浪潮GS财务系统操作手册普通用户.docx

1、浪潮GS财务系统操作手册普通用户GS财务系统岗位说明书编写：日期2012年08月版本：V5.0批准： 文档说明文档作用项目实施上能提供给客户按岗位的输入输出手册，是最重要的事项之一。客户拿到这个手册，就会明白他们分别需要做什么、得到什么；实施人员拿到这个手册，就知道如何去指导客户的相关人员做好配合，或者自己就清楚该做哪些工作。文档依据该文档是基于浪潮ERP-GS5.2版本，整合、提炼、总结多个项目的经验总结而来，为记录各岗位的详细操作及注意事项、软件亮点等精华的操作手册。 属于最佳实践，但不是放之四海而皆准。使用指南该文档服务的对象是面向大部分GS项目操作用户和实施人员，文档编制时考虑了通用性

2、、全面性、细节描述尽量充分，编制工具Microsoft office 2007使用对象XX集团高层领导；XX集团各操作用户；浪潮ERP公司领导；浪潮ERP项目经理；浪潮ERP实施人员。版本信息版本号修改确认日期修改内容概述修改人批准人备注V1.0V2.0V3.0声明：未经双方项目组书面许可，该文档不得提供给上述规定对象以外的人员阅读或使用。 文档说明 2财务会计岗 5岗位描述 5操作步骤 51、制单 52、审核 93、记账 104、账表 114.1科目余额表查询 114.2三栏式明细账查询 124.3科目辅助余额查询 144.4单位余额查询 164.5单位三栏账查询 174.6项目余额表查询

3、184.7项目三栏账查询 194.8任意余额表查询 214.9任意三栏账查询 254.10凭证汇总表 27注意事项 27财务会计岗岗位描述分析研究会计数据，准备财务报告，为管理层提供财务信息。会计主管的主要工作：序号输入输出工作内容工作时点流程环节备注1输入会计凭证制单制单2输入会计凭证审核凭证审核3输入会计凭证记账审核后凭证记账4输出登记保管各类明细账、总账、凭证汇总表总账、科目余额账、三栏式明细账等操作步骤1、制单功能定位功能菜单：财务会计-总账-凭证-制单（1）涉及总账科目的凭证，即不涉及业务科目（应收应付类等）的，可直接在此处进行制单。（2）凭证制单时，区分凭证类型，共三种：现金凭证、

4、银行凭证、转账凭证。在制单时可以选择凭证类型进行制单，若发现凭证类型错误，可以在【制单-编辑-更改凭证】下更改凭证类型。（3）凭证制单时，科目涉及辅助核算的，比如银行存款涉及现金流量，收入类科目涉及存货项目核算的，必须录入辅助核算后才能将凭证保存上。（4）【凭证-制单-编辑】可实现按照上一张凭证同类型进行增加，按照凭证模板增加，可以将凭证“保存到本地”，并从本地“打开本地凭证”、更改凭证类型、修改凭证等功能，如下图。其中修改凭证属性，针对包含业务科目的只读凭证，不能直接在总账中进行修改时，可以使用此功能对凭证的一些属性，与业务无关的内容进行修改，如附件张数，凭证编号。（5）【凭证-制单-业务处

5、理】，可以对凭证进行操作，如进行作废、取消作废、复制、冲销已做的凭证、生成已经定义的结转凭证及规则凭证等操作。（6）【凭证-制单-查看】，可以按各种方式进行查看凭证，如查询第一张、最后一张、查看本类型、所有类型凭证等等。（7）【凭证-制单-分录】，用于处理分录的相关操作，可以增加、删除、上下移动等操作，主要针对凭证制单时上边界面中的凭证分录的操作。（8）【凭证-制单-辅助】，用于处理辅助分录的相关操作，与分录操作类似，是针对凭证制单时下边界面中的凭证分录的操作，例如某些科目有辅助核算，就会存在辅助分录，就可以进行如下操作。（9）【凭证-制单-余额查询】，可以在该界面直接关联到相关的账表查询，提

6、供了便捷方式，如科目余额表，三栏式明细账等，如下图。（10）【凭证-制单-字典定义】，可以直接关联到相关的初始设置定义，进行查看，如查看部门的定义、人员定义、往来单位定义等。如下图。（11）【凭证-制单-业务单据】，点击可以直接联查到有关业务科目凭证的业务单据，是总账系统与业务系统衔接的一个纽带。（12）【凭证-制单-内部交易】，点击，可以通过凭证直接关联到内部交易业务凭证确认界面，进行内部交易确认工作，非常便捷。（13）凭证制单界面可以直接点击上一张、下一张进行查看凭证，并且可以在处输入凭证号，直接进行查询。如下图2、审核凭证制单完毕后，需要相关会计主管对凭证进行审核，XX项目上具有专门的审

7、核岗进行凭证审核。功能定位财务会计-总账-凭证-审核（1）凭证审核时，可以按照凭证编号选择凭证进行审核，也可以按照凭证日期选择凭证进行审核，建议按照凭证日期选择进行审核，优点是修改起始日期即可以进行审核，操作方便，另外还可以按照制单人进行审核，如凭证审核区分科室进行审核的话，就可以通过该功能来实现。（2）审核时，可以选择参数【过滤已审核凭证】对未审核的凭证进行审核。（3）在审核界面按凭证号进行审核时，可以直接查询凭证，点击即可，点击，就可以对以前会计期间的凭证是否审核进行检查。（4）在审核界面，还可以对凭证进行取消审核，取消审核时，前提是要先将凭证取消记账，然后在审核界面选择，按凭证编号、凭证

8、日期或者制单人就可以进行取消审核了。以上功能见下图（5）说明：凭证审核人和制单人不能是同一人；若进行凭证审核时，不能同时打开记账界面；若凭证需要出纳签字，则还需要根据系统参数设置决定出纳签字与审核的操作流程。3、记账凭证审核完毕后，需要相关会计对凭证进行记账。功能定位财务会计-总账-凭证-记账（1）凭证记账时，可以按照凭证编号选择凭证进行记账，也可以按照凭证日期选择凭证进行记账，建议按照凭证日期选择进行记账，优点是修改起始日期即可以进行记账，操作方便，另外还可以按照制单人、审核人进行记账，如凭证记账区分科室进行记账的话，就可以通过该功能来实现。（2）记账时，可以选择参数【过滤已记账凭证】对未记

9、账的凭证进行记账。（3）在记账界面按凭证号进行记账时，可以直接查询凭证，点击即可，点击，就可以对以前会计期间的凭证是否记账进行检查。（4）在记账界面，还可以对凭证进行取消记账，取消记账时，在记账界面选择，按凭证编号、凭证日期或者制单人、审核人就可以进行取消记账了。以上功能见下图（5）（6）说明：记账人可以和审核人一致，也可以和制单人一致。4、账表会计人员日常操作过程中，需要掌握一些账表的查询，进行核对。主要对总账相关账表进行罗列说明如下4.1科目余额表查询功能定位财务会计总账账表科目余额表说明：会计科目可以是一级科目，也可以最明细科目； 科目级次如果会计科目设置为一级科目时，是否显示下级明细，

10、可由此设置来确定显示科目的级次； 显示模式罗列，可以像多栏账一样将有账套数据列示出来，只对合并公司岗位使用。 显示格式默认为“借贷一栏”，一般不用修改，包含未记账凭证前打勾，按实际余额方向显示前打勾；点击确定，显示结果如下：4.2三栏式明细账查询功能定位财务会计总账账表三栏式明细账说明：起始期间查询的开始会计期间； 终止期间查询的结束会计期间； 会计科目查询的会计科目，可以是一级科目，也可以最明细科目； 级 次如果会计科目设置为一级科目时，是否显示下级明细，可由此设置来确定显示科目的级次；也可以勾选“所有末级明细”； 账页格式如果是金额账，只勾选金额即可，如果想看数量金额账，要勾选数量及金额；

11、 其 他包含未记账凭证前打勾，按实际余额方向显示前打勾，无余额无发生不显示前打勾；点击确定，显示结果如下：4.3科目辅助余额查询功能定位财务会计总账账表科目（辅助）余额查询说明：会计期间确定查询的会计期间，在2011年，也可以查询去年的账表 会计科目确定查询的科目内容 科目级次确定显示科目的级数 查询内容可针对本期发生或累计发生进行选择； 余额格式确定账表的格式，是金额账，还是数量金额账； 显示格式默认“借贷两栏”，一般勾选“借贷一栏”查询； 其 他勾选包含未记账凭证，勾选按实际余额方向显示，勾选无发生无余额不显示；然后点击界面上的“辅助选项”，打开界面如下：可针对查询的科目核算的项目进行选择

12、，例如：库存商品科目，我勾选“存货项目”然后点击“设定”，再点击“退出”；在返回的界面点击“确定”，显示结果如下：4.4单位余额查询功能定位财务会计往来单位单位余额表说明：会计期间确定查询的会计期间，在2011年，也可以查询去年的账表 会计科目只能查询核算单位往来的科目； 往来单位可以对往来单位进行过滤，达到只查询某一往来单位的余额账，默认为空，不选择时，查询结果是所有往来单位的余额； 汇总方式可以按地区、往来单位类别进行汇总查询； 余额格式确定账表的格式，是金额账，还是数量金额账； 显示格式默认“借贷一栏”，一般不用修改； 其 他勾选包含未记账凭证，勾选按实际余额方向显示，勾选无发生无余额不

13、显示；然后点击确定，显示结果如下：4.5单位三栏账查询功能定位财务会计往来单位单位三栏账说明：【会计期间】确定查询的会计期间，在2011年，也可以查询去年的账表 【会计科目】只能查询核算单位往来的科目； 【往来单位】可以对往来单位进行过滤，达到只查询某一往来单位的余额账，默认为空，不选择时，查询结果是所有往来单位的余额； 【账页格式】确定账表的格式，是金额账，还是数量金额账； 【其 他】勾选包含未记账凭证;然后点击确定，显示结果如下：4.6项目余额表查询功能定位财务会计辅助项目项目余额表说明：【会计期间】可以查询一个月或多个月一起查询； 【会计科目】可以选择1级科目也可以选择最明细科目，都是有

14、项目核算的科目； 【项目类别】确定选择科目的项目，如一个科目有多个项目核算，可选择其一； 【项目编号】可以按项目明细个别查询，也可以空下不填，但不填时，默认所有项目都显示； 【查询内容】可按本期发生、累计发生显示； 【余额格式】可按照核算科目是否核算数量、外币进行账页格式的选择； 【显示格式】默认“借贷两栏”，一般勾选“借贷一栏”查询； 【其 他】勾选包含未记账凭证，勾选按实际余额方向显示，勾选无发生无余额不显示；点击确定，显示结果如下：4.7项目三栏账查询功能定位财务会计辅助项目项目三栏账说明：【会计期间】可以查询一个月或多个月一起查询； 【会计科目】可以选择1级科目也可以选择最明细科目，都

15、是有项目核算的科目； 【账页格式】可按照核算科目是否核算数量、外币进行账页格式的选择； 【其 他】勾选包含未记账凭证，勾选按实际余额方向显示；点击下一步，显示界面如下：在存货项目中进行项目的选择，因为上一个界面，科目选择的是库存商品，这个科目核算的内容是存货，所以在这个界面，只能进行存货项目的选择，如果不选择为空时，是不可以查询的，提示如下：4.8任意余额表查询功能定位财务会计辅助项目任意余额表说明：【会计期间】可以查询一个月或多个月一起查询； 【会计科目】可以确定查询内容的科目，也可以不填写； 【部门编号】可以确定查询内容的部门，也可以不填写； 【职工编号】可以确定查询内容的个人，也可以不填

16、写； 【单位类别】可以确定查询往来单位的类别，也可以不填写； 【往来单位】可以确定查询某一单位，也可以不填写； 【余额格式】可按照核算科目是否核算数量、外币进行账页格式的选择； 【其 他】勾选包含未记账凭证，勾选按实际余额方向显示，勾选纵向栏目无发生无余额不显示；第一步，进行相关的参数设置，点击下一步，显示界面如下：第二步，如果只查询项目的某一项，可以在此界面进行选择，点击下一步，界面如下：第三步，在此界面，选择一项，点击下一步，如果要显示所有项目，可在第二步时跳过；现在按跳过的操作，界面显示如下：第四步，在此界面，可以设置查询的格式，横向项目可以选择，也可以不选择，如果不选择时，按查询的栏目

17、显示为横向，并且跳过第五步；纵向项目必须选择；第五步，在上一步操作中，选择了横向项目时，在此界面，要对横向项目选择的内容进行下一步的选择，如上一步，我选择了部门，在此界面，就要进行部门的选择；现操作不进行横向项目的选择，所以跳过第五步设置，显示界面如下：第六步，选择查询内容，如果只查询借方发生，那只需要选择本期借方发生即可，选择所需要的内容后，如果需要对以上参数进行保存，可点击“参数操作”；显示界面如下： 点击保存参数，出现参数保存界面，填写参数编号及参数名称，点击确定，参数保存成功，返回到上一步界面，点击确定，显示结果如下：4.9任意三栏账查询在总账中可以按科目分级次查询余额账和明细账，也可

18、以按项目辅助余额查询，但如果要查询项目明细账时，在总账是无法实现的，需要通过辅助下面的项目三栏账或任意三栏账查询，在这里推荐使用任意三栏账查询；查询的目的：可以很明显的看出主营业务收入按存货项目罗列，发生及结转的情况，结转是否正确。功能定位财务会计辅助项目任意三栏账说明：【会计期间】可以查询一个月或多个月一起查询； 【会计科目】可以选择1级科目也可以选择到最明细科目； 【辅助信息】可以按科目核算的内容进行相应辅助项目的选择； 【存货项目】可以按项目明细个别查询，也可以空下不填，但不填时，默认辅助信息选择的项目，所有专项内容都显示； 【账页格式】可按照核算科目是否核算数量、外币进行账页格式的选择

19、； 【分页方式】以上信息选择后，分页方式按那种格式显示，如果只按一级科目不按明细科目分页，把 中KM手工删除，只按显示； 【包含未记账凭证】可按已记账凭证或末记账凭证两种方式设置； 【按实际余额方向显示】不按科目默认的方向显示，要按实际余额显示； 【无发生额无余额不显示】按照业务在查询范围内是否有业务发生，发生的显示，不发生的不显示；4.10凭证汇总表功能定位财务会计总账凭证凭证汇总表。 注意事项（1）在选择核算单位时，如果职责对应的为合并公司，可以选择多个下级公司；但普通公司或抵销公司不能和上一级的合并公司同时选择。（2）如果登录用户是以对应合并公司的职责登录时，那么不管核算单位是合并公司本身，还是它的下级公司，所显示的科目编号及会计日历均是合并公司自身的科目和日历，所以在查询它的下级公司时必须要建立科目映射关系和会计日历映射。（3）任意余额表按照如下操作步骤查询时，如果属于经常性操作可以选择，并进行，日后打开任意余额表索引界面时，选择，然后，再点击就可以查询出常用数据来。（4）通过账表查询，可以进行穿透联查到三栏账、凭证、有关业务科目的还可以进行联查业务单据。（5）科目余额查联查与其他账表不同，直接在生成的科目余额表选中单元格点鼠标右键，进行相关设置查询。 . .