档案工作管理制度.docx

1、档案工作管理制度档案工作管理制度第一条为了加强公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业合法权益及公司各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法和北京市档案法实施办法等法律规章，制定本制度。第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员

2、一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不断提高业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。档案借阅制度第八条借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本

3、部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。第九条查阅档案原件一般限在档案室内。如需借出则借阅期限一般不超过三天。到期不能归还者要及时说明原因，经允许后方可延期归还。第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。第十二条借阅时，档案人员应填写借阅档案登记簿，并对归还的案卷严格检查和清点，然后注销借阅。第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍

4、信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。第十四条对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司管理人员违规处理办法进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；（三）涂改、伪造档案；（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。档案保密制度第十五条认真贯彻档案法，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保

5、密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。第十七条严格执行档案借阅制度，无关人员不得进入档案库房。不得将借阅的档案擅自复制、摘抄或转借他人。第十八条认真做好防火、防盗工作，确保档案机密不被盗、不泄密、不遭人为破坏。第十九条准备销毁的档案经履行销毁手续后，应及时彻底地进行销毁，不准出卖或做他用。第二十条定期清理检查档案，并做好记录。发现问题及时向有关部门及领导汇报。档案保管制度第二十一条全部档案必须按门类分别存放。各类档案及案卷的存放，按分类方案的规定和案卷目录的顺序自左向右、自上而下依次排列。第二十二条档案装具符合国家标准，档案柜坚固耐用、摆放整齐、统一编号

6、，便于管理与查找；归还的档案应随时放回原位，防止出现混乱和丢失。第二十三条档案库房由档案室人员管理，其他人员禁止进入。第二十四条库房内要保持适宜的温湿度：温度为摄氏14-24度，相对湿度为45-60。当温湿度不适宜时应采取措施及时调节。每天有温湿度记录。第二十五条库房内应保持严密、整洁，禁止存放与档案无关的物品。库房窗户应加挂窗帘防尘及防阳光直射档案材料；定期除尘；防虫防霉药剂应在有效期内使用。第二十六条档案库房安装防盗门和护窗栏，门锁齐全有效。班前应检查库房门窗，班后要切断电源、锁好门窗，确认安全可靠后方可离开工作岗位。室内严禁吸烟和使用明火，并配置符合规定的灭火器材。第二十七条每年对档案案

7、卷进行一次全面检查。检查内容主要包括：库藏量、借阅量、移出量、销毁量以及档案保管状况等。认真做好检查记录。案鉴定和销毁制度第二十八条档案鉴定工作要贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，历史地全面地考察档案的价值和作用，准确判定档案保管期限，保证档案质量。第二十九条档案鉴定工作在集团公司主管领导、相关业务部门负责人和档案室人员组成的档案鉴定小组主持下进行。第三十条鉴定档案按档案室编制的档案保管期限表直接对案卷进行鉴定。如果一个案卷内文件内容密不可分而价值有所不同，则以其中最重要文件价值确定该案卷的保管期限。第三十一条对已超过保管期限的档案，应重新进行鉴定工作，慎重确定其存毁。对仍有保存价值的应延长保

8、管期限并做好相应调整；对确无利用价值的应履行严格的手续将其剔除销毁。第三十二条销毁档案要严格履行审批手续。必须编制销毁清册，由鉴定人员签字，报集团公司领导审核批准后进行销毁。第三十三条销毁档案时要严格执行保密制度，由两人监销，监销人应在销毁前认真清点核对，销毁后在销毁清册上签字，并注明销毁方式与日期。第三十四条档案销毁工作结束后，应将销毁清册及时归档。其保管期限为15年。档案统计制度第三十五条做好集团公司档案的日常基本数量统计工作。通过案卷目录、分类目录、借阅登记等，准确、真实地记录档案及档案工作的状况，使基础工作规范化。第三十六条做好每年的档案工作基本情况统计（包括室藏档案数量、年度归档情况

9、、借阅档案人次卷次、专兼职档案人员基本情况、编研情况等）年报工作，保证数据准确，上报及时。第三十七条依据档案登记，进行档案接收、鉴定、销毁、保管等情况的数量统计工作，并对档案的借阅利用及利用效果反馈进行统计。第三十八条通过统计分析，掌握档案数量及档案管理情况的变化，及时发现问题，改进工作，不断提高档案管理工作水平。第三十九条进行各项档案登记和统计时，要求使用耐久字迹材料书写。第四十条有关的统计数据、材料未经领导批准不得擅自对外提供文书档案归档制度第四十一条归档范围一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。二、集团公司文书档案归档范围是参考国家档案局机

10、关文件材料归档和不归档的范围等规定，并结合集团公司实际情况制定的。第四十二条保管期限文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。长期为16-50年，短期为15年以下。第四十三条归档时间集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按年度分类、整理、立卷，于第二年3月底以前交公司档案室统一保管。第四十四条归档文件材料的质量要求一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到100%。二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。三、公司制发的文件应归档原件或正本。四、字迹、印

11、鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。附：文书档案归档范围（一）党群工作、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）、党总支工作计划、总结(1)党总支年度计划总结及重要专题汇报(2)党总支半年总结、党办年度总结及较重要的专题汇报(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录、领导班子生活会记录5、领导班子成员年度述职报告6、党内统计年报7、党内

12、职务任免的文件材料(1)任免党总支书记的决定(2)任免党支部书记的决定8、党组织关系介绍信9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料10、党纪处分材料11、纪检工作的文件、材料12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度13、有关公司党务工作的各类信息稿件14、有关共青团工作的文件材料（二）行政管理、上级机关颁发的文件材料2、公司召开会议的文件材料(1)年度工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定4、公司工作计划、总结、报告(1)年度、年

13、度以上的(2)半年的、重要专题的及部门年度总结(3)部门半年总结5、公司年度(含年度以上的)发展规划6、公司制定的规章制度(1)公司章程、总经理工作条例等(2)一般的制度、规定、办法等7、公司制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料(1)方针、政策性、重要业务问题的(2)事务性、有参考价值的8、公司的请示与上级的批复、分（子）公司的请示与公司的批复(1)政策性、重要问题的(2)一般事务性的9、公司签订的合同书、协议书、意向书等文件材料(1)重要的或涉及较大资金额度的(2)有效期不超过三年的委托代理、服务合同等10、干部任免的文件材料(1)公司副总级行政领导(2)公司所属部门和分（子）公司负责

14、人11、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料(1)公司一级的(2)公司所属部门和分（子）公司的12、质量管理体系文件材料(1)体系认证、审核认证证书等(2)质量体系内部文件13、年度计划任务责任书14、公司在调查研究工作中形成的文件材料(1)重要的综合成果、专题报告、方案、总结(2)原始记录及一般性调查报告15、公司财产、物资交接凭证16、经济纠纷、诉讼材料等(1)涉及数额较大或案情比较复杂的(2)案情比较简单的17、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料18、公司组织机构沿革、年鉴、大事记19、公司编辑的能反映主要职能活动的出版物、光盘等20、反映公司各项工作的

15、各类信息、稿件21、同级单位与本公司之间协商工作产生的文件材料22、本部门制定行政、后勤等规章制度及岗位职责（三）经营管理1、公司对外投资的文件材料(1)协议、决议、出资证明等(2)被投资企业重要文件材料(3)被投资企业一般文件材料2、公司对外投资业务的方案、请示、批复3、公司对外投资业务的规定、办法4、公司对外投资广告合同等5、市场调研报告、营销策划方案等6、房屋大修（50万元以上）的报告、请示、批复7、经济纠纷、诉讼材料等(1)涉及资金数额较大或案情比较复杂的(2)涉及资金数额较少或案情比较简单的8、成立、注销、撤并分（子）公司的文件材料（四）财务会计1、有关财务审计工作的请示、报告及批复

16、2、年度各项审计报告3、年度财务工作报告（经济活动分析）4、有关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）(1)综合或专项的、重要的(2)一般的5、财务工作规章制度及岗位职责（五）人力资源1、有关人力资源业务工作的请示、报告及批复2、公司职工名册3、公司职工转调工作的行政、工资介绍信4、公司部门经理、员工主管职务聘任的文件材料5、干部、职工年度考核文件材料6、干部、劳动工资统计报表(1)年度、年度以上、专项、汇总的(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表(1)年度、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责（六）项目开发1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定

17、等2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）3、集团公司的建设计划文件4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要基建工程技术档案归档制度第四十五条基建工程技术档案是集团公司档案的主体。它真实记录和反映了开发建设项目从前期规划到竣工验收、交付使用的全过程，是具有查考、利用价值的重要文件材料。基建工程技术档案包括基建文件、监理资料、施工资料及竣工图四部分。第四十六条归档责任人集团公司基建工程技术档案是由多部门、分阶段形成的。根据基建工程技术档案形成的特点，归档工作由相关单位或部门分别负责：1、基建文件由集团公司基建办公室负责收集、整理和归档；2、监理资料由监理

18、单位设专人负责收集、整理并移交集团公司档案室；3、施工资料由施工单位设专人负责汇总、编制并移交集团公司档案室；4、竣工图由施工单位编制、立卷，集团公司基建办公室相关人员负责监督检查。5、以上第2、3、4部分工程技术档案由集团公司基建办公室负责人审查签字后移交档案室。第四十七条归档文件要求1、归档的基建工程技术文件必须符合北京市建委、规委联合发布的建筑工程资料管理规程（dbj01-51-XX）的规定。做到收集齐全，资料真实、完整、有效，核对准确，签署完备并按规范整理、立卷，使用标准装具。2、工程技术文件应归档原件，因各种原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经

19、办人签字及日期时间。计算机形成的工程技术文件应采用内容打印，手工签名的方式。3、凡采用施工蓝图改绘竣工图的，应使用反差明显的蓝图，竣工图图面应整洁清晰。4、工程技术文件的书写材料应有利于长久保存。5、归档份数：凡是需要归档的工程技术文件，一般归档一份，重要的或使用频繁的文件材料可归档两份。第四十八条归档时间工程技术文件材料应在各阶段工作完成后三个月内整理立卷完毕，向集团公司档案室移交。第四十九条立卷方法基建文件（分为工程准备文件和竣工验收文件）按开发建设项目立卷；监理资料、施工资料及竣工图等文件材料按该开发项目的施工项目立卷；档号按集团公司开发建设项目统一的名称代号编制；采用分阶段（小份）装订

20、方法立卷。第五十条保管期限工程技术档案的保管期限全部为超长期。附：工程技术档案归档范围表a、基建文件（06为工程准备文件，78为竣工验收文件）a0现状调查资料：现状图，施工场地情况，地上物，地下管线情况等；a1决策立项文件：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、关于立项的会议纪要和领导批示、项目评估资料等；a2建设用地、征地、拆迁文件：城镇建设用地批准书、建设用地规划许可证（附件、附图）、国有土地使用证、拆迁许可证等；a3勘察、测绘、设计文件：工程（水文）地质勘察报告、初步设计图及说明、施工图设计及说明、设计计算书、施工图审查通知书等；a4工程招投标及承包合同文件：勘察、设计、施工、监理招投

21、标文件（工程招标书、投标文件、标底、评议结果、中标协议）、合同等；a5工程开工文件：年度施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证（附件、附图）、建筑工程施工许可证、工程质量监督手续等；a6商务文件：工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结（决）算、交付使用固定资产清单等；a7工程竣工验收及备案文件：建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、由规划、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件、建设工程规划验收合格文件等；a8其他文件：合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件、工程竣工总结、工程开工前原貌、竣工新貌照片、工程开工、施工

22、、竣工的录像资料等。b、监理资料（详见建筑工程资料管理规程（dbj01-51-XX）b1监理管理资料b2监理工作记录b3竣工验收资料b4其他资料c、施工资料（详见建筑工程资料管理规程（dbj01-51-XX）c0工程管理与验收资料c1施工管理资料c2施工技术资料c3施工测量记录c4施工物资资料c5施工记录c6施工试验记录c7施工质量验收记录d、竣工图会计档案管理制度第五十一条为了加强公司会计档案管理，根据会计档案管理办法和北京市会计档案管理办法实施细则，结合集团公司实际情况，特制定本制度。第五十二条会计档案是集团公司在开发建设经营活动中形成的会计核算专业材料，是连续、系统、综合地反映公司经济业

23、务的重要历史记录，是明确经济责任、维护企业权益的重要凭据。第五十三条会计档案是公司档案的重要组成部分，由公司档案室实行集中统一管理。会计档案工作的主管领导为财务总监。第五十四条归档范围：1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等；2、会计账簿类：包括总账、明细账、日记账等；3、财务报告等：包括年（季）度财务报告、会计报表等。实行电算化进行会计核算时，保存打印出的纸质会计档案。详见会计档案归档范围和保管期限表。第五十五条不归档范围：公司财务资产部经办的有关财务会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结、报告等文件材料，不属于会计档案范围。应按照文书档案管理办法办理。第五十六条每年形

24、成的会计档案由财务资产部兼职档案员负责按照归档要求，将会计凭证、账簿、报表分别整理立卷、装订成册，并设专柜妥善保管。第五十七条归档时间：当年形成的会计档案在会计年度终了后，可在财务审计部暂存一年；但应先向档案室移交当年会计档案案卷目录一份，待暂存期满后向档案室移交。案卷按类别-年度排列。第五十八条借阅会计档案应严格履行借阅登记手续。档案原件不能借出。本单位非财务人员查阅会计档案，需经财务总监同意；外单位人员需持正式介绍信，经集团公司总裁和财务总监批准，可提供查阅或复制。查阅者严禁在档案上勾划、拆封或抽换。第五十九条保管期满的会计档案需要销毁时，由档案室会同财务资产部共同鉴定，提出销毁意见，编制

25、会计档案销毁清册，并经集团公司总裁和财务总监签署意见，批准后方可销毁。第六十条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，均应单独抽出立卷，由档案室保管至结清债权债务或未了事项完结时为止。对在建项目的会计档案，不得销毁。第六十一条档案室接收的会计档案原则上应保持原册的封装，对需要拆封重新整理的案卷应会同财务部门和经办人共同进行，分清责任，确保案卷质量。附：会计档案立卷方法会计档案是企业档案的重要组成部分。通常是按会计凭证、会计账簿、财务报告三大类进行整理立卷的。会计档案具有专业性较强的特点，根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门承担。(一)会计凭证的立

26、卷方法按月立卷：按时间顺序结合凭证数量的多少，分别组成一册或多册保管单位，一册为一卷。如有记账凭证号可不另外编写页号，所附原始凭证不编号。装订：装订之前应剔除金属物，装订必须包角；在包角处正面骑缝加盖财务专用章，背面加盖立卷人(装订人)的名章。正确填写凭证封面和凭证盒封面、背脊的各项内容。会计凭证的卷号(档号)由公司档案室进行编排，为不分年度的大流水号，至999号换号。卷号写在封皮右上角。(二)会计账簿的立卷方法按年度立卷：按账簿种类分开立卷，一本账簿为一卷。订本账要保持原来面貌，不要拆散，不用另编页号，将截止页号和使用情况在账薄使用登记表中说明。活页账应撤出空白账页，对有文字的页面(即有效页)按顺序编页号，然后按原有的二孔用线绳装订成册。4每本账簿均应加贴封面、封底，可以使用文书档案的牛皮纸卷皮。订本账在原账簿前后加贴封面、封底即可；活页账应去掉塑料账夹后，用文书档案封面、封底装订。正确填写案卷封面、卷内目录和备考表各项内容。特别注意按“三要素”原则写好案卷标题。即：作者时间文件名称案卷标题例：中油新兴2011年综合明细账(