EXCEL的操作说明讲解.docx

1、EXCEL的操作说明讲解EXCEL 的操作第一讲 知识点1、负数：符号 +数字 、（数字）2、分数： 0+ 空格 +分子 /分母3、年份： 2011-02-03 或者 2011/02/034、当前日期： ctrl+ 分号5、当前时间： ctrl+shift+ 分号6、设置序列： “工具”下的“选项” ，选“自定义序列” ，然 后就可以在右边的空白处自行设置新的序列。设置时，输入 一项之后，就要 敲回车键 ，接着输入下一个，然后再回车。7、输入一大串数字时，如身份证号码时，先输入一个英文 状态下的“ ”，然后再输入数字，最后敲回车即可。8、填充：选定一块区域，在第一单元格内输入内容，然后 按 c

2、trl+ 回车键， 整个区域就均被刚才第一个单元格中输入的 内容所填充。第二讲 数据的有效性1、 作用： 限定单元格中数据的取值范围， 超出范围就自动 给出提示。2、 选定单元格数据的有效性(1)“设置”选项卡：设置有效范围 (A序列；B整数)( 2) “输入信息” 选项卡： 在输入前给输入者以提示， 告 诉输入者输入的大致内容，如标题为“性别” ，输入 信息为男或女。( 3) “出错警告” 选项卡： 输入无效数据后显示错误信息(4) 删除数据有效性：选定单元格“数据”“有效性” -单击左下角的“全部删除”第三讲 表格编辑一、 自动套用格式( 1 ) 作用：将计算机中已有的格式应用到当前表格(

3、 2) 方法：选定当前的表格格式自动套用格式选择 要应用的表格样式单击 “选项”选择应用的范围 (包 括数字、边框、行列宽等)确定。二、 美化表格选定单元格 /格式 /单元格 /选择不同的选项卡(1)“数字”选项卡：设置数字，例如常规、数字、货币、 会计专用、日期、百分比、文本等。(2)“对齐”选项卡：设置水平对齐、垂直对齐、方向、竖 排文字、合并单元格、自动换行(把单元格内所有内容显示出来）等。（ 3）“字体 ”选项卡：设置字体、字号、颜色、特殊效果等。（4）“边框 ”选项卡：选择线条颜色、线型等。（5）“图案 ”选项卡：选择颜色、图案等。三、行、列的调整1、插入行、列选中要插入的行（列）数

4、T 插入”行（列）T确定 注意：插入的新行在选中的行的上边，插入的新列在选中的 列的左边。2、 删除行、列选中要删除的行或列T 编辑” T删除”3、 设置行高、列宽 方法一：选定行或列，格式，行或列，设置数值 方法二：光标置于行号或列号分界处，拖动即可3、 最合适的行高、列宽方法一：选定行（列）T格式 行（列）T最合适的行高（列 宽）。方法二：光标置于行号（列号）分界处4、 隐藏行、列（ 1） 选择要隐藏的行（列） 格式 行（列） 隐藏（2） 工具/保护 /保护工作表 /设置密码 /确定四、条件格式1、作用：设立不同的条件范围，符合条件的数据以不同格 式进行显示2、方法：选定单元格t格式t条件

5、格式t选择条件t输入 范围t单击格式t进行格式设置t确定t单击“添加” t重 复前面相同的操作 /确定注：最多只能设置三种条件格式，将数据以四种格式显示。第四讲 公式一、 公式1、 公式的定义：以等号开头，由数据、运算符号构成的用 于计算结果的等式。2、 输入：选定一个单元格作为结果单元格，以等式开头， 依次输入数据、运算符，敲回车键即可。注意： （1）输入公式时，一般在英文状态下输入 （2）数据可以是具体数值，也可以是单元格地址 （ 3）结果单元格：用于存放公示显示结果的单元格 （4）引用单元格：公式中出现的被引用的单元格二、 运算符号（1） 算术运算符：%, +，一，* , /,八（2）

6、比较运算符： =， ， =， ， =60 ”2、 sumif （条件求和 ）使用格式为：=sumif（条件区域，“条件”,“运算范围”如=sumif（性别，“男”，“语文科目”）四、 日期函数1、 today ：显示当前日期2、 datedif:计算指定起始日和结束日之间的天数间隔使用格式： =d ated if （起始日期，结束日期， “指定日期的计算方式）（1） y: 计算日期内的整年数（2） m:计算日期内的整月数（3） d:计算日期内的整天数五、 排名次函数1、 rank:返回一个数值在一组数值中的排位2、 使用格式：=rank（单元格地址，数据范围，升序 /降序） 其中， 0 表示按

7、降序排列， 1 表示按升序排列，降序排列时 0 可以省略。六、 条件函数1 、 if :根据条件判断，显示不同结果2、 使用格式: =if （条件表达式，条件成立，条件不成立）3、 例题:（ 1 ） 总分大于 300 时显示合格，总分小于或等于 300 时显示差。格式为：=if （引用的总分单元格地址 300,”优秀”，”差”）（ 2） 总分大于 350，显示优，总分小于 300，显示差，其他显示良。格式为： =if （引用的总分单元格地址 350,”优秀 ”， if （引 用的总分单元格地址 86男三、排序1、 作用：使记录按照某种条件进行排列显示2、 分类：单行排列、多行排列3、 单行排列

8、：使用工具栏上的“升序“或”降序“4、 多行排列：数据/排列/选择关键字(最多使用三个关键字作为依据)第七讲 数据处理（二） 一、 合并运算1、 作用：将其他数据合并到当前工作表中2、 合并引用设置： 源数据具有相同的排列顺序和位置 时， 才可使用合并运算（ 1） 选择结果单元格的位置（ 2） 单击合并计算目标区域左上角的单元格（3） 数据 /合并计算函数选合并计算方式 引用位置分别选定合并数据 （不含标题即表名 称） / 添加3、 建立至数据库的链接 如果源数据被修改时，自动更新合并计算，就选取，否则就 不选取。注意： 若源数据不按顺序排列， 但使用相同的标志， 则选中： “标题位置“中的”

9、首行“和”最左列“。二、分类汇总1、作用：按某个字段对所有记录进行分类，相同记录的某 些字段进行汇总的计算2、使用 （1）分类：选中一列（分类字段）升序或降序排列（2）汇总：单击任一单元格 /数据/分类汇总 /选择分类字段 选择汇总方式 / 选择汇总项 /确定3、删除：单击任一单元格 /数据/分类汇总 /全部取消三、数据透视表 1、定义：能够将数据库以多层表格的形式进行表达，便于 从各个方面多角度对数据进行观察 2、组成：页字段、行字段、列字段、数据字段、数据项3、创建（1）选定“数据库” / ”数据” / ”数据透视表和数据透视 图”（不包括标题栏）（2） 将”所需创建的报表类型”修改写“数

10、据透视图（数据 透视表）”/ 单击“下一步”（3）选择源数据的区域 / 完成（4）根据需要设置：页字段、行字段、列字段、数据字段 （使用“数据透视表字段列表工具栏” ，方法是用鼠标拖动 到 Excel 图中 XYZ 轴。）4、 使用数据透视表（1） 筛选：分别根据页字段、行字段、列字段（2） 排列：右单击“排列字段” ，选择“字段设置” ，单击 “高级”，设置自动排序选项（递增或递减） ，确定。（3） 刷新：数据透视表的数据来源于数据表格， 不能直接 修改。当源数据被修改后， 数据透视表光标定位在要刷新的数据透视表内数据 / 更新数据或右单击任一单元格 / 更新数据或工具栏中“！”5、 删除数

11、据透视 选定整个数据透视表 / 编辑 / 清除 / 全部四、图表1、创建图表插入/ 图表/ 选择图表类型 / 选择数据区域和系列产生的位置 选择图表选项 / 选择图表位置 / 确定2、修改图表（1）更改图表类型选定图表 / 图表/ 图表类型 / 选择/ 新类型 / 确定 （2）更改系列位置选定图表 / 单击图表工具栏上的“按行”或“按列”按钮选定图表 / 图表/数据源 / 选择（3）更改图表选项选定图表 / 图表/ 图表选项 /重新设置选项 / 确定（4）更改图表位置选取图表 / 拖动或选定 / 图表 / 位置3、添加、删除数列（ 1）添加：选定要添加的单元格 编辑 复制 选定图表 编辑 粘贴（ ctrl+C ， ctrl+V ）(2)删除1只删除图表中的数据：单击图表中的数据 /delete2/ delete数据和图表一起删除：选定工作表中的数据区域五、打印1、控制面板 /打印机 /添加打印机 2、页面设置：文件 / 页面设置1)页边距选项卡2)页边选项卡3)页眉/页脚选项卡