应届毕业生档案处理须知.docx

1、应届毕业生档案处理须知应届毕业生档案处理须知应届毕业生档案处理须知近年来大学毕业生对自己的档案不管不问已不是个别现象。据了解在各院校、各级毕业生就业主管部门和各地人事部门人才交流中心被大学毕业生遗弃的档案都不少。超过择业期毕业生的档案会被学校退回原籍。 从郑州大学毕业两年的毕业后辗转了两三家单位没把档案当回事。谁知道今年评职称他才想起档案没在单位。他也因手续不全评职称被耽误了一年。 有些在私营企业工作的大中专毕业生择业期满后没有到学校办理报到证也没有转档案其档案被打回原籍这样失去了报到资格就业手续需要重新办理只能按照招工手续即身份是合同制工人而自己奋斗了十几年的正式干部身份就没了。 毕业生与用

2、人单位签约时要询问清楚用人单位的性质如果是国家机关、国有事业单位、国有企业本身或者其主管单位是有人事管理权的可以接收档案。其他各类非公企事业单位、各类民营机构一般是无人事管理权的要通过人才交流中心来接收学生学生的档案要放到人才交流中心。 按照规定学校应将学生档案转给有档案管理支配权的单位和国有企业、各级毕业生就业主管部门以及县级以上政府人事部门所属的人才交流中心。县级以上政府人事部门所属人才交流中心均可为毕业生接收管理档案并依据档案为毕业生提供转正定级、职称评定、出国政审、考研证明等一系列内容的服务。 档案里面都有啥 档案里主要是映人的政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作业绩等方面的材

3、料它记载了我们的一生从出生的证明材料开始到各个学习阶段的入学考试材料、学习成绩证明、学习结果证明甚至我们的工作情况证明、工资情况、职称情况、入党入团材料、出国记录、统一健康检查结果获得的奖励以及不良记录也都会进入档案。 如果没有了档案 档案的作用体现在工作和升学的人事方面毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明都会用到档案。现在很多大学生不知道档案的重要性不久前的一项调查结果显示认为档案没用的大学生占49将近一半而各地档案托管机构中的弃档数量都以每年数千份的速度递增。但是档案就像是鱼身边的水人身边的空气它在时体会不到它的好处甚至感觉不到它的存在不过当失去了它

4、问题可就来了。我们就举几个简单的例子看看如果没有了档案我们将会面临什么问题吧 如果没有了档案当身份证丢失的时候因为没有档案托管方没有人能为我开具身份证丢失证明那么我将没办法补领身份证我成了“黑民” 如果没有了档案无论我参加了多少年工作工龄都是零因为没有一个指定的机构为我记录并把这些信息归档我因此也无法办理养老保险。 如果没有了档案等我想回归学校参加考研时没办法开具考研证明更没办法将档案转移到学校升学连机会都没有。 如果没有了档案工作中我无论怎么干、干得多好、干了多长时间我都无法晋级相应的职称工程师之类的称号永远与我绝缘。 毕业该把档案放何处 毕业工作后档案有三种可能的去处第一种档案随着你到了工

5、作单位第二种你把档案放在了人才服务机构第三种你把档案暂存到了学校。各种存档方式都是有其独特之处的具体存在哪里需要按照你的实际情况或者发展计划来进行。 有就业单位档案这样办 毕业生将就业协议书交所在学校由学校统一到毕业生就业主管部门办理毕业生就业报到证。需要迁移户口的毕业生还需要持就业报到证、毕业证等材料到原籍办理户口迁移证。办理了人事代理的由所在学校统一转移到人才交流中心经清点、核实符合条件的办理存档手续。需要办理户口的持存档手续、毕业证复印件、户口迁移证、身份证和身份证照片等在工作单位或人才交流中心办理入户手续。应聘单位无集体户口的可直接迁入省或市、县的人才交流中心集体户口。 通常情况下如果

6、你的情况符合当地的人才引进政策同时你的单位也有能力接收档案那么用人方一般会要求你把档案转到单位并且为你办理户口从而正式接管你的人事关系。这种方式的优点是你从此以后成为了单位的正式员工将享受单位相应的工资待遇、福利并且能够方便地进行各种人事证明、职称评定而无需花费额外的时间缺点是如果你干得很好了当你打算换单位或者升学时单位可能不太情愿给你转档让你走。 如果单位由于某种原因不能接收你的档案或者你希望做一个比较自由的职业者可能会经常调换自己的工作或者是你打算在近几年内要考研升学那么建议你把档案存在人才服务机构一般是各地人事局所有的人才市场。此种方式的优点是来去自由并且评职称、计工龄哪怕你还没找到实际

7、工作、保险等不缺由于人才市场只管人不用人但是法定人事关系是挂靠在人才市场的因此在你升学或者换职业时不会因为档案转出困难而受阻。缺点是你和实际用人单位只能签署劳动合同相当于打工单位因为你可能随时离开的不稳定性而可能降低你的福利和待遇还有在开具各种与档案相关的证明时你需要去人才服务机构如果服务机构和你的工作地不在一个城市可能会浪费你的时间还有每年需要缴纳一定的档案保管费另外这种方式视你已经找到工作与把档案存在工作单位一样如果想以后考公务员或者办理其他地方的户口则没有应届毕业生的优势了。顺便提及这种方式下如果你希望办理医疗保险及住房公积金原则上在存档地和工作地都可以办理但建议在工作地办理因为医保一般

8、都有指定的医疗机构要是看个病还需要回存档地就太麻烦了。 择业期内怎么办 择业期内毕业生可以将档案存放在学校。 把档案暂存在学校实际是保留着你的“应届毕业生”资格视为你仍旧处于“正在择业”状态。因此你可以继续按照应届毕业生的条件考取公务员以及找工作转户口的优惠政策当然这期间你也还可以考研。这种方式的缺点就是期限最多为两年超期、或有的地方不允许学校暂存如果学生毕业时没有找到工作档案、户口将直接被打回原籍所属的人才服务机构这时要注意请立刻与原籍人才服务机构联系办理档案托管手续否则视为弃档还有一个缺点是因为你是“正在择业”即使这段时间你实际已经工作了这种方式也不计工龄不能评职称。 但如果择业期满要提前

9、办理人事代理手续。持就业协议书直接到人才交流中心签注人事代理意见将就业协议书交所在学校由学校统一到有关部门办理毕业生就业报到证由所在学校将毕业生档案转递到人才交流中心办理存档手续持就业报到证、户口迁移证、身份证等材料办理存档和入户手续。 超过择业期的毕业生档案该怎么办理 超过择业期仍未落实工作单位的专科以上毕业生持国家有关政策规定的有效文书证件到入学前户口所在地人才交流中心开具商调函凭商调函由原档案管理单位将人事档案移交本人才服务中心人事档案在个人手中保存或在无档案管理权的单位保存的凭就业报到证先到当地政府人事部门所属人才服务机构补办有关手续完善档案材料私自拆封或无档案管理权的单位拆封的需退回

10、原毕业院校重新审查、密封而后再将档案移交到人才交流中心。此时毕业生已经不再具有就业报到资格需要就业的需重新办理招工、聘干等就业手续或者按照国家不包分配毕业生的就业办法办理毕业生就业工作介绍信。 这部分毕业生的户口如果在入学时已经迁到学校现在只能迁回毕业生入学前户口所在地在其他地方不能办理入户。 大家可以根据以上信息结合自己的情况给自己的档案找一个好去处。而那种因为逃避缴纳学费等原因企图抛弃自己档案、户口的想法和做法都是极其不正确的将给自己今后的生活、工作带来巨大的麻烦。真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原

11、始材料不可复制。 档案虽然“光辉不再”但并不等于是随处可丢弃的“鸡肋”专家建议应届生应关心自己的档案免得未来不必要的麻烦。 档案与工龄 很多大学毕业生找到工作后没有及时办理参加工作手续工作几年后仍然是学生身份从而影响了自己的转正定级也影响到工龄和退休金的计算。 档案与福利 毕业生在个人办理养老保险、继续深造如出国、考研、考公务员等事关个人切身利益的问题时都要用到档案。 档案与因公出国政审 因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查如果档案材料不全政审机构就会拒绝审查。 补办档案与原始材料 虽然现在有的单位可以补办新档案但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在势必造成一定损失。 从高校

12、就业指导中心等相关机构了解到国家对于毕业未就业的大学生的档案一般采取三种方法 一、把档案转至生源地由所在地级市的人事局接收。 适合对象比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。 优点在生源地就业后办理手续简单方便。 缺点两年内如离开生源地就业需重新办理改派手续。 二、把档案留在学校。 2002年国家下发文件允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。待落实工作单位后将户籍和档案迁至工作单位所在地申请档案留校超过两年仍未落实工作的学校将其档案和户口迁回生源地学校不再为其发放就业报到证。 适合对象适合有就业愿望但尚未就业的毕业生。 优点学校诚信度较高代为保管户口关系和档案

13、不收取额外费用。 缺点毕业生档案留校只是延长了择业期与学校没有人事隶属关系涉及人事关系的证明都不能出具。 三、把档案转至就业代理或人才交流中心。 适合对象比较适合创业、灵活就业的毕业生。 优点易于毕业生解决一些实际问题。 缺点由于毕业生与指导中心交流相对少容易造成信息不畅。已就业毕业生的档案存放一般有两种方式 一、 把档案转至有人事管理权的单位。 Tips 1: 在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前不要把档案转入这个单位应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。个别没有档案管理权的单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。 Tips 2: 要询问清楚用人单位的性质。国家机关、国有事业单

14、位、国有企业他们或他们的主管单位是有人事管理权的可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的要通过人才交流中心来接收学生学生的档案要放到人才中心去。 二、 把档案转至单位所在地的人才服务中心。 如果接收你的单位不具备档案管理权那么你的档案就应该“落户”于单位所在地的人才服务中心。这种方式通常需要收取一定费用一般每年三四百左右。 Tips 1: 人才服务机构是什么性质的机构在编制上它属于事业单位在运行上则实行企业化管理。但实际上它履行着部分行政职能提供的“服务”具有明显的行政属性。这种“半官半商”、“亦官亦商”在“官”与“商”之中左右逢源模棱两可。不少地方人才中心的负责人坚持“补齐代管费用及相关手续后再提供人事服务”。 Tips 2: 档案的转递是有规定程序的在离开学校之前最好弄清楚你的档案在什么时间被转到哪个地方去了。在现阶段主管学生分配的单位没有统一有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办等而且档案转进转出比较麻烦最好一步到位。