新的请求类型之前，用户需要参考和此请求类型相关的政策和文档。这样做的原因是，并不是要等到要递交某个请求时再去对请求类型进行设置，而是通过一个统一的方式，进行集中的定义。本手册将由浅入深的为大家介绍如何实现适合自己公司的工作流。备注：此手

5、册基于 E-cology7.0 编写，部分介绍的功能在低版本中可能没有。二、工作流介绍在搭建第一个工作流之前让我们先来了解一下工作流的组成，如下图所示，字段组成了表单，表单、路径、操作者组成了流程的基本要素，再辅以其它的功能丰富流程的表现形式。三、入门流程3.1 需求分析需求分析是搭建流程工作中最重要的一步，只有先将目标及期望的结果弄清楚了，我们才能根据目标搭建出符合自己要求的工作流。所以在搭建流程的步骤中先考虑好以下几点：l 流程逻辑是否可以实现，Ecology 能够实现的是事务性流程，而不是业务性流程注1l 组织结构如何，汇报对象是否清晰l 流程需要用到哪些字段，类型分别是什么l 工作流需

6、要如何审批流转，流转过程是否存在特殊情况我们先来看如下的案例：甲公司是一个拥有 40 多人的中小企业，购买了一套 Ecology 系统，希望通过它来实现无纸化办公，尤其是财务管理制度方面流程需要实现线上审批。公司组织结构比较清晰，总体分为 4 层，普通员工（安全级别 10）、部门经理（安全级别20） 、分管副总（安全级别 30）、总经理（安全级别 40）。对于出差费用报销小于 1000 元的，分管副总审批就可以了，大于 1000 元的，必需总经理审批。泛微软件有限公司第 6 页 共 68 页根据以上场景和前面的需求分析提纲做出以下需求分析： 财务管理制度是一个完整的业务流程，它规定了公司的一整

7、套财务制度，其中包含了出差费用报销这种事务性流程，所以我们可以在系统上做出费用报销流程，但是做不出财务管理制度流程。 甲公司的组织结构很清晰，所以我们可以把基本的流程图画出来，如下图所示 费用报销需要用到以下字段：字段名称字段类型主字段申请人浏览按钮-人力资源申请部门浏览按钮-部门申请时间浏览按钮-日期报销方式选择框报销金额单行文本框-浮点数子字段费用日期费用类型浏览按钮-费用类型说明单行文本框-文本 流程除了报销金额的不同，还需要考虑一下其它的特殊情况，如申请人是部门经理和分管副总的情况3.2 搭建流程需求分析完成后开始正式搭建流程的步骤。第 53 页 共 68 页3.2.1 新建表单1、在

8、设置中心-工作流程-表单管理中添加新表单，如图 3-1 所示，输入名称后右键保存。图 3-1表单名称输入表单的名字，为了便于在后续设置中找到方便得找到表单，请尽量按照表单的用途来起名。如案例所示，表单名称就起名为“差旅费用报销”。选择已有表单从已有的表单中选择，选择后会根据已有的表单字段自动创建字段信息，类似模板复制的功能，建好后用户还可以根据自己的需要增减字段。表单描述针对此表单的说明。2、保存后在编辑字段页面点击右键-批量添加字段，如图 3-2 所示图 3-23、根据需求分析的结果，添加对应的主字段和明细字段，添加完成后如图 3-3 所示图 3-3注：字段类型说明请见附录 1。4、根据需求

9、分析，报销金额的不同审批人是不一样的，所以我们需要根据主字段的报销金额来进行判断，为了保证报销金额与明细字段的金额能够一致，我们就用到了表单管理中的列字段规则。图 3-4如图 3-4 所示，在列字段规则中，选中是否合计后，明细字段就会自动合计，然后再选中赋值给主字段后会将明细字段的合计值赋值给指定的主字段。行字段规则就是对多个明细字段进行行计算，设置公式的时候注意，一定要将结果放在前面，如 Z=Y+X.。例如在采购资产中就会用到，明细字段有合计、单价、数量三个浮点型字段，设置行字段规则就是合计=单价*数量。3.2.2 节点设置1、在进行节点设置前需要在路径设置中新建一个流程，这个流程就是引用了

10、上一节我们新建的表单，通过节点和路径串联起来形成一个完整的流程。图 3-5如图 3-5 所示，首先在左侧选中流程分类后新建流程，输入工作流名称并选择自定义表单， 在自定义表单中找到前一节我们新建的表单“差旅费用报销”后保存。2、保存后在节点信息页面编辑，添加节点，每个流程必需只能有一个创建类型节点和至少一个归档类型节点，批准类型节点和提交类型节点可以有任意个，这两种类型的节点区别在于批准类型节点允许退回，而提交类型节点不允许退回。图 3-6根据我们搭建流程之前的分析，差旅报销需要 6 个节点，其中部门经理、分管副总和总经理三个节点都应该允许退回给申请人的，所以如图 3-6 所示，我们添加了 6

11、 个节点，其中 1 个创建节点，1 个归档节点，3 个批准节点，1 个提交节点。3、有了节点之后我们就要添加操作者，这个步骤也是整个流程设计中最复杂的一步， 系统提供了多种方法为的就是准确找到正确的操作者。添加操作者方法见图 3-7，点击后即可添加一个操作组，操作组中就包含了操作者， 同一个节点可以添加多个操作组，每个操作组之间是会签关系。图 3-7图 3-8创建节点设置根据流程的申请人所属范围进行设置，根据案例分析此流程应该是所有人都可以申请的流程，所以如图 3-8 所示，节点操作者我们选择了所有人，然后点击添加条件按钮后可以看到操作者就被添加到了下面。图 3-9添加部门经理节点操作者，会发

12、现选择的条件多了很多，我们选择最简单最准确的设置方法，一般员工的上级都是部门经理，所以我们选择了创建人相关的“创建人经理”做为第二个节点的操作者。在现实搭建过程中经常会遇到如一般员工的上级是分管副总甚至直接就是总经理的情况，在本示例的情况下就不考虑了，会在后续进阶流程搭建中介绍如何处理。图 3-10添加分管副总节点操作者，由于分管副总与创建人没有直接的上下级关系，又不会在同一个部门，但是与部门经理有上下级关系的存在，而部门经理是第二个节点的操作者，所以我们在这里使用节点操作者经理这个条件来设置分管副总；如图 3-10 所示，节点选择部门经理审批这个节点，部门经理审批节点的操作者上级做为分管副总

13、这个节点的操作者。图 3-11总经理节点操作者相对就容易设置多了，因为一个公司一般也就一个总经理，所以我们可以在这里直接用人力资源字段指定总经理，如图 3-11 所示，也可以使用所有人+安全级别的方法。图 3-12图 3-13财务审批节点我们使用角色来设置，我们选择了财务经理这个角色，然后级别为部门级， 如在角色设置中人员的级别也必须是部门级，如图 3-13 所示。图 3-14归档节点操作者可以设置为流程归档后需要通知到的人，一般是创建人及与此业务有关的人，如费用报销流程就与创建人与财务有关。4、有了节点操作者之后我们就要设置每个节点允许填写哪些字段，哪些字段属于必填字段。根据之前的分析此流程

14、表单的内容都是申请人填写的，所以我们只要设置创建节点的字段即可，后续节点都设置为查看即可。如图 3-15 所示图 3-15主字段中申请人、申请部门、申请时间都是系统自动带出的，所以不用编辑，报销金额我们在设置表单列字段规则的时候已经知道是从明细字段中自动计算赋值过来的，所以也不用编辑，报销方式关系到费用的支付方式，所以我们设置为必填。明细字段由于都需要填写，所以我们在明细表中除了选择允许新增、修改、删除外我们还选择了必需新增一条明细，且新建流程的时候默认增加一条明细。3.2.3 出口设置现在我们要设置出口将各个节点连接起来，在出口设置页面添加出口。先来看图 3-16 的流程图，第一个节点有 3

15、 个出口，所以添加 3 次，部门经理节点有 2 个出口，副总审批节点 3 个出口，总经理节点 2 个出口，财务节点 1 个出口，我们全部先添加好，如图 3-18 所示。图 3-161、细心的人应该已经发现此图与之前的流程图有所区别就是申请人这里多了 2 个出口， 这是因为我们在搭建流程的时候需要考虑到申请人本身就是部门经理或者分管副总的情况，所以我们这里增加了两个判断出口，如果申请人是部门经理就直接提交到分管副总这里，如果申请人是分管副总就提交到总经理这里。2、当我们这样设置之后不知道是否还记得分管副总节点我们设置的是取部门经理节点操作者的经理，而申请人是部门经理的话就会出现跳过第二个节点的现

16、象，这样我们不是无法得到分管副总的操作者？不用急，给大家介绍一个设置节点操作者功能批次管理，如图 3-17 所示，在添加节点操作者的同时设置批次条件，当申请人安全级别小于等于 10（即一般员工）的时候，流程是会经过部门经理的，所以我们仍然采用原来的节点操作者经理的方式，如果申请人安全级别等于 20（即部门经理）的时候，我们分管副总节点操作者就是申请人的上级，可以看到有批次 1、2，这样系统就会根据批次的顺序去查找对应的操作者。图 3-173、那为什么总经理节点不用这么设置呢？是因为总经理节点是直接指定到了某个具体的人，不存在无法找到操作者的情况，所以不用象分管副总节点这样处理。图 3-18添加

17、完出口设置后我们就要输入出口名称并指定目标节点，根据画好的流程图找到每个出口对应的节点，注意，退回的出口必需将是否退回的 check 框选中。如图 3-18 一样全部设置好之后保存，申请节点和分管副总节点都有多个出口，用户在前台提交的时候系统应该如何判断走哪个出口呢，这个时候就需要我们设置出口条件。 普通员工提交申请是流转到部门经理那里，所以我们在出口条件那里设置申请人的安全级别小于等于 10；如图 3-19 所示 部门经理提交申请直接流转到分管副总，所以我们在出口条件那里设置申请人安全级别等于 20； 分管副总提交申请直接流转到总经理审批，所以我们在出口条件那里设置申请人安全级别等于 30；

18、图 3-19 当报销金额小于等于 1000 时，分管副总审批后提交给财务审核，所以出口条件那里设置报销金额小于等于 1000，如图 3-20。 当报销金额大于 1000 时，必需总经理审批，所以到总经理的出口条件那里设置报销金额大于 1000，如图 3-21。图 3-20图 3-213.2.4 流程图编辑最后我们来编辑流程图，流程图是为了用户在前台提交流程的时候能够更加清晰显示流程流转情况。编辑流程图的时候可以看到有些线条显示叠加到一起了，我们要做的就是整理一下节点和这些线条，正好之后如图 3-22 所示。图 3-223.3 验证流程搭建完成了，我们需要验证一下流程搭建得是否正确。在流程路径设

19、置-基本信息中将是否有效选项改为测试，然后使用有权限新建此流程的用户在设置-工作流程-流程测试-测试流程新建此流程，根据需求分析的要求走完整个流程， 主要是看三点： 流程是否可以完全流转，是否存在找不到人的情况； 流程表单字段的查看、编辑、必填设置在每个节点是否都是设置正确的，防止某个字段应该是必填没有设置必填，该查看的设置成了编辑等； 出口判断的地方是否正确，如本案例中报销金额的不同流转方向是不一样的，流程是否根据填写的金额做了正确的流转。图 3-233.4 总结当我们把流程完全测试通过后整个的流程搭建工作就算完成了。通过这个流程的搭建我们需要了解到在流程搭建过程中的几个要点： 需求分析是重

20、点，需求分析的过程其实也是对企业管理的一种优化； 节点操作者设置是搭建过程中的难点，同一个操作者可以有不同的设置方法，需要通过大量的流程搭建来找到适合的方法； 对字段类型需要以最快的速度熟悉，只有熟悉了字段类型，我们在做需求分析的时候才能知道应该用什么样的字段来满足客户的需求。另外流程本身还有很多的附加功能没有提到，我们将在下一章进阶教程中来给大家介绍。请假申请在完成了入门教程之后相信大家对流程的基本构成和搭建方法有了一些了解，但是流程本身还有很多的附加功能没有被用到，在接下来的进阶教程中我们来教会大家使用这些附加功能。先来介绍一下系统单据的使用方法。4.1 需求分析这次我们需要做的是请假申请

21、流程，还是先进行需求分析的工作。还是以甲公司为例：请假天数小于等于 1 天的，分管副总审批即可，大于 1 天的，必需经过总经理审批。需求很简单，与我们的入门级流程相差不大，其实在我们常用的流程中很多其实是通用的，只是每个流程关联的表单不一样而已。最终需求分析结果如下 流程表单这次我们选用系统表单-请假申请单，之所以使用系统表单而不是自己搭建一张表单是因为此表单可以和人力资源管理考勤中的数据互动，后面会介绍到。 流程图如图 4-1 所示。4.2 搭建流程搭建流程的步骤与入门级的流程一样，这里就不再详细描述每一步怎么操作了： 在路径设置流程分类下面新建流程，选择表单的时候选择系统表单-请假申请单；

22、 根据流程图添加 5 个节点后设置节点操作者和节点字段编辑、必填项设置； 设置流程出口，这里需要注意的一点就是分管副总的两个出口条件已经不是根据金额判断了，而是根据请假的时间判断。 设置流程图。4.3 集成功能在仔细测试流程的时候应该会发现三个问题： 流程不管请假几天，请假天数都是 0； 当请带薪年假的时候会出现上一年可请年假数和今年剩余年假数等信息都是 0； 同样的请带薪病假的时候也会出现相关数据都是 0 的问题。这里就涉及到了人力资源考勤中的相关设计了，首先在人力资源-考勤管理中有个一半时间， 这个就是用来设置上班时间的，只有设置了上班时间，在流程表单中的请假时间才能被计 算出来。在人力资

23、源-考勤管理中还有年假设置和带薪病假管理，只有设置好了年假和带薪病假的天数，用户在提交请假申请的时候才能查看剩余的年假和带薪病假，审批的人也可以很轻松的查看是否允许请假。系统表单主要分为两类，一类是数据交互性质的，一类是审批性质的，如请假申请单就是属于第一类，还有如付款申请单、费用报销单、会议审批单等都是这一类，而审批流转单（审批文档用）、客户审批单、项目审批单、预算审批单就属于第二类，主要就是为了从其它模块能够自动触发审批工作流设计的。图形化表单在学习了系统表单搭建流程之后，我们来学习一下图形化表单搭建方法。5.1 需求分析需求是做一个借款申请流程，但是需要按照过去纸质借款单的样式表现出来，

24、如图 5-1 所示是原表单的表现样式，我们提供了图形化表单功能来实现。图 5-1在做图形化表单的时候要注意一点的就是，不能完全照搬纸质的内容，而是提取纸质单据中的关键字段，重新组合一下使用图形化表单显示出来，如图 5-2 所示，是优化后在系统中使用的表单样式。图 5-2 我们可以现在 Excel 中设计好表单的样式，注意除了显示名称之外还要预留字段内容的位置。 在预留字段内容位置的时候注意的就是需要考虑字段内容的长度，如果字段内容很长， 而预留的宽度不够会产生折行，这样会使整个表单在显示的时候很不美观。 如果表单中带了明细字段的话，设计的时候只要留一行就可以了，前台使用的时候添加明细行会自动增

25、加的。 在设计图形化表单的时候注意在明细行的上面预留一行，用来放添加删除明细行按钮的。 明细行如果可以删除的话，需要在最前面添加一列，用来放选择框的。流程图的分析这里就不再重复介绍了，流转如图 5-3 所示。图 5-35.2 搭建流程5.2.1 搭建表单在表单管理中新建表单后添加字段，字段类型如下表所示：贷方科目单行文本框（如果客户有固定选择项的话可改为选择框）借款部门记账编号单行文本框记账日期制单日期合计金额单行文本框-浮点姓名（明细）浏览按钮-姓名摘要（明细）借方科目（明细）原币金额（明细）汇率（明细）人民币金额（明细）在添加完字段后由于我们使用的是图形化表单，计算公式都是使用图形化表格来

26、计算的，所以无需设置行、列计算公式。在表单管理页面找到刚刚添加的借款单，点击显示模板按钮，如图 5-4 所示图 5-4打开显示模板后可以看到点击打开文档快捷按钮，选择刚刚编辑的 excel 文件，设计的表单样式就被导入到模板中，如图 5-5。123图 5-5模板导入后在选中单元格后将右侧的字段添加到表单中，如图 5-6 所示图 5-6 所示明细字段与主字段不一样的地方是除了字段本身之外还需要多添加一些内容， 选中明细字段行之后点击和，这一步是必需做的，而且明细字段必需放在对应的表头标示和表尾标示之间，主字段则不能放在表头表尾之间，否则系统会出错。 在明细显示名的上面添加明细字段的“”、“”两个按钮，当然如果节点不能编辑明细字段，这两个按钮无需添加； 明细字段除了单行文本框和多行文本框之外，其它字段不能设置自动折行。这个表单涉及了很多的计算： 首先是明细字段中人民币金额=原币金额*汇率，所以在明细