电话会议管理办法.docx

1、电话会议管理办法安福县供电有限责任公司电视电话会议管理办法（试行）第一章总则第一条为规范公司电视电话会议管理，保证会议质量和效果，特制定本办法。第二条公司电视电话会议按程序化、规范化原则，实行统一指挥，分级管理。第三条本办法只适用于本公司。第二章组织分工第四条经理工作部是公司电视电话会议的综合管理部门，负责电视电话会议规章制度的制定和修订，负责会议效果的检查和考核。第五条省公司或市公司召开的会议，经理工作部负责会议协调，并对会议质量效果负第一责任。第六条信息中心是公司电视电话会议系统的职能管理和技术保障单位，负责公司电视电话会议系统的检查、督导、协调、考核工作，协助会议协调部门开展工作，对电视

2、电话会议声音质量、画面质量、导播效果等负主要责任。第七条党群工作部根据导播方案负责会场图像拍摄工作，并配合信息中心进行会议联调和保障工作；信息中心负责公司会场内会议设备的维护工作，包括会场供电、声音播放、图像显示、灯光调整等工作。第八条省公司或市公司召开的会议，由信息中心主任任现场总指挥。第九条经理工作部负责本端电视电话会议的组织召开，并配合信息中心联调;信息中心负责电视电话会议系统及所辖区域通信技术的保障工作。第十条信息中心要将电视电话会议系统的规范化管理纳入日常工作中，定期组织检查、考核，确保电视电话会议系统可控、在控。第十一条信息中心同时承担公司电视电话会议的音频、视频网络直播（正在计划

3、建设中）工作，对网络直播质量和效果负责，音频、视频信号源由信息中心提供。第三章规范管理第十二条电视电话会议工作流程（见附件一）包括：（一）接到会议通知；（二）召开会议协调会；（三）各有关部门制定详细方案：包括会场布置及会间服务方案、设备调试方案、导播方案、会议材料组织方案、领导邀请与接待方案，网络直播方案等；（四）会场与会人员落实及人员统计；（五）签收会议任务单；（六）会议总结考核。第十三条会议规范。（一）会议签报规范。必须明确会议名称、时间、会场地点及参加人员、会场设置要求及参加人员、会议议程（含远程发言单位）等内容（二）会议通知规范。通知内容同签报内容，同时明确提出关于参会人员会议着装、网

4、络调试以及回执的要求；（三）会场布置及会间服务规范，按附件二；（四）设备调试工作规范，按附件三；（五）电视电话会议导播规范，按附件四；（六）会议材料规范，按附件五；（七）领导邀请接待规范，按附件六；（八）信息网络直播规范（草），按附件七。第十四条会场与会人员落实由经理工作部负责，列清会场应到、缺席人员数量及名单，并注明缺席原因，提前1天报会议总协调；分会场的统计详见附件九分会场统计表，根据会议通知由各单位相应部门负责填报，提前1天报会议总协调。第十五条会议主办部门在会议方案批准后及时召开会议协调会，相关部门参加，告之会议方案，确定会议总协调，布置有关工作，落实各方责任。第十六条分会场布置。（一

5、）会场的布局为“一”字型，主要领导坐在第一排，第一排前应摆设绿色植物，大小适中，做到美观、实用。（二）会场后面设置背景板，背景板颜色为国网绿，中间上部为国家电网公司徽标；会标与主会场一致，字体为黑体或宋体，颜色为白色，会标下方为时间和“XX分会场”，要符合“国家电网”品牌建设规范要求。第四章会议考核第十七条本部各部门、系统各单位要按本办法要求组织筹办公司各类电视电话会议。第十八条电视电话会议结束后，总协调要召集有关人员分析会场收听收看效果，总结经验教训，提出以后改进工作的要求，并形成考核意见。第十九条发生会议事故，经理工作部协同信息中心组织调查，其他有关单位配合，追究相关部门（单位）和人员的责

6、任。第五章附则第二十条本办法在执行过程中由经理工作部会同有关部门修订完善。第二十一条公司各单位要参照本办法制定各自的实施细则，明确分工，落实责任，加强考核。第二十二条本办法由经理工作部负责解释，自发布之日起执行。北京市人民政府电视电话会议管理规定来源：首都之窗日期：2012-06-21京政办发201224号各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：北京市人民政府电视电话会议管理规定已经市政府同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。北京市人民政府办公厅二一二年五月五日附件：北京市人民政府电视电话会议管理规定第一章总则第一条北京市人民政府电视电话会议(以下简称市政府电视电话会议)是贯彻

7、落实党中央、国务院方针政策及市委、市政府重大决策，研究部署工作的现代化办公平台，是创新会议形式、改进会风、促进节能减排的重要体现。为加强电视电话会议组织管理，保证系统安全、高效运行，充分发挥电视电话会议效能，提高政府工作效率，特制定本规定。第二条积极推广电视电话会议。以市政府办公厅名义下发通知召开的会议，属动员部署类、总结表彰类的应尽量采用电视电话会议形式(建议以电视电话会议形式召开的市政府有关会议目录详见附件1)。第三条市政府电视电话会议由市政府办公厅主办，主会场设在市政府机关，分会场设在市有关部门、单位和区县政府。第四条市政府电视电话会议管理的原则：组织规范、责任明确、协调配合、严格纪律、

8、保障安全。第五条市政府电视电话会议管理的基本任务：(一)加强电视电话会议系统建设，不断完善会议系统功能。(二)做好会务组织工作，提供有力服务保障，确保会议效果。(三)做好电视电话会议系统技术保障工作，保证会议顺利进行。第二章职责分工第六条市政府办公厅会议处、秘书处等相关处室和单位会同市有关部门和单位负责市政府电视电话会议的会务工作，负责以市政府办公厅名义下发会议通知，做好主会场布置和会议组织工作，协同市委市政府信息中心等有关单位进行会前系统调试，指导分会场的组织管理。第七条市委市政府信息中心负责市政府电视电话会议系统的管理和主会场的技术保障，负责制定各分会场环境设置要求与相关技术参考标准(详见

9、附件2)，指导协调各分会场的系统运行维护、故障处理和操作人员培训等工作。第八条市政府电视电话会议各分会场的组织管理、技术保障等工作由市有关部门、单位和区县政府的办公室和技术保障部门共同负责。各单位办公室主任或分管副主任作为本单位分会场负责人，要会同技术保障等部门做好分会场的组织保障工作。技术保障部门要指定1名负责人作为分会场电视电话会议系统管理的责任人，并安排2名以上专业技术人员负责系统操作。第三章会务组织第九条市政府电视电话会议方案报市领导批准后，会议主办单位应及时下发会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、系统调试时间等内容。第十条在市政府电视电话会议与本单位会议会场发生冲突时，应优先安排

10、市政府电视电话会议。第十一条各单位办公室接到会议通知后，要及时向本单位领导报告，按通知要求安排参会人员，并在规定时限内向会议主办单位反馈。因特殊原因不能按要求参加会议的，应向会议主办单位履行请假手续。第十二条各分会场责任单位办公室要指定专人到会议现场，会同技术保障部门做好会场布置、设备调试及开会期间的组织管理工作。会场布置、设备调试工作一般应在会前半天完成。第十三条主会场会议材料由会议主办单位提供。分会场会议材料由会议主办单位通过市政府会议管理系统提供电子版，各分会场责任单位下载打印后分发给参会人员；没有接入会议管理系统的分会场，由会议主办单位印制纸制材料并发给该分会场责任单位。特殊情况下，会

11、议材料也可全部由会议主办单位印制，并分发至各分会场。第四章会议纪律第十四条会前5分钟至会议结束，主会场将轮流播放各分会场画面。参会人员要遵守会议纪律，避免随意走动、交谈等现象发生，新闻摄影、摄像和会议服务等工作人员不得在电视电话会议系统摄像设备前穿行，避免进入画面。第十五条参会人员不得无故缺席或擅离会场，确因特殊情况不能按时到会或需提前离开会场的，要及时向会议主办单位说明情况，并及时调整会场座位、桌签，保持会场整齐有序。第十六条分会场电视电话会议设备或网络出现故障时，应立即通知会议承办单位和市委市政府信息中心。在此期间，参会人员不得离开会场。如果故障短时间内无法排除，参会人员由会议承办单位协调

12、到就近会场继续参加会议。第五章技术保障第十七条会议承办单位和市委市政府信息中心应按照会议通知的系统调试时间组织各分会场责任单位调试系统，各单位系统操作人员应按照市政府电视电话会议操作规程与设备管理制度(详见附件3)的要求，积极配合系统调试，并做好会议期间的系统保障工作。如出现参会单位未参加系统调试的情况，由会议承办单位及时联系协调。第十八条市委市政府信息中心负责组织每周一的系统联调，各分会场责任人及技术保障人员需到会场配合主会场进行系统功能测试。如分会场正在召开本单位会议或因设备故障不能参加系统联调，应及时报市委市政府信息中心。第十九条市委市政府信息中心每季度组织技术人员对各分会场进行1次系统

13、检测，以保持系统的完好性。第二十条市委市政府信息中心每年组织各分会场系统操作人员进行2次技术培训，提高系统维护和故障处理能力。第二十一条各分会场系统操作人员如有调整，应及时将新上岗的操作人员姓名及联系方式报市委市政府信息中心。第二十二条各分会场应加强本地音频、视频设备的管理和维护，定期进行检测，保证设备处于良好工作状态。第二十三条各分会场的电视电话会议终端设备属于本单位固定资产，应参照市政府电视电话会议操作规程与设备管理制度的要求，加强设备管理维护。第六章附则第二十四条国务院电视电话会议在本市设分会场时，各分会场依照此管理规定实施。第二十五条本规定自发布之日起实施。附件1：建议以电视电话会议形

14、式召开的市政府有关会议目录(略)附件2：建议以电视电话会议形式召开的市政府有关会议目录一、分会场环境设置要求(一)分会场不设主席台，参会的主要领导同志在会场前排中间就座，其他参会人员在其后排集中、整齐就座。(二)分会场悬挂会标，桌上不摆放本单位名签。会标采用红底白字，字体选用方正美黑简体；会标悬挂于会场后排上方，在画面中应尽量撑满。会标文字分两行排列，本单位名称应用标准简称。例如：北京市电视电话会议北京市电视电话会议市发展改革委分会场东城分会场。(三)分会场按要求摆放参会领导和参会单位名签，尺寸适中，红底黑字，字体选用楷体。(四)分会场布置要简洁大方，桌面不摆放矿泉水，桌面和地面不摆放妨碍画面

15、效果的花草等物品。二、分会场环境相关技术参考标准(一)室内环境。1、分会场应具有较高的语言清晰度，适当的混响时间，室内声场达到最大扩散等条件。2、分会场应具备安静的环境，尽量控制外界噪声源，减少室内噪声，保证会场内噪声低于40分贝。3、分会场的护围装饰、桌椅布置、地毯等应保持统一色调，尽量做到简洁明亮、浅色为主。4、分会场窗帘应采用双层设计。一层为遮光布；另一层为与环境相协调的厚绒布，以驼色或米黄色为宜。5、分会场的系统控制室与会场之间距离不宜过远，可在两者间设观察窗，便于工作人员及时配合会议进程实施操作。6、电视机的位置：电视机应放置在相对于参会人员中心的位置，距离地面高度约1米；参会人员与

16、电视机的距离约为屏幕高度的4至6倍；各参会人员到电视机的水平视角不大于60度。7、电视屏幕的大小根据参会人数、会议室大小等因素决定。(1)中小型会议室：建议采用46英寸或52英寸的液晶电视或等离子电视；(2)大型会议室：建议采用背投拼接或液晶拼接、等离子拼接等方式。8、摄像机的位置：摄像机应放置在参会人员的正前方，距离地面高度约1米。9、扬声器的位置：扬声器可放置在会议室的四角，距离墙壁至少1米；小型会议室使用电视自带音箱。10、麦克风的位置：麦克风放置在参会领导座席前。11、麦克风和扬声器间的距离应为3米以上，并且要尽量避免麦克风的接收方向朝向扬声器的辐射方向。12、摄像背景：摄像背景不宜挂

17、有山水等景物画，建议采用蓝色背景。13、其他设备：根据会议的需要，可灵活布置其他设备，如：电子白板、传真机、打印机等。14、图像显示方式：显示会议室画面的电视屏最好为两块，一块显示本地画面，一块显示远端画面。15、分会场宜采用通信设备专用的灭火设备。(二)电源与接地。1、交流电源应按一级负荷供电。电压波动超过交流用电设备正常工作范围时，应采用交流稳压或调压设备。2、摄像机、控制室监视器、编辑导演设备等电视电话设备应采用同相电源。在分会场室内、控制室、传输室应设置专用分路配电盘，每路容量宜为15安至25安。在摄像机、监视器、背投等设备附近应设置220伏三芯电源插座，每个插座的容量不得小于2千瓦。

18、3、光电转换器、路由器不能断电。4、交流电源的杂音干扰电压不应大于100毫伏。5、接地保护应符合下列要求：(1)接地保护线必须采用三相五线制中的地线，与交流电源的零线严格分开，防止零线不平衡电流对会议视频、音频信号产生影响。(2)接地保护线的接地电阻值，单独设置接地体时，不应大于4欧；采用联合接地体时，不应大于0.5欧。(3)接地保护线的杂音干扰电压不应大于25毫伏。(4)接地系统应采用单点接地方式。信号地、机壳地、电源告警地、防静电地等均应分别用导线经接地排，一点(焊接)接至接地体。(三)照明与插座。1、灯区安排。在距离会议室最前端2.5米处开始安装(摄像机安装区域1米范围内不必安装灯)，纵

19、向每隔1米与横向每隔1米的交点上均安装2只灯。2、光照度要求。(1)灯光光源：一般采用人工光源的冷光源，例如三基色灯。(2)摄影区的光照度：参会人员的面部应为500勒(为了防止面部光线的不均匀，三基色灯应在安装调试时旋转至适当位置)。(3)电视机等显示设备和投影机周围的光照度：50勒至80勒。(4)文件图表光照度：不大于700勒。3、插座要求。分会场室内、控制室等房间地面和围墙上应每隔3至5米设置220伏三芯插座。(四)视频设置。1、分会场各摄像机、电视机等视频设备须满足前述“电源与接地”部分中的各项要求。2、电视机或大屏幕背投的布置，应尽量使参会人员在较好的视距和视角范围内。3、分会场摄像机

20、的布置应使被摄人物都收入摄像画面之内，宜采用多机位摄像机摄取画面，以满足画面切换时的过渡要求。(五)音频设置。1、分会场各音频设备，如音频编码解码器、功率放大器、扬声器、有源话筒等须满足前述“电源与接地”部分中的各项要求，防止电源对音频的干扰。2、话筒和扬声器的布置应尽量使话筒置于各扬声器的辐射角之外，以避免自激啸叫，扬声器宜分散放置。(六)分会场室内环境示意图(略)附件3：市政府电视电话会议操作规程与设备管理制度一、操作规程(一)会议开始前1.5小时主会场和各分会场系统操作人员需对电视电话会议系统进行自检，确认各设备电源、摄像机输出图像系统及本地音频、视频系统是否正常。(二)会议开始前1小时

21、主会场对各分会场进行点名，点名时相应分会场系统操作人员应及时应答，确认主会场和分会场声音、图像是否正常。有多媒体汇报的分会场，操作人员需配合主会场进行双流的发送预演。(三)会议开始后，市委市政府信息中心负责主会场画面切换，并根据需要进行实时调整。(四)分会场应调整镜头，使之显示会场全景；需要发言的分会场应提前切换好发言人特写镜头，避免镜头内有其他人员的图像。分会场发言时，系统操作人员应及时开启发言人的话筒，发言完毕后立即关闭话筒，期间不要为发言人递水、毛巾等，以免影响发言效果和会场视频画面。有多媒体汇报的分会场，操作人员应按照主会场的统一安排进行双流的发送，汇报完毕后立即关闭双流功能。没有多媒

22、体汇报的分会场，严禁使用双流功能。(五)会议期间各分会场系统操作人员应实时监控电视电话会议设备运行状况，随时与主会场保持联系。会议中如出现系统故障，系统操作人员应尽快排除故障或按应急预案采取备份措施，以保证会议顺利进行。会后操作人员应详细记录故障情况及处理措施，并向市委市政府信息中心提交故障处理报告。(六)会议结束后，由市委市政府信息中心统一中断电视电话会议的连接，各分会场不得自行中断。各分会场系统操作人员在显示设备出现远程通讯中断提示后，再关闭电视电话会议设备。二、设备管理制度(一)设备应放置在会场固定位置，禁止随意移动、更改设备配置、擅自拆除设备或调整连线。(二)各分会场设备参数设置由市委市政府信息中心统一配置，禁止随意更改，以免影响网络正常运行。严禁带电清洁设备、插拔任何连接线，严禁用手转动镜头。(三)各分会场如因办公地点、会议室变更需要调整设备位置，应向市委市政府信息中心提出申请，由市委市政府信息中心提供技术支持予以实施。设备改动后需进行测试，保证设备处于正常使用状态。(四)各分会场的设备如出现损坏或丢失，由各单位自行承担维修、购置费用。设备的选型和调试由市委市政府信息中心统一负责。