采购制度非公开招标项目采购管理规定.docx

1、采购制度非公开招标项目采购管理规定非公开招标项目采购管理规定第一章总 则第一条 为规范采购行为，进一步加强物资、工程与服务采购的管理与监督，根据中华人民共和国招标投标法中华人民共和国政府采购法、公司非公开招标项目采购管理办法及相关法律、法规、规章，特制定本规定。第二条 本规定适用于公司非公开招标项目管理规定。第三条 本规定中的非公开招标项目是指采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购方式进行采购的项目。第二章 职 责第四条 公司董事会（或经授权的“三项工作”管理委员会）负责审定采购目录，并依据采购目录审定年度采购计划、年中采购调整计划及采购方式。第五条 公司“三项工作”管理委员会（以下简称

2、管理委员会）负责:（一）审定采购工作管理制度和程序。（二）审定集中采购目录。（三）审议采购目录。（四）审议年度采购计划和采购方式。（五）审定董事会授权范围内采购项目的采购计划和采购方式。（六）指导和监督采购管理办公室的工作。第六条 采购管理办公室（以下简称采购办）负责：（一）起草采购工作管理制度和程序。（二）审核、汇总年度采购需求，编制年度采购计划。（三）编制采购目录。（四）组建招标代理机构库。（五）选取招标代理机构。（六）统筹安排公司各部门的招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等活动。（七）牵头组织采购监督工作小组，对招标、竞争性谈判、询价等项目进行现场监督。（八）审定采购文件（招标文件、谈

3、判文件、询价文件等）。（九）确认中选供应商。第七条 财务部负责审核采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同及采购活动中有关法律法规问题的咨询和指导。第八条 财务部负责审核采购资金的管理。第九条 财务部负责对采购活动实施程序性、全过程跟踪或实质性审计监督，审核采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）。第十条 采购业务部门负责：（一）会同招标代理机构编制招标项目招标文件。（二）组织编制采购项目谈判文件、询价文件。（三）组织采购项目商务谈判、询价工作。（四）向采购办提供中选供应商名单。（五）与中选供应商签订采购协议。（六）保存采购文档、资料和记录。第三章 工作流程及要求第十一条 采购计

4、划编制非公开招标项目的采购计划，要严格依据规定的采购方式适用条件进行，拟采购项目应具有必要性和可行性，采购计划中的采购内容、采购方式、非公开招标理由及单一来源采购拟选择的谈判供应商等内容应全面完整，具体流程详见附件。审核非公开招标项目的采购计划，重点审核采购方式是否合理，理由是否充分等。第十二条 采购方式（一）符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：1.技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择。2.采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。3.行业内全资三产企业能够自行提供的。（二）符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判、询价、单一来源采购的方式进行，但必

5、须严格按照规定程序进行：1.供应商不足3家。2.涉及行业安全和秘密。3.涉及行业核心技术。4.采用特定专利、专用技术。5.行业内全资三产企业能够自行提供的。（三）符合下列条件之一的，可选用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或没有合格标的或重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标的方式不能满足紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。5.行业内全资三产企业能够自行提供的。（四）符合下列条件之一的，可选用询价方式：1.采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的。2.行业内全资三产企业能够自行提供的。（五）符合下列条件之一的，可选

6、用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况来不及从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，不改变合同其他条款且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。4.行业内全资三产企业能够自行提供的。（六）因各种原因导致两次公开招标组织均不成立的，采购业务部门应在每次流标后进行流标分析，详细阐述流标原因，必要时对招标文件及招标公告的内容（报名时间、资格条件等）进行修订后再次招标。两次公开招标组织均不成立且流标原因充分合理的，报名供应商或经审查后的合格供应商仅有1家的，经管理委员会审批后可采取单一来源采购方式进行采

7、购；2家或2家以上的，经管理委员会审批后可采用竞争性谈判或询价采购方式进行采购。第十三条 邀请招标（一）采购业务部门负责邀请3家及以上符合资格要求的供应商参加招投标活动。拟邀请供应商名单须由采购业务部门进行如下查询：1.通过国家企业信用信息公示系统等信用查询平台查询供应商信息，存在单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的，不得邀请参加同一标段投标或者未划分标段的同一招标项目投标。2.工程建设、印刷生产用物资项目按照公司供应商管理制度的要求对供应商进行不良行为记录查询。如存在不良行为记录，不得列入邀请名单。3.查询结果经过查询人签字，由评标委员会现场审查。（二）邀请招标文件编制由采购业务部门会

8、同招标代理公司共同编写招标文件，采购业务部门应在招标文件中设置最高限价。（三）采购业务部门应编制如下说明材料，作为附件与招标文件一同报审：1.最高限价设置依据的说明材料，可依据同类或近似项目采购价格、市场调研情况、网上询价结果等设置。2.邀请供应商的名单及邀请理由的说明材料。（四）邀请招标项目的其他工作及要求，均按照公司采购管理相关办法执行。第十四条 竞争性谈判（一）启动采购事项采购业务部门依据采购计划，填写采购事项审批表（见青新包20209号文件），经部门负责人同意，报采购办审批。（二）查询拟邀请供应商信息采购业务部门负责邀请3家及以上符合资格要求的供应商参加谈判。拟邀请供应商名单须由采购业

9、务部门进行如下查询：1.通过国家企业信用信息公示系统和天眼查等信用查询平台查询供应商信息，存在单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的，不得邀请参加同一谈判项目。2. 通过国家企业信用信息公示系统和天眼查等信用查询平台对供应商进行不良行为记录查询。如存在不良行为记录，不得列入邀请名单。3.查询结果由查询人签字确认并向谈判小组报告。（三）编制谈判文件谈判文件编制由采购业务部门负责：1.谈判文件应结合项目要求对公司发布的谈判文件范本进行修改完善。2.供应商资格要求，不能采用定量评判方法的，应规定具体的评判标准和方法。3.项目需求或技术要求应对采购内容进行详细说明，以满足实际需求为原则，不得擅自提

10、高采购标准。4.采购业务部门应在谈判文件中设置最高限价。5.谈判文件应当给予供应商编制谈判响应文件所需的合理时间。（四）编制说明材料采购业务部门应编制如下说明材料，作为附件与谈判文件一同报审：1.最高限价设置依据的说明材料，可依据同类或近似项目采购价格、市场调研情况、网上询价结果等设置。2.邀请供应商的名单及邀请理由的说明材料。（五）审核谈判文件采购业务部门依据批准的采购事项，填写采购文件审批表（见青新包20209号文件），将谈判文件报各审核部门审核，采购业务部门逐项落实审核意见并将整理完毕后的谈判文件报采购办批准。（六）谈判邀请谈判文件审定后，由采购业务部门以电子邮件或现场获取的形式向符合资

11、格条件的3家及以上供应商发送谈判邀请函。其中属2次公开招标不成立、经审批后改为竞争性谈判方式进行的，可向报名的供应商或经审查合格的供应商发出谈判邀请函。符合资格条件的供应商应在谈判邀请函规定的日期内以电子邮件、邮寄或者现场递交的形式向采购业务部门发送响应函。（七）发出谈判文件采购业务部门在收到供应商的响应函后，可采取电子邮件或现场获取的形式向供应商发出谈判文件。（八）成立谈判小组谈判小组由3人及以上的单数组成，其中采购业务部门的代表自行委派，但不能超过成员总数的1/3，谈判小组其他成员须为与采购项目有关的专家，专家由采购办指定。谈判小组成员属保密范畴，在与供应商正式谈判之前，要严格保密、禁止外

12、传。谈判小组组长由谈判小组成员推选产生。1.谈判小组独立履行下列职责：（1）审查供应商的谈判响应文件是否符合谈判文件的要求并作出评价。（2）要求供应商对谈判响应文件有关事项作出解释或者澄清。（3）编写评审报告或出具评审意见，推荐预中选供应商名单。2.谈判小组成员应当履行下列义务：（1）遵纪守法，客观、公正、廉洁地履行职责。（2） 根据谈判文件的规定进行评审，对评审意见承担责任。（3）与供应商有利害关系的，应当主动回避。3.采购业务部门应向谈判小组成员提供谈判文件，介绍项目基本情况并解答提出的问题。（九）组织谈判会议谈判会议由采购业务部门组织，做好记录并保存相关资料，采购监督工作小组进行现场监督

13、。谈判会议一般包括如下程序：1.宣读谈判会议纪律。2.公布谈判响应文件的接收情况。3.介绍与会人员情况。4.监督小组与供应商代表共同检查谈判响应文件的密封及印鉴情况并公布检查结果。5.抽签决定谈判顺序。6.谈判小组审查供应商资格情况。7.谈判小组全体成员与供应商分别进行谈判。8.谈判小组确定预成交供应商。在谈判中，谈判小组应确保每一个合格供应商的谈判与报价的轮次相同；谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。供应商对谈判文件未能实质响应的，应取消谈判资格，造成有效供应商数量不足时，谈判小组应中止谈判，由采购业务部门另行组织；项目内容发生实质性变动的，须报原审批机构

14、审批后另行组织。（十）中选供应商确认采购业务部门将谈判小组的推荐意见报采购办批准，确认中选供应商。（十一）成交通知采购业务部门按照经批准的采购结果制作成交通知书（见附件1），送达中选供应商，同时将谈判结果通知其他所有参加谈判的供应商。第十五条 询价（一）启动采购事项采购业务部门依据采购计划，填写采购事项审批表，经部门负责人同意，报采购办审批。（二）查询拟询价供应商信息采购业务部门负责向3家及以上符合资格要求的供应商询价。拟询价供应商名单须由采购业务部门进行如下查询：1.通过国家企业信用信息公示系统等信用查询平台查询供应商信息，存在单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的，不得参加同一询价项目

15、。2.工程建设、印刷生产用物资项目按照公司供应商管理制度的要求对供应商进行不良行为记录查询。如存在不良行为记录，不得列入询价名单。3.查询结果由查询人签字确认并向询价小组报告。（三）编制询价文件询价文件编制由采购业务部门负责：1.询价文件应结合项目要求对公司发布的询价文件范本进行修改完善。2.项目需求或技术要求应对采购内容进行详细说明，以满足实际需求为原则，不得擅自提高采购标准。3.采购业务部门应在询价文件中设置最高限价。4.应当给予供应商编制询价响应文件所需的合理时间。（四）编制说明材料采购业务部门应编制如下说明材料，作为附件与询价文件一同报审：1.最高限价设置依据的说明材料，可依据同类或近

16、似项目采购价格、市场调研情况、网上询价结果等设置。2.邀请供应商的名单及邀请理由的说明材料。（五）审核询价文件采购业务部门依据批准的采购事项，填写采购文件审批表，将询价文件报各审核部门审核，采购业务部门逐项落实审核意见并将整理完毕后的询价文件报采购办批准。（六）询价邀请询价文件审定后，由采购业务部门以电子邮件或现场获取的形式向符合资格条件的3家及以上供应商发送询价邀请函。其中属2次公开招标不成立、经审批后改为询价方式进行的，可向报名的供应商或经审查合格的供应商发出询价邀请函。符合资格条件的供应商应在询价邀请函规定的日期内以电子邮件、邮寄或现场递交的形式向采购业务部门发送响应函。（七）发出询价文

17、件采购业务部门在收到供应商的响应函后，可采取电子邮件或现场获取的形式向供应商发出询价文件。（八）成立询价小组询价小组由3人及以上的单数组成，其中采购业务部门的代表自行委派，但不能超过成员总数的1/3，询价小组其他成员须为与采购项目有关的专家，专家由采购办指定。询价小组成员属保密范畴，在与供应商正式询价之前，要严格保密、禁止外传。询价小组组长由询价小组成员推选产生。询价小组独立履行审查供应商的询价响应文件是否符合询价文件的要求并作出评价，以及推荐预中选供应商名单的职责。询价小组成员应当遵纪守法，客观、公正、廉洁地履行职责；根据询价文件的规定进行评审，对评审意见承担责任；与供应商有利害关系时，应当

18、主动回避。采购业务部门应向询价小组成员提供询价文件，介绍项目情况并解答提出的问题。（九）组织询价会议询价会议由采购业务部门组织，做好记录并保存相关资料。采购监督工作小组进行现场监督。询价会议一般包括如下程序：1.宣读询价会议纪律。2.公布询价响应文件的接收情况。3.监督小组与询价小组共同检查询价响应文件的密封及印鉴情况。4.启封全部询价响应文件。5.审查供应商资质情况。6.公布各供应商报价情况并记录。7.评审询价响应文件。8.推荐预中选供应商。在询价过程中对询价文件未能实质响应的，应取消资格，造成有效供应商数量不足时，询价小组应中止询价，由采购业务部门另行组织。（十）中选供应商确认采购业务部门

19、将询价小组的推荐意见报采购办批准，确认中选供应商。（十一）成交通知采购业务部门按照经批准的采购结果制作成交通知书，送达中选供应商，同时将询价结果通知其他所有参加询价的供应商。第十六条 单一来源采购（一）启动采购事项采购业务部门依据采购计划，填写采购事项审批表，经部门负责人同意，报采购办审批。（二）编制谈判文件谈判文件编制由采购业务部门负责：1.谈判文件应结合项目要求对公司发布的谈判文件范本进行修改完善。2.项目需求或技术要求应对采购内容进行详细说明，以满足实际需求为原则，不得擅自提高采购标准。3.应当给予供应商编制谈判响应文件所需的合理时间。4.采购业务部门应在谈判文件中设置最高限价，同时编制

20、最高限价设置依据的说明材料，作为附件与谈判文件一同报审。最高限价可依据同类或近似项目采购价格、市场调研情况、网上询价结果等设置。（三）审核谈判文件由采购业务部门依据批准的采购事项，填写采购文件审批表，将谈判文件报各审核部门审核，采购业务部门逐项落实审核意见并将整理完毕后的谈判文件报采购办批准。（四）查询拟邀请供应商信息邀请供应商须由采购业务部门进行如下查询后确定：1.工程建设、印刷生产用物资项目按照公司供应商管理制度的要求对供应商进行不良行为记录查询。如存在不良行为记录，不得邀请。2.查询结果由查询人签字确认并向谈判小组报告。（五）谈判邀请谈判文件审定后，由采购业务部门以电子邮件或现场获取的形

21、式向供应商发送谈判邀请函。供应商应在谈判邀请函规定的日期内以电子邮件、邮寄或者现场递交的形式向采购业务部门发送响应函。（六）发出谈判文件采购业务部门在收到供应商的响应函并审查合格后，可采取电子邮件或现场获取的形式向供应商发出谈判文件。应当给予供应商编制谈判响应文件所需的合理时间。（七）组织谈判会议谈判会议由采购业务部门组织，做好记录并保存相关资料。一般情况下，谈判成员由采购业务部门、财务部、采购项目使用部门等委派人员组成，特殊情况因技术或其他原因须其他相关职能部门委派人员参加的，由采购办协调落实。谈判小组组长由谈判小组成员推选产生。采购业务部门人员应向谈判成员提供谈判文件，介绍项目情况并解答提

22、出的问题。谈判会议一般包括如下程序：1.宣读谈判会议纪律。2.介绍谈判双方人员情况。3.供应商代表递交谈判响应文件。4.谈判小组审查供应商资格情况。5.谈判小组成员共同与供应商商定合理价格并形成采购意见。6.制作谈判记录。（八）中选供应商确认采购业务部门将谈判小组的推荐意见报采购办批准，确认中选供应商。（九）成交通知采购业务部门按照经批准的采购结果制作成交通知书，加盖公章，送达中选供应商。第十七条 供应商库项目（一）对于采购金额较小、分批零散采购、单独招标困难较大的采购项目，可以通过公开招标的方式建立供应商库，库内采购方式原则上采用询价和竞争性谈判确定成交供应商，使用单一来源采购的，应说明理由

23、并进行采购事项审批。（二）严禁将金额较大、需单独公开招标的项目纳入供应商库，以竞争性谈判、询价或者单一来源采购方式进行采购。（三）供应商库项目应合理设置准入资格条件和入库供应商数量：1.准入资格条件的设置应公平、公正，不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标人或投标人。2.不划分标段的入库供应商数量或划分标段的每个标段入库供应商数量不少于3家。3.编制招标文件时应对达到开标条件的合格投标人数量进行规定，合格投标人数量原则上大于设定的入库供应商数量。4.通过信用查询，存在单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的投标人，不得参与同一标段的投标。5.通过不良行为记录查询，存在不良行为记录的投标人，不得

24、参与投标。（三）供应商库项目招标结束后，应及时与中选供应商签订入库合同。（四）供应商库内询价采购：使用供应商库进行首次询价时，程序包括：1.启动采购事项。2.编制询价文件（含询价单）。3.审核询价文件（含询价单）。4.发出询价文件。5.成立询价小组。6.组织询价会议。7.中选供应商审批。8.发出采购订单。再次询价时，可采用简易询价程序（工程建设项目除外），包括：1.发出询价单。2.成立询价小组。3.组织询价会议。4.中选供应商审批。5.发出采购订单。（五）供应商库内竞争性谈判程序应按照本规定第十四条要求进行。（六）供应商库内单一来源采购程序应按照本规定第十六条要求进行。（七）供应商库管理：1.

25、各部门应建立供应商库使用情况台账。2.各部门应加强入库供应商的动态管理，开展企业信用及供应商不良行为记录查询，产品和服务质量跟踪评审，对查询、评审不合格以及多次要求报价不进行响应的供应商，取消其供应资格。3.供应商库使用情况资料应按“一项一卷”要求保存档案资料。第十八条 年度单项采购金额合计不超过2万元且未从其他应招项目中进行拆分的非公招采购项目，采购执行部门可根据自身经营特点制定符合企业发展需求的采购流程及标准。第十九条 监督与公开（一）非公开招标采购项目的监督工作，按照公司采购工作监督管理办法执行。（二）非公开招标采购项目的公开工作，按照公司办事公开民主管理实施办法办事公开民主管理同业务工作深度融合实施细则执行。第四章 附 则第二十条 本办法由办公室负责解释。第二十一条 本办法自发布之日起执行。附件：成交通知书附件成交通知书 （项目编号： ）*公司：公司 项目于 年 月 日在举行谈判会议，现已经批准，确定你公司为成交供应商，成交价格为人民币大写： 小写： （是否含税）。请你公司收到本通知书后5日内与我公司联系，洽谈合同签订事宜。联系人： ，联系电话： 采购人（盖章）： 日期： 年 月 日