第四章会计核算软件的操作要求.docx

1、第四章 会计核算软件的操作要求第四章会计核算软件的操作要求第一节电算化会计核算基本流程与手工账的异同： 电算化会计核算在一定程度上是用计算机代替手工操作，因此其核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的具体工作内容和方式有很大差别。 一、手工会计核算基本流程 四大缺陷： 1、 数据重复；2、 准确性差；3、 提供信息不及时；4、 工作强度大。二、电算化会计核算基本流程 1.编制记账凭证的三种方式： （1）手工编制完成记账凭证后录入计算机; （2）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证； （3）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据。例如，由固定资产核算模块根据预定的折

2、旧资料自动生成的计提折旧凭证。 2.凭证审核要点： （1）凭证审核是由负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证; （2）会计核算软件可根据审核情况进行自动控制： 未通过审核的凭证，不能进行记账； 已通过审核的凭证，不能由凭证录入人员直接进行修改。 3.记账要点： 记账是由有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照记账程序自动进行的。 （1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；（2）同时登记总账、明细账和日记账；（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做标记，不产生新的会计核算数据。4.结账和编制会计报表要点： （1）手工会计核算流程中，结账和

3、编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。（2）电算化会计核算中，由于可以一次性预先定义账户结转关系、账户与报表的数据对应关系，因此结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。第二节通用账务处理模块基本操作第一单元系统初始化系统初始化=初始设置 A系统初始化是整个会计电算化工作的基础； B系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程；（游戏规则：+手工账数据） C系统初始化工作未完成，系统将拒绝执行日常使用操作； D系统初始化工作的好坏，将直接影响到系统以后运行的准确性和效率性。 一、账套管理 账套：是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资

4、料，即一套会计数据文件。（一套软件可以建多套账） 【例如】“富人与穷人有限公司”账套包括：账、报表、工资、固定资产、应收应付等各项数据。 （一）新建账套1.启动账套管理：单击屏幕左下角开始，选择程序金蝶 KIS专业版工具账套管理，出现账套管理登录界面。默认用户名：Admin，无密码，直接点【确定】，进入金蝶 KIS 账套管理； 2.新建按钮（单击操作新建账套）：录入账套参数，完成后单击【确定】按钮，系统开始建立账套； 3.账套建立成功：窗口会出现账套列表，点击退出完成。注：新建账套-要点 1.账套：一套软件可以建多个账套； 2.账套号：可以修改、必须唯一； 3.数据库路径：账套在计算机磁盘系统

5、中的位置。 （1）一般应在计算机硬盘上建立专门目录作为数据库路径，不可以将路径指定到U盘等移动储存介质； （2）切忌将数据库路径指定为磁盘的根目录。 如： D: 不行 D:富人与穷人账套 可以 （二）修改、删除账套 1.路径与新建账套相同； 2.选中目标账套后，双击账套就可以修改，单击删除按钮就可以删除。 （三）备份、恢复账套 1.备份：路径与新建账套相同； 2.恢复：路径与新建账套相同； 二、系统参数设置在建好账套后，第一次打开账套时，无论操作什么都会提示【请先到系统参数中设置会计期间、启用期间和记账本位币】。 路径：【基础设置】【系统参数】三、设置用户组、操作员及权限路径：【基础设置】【用

6、户管理】1.何时设置：一般在系统初始化时进行，日常使用中，应根据人员变动情况随时调整用户和授权。 2.操作员设置：是为了解决“谁”可以合法的进入会计电算化系统。会计软件有默认操作用户，如账套管理中“Admin”、核算软件中“Manager”，首次进入只能以默认操作用户登录，然后可根据需要进行增加其他操作员。为了防止非法登录，每个操作员都设置登录密码并定期或不定期更换。 3.权限设置：是为了解决操作员可以“干什么”的问题。电算化系统对操作员授予不同的操作权限，所有操作员都只能在授权范围内操作。 操作员进入系统时： 一关：用户名、密码确认身份 二关：权限范围操作 （一）新建用户组 （二）设置权限

7、界面：权限大类16组，组内又要分两类；单击组前选两类； 全选全清很方便、个别权限点高级、数据授权看商人；授完别忘点授权。 （1）用户隶属于系统管理员组，用户拥有所有系统的操作权限，不必对其进行授权。（2）设置用户组权限方法相同。对用户组的授权成为该组成员的基本授权，还可以在用户组授权的基础上对用户授予其他权限。要点： 1.系统管理员组拥有所有的操作权限，包括建立其他用户和用户组并为其授权； 2.电算主管作为系统管理员组成员，由其进行用户管理； 3.其他用户只有修改自己口令的权限，无权更改操作权限； 4.授权时应当遵循不相容职务相分离原则； 5.人员离职后，要及时删除或者禁用。 四、设置计量单位

8、 路径：【基础设置】【计量单位】五、辅助核算项目设置（部门、职员、供应商、客户） 1.辅助核算：辅助会计科目核算，作用类似明细科目。 手工：“应收账款”科目-A公司 -B公司 -C公司 电算化：“应收账款”科目不设明细，设置“客户”辅助核算； 手工： “生产成本”科目-A商品 -B商品 -C商品 “库存商品”科目-A商品 -B商品 -C商品 电算化： “生产成本”、“库存商品”科目不设明细，设置“物料”辅助核算； 那么需先将各“商品”名称录入计算机，将来选择使用。 2.辅助核算项目：系统提供了客户、职员、供应商、物料、部门等核算项目作为辅助核算。 3.路径：【基础设置】 【核算项目】 注意:点

9、击“部门”类别后将光标移到右边空白处单击后点新增按钮。提示：应在“物料辅助属性”中设置而非“核算项目”中设置。 六、外币币种及汇率设置 路径：【基础设置】【币别】七、会计科目设置 （一）引入会计科目 路径：【基础设置】【会计科目】 【文件】 【从模板中引入科目】选择模板类型（新会计准则） 【引入】选择科目。（二）新增会计科目 路径：【基础设置】 【会计科目】【新增】注意: 1.子科目与父科目之间是用小数点来进行分隔的。2.二级以后的明细科目代码位数设置可以根据用户的需要自行设定，没有限制，例：人民币可以设为 1001.001；明细科目可以设置无数个级，位数设置也无规定，根据用户需要设定。3.在

10、命名科目名称时只需命名本级科目名称，不必带上级科目名称。4.新增有辅助核算科目时，如外币，则需在外币核算后面选择对应外币。（三）修改会计科目科目一旦设定完毕，已录入期初余额或编制凭证时已使用过该科目，则该科目及其上级科目都将不能再进行修改。（四）删除会计科目小提示 只有未被使用，没有各项发生额、余额；没有下级科目的科目才可以删除，否则，系统不允许删除。 八、初始数据的录入（一）科目初始数据1.录入（1）初始余额的录入分年初和年中两种情况进行处理：年初：账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的初始余额；年中：账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间，此时需录入截止到账套启

11、用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额（或建账月份的月初余额）。（2）录入金额在最末级明细，系统自动对上级科目数据自动进行汇总计算。（3）在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据。白色区域：表示可以直接录入的；黄色区域：表示数据自动汇总计算出来的。 2.科目期初余额进行试算平衡（二）固定资产期初数据考试：题目已设置好类别，可直接进行金额的录入。（三）应收应付初始数据【路径】【初始化】【应收应付初始数据】【客户】客户代码（点查看进行选择）点明细下的“”录入应收账款原币。【路径】【初始化】【科目初始数据】在币别下选择【综合本位币】 【平衡】 【

12、关闭】。注意：有外币业务的情况下，必须切换到综合本位币状态下再试算平衡。注意:借贷方差额为0平衡,只有平衡后方可启用账套。小提示如果科目数据为外币业务，要选择“美元”和“欧元”币别才能录入，数据录入后在“人民币”状态下是无法看到的，必须选择“综合本位币”才能查看到“银行存款”的总额。“应收账款”和“应付账款”下设有核算项目，所以必须按“客户”和“供应商”明细录入。不能直接录入，必须点击“”处。预付账款既有往来核算又有外币核算, 先选择币别。（四）启用财务、业务系统路径：【初始化】【启用财务/业务系统】【开始】【确定】。九、设置凭证类别路径：【基础设置】【凭证字】选择“记”【操作】【凭证字管理】

13、选择“记” 【设为默认】【确定】。十、设置结算方式路径：【基础设置】【结算方式】1.新增结算方式2.修改结算方式“JF01-现金”核算科目为“1001库存现金”。注意:修改时选择要修改的结算方式点击修改核算科目在科目代码后选择。第二单元日常凭证处理一、凭证录入1. 路径：【财务处理】【凭证录入】【要点】（1）凭证字（类型）：录入凭证时应首先选择。（2）凭证号：不同类别的凭证每个月分别从1号开始自动连续编号，需要时也可以人工修改。自动编号：本月最大凭证号加1作为当前凭证号，避免重号、漏号、串号的发生。手工编号：如果出现重号将弹出提示、不允许保存。（3）附件张数：根据给定数字填制；序号：自动生成。

14、（4）制单日期：录入“制单日期”后，“业务日期”会跟着改变。系统会自动给出上次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。只允许输入未结账月份的凭证。（3月结账，当前月4月，能记5月的凭证吗？）（5）摘要：简明扼要（有字就行）；（“.”是复制上一行摘要）（6）科目：F7键选择科目、双击录入单元格选择录入；或输入科目代码和助记码软件将自动显示科目名称；会计科目必须在系统初始化会计科目设置中已经设置;不需输入科目的汉字名称，计算机会根据科目代码自动切换为该代码所对应的会计科目名称；必须是最末级明细科目;科目与当前凭证类型相符。（7）辅助信息：“往来核算”科目时,输入会计科目后,在凭证下方有对应的核算项目,

15、如:职员、客户、供应商等,将鼠标放在空白框内按F7,选择对应项目即可；“数量金额核算”的科目, 系统会自动弹出数量格式让用户录入，用户只要录入单价和金额即可；“币别”核算,只需在原币下录入原币金额即可，录入后系统会根据外币汇率*原币金额得出本位币的金额；“结算信息”：结算方式、结算号。（8）金额：每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在，每条分录的金额不能为零。 保存凭证时，软件自动借贷平衡检查；若要输入负金额，在录入数字前先输入“-”号，系统即会以红字显示；清除金额栏中的数据，将光标移至金额处，敲“ESC”键即可；按空格键转换金额的借贷方向，将光标定位于要转换的金额栏上，然后按

16、“空格”键进行切换；【删除】按钮：删除凭证中的某一条分录。 二、凭证查询1. 路径：【财务处理】【凭证管理】2.如何查询？点击凭证管理后，需在过滤页面输入题目给定的条件。 用户设定查询条件后，系统就会列出符合条件的凭证，之后才可以进行修改、审核、打印操作。（1）简单查询 （2）自定义条件查询三、凭证修改、删除1. 【财务处理】【凭证管理】【过滤条件】找到凭证【修改】先查后改。在“序时簿”窗口，定位于要修改或删除的凭证中，单击工具条中相应的【修改】、【删除】按钮，对凭证进行修改或删除，修改完成后，按“保存”按钮。双击凭证：只能看不能改。2.修改删除前提：没审核。（1）未经审核的凭证，凭证录入人员

17、可以直接修改；（2）已经审核的凭证，则不能修改，只有取消审核后才可以修改。断号检查：已审核、已过账、已结账期间的凭证不参与断号整理四、凭证审核1.路径：【财务处理】【凭证管理】过滤找到凭证后点击【审核】凭证打开【审核】2.单张审核：先查询、后选中、两审核。审核通过，系统会在审核人处进行签章。3.成批审核：查询后的菜单中直接批审。路径：【财务处理】【凭证管理】过滤找到凭证后【操作】【成批审核】【要点】（1）审核人与录入人员不允许是同一个人，只有具有审核权限的人员才允许进行凭证审核工作；（2）审核人员发现错误或有异议的凭证，不得直接进行修改，应由凭证录入人员修改后再交由审核人员重新审核；（3）凭证

18、审核签章后，不能修改和删除，必须取消审核签章后才能修改和删除；（4）要取消原审核签章，应由审核人员自己进行。（5）如果记账凭证已经过审核，则在按下【反审核】按钮后会取消原审核签章。 五、凭证过账=记账1.记账：凭证经审核签字后，由有记账权限的操作人员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查并登记总账、明细账、日记账等的过程。系统只能检验记账凭证中的数据关系错误，而无法检查业务逻辑关系。2.特点：会计核算软件记账只是对已记账的凭证做记账标志，并不实际登记和更新账册数据。通过会计核算软件查询输出的账册数据，是根据期初数据和已记账的凭证数据按照需要随时计算出来的。3.已记账凭证

19、错误的更正记账后凭证发现错误，只能用冲销凭证或补充凭证的方法进行修改。红字冲销：已过账；在当前的会计期间生成一张与选定凭证一样的红字冲销凭证。 六、损益结转凭证的生成结转损益：就是将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，并生成一张结转损益记账凭证。1.系统参数设置：本年利润和利润分配2.生成损益结转凭证结转损益前，一定要将所有的凭证全部录入并审核过账，否则结转损益数据不正确！ 七、凭证模板的设置与调用将常用凭证的摘要和科目等内容保存为模式凭证，将来编制凭证时调入模式凭证，修改相关内容后保存即可。1.设置：先录入、再保存、最后单击【文件】【保存模式凭证】设置模式凭证; 2.调用【路径

20、】新增凭证后，单击【文件】【调用模式凭证】八、常用摘要的设置与调用在摘要录入的过程中，可以使用“摘要库”，将常用摘要放在摘要库中，使用时选择即可。【要点】双击单元格-设置、双击单元格-提取。 九、结账在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账了。系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。小提示 1.如果该月还有未记账的凭证，则不允许结账；2.如果上月没有结账，本月不允许结账；3.结账后，不能再录入已结账期间的记账凭证；4.本月未结账，可以录入下月的凭证，但不可以记账；5.结账后，账务处理的默认期间自动转为下一期。

21、第三单元 日常账簿处理一、总分类账小提示 【币别】：在这个选项中可以选择不同币别输出总账数据，系统提供了本位币、外币、综合本位币、所有币别多栏式选项。本位币：输出的总分类账只是本位币的原币发生额，它不包括外币折合的本位币数额。综合本位币：是指所有币别都折合为本位币后的数据的合计值。所有币别多栏式：是各种币别的分别显示。【会计期间】：选择要查询的总分类账会计期间的范围，可跨年跨期查询。 【科目级别】：选择要查询到哪一级会计科目的总账数据。可选择明细科目和非明细科目。 【科目代码】：选择总分类账输出的会计科目范围，可以设置起始和终止的会计科目的代码，科目范围不填默认为所有。【显示范围】：未记账凭证

22、路径。二、明细分类账三、日记账出纳管理模块进行操作，前提：凭证必须已经记账。1.基础设置2.初始化设置引入、银行账号3.日记账的查询四、多栏账1.设计多栏账2.查询多栏账【账务处理】【多栏式明细账】【设计】【新增】录入要查询的会计科目【自动编排】【保存】选择明细账名称 【确定】【确定】五、项目分类账六、凭证汇总表、试算平衡表、科目日报表第三节报表处理模块基本操作一、报表初始化编表方法：每期编制方法都 一样，只是基础数据不同。最初：制定模板-定义报表格式及表内数据的生成公式将来：每期自动取数计算，快速生成报表（一）初始化新建报表定义报表格式定义报表取数公式定义表内、表间勾稽关系设置报表参数（二）

23、报表定义特点（格式、取数和审核公式定义）1.报表定义工作量大，准确性要求高、直接关系到自动编制表的准确性；2.定义是一次性的，以后报表编制工作都由系统自动完成，大大减少了工作量；3.合法性检查：定义时还可以根据表内、表间勾稽关系定义审核公式，以后生成报表时由软件根据审核 二、常用报表模板（一）打开模板、参数设置、生成报表1.显示公式/显示数据【显示公式】：报表将显示您所定义的公式；【显示数据】：报表将显示公式计算后的数据。2.表页管理【格式】菜单【表页管理】进入“表页管理”； 单击【添加】按钮增加表页，表页张数任意设置。（如：资产负债表有12个会计期间）单击【删除】按钮将不用的表页删除掉。【路

24、径】：【格式】【表页管理】3.设置取数期间【路径】：【工具】菜单-选择【公式取数参数】（三）设置公式路径：【插入】【函数】或者选择FX按钮调出函数列表。1.ACCT（总账取数函数）2.ACCTCASH（现金流量）3.REF-F（两表间）【要点】参数：期末选2项，年初选4项，起止期间都选1；“应收账款”项目的期末余额=应收账款借末+预收账款借末-坏账准备贷末“应付账款”项目的期末余额=应付账款贷末+预付账款贷末【要点】两收两付科目：只指定余额不行，还需要指定借方期末余额还是贷方期末余额；三、自定义报表（一）新建报表路径：【报表与分析】【自定义报表】点击工具栏中的【新建】按钮。（二）项目、格式、公

25、式设置项目（三）参数设置第四节应收应付模块基本操作一、初始化设置（第1节初始化中已讲解）（一）设置往来单位档案（二）物料设置（三）初始数据录入二、采购与应付管理（一）录入采购发票【路径】：【采购管理】【采购发票】（先保存后审核）（二）录入付款单付款：预付款和付款业务提示：先保存后审核。（三）付款核销1.什么是付款核销？同一客户的预付与应付、应付与应收的抵销。2.核销原则：可以一张发票对应一张付款单核销，可以一张发票一次对应多张付款单核销，也可以一张付款单对应多张发票；还可以多对多；核销金额=付款金额3.核销方法（1）自动核销：用户指定核销条件后，系统根据核销条件自动选择匹配的单据进行核销。（2

26、）手工核销：用户确定收款单和应收单匹配关系进行核销。（四）生成凭证 【路径】：【应收应付】【生成凭证】（五）采购和应付报表【路径】：【采购管理】【账簿报表】【路径】：【应收应付】【账簿报表】三、销售与应收管理（一）录入销售发票【路径】：【销售管理】【销售发票】（先保存后审核）（二）录入收款单【路径】：【应收应付】【收款单】（先保存后审核）【路径】：【应收应付】【收款单】（先保存后审核）（三）收款核销【路径】：【应收应付】【往来核销】（先自动核销-保存-后审核）（四）生成凭证【路径】：【应收应付】【生成凭证】（五）账表查询【路径】：【应收应付】【账簿报表】第五节工资模块基本操作一、初始化设置（一

27、）设置工资类别（富人与穷人账套）将工资分类别核算，才能多套工资方案核算、工资项目可不同。在进入工资管理系统之后，首先应建立或者选取一个工资类别，然后才进行相关的操作。如果没有选取工资类别，进行其它操作时都会弹出选取类别的窗口。【路径】：【账簿报表】【类别管理】设置后选中“正式职工”类别，单击窗口右下角“选择”按钮。（二）建立部门档案“账簿报表”“部门”两种方法：A：可以点击“新增”增加部门B：也可以点击“导入”，将总账系统和其他工资类别中的“部门”资料引入进来。（1个、多个、全部）（三）建立职员档案所有职工都必须先建立档案，登记姓名等信息，才能计算其工资。【路径】：【账簿报表】【职员】（四）币

28、别设置通用币别设置：设定工资支付时所使用的不同货币。币别与总账系统信息共享、与类别无关、各类别信息共享，操作参考总账中币别设置。（五）银行设置【路径】：【账簿报表】【银行】（六）项目设置工资项目：工资的组成项目。工资项目设置：指定义工资项目的名称、类型、长度、小数、属性，它是计算工资的基础。【数据类型】：文本型的不能参加运算，可以输入字符和数字；货币型的只能输入数字，可以参加计算；【项目属性】：固定项目：工资计算不需要改变，内容带入到下一次工资计算。可变项目：可根据需要进行选用或不用的项目，其内容随工资计算发生改变，如预设的应发合计项。（七）公式设置定义：指设置某些工资项目的计算公式及工资项目之间的数据运算关系，是自动计算工资和生成计算工资记账凭证的基础。 （八）设置工资转账关系通过事先设置工资转账关系，就可以每月自动分配工资费用，生成转账凭证。（九）工资原始数据录入【要点】1.基本不变数据和变动数据，其中变动数据要在每月进行编辑修改；2.姓名等基础数据和通过公式自动计算数据不能输入;3.“代扣税”项不输入，待使用“所得税计算” 功能计算后引入结果。二、日常业务处理（一）工资变动数据录入（二）职员变动如：部门间流动、职称变动、职位变动等。变动影响：（1）影响下一个工资期间：【基础设置】模块-职员管理;（2）影响当前的工资