XX集团行政人事制度.docx

1、XX集团行政人事制度XX集团有限公司行政人力资源管理制度为加强XX集团有限公司（以下简称：集团）内部管理，增强核心竞争力，适应市场经济和现代企业管理需要，健全内部行政事务及人力资源管理制度，为集团做大做强奠定坚实基础。根据公司法劳动法等相关法规,结合实际现状制定本制度。第一部分 总则一、适用范围：本制度适用于集团及各子、分公司和控股公司（以下简称所属公司）。二、集团所属公司根据其跨行业、跨地域和自身特点，应在本制度原则框架下制定符合自身公司运作的相关制度。三、本制度分为总则、办公行政、人力资源管理、公司规范等四部分分别对集团内部管理的各方面作出规范性规定或要求。第二部分 办公行政管理资产管理制

2、度一、实行物品采购报告制度。办公用品包括办公用具、电脑设备、微机耗材、宣传品、纪念用品、印刷品等。集团各部室及所属公司，采购办公用品时，由申请人填写物品采购申请单，报部门负责人批准（注：集团各部室由部门负责人签字批准，所属公司由其公司总经理、副总经理签字批准），报行政部，由行政部审核并呈报集团领导批准。二、进一步规范物品采购程序。经集团领导批准的物品采购申请单，交由行政部负责采购，专业性较强的物品由行政部会同报请部门人员一起采购。三、普通办公用品、低值易耗品的采购，集团各部室及分公司定期提报计划至行政部，由行政部负责统一购买，登记台帐，各部门再统一至行政部领取使用，并做好领用登记。由于特殊情况

3、确需由各部门自行购买的物品，由行政部审核备案。单价超过100元以上的（如U盘、计算器等用品）严格控制采购，同一物品两年内一般不能重复领用、更换，确需更换的，按程序批准后以旧换新。四、大宗采购及相关项目联合采购由项目负责人填写物品采购申请单，项目分管副总审批后，由行政管理部保总经理批准并会同项目组人员共同采购。五、管理使用：单位价值在500元以上，使用年限在一年以上，基本保持原来物品形态的办公设备、设施和有关用具，属于个人管理使用的，应做相关登记，个人要爱护使用、妥善保管；属于部门公共使用的，部门要确定专人负责。六、电脑、网络的使用管理1、公司分配给员工的电脑，包括电脑上安装的系统和各种办公应用

4、软件属于公司财产。员工因私人使用造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责赔偿。2、员工不得用公司的网络浏览与工作无关的网站，或下载与工作无关的软件，以免造成公司网络的速度下降，甚至堵塞。严禁办公时间用网络工具私人聊天。3、所有员工因公对外邮件，一律使用公司信箱，并请密件抄送给相关主管。不要用公司邮箱发送和接受与工作无关的邮件，以减少公司网络被病毒和黑客攻击的几率。邮件发出后需通知收件人，以保证邮件信息传达。4、工作空闲时间，允许阅读有关业务书籍和文件。无论上下班时间，严禁使用公司电脑（上网）玩游戏、聊天、炒股、看娱乐光盘。员工出差管理制度七、员工出差必须履行相应出差审批手续，到人力资源部填写出差

5、审批单，并按程序审批后方可出差。未按程序审批的，出差费用不予报销。八、员工参加各类经贸洽谈会、展览会、业务培训会，须持邀请单位加盖公章的邀请函或会议通知，到人力资源部办理登记审批手续，报集团领导审批。九、员工出差，须经本部门负责人同意后，报集团行政部备案。主管以上人员出差，须经集团分管领导同意后，报集团总经理批准。十、借款程序1、借款人填写借款申请单；2、部门负责人签字审批；3、财务负责人签字审批；4、总经理审批。十一、报销程序1、粘贴符合公司要求的单据，本人签字；2、到财务部找会计复核；3、部门经理签字审核；4、到财务经理处签字审批；5、总经理签字审批；6、到财务部办理报销手续。十二、出差费

6、用标准1、长途交通费（1）工作人员出差原则上一律不得乘坐火车软席卧铺，特殊情况需乘坐软席卧铺的要经公司领导批准。乘火车从晚上八时至次日晨七时之间，在车上五个小时以上，或连续乘车超过十个小时的，可购硬席卧铺票（中途转车又未住宿的，乘车时间可以连续计算）。工作人员乘火车出差，购买餐车茶座的费用以及其他服务性旅杂费用由个人自付，公司一律不予报销。（2）工作人员乘坐长途公共汽车（含可躺式客车）出差，允许购买卧铺票。（3）工作人员出差需乘轮船的，公司级领导可乘二等舱位，其余一律乘坐三等以下（含三等）舱位。（4）除公司领导外，工作人员出差一般不得乘坐飞机，确因公务紧急，路程较远、其他交通工具不便需乘飞机的

7、，须事先书面报总经理批准（即在出差申请单上批注），未经批准而乘坐飞机的，乘机费用不予报销。（5）由青岛、连云港乘坐飞机、火车、轮船出差的，公司中层以上干部可由公司派车接送，其余人员一律乘公交汽车，特殊情况需派车接送的，报总经理批准。（6）工作人员赴外地出差期间，据实报销出差期间的市内交通费，一般情况下乘公交车、地铁，特殊情况下可乘坐出租车。（7）公司赴外地参加脱产培训、学习人员，其入学、结业及学校统一放假往返路程可每次凭据按时报销直线单程往返车船和市内公共汽车票。（8）随带公司交通工具出差人员不报销出差交通费。2、住宿费（1）凡有关单位组织的各项会议，住宿费凭会议通知和会务组出具的发票，由总经

8、理签批后据实报销。（2）经公司统一安排参加各类专业脱产培训、学习的人员，学习期间的住宿应由办学单位统一安排，凭学校住宿证明及收费单据按实报销住宿费用。（3）因其他工作需要，到外地出差，一律住三星级（含三星级）以下宾馆。住宿费报销最高保准按表一执行，超过规定标准的，超过部分一律自理，低于规定标准的，凭据按实报销。3、伙食补助费出差人员不分途中和住宿，每人每天伙食补助标准按表一执行，省内各市地出差当日返回的20元。表一 出差人员伙食费补助及住宿交通费标准项 目地区类别 标准（元）伙食补助费一类地区60二类地区50三类地区40住宿费一类地区260二类地区160三类地区130长途费用不分地区标准内实报

9、实销，必须提供车票。市内交通费不分地区实报实销，必须有车票。注：一类地区：北京、天津、上海、深圳、重庆、青岛、大连、厦门、宁波、温州、珠海、汕头以及各省会城市；二类地区：指除一类城市之外的各省区地级市；三类地区：指除一、二类城市之外的其它城市地区。 财务管理规定十三、 业务招待费1、业务招待餐饮、住宿、由集团行政部负责审批。总部各部室业务招待须填写业务招待审批单，由部门负责人签字，报行政部统一安排。2、本着节约的原则，严格控制用餐标准、用餐人数，降低招待费开支。因情况特殊不能事先填写业务招待审批单的，应电话或者短信向集团行政部申请，事后补办审批手续。3、每月底审计部会同行政部合适有效单据，报请

10、总经理审批后，由财务部予以结算。十四、集团财务部应加强现金管理，对购置固定资产、办公用品以及出差等业务需要借用现金的，应严格审批程序，凭物品采购审批单、出差申请单办理现金预借手续。十五、集团所属各单位、部室的固定资产、办公用品、业务招待、公务出差等费用逐步纳入本单位成本费用绩效考核目标管理。车辆管理规定十六、用车管理办法1、集团总部车辆使用由行政部统一管理和调配。2、派车原则：根据用车需要按计划派车，优先保证公司业务；3、业务部门出差用车，由用车人填写用车审批单，并由部门经理签字确认，行政部经理签字后，由行政部车辆管理员安排车辆。4、业务部门用车，由集团行政部车辆主管审核每次用车的开支，列入各

11、部门的费用支出中。每月统计审核后，报集团财务备案。5、为更好的提高车辆的利用，未出差车辆，每天上班后交集团行政部统一管理。在保证公司领导用车的前提下，各业务部门市内用车需提前10分钟到行政部申请，由行政部车辆主管协调安排。6、严禁未经批准私自出车，如有发生，公司将严肃处理。7、各业务部门用车期间要注意保持车内卫生，最大限度的降低车内污染。8、随车司机应注意爱护车辆，严格按保养手册里程定期保养，严禁野蛮行车。9、司机行车应遵守交通规则，注意行车安全；如车辆发生刮碰应及时上报公司，如因瞒报并私自处理造成损失由责任司机全部承担，公司将视情节轻重另行处罚责任人员。年度内如无责任事故，司机将得到安全奖；

12、如出现责任事故，则根据轻重程度做相应的处罚。10、公司将定期审核各车辆使用期间的用油、维修、保养等一系列费用，并作为考核奖惩依据。（期间的业务量大小公司将适当区别）。11、司机平时要加强学习，提高自身素质。业务出差要严格遵守公司纪律，配合业务人员，做到任劳任怨，积极维护好公司的形象。十七、车辆燃油管理1、由车辆主管根据库存数量适时填写购买申请单，经行政部和总经理签字后，报财务部统一购买。财务部购买后，将充值的加油卡转车辆主管登记保管。2、燃油的使用（1）公司的每位司机都应该本着高效、节约的原则使用燃油。行车过程中油门适中，油门与档位合理配合，避免增加油耗。各业务部门应密切配合，同时能办的业务应

13、一次办好，避免重复跑路。（2）为了便于管理，加油卡本着“内用不外用”的原则，出差车辆不能带卡外出。司机要在上班后第一次出车前、下班后，提前报请加油，以免耽误工作。（3）车辆需添加燃油时，司机到行政部填写登记表、注明时间、事由、此前行驶里程、加油数量等。然后由车辆主管安排加油。（4）在外出差途中加油，由随车业务员负责支付加油款项，并负责报销单据。（5）车辆主管将根据里程，不定期抽查燃油使用数量，与正常额定使用数量对比，如出入较大，司机应作出说明，经查如营私舞弊，马上开除。十八、车辆维修及保养管理办法1、车辆的维修及保养应坚持确保车辆运行安全和做到厉行节约的原则，实行统一管理，定点维修。2、集团公

14、司就近选择一至二家车辆维修企业，并与其签订维修合同，按合同规定维修车辆。3、集团公司成立车辆故障检测小组，负责车辆故障技术鉴定工作，鉴定小组成员由三人组成，由车队主管任组长。4、5、车辆故障报修程序（1）由车辆使用人员提出修车报告。（正常保养除外）。（2）由检测小组鉴定车辆检测故障原因，到维修厂家询价后，由车队负责人写出书面的维修报告。（3）集团行政部经理签字。（4）集团领导审批同意。（5）驾驶员持车辆维修审批单到定点修理厂修理。（6）车辆修理完毕，驾驶员验收合格后，应对修理所用的材料及工时费等签字确认。（7）维修费报销程序：由车队和财务人员共同到修理厂结算；车队填写报销凭证；行政部审核；按集

15、团报销制度由集团领导签字报销。（8）在外出差的车辆发生故障或事故，经集团领导同意，可就近维修，但仅以恢复车辆运行为限。同时报行政部备案。十九、驾驶人员管理1、所有驾驶人员一定要彻底了解所驾驶车辆的性能特点及注意事项，遵守职业道德，悉心爱护车辆，杜绝野蛮驾驶。必须按规定程序驾驶，保证车辆完好无损。2、日常养成观察车辆的习惯，注意经常对车辆进行检查，听车辆运转是否正常有无杂音。适时打开前盖检查有无部件松动，检查机油、刹车、轮胎、转向、灯光、冷冻液等是否有安全隐患，发现故障及时报修。3、公司所有驾驶人员要加强对所管理和使用车辆的保养与维护。经常检测各项性能，及时发现问题，及时维修。确保车辆完好率达9

16、6%。注意车辆卫生，保持车辆清洁，泊车有序。印鉴管理制度二十、印鉴管理1、印鉴包括集团及所属公司公章、合同专用章、法人代表名章、财务专用章等，以及各类业务用章、中英文章。2、集团行政部是印鉴管理的职能部门，负责印鉴制发、改刻、废止、使用管理等具体工作。未经总经理批准，任何部门和个人不得私自刻制、启用、更换、注销各种印鉴。3、集团印章实行集中管理办法，集团及属各单位公章、合同专用章、中英文章等由集团行政部负责管理；法人代表名章、财务专用章由财务部负责管理。二十一、制发与改刻、废止1、集团印鉴的制发、改刻、废止，由集团行政部根据工作需要，经总经理批准后，方可执行。2、因工作或业务需要更换或废止的印

17、鉴，应由印鉴管理保管人及时将旧印鉴交还集团行政部。3、印章销毁必须由总经理批准，集团行政部负责组织。4、集团印鉴在受到遗失、损毁等情况时，相关印鉴专管人应迅速向集团行政部报告，由集团行政部向总经理汇报，并及时采取补救措施，依法公告作废。同事，根据情况办理刻补手续。印鉴的保管必须安全可靠，因遗失、被盗等造成的损失，印鉴专管人和主管领导负相关责任。二十二、印鉴的登记及使用1、新启用印鉴，必须到集团行政部办理启用登记手续，并存留印模，确定专管人员。2、集团及所属各单位印鉴需在几天行政部进行登记备案，印鉴管理部门和负责人应对用印情况及时进行登记、存档，以便查询。3、如遇印鉴专管人工作调动，必须办理印鉴

18、及已使用的登记本交接等手续。4、印鉴使用应严格执行用印审批和登记手续，必须认真、清楚、详细地填写印鉴使用登记薄。5、使用公章及合同专用章时，使用人员应先填写登记表，报部门领导审阅，部门领导审阅无误后，报集团行政部审批。经集团行政部同意后，印鉴专管人员可予以盖章。未经批准，禁止使用集团印鉴，违反规定追究相关人员责任。6、所有印鉴实行印鉴专管人保管制度，严格履行审批登记手续，防止丢失和滥用。印鉴不使用时，必须锁于保险柜内。若因管理不善而造成损失的，直接追究印鉴专管人和部门负责人的责任。保密管理制度二十三、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往与合作中，须特别注意不泄露公司商业秘密，更不准出卖公

19、司的商业秘密。二十四、公司秘密关系到公司的发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉。公司秘密包括下列秘密事项：1、公司经营发展决策中的秘密事项；2、人事决策中的秘密事项；3、专有生产技术及新生产技术；4、招标项目的底标、合作条件；5、重要的合同、客户、贸易条件和贸易渠道；6、公司非向公众公开的财务、证券情况、银行账户账号；7、其他总经理确定应当保守的公司秘密事项。二十五、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管。二十六、根据需要公司秘密限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工负有保密义务，泄露秘密应承担相应责任。二十七、记载有公司秘密事项的工作笔记

20、，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。二十八、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。二十九、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。故意或者过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。第三部分 人力资源管理一、招聘录用1、招聘（1）严格实行审批计划招聘。在各单位、部门因业务开展需要增加人员，原则上在集团内部调配解决，确需招聘新员工的，须填写员工招聘申请表，经部门负责人、集团分管签字核准，交集团行政部人力资源部审核，总经理批准后方可组织招聘。（2

21、）人力资源主管根据招聘人员素质要求，制定招聘方案，确定招聘渠道和方式，实施公开招聘。2、招聘原则（1）统一招聘原则：各申请各部门所需人员，一律由人力资源部组织统一招聘，各部门可充分发挥本部门的业务优势择优推荐人才，但必须经人力资源部进行资格审查；（2）岗位标准原则：员工招聘申请表里的认知要求是招聘工作的重要依据，各部门应根据岗位要求准确填写；（3）学能并重原则：新招聘员工原则上须全日制本科以上学历，如属特殊岗位、特殊人才可适当放宽学历限制，但须总经理批准。（4）内部优先原则：集团及所属单位、部门有管理岗位出现空缺，优先考虑从现有员工中选聘；（5）涉嫌回避原则：集团鼓励在职员工推荐人才，但不得因

22、为特殊的私人关系而减低录用标准，特殊情况经总经理批准方可，但不得安排在所分管部门工作；（6）有序引进原则：集团录用新员工以引进有工作经验人才和应届高校毕业生并重，统一面向社会公开招聘。3、招聘程序招聘原则上须按以下程序进行：填写招聘申请表按流程审批（批准后）组织招聘（征寻人才）组织面试、复试（面试完毕）录用审批（批准后）办理入职手续4、聘用报到被聘用的新员工报到时应提供以下资料：（1）被聘用人员之前如为在职人员，应提供与原单位解除关系的证明资料（证明）。（2）本人身份证、学历（学位）证明、职称及其他相关资格证明正本和复印件一份。（3）集团所在地区（县）级以上医院开具的体格检查报告正本（有效期为

23、报到日之前30天内）（4）本人最近三个月内一寸正面半身免冠彩色证件照两张。（5）按约定须提供的无违法行为等其他证明资料。上述资料均应在报到时按要求提供，并最迟于一周内补交完毕，否则将视情况暂缓聘用。5、聘用限制有下列情形之一者，不得聘用为本公司员工：（1）违反国家政策规定者；（2）证件不齐全且无法于规定时间内补齐或健康检查不合格者，或发现有严重性传染病者；（3）不具备相应学历者；（4）有违法犯罪前科或判刑确定或通缉者；（5）吸毒、赌博行为或参与团伙斗殴等不良记录者；（6）不按公司规定签订保密、服务期等合同或协议的；（7）被聘用人员于报到后被发现有上述行为并属实者，在试用期间应列为试用期不合格，

24、给予辞退；在试用期满转正后被发现有上述行为属实者，按公司规定辞退不给予任何经济补偿。二、员工档案管理（一）员工档案类型1、在职员工档案：所有在职的员工在自到公司的第一天起建立档案，档案内容包括：员工应聘登记表、身份证、毕业证和相关资格证书的复印件一份、转正申请表、每年的工作总结和绩效考核表、劳动合同、奖惩记录等其他相关资料。2、离职员工档案：所有离职人员的档案集中存放，档案内比在职员工多的资料：离职申请表、工作交接单等离职手续资料。（二）员工档案管理程序1、从员工上班的第一天起建立员工档案。2、员工档案根据各个子公司进行编码存档。3、建立电子档案，内容包括：档案编号、所在部门、姓名、入职日期转

25、正日期、合同截至日期、职位、出生日期、身份证号码、学历、专业、毕业院校、毕业时间、籍贯、持有证书、参保时间、离职日期、离职原因。4、员工离职后按照离职顺序另外存放，档案封面上标注”离职人员”和离职日期。（三）员工档案管理流程图建立档案 档案编号 建立电子档 离职 建立离职档案二、试用1、公司新进员工试用期原则上为三个月，有工作经验且经集团领导特批的除外。2、试用期员工应认真接受公司的入职前培训，掌握公司的基本情况，熟悉公司的管理规定，不得无故缺席。3、试用（实习）期待遇：试用期员工发放试用期工资，并按不同层次毕业生提供不同的工资待遇；应届中专（技校）毕业生月工资不高于当地同期最低工资标准，应届

26、专科毕业生月工资按最低工资标准上浮50元/月，应届本科毕业生按最低工资标准上浮100元/月，应届硕士毕业生按最低工资标准上浮150元/月，应届博士毕业生按最低工资标准上浮200元/月。试用期待遇参照正式员工的执行。实习员工发放生活补助500元/月，不享受其他待遇。4、有工作经验的，按实际工作时间和考核考聘结果及岗位确定试用期和工资待遇。应届毕业生从取得毕业证之日起计算试用期，毕业前属实习期，实习期不计算工龄。5、员工试用期满后，由所在部门填写转正审批表，经所在部门鉴定，并由部门负责人填写转正意见，报集团领导批准转正，到行政部（人力资源部）办理转正手续。6、试用期员工经考察不合格的，可考虑辞退或

27、适当延长试用期（但总试用期不能超过六个月）7、试用期员工转正后，由行政部（人力资源部）向财务部出具转正通知，按公司薪资管理办法确定工资发放标准。8、试用（实习）期员工应遵守公司管理制度，与正式员工同等对待。9、试用期辞退：（1）试用期间发现不符合录用条件的；（2）发现所呈报资料和证件有虚假的；（3）不胜任本岗工作或完不成任务的；（4）有违反公司管理规定等违纪行为的。三、签订劳动合同1、所有正式员工必须与公司签订劳动合同。2、按照劳动法的规定，试用期间如试用不合格，集团可随时通知停止试用并解除劳动合同；若员工提出辞职，请提前一周提出申请。试用期表现优秀者，公司将给予提前转正。3、直接主管或部门负

28、责人应对试用期员工做出评定，填写试用期员工转正考核表，确定试用结束。四、调动公司因工作需要，可根据员工的业务能力表现，调整其职务或工作，员工除有正当理由可申请复议外，必须服从公司的安排。员工调动工作，须到人力资源部办理调动手续。五、离职1、离职分类（1）辞职：合同期未满，由员工本人提出解除劳动关系。（2）辞退：依据劳动合同法规定，达到公司解除合同标准，公司予以解除劳动关系。（3）合同期满：依据劳动合同法规定，公司或员工本人于合同期满前一个月单方提出不再续约。（4）自动离职：员工未提出任何申请且未与部门领导告假，无故连续旷工2天或月累计旷工3天以上。2、离职流程（1）辞职或合同期满员工单方提出不

29、续约：由辞离职员工递交“辞离职报告”，并填写员工辞离职审批表，经部门负责人签字，报分管领导、总经理批准。（2）辞退或合同期满公司单方提出不续约：由行政部（人力资源部）出具解除劳动关系通知书，由员工本人签字，并填写员工辞离职审批表，经部门负责人签字，报请分管领导、总经理批准。（3）自动离职，行政部（人力资源部）视情况，依据法律制度规定出具离职说明，由相关负责人在员工辞离职审批表签字，办理离职手续。具体流程参见附表流程：离职流程3、离职薪酬结算（1）辞职人员工资结算以提出辞职日为依据；（2）员工的养老、失业、医疗、工伤、生育保险自提出辞职或公司出具解除劳动关系通知书当月终止。4、相关规定（1）员工

30、辞职应提前一个月申请，未提前一个月提出的，扣发一个月的工资。（2）自动离职员工因不能办理正常离职手续，如给公司造成损失者，公司将追索其所造成的经济损失。（3）辞离职员工与所在部门人员工作交接时，交接流程要认真细致，应加强财务、行政部用具等交接，出现短少损坏，按价值抵扣工资，如日后出现问题追究相关部门人员责任。六、考勤及休假1、工作时间公司工作日上班时间为：上午8:00-12:00，下午13:30-17:30（根据季节不同，按调整时间执行）。2、考勤管理（1）上班前和下班后必须到指纹考勤机处签到，正常情况下一个工作日前到四次。（2）上班时间因公或因事，不能按时到岗或需要提前离岗的，必须向部门负责

31、人汇报，办理请假手续。出市区必须向公司分管领导汇报，并填写出差申请单或请假条。确因特殊情况不能及时写出的，回公司后三日内到行政部办理手续，否则按旷工处理。（3）员工婚假、丧假、护理假和女工产假、哺乳期的考勤按国家有关规定执行。（4）行政部负责考勤表登记的核查、通报及考勤活动的抽查，出具出发报告；负责编制请假条，保存各种请假证明和考勤记录，并于每月6日前将考勤情况审核汇总，报公司领导签批后送财务部核算，作为绩效考核和发放工资的依据。（5）迟到、早退凡迟到、早退擅离职守的员工，超过一小时的，按旷工处理；造成严重后果者，追究其责任，并给与经济处罚。（6）旷工员工因事不请假或无故缺勤的视为旷工。连续旷工五日或月累计旷工十五日，视为自行离职。3、请假管理（1）员工有事请假，必须提前到行政部填写请假条，并得到所在单位（部室）负责人、分管领导的批准。单位（部室）负责人请假一律报公司领导批准。请假条送集团行政部存档备查。（2