OA系统管理员工作手册.docx

1、OA系统管理员工作手册人力资源部2017/10/16目录第一章 系统概述3一、目的3二、适用范围3三、OA系统管理员岗位职责3四、OA系统管理员工作进度安排4第二章 OA系统日常工作5一、OA账号的开通/停用/权限变更5二、固定表单制作与流程修改6三、数据备份与恢复13第三章 常见问题汇总15一、操作类151.1 协同工作151.2 表单应用171.3 公文管理191.4 电子邮件201.5文档管理201.6日程/计划/会议211.7公共信息211.8首页221.9 系统管理员界面231.10人事档案管理231.11 精灵241.12插件241.13 OA日常维护25二、问题类272.1 常见

2、问题272.2 数据问题282.3系统问题28三、应急恢复类293.1 A6产品备份问题如何解决293.2 A6服务器的环境需要注意些什么？313.3M1产品在安装的时候提示“对路径：ufseeyonOAtempM1-A6.pak的访问被拒绝”313.4 V3.20sp1版本，启动oa的时候报错加密狗识别不正确问题总结323.5 A6协同小地球服务无法启动集锦34A6协同小地球服务无法启动集锦343.6 A6系统管理员平常的维护需要注意些什么？403.7 A6系统常用文件夹是哪些，有什么作用？413.8 A6系统客户端需要注意的事项有哪些？423.9 A6系统需要迁移，如何操作？423.10

3、什么时候需要清理OAtomcatwork下的内容？433.11 A6系统网络环境检测方法及工具433.12 修改访问端口46第四章 OA相关文件手册47一、 OA培训视频47二、 A6-m-V3.0Sp2企业版操作手册47三、 A6-m-V3.0-Sp2安装维护手册47第五章 OA使用管理规定48第七章 结语51第一章 系统概述公司OA系统自2011年5月正式上线，使用的是用友致远OA-V275版本，后经过一次升级，目前为A6-M 3.0SP2版本，总并发人数为60人。同时该系统还安装有致远M1移动协同软件V1.0，移动协同并发数为35人。该系统是公司非常重要的办公系统，服务器放置于联科总部二

4、楼，内网登录地址：http:/192.168.1.34：8080；外网登录地址为：http:/218.16.62.26:9999。一、目的本工作手册，主要是将OA系统从安装到维护，以及日常工作进行梳理，对日常工作中遇到的各类问题进行总结，并为新进OA管理的同事提供一个简单的指引。二、适用范围本工作手册主要是根据本公司现有OA系统管理员的工作内容来制定，仅适用于本公司OA系统管理员。三、OA系统管理员岗位职责岗位职责，是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。针对本公司的实际情况，OA系统管理员岗位信息及工作内容如下表所示：岗位基本信息岗位名称所属部门直接上级岗位OA系统管

5、理员人力资源部IT系统主管岗位工作内容序号主要工作内容1解决日常使用者遇到的使用问题：OA系统管理员最好能整体掌握OA系统的所有功能，能及时答复最终使用者的提问，针对系统中存在的BUG能准确的分析定位，及时协调软件厂商进行解决。这一块是OA管理员日常最频繁的一项工作任务。2确保系统的安全与稳定：OA服务硬件、网络的安全，病毒防范。数据的备份，包括数据库数据和文件数据的备份（可以采用自动备份），这一点非常重要，数据、特别是重要数据的丢失将带来不可挽回的损失。3系统权限的维护管理：用户账号、部门、岗位角色等的管理，相关人员权限的设置，这一块是日常管理工作中最基础的，如：新增人员账号的创建、权限的设

6、置。4OA的实施与培训：针对系统上线的实施协助，以及后期对公司各类人员进行相关培训，制作相关培训教程等。 5其他：OA系统的启动与停止、系统日志的跟踪与查看、对异常流程和数据的处理，数据的删除与恢复、流程的监控与处理、系统崩溃后的灾难恢复等四、OA系统管理员工作进度安排熟悉认识本部门同事，获取通讯录信息，熟读本工作手册（1-3天）。根据现有的工作模式，以下为OA系统管理员入职后各个阶段的工作进度安排表（各阶段工作任务按实际时间进度可交替完成）：（入职后1个月内）工作适应阶段适应阶段：项目现场实习，熟悉公司基本业务及项目现场运行流程（提供实习指引问题）、了解各岗位职责及公司的组织架构、完成分配的

7、实习任务，最终完成实习报告（4-7天）。（3-4天）司的组织架构、完成上级领导分配的实习任务；熟悉了解自身岗位及部门同事工作内容，熟练OA基本操作，并完成检验考核（7-15天）。熟悉服务器，了解OA部门架构与现实架构的关联，便于日后工作顺利开展（10-20天）。了解公司各部门之间的工作联系，尝试与各主要工作对接人员沟通交流（15-30天）。（入职后1-3个月内）工作职责熟悉阶段熟悉阶段： 上级领导安排逐项熟悉、学习OA用户操作手册相关工作内容，进行人员账号开通、停用、权限变更，系统备份等工作。（3-4天）司的组织架构、完成上级领导分配的实习任务；尽快熟悉OA系统固定表单制作，流程设置，并完成入

8、职3个月后的述职报告,作为转正考评的依据之一。（入职2个月后）独立开展工作阶段独立阶段：经过2-3个月的熟悉和了解，已能按照上级和公司的要求胜任基本工作，开始规划个人每月工作计划和目标，独立开展各项工作。（3-4天）司的组织架构、完成上级领导分配的实习任务；上级领导适时给出新的工作挑战，包括系统安装、OA数据恢复等，尝试让系统管理员能独立解决其他同事遇到的各类OA问题和展现个人进一步的工作能力。 成为OA系统管理员开始，就是我们自身工作发展的开始，我们要利用公司和上级提供的发展平台发挥自身的价值，促进自己不断进步。（入职后）发展阶段发展阶段：除了仅仅接触OA系统管理模块外，有兴趣的前提下我们也

9、可以协助其他小组同事工作发展自身，例如协助招聘、协助工资核算等。第二章 OA系统日常工作一、OA账号的开通/停用/权限变更根据收到的OA开通申请表，增加人员账号信息。人员离职后，应在收到离职单后根据离职日期对账号进行停用，该功能需登录后台进行操作操作步骤：第一步：点击【新增】出现新增人员信息表格，填写完了，如果想继续新增人员，可点击【确认并继续】；如果不想再新增人员，可点击【确认并退出】。如图：第二步：如果需要停用人员，选择要停用的人员，在【账号是否启用】处点击【停用】；然后点击【确认并退出】；第三步：如果需要进行在职、离职查询，选择查询条件查询：可按员工姓名或岗位名称查询。第四步：修改人员及

10、权限：选择某一人员，可对该人员信息进行修改，修改完了点击【确认并退出】按钮进行保存。操作说明：可以通过新增或批量导入人员操作建立一定的人员信息，便于用户登录使用。1功能键【新增】为本部门增加用户，分配用户各种权限，指定其职务岗位等。【删除】勾选需删除的人员后点击此按钮即可删除。【转 excel 下载】将当前已建立的人员信息以 excel 表格的形式下载到本地。【在职/离职】系统默认显示在职人员；选择“离职”后将显示离职人员列表。【重新序号】对已建立的人员进行重新排序，从而获得一个新的，无重复的排序号。【查询】选择所需的查询条件进行人员信息的查询操作。2.数据项基础信息部分：【人员编号】系统自动

11、生成。【人员序号】人员排列的序列号，系统默认输入顺序为排列顺序，缺省为 999999，当用户改变该序列号时，系统自动按照序号进行人员排序。【真实姓名】用户真实名称，不允许重名。【登录名】用户使用的登录帐号，不允许重复。【密码】用户登录的密码，系统管理员可以统一设置为一个初始值，在用户第一次登录使用后，用户可自行修改密码。【所属部门】该用户所在的部门。【兼职部门】选择用户所兼职的部门，可选择多个。【主岗名称】选择该用户的主岗名称。【副岗名称】选择该用户的副岗名称。【职务级别】选择该用户的职务。【帐号是否启用】选择该账号是否启用。【部门主管】确定用户是否为所在部门的部门主管。【部门管理员】确定用户

12、是否为所在部门的管理员【部门公文收发员】确定用户是否为所在部门的公文收发员。【部门公文督办员】确定用户是否为所在部门的公文督办员。【项目创建权限】有：表示可以进行项目创建；否：表示不可以。二、固定表单制作与流程修改表单使用基本步骤操作步骤如下：设置表单管理员表单制作前准备制作表单和模板调用表单第一步：设置表单管理员。由单位管理员完成。1.设置表单管理员：设置表单管理员，指定一人或多人担任。表单管理员可以进行枚举设置、基础信息维护、表单制作、模板制作设置，表单统计查询模板的设置；而普通人员进行表单流程调用，进行表单的查询和表单统计结果的查看；2. 表单应用设置：这是对表单模板进行分类存储的设置。

13、该操作由单位管理员完成。3. 表单管理员设置：表单管理员是设计表单样式、确定表单审批流程和分配使用者的一种角色。由单位管理员指定一人或多人担任。第二步：表单制作前准备。表单管理员完成表单中可能需要用到的数据准备。1. 枚举管理：进行枚举分类、枚举及枚举值设置、枚举关联关系设置第三步：制作表单和模板。由表单管理员完成表单制作。1. 表单制作：由表单管理员设计表单单据、单元格格式、表单关联关系。2. 模板制作：制作表单模板，进行表单使用授权和模板分类3. 查询与统计设置：由表单管理员定义查询或统计条件、确定列显的数据项，以及对使用者授权。该操作可以在新建表单的时候同时进行，也可以以后单独进行设置。

14、第四步：调用表单：由被授了权的普通用户通过新建协同，调用表单模板，完成表单单据的填写和提交审批。1、设置表单管理员1.1操作说明：系统管理员在系统后台中，设置一个或多个表单管理员。第一步：在协同系统后台管理员页面，选择一级菜单“业务设置”，点击“表单应用管理”，进入管理界面，点击“表单管理员管理”，系统列出所有管理人列表；点击人员名，可查看此人员所管理的表单列表.第二步：点击“新建表单管理员”，选择表单管理员，即可以使用表单制作的功能，表单管理员可以授权给部门和个人，点击“确认”新建完毕。1.2操作说明：变更表单对应的表单管理员第一步：在系统管理员页面，选择一级菜单“业务设置”，点击“表单应用

15、管理”，系统列出所有管理人列表，点击“表单所属管理”，系统列出所有表单。第二步：选择要变更权限的表单，系统在屏幕下方显示表单样式，点击“修改所属人”，弹出选人界面，选择要变更为的人员名字，进行“确认”。2、表单制作2.1系统内制作表单 填写表单名称：首先输入表单标题，定义表单行列轮廓定义行列：根据纸制表单的样式, 依据表单的列数最多的定义表单列，选择按钮确定表单的行列, 可以拖动鼠标框出表单轮廓, 也可以输入表单行列数按确定键, 出现表单合并行列：单击鼠标左键,出现表单操作, 选择合并单元格, 将光标所在位置的表格和后续单元表格合并。对于单据中的明细项，建议使用重复项功能，重复项功能支持文本框

16、、选择框、复选框、文本域。选择，输入列数，形成表单。只需要设置一次，在实际使用时可以自动增加行数。填写表格项，定义每一个表格的填写属性，单击鼠标左键,出现表单操作, 选择属性, 设置实际操作填写形式。表单完成2.2系统外部表单导入导出的报表在实际使用中用户可能已经用外部HTML 编辑工具（如 FrontPage、DreamWeaver 等）绘制好的表单样式，系统提供导入功能，将以表单样式导入到协同管理表单视图编辑器中；或是直接通过 word 制作样式拷贝到表单编辑区。然后选择相应的表单数据项，托拽到表单中的相应位置，调整好位置后，保存。同时也提供编辑器中已有的表单保存到本地硬盘的功能,保存表单

17、的格式,数据项以及其属性可以一同保存点击图标“” ，出现文件选择框，用户可以选择要导入的表单的文件选定文件，按“确定”键，在表单编辑中出现表单样式，输入表单名称，按“保存”保存，然后在进行表单编辑。这里需要注意一点，如果表单中原来包含了枚举项的及进行了关联设置，需要将枚举项的单元格重新定义。原关联关系也会自动清除。同时也可以将一个设计好的表单，保存在本机硬盘中，按图标，出现文件保存对话框，输入名称，进行保存。2.3 利用 word 快速建立表第一步：利用 word 编辑表单样式：在 word 中制作表单样式第二步：将表格复制到表单编辑区第三步:在表格设置数据项(参看相关操作)3、新建表单模板3

18、.1操作说明-建立表单模板第一步: 点击“新建模板”, 填写完标题，点击“表单”，将系统所设置的表单模板一一显示，用户可以根据需要选择协同中所要填写的表单，双击表单名称，确定表单第二步: 建立流程,表单根据实际应用建立流程模板，实现流程并发、串发、多层。第三步: 根据需要，插入附件,一个表单模板可以插入多个附件，但每个附件的大小不能超过 51M。第四步: 进行授权，模板必须授权，只有被授权用户才能调用模板。可以同时授权给具体的人员、一个或多个部门、职务、岗位、组等。第五步：设置表单模板的督办人员。表单模板的督办人员可对调用此表单模板的流程进行督办，并在流程出现超期的情况下替换超期的节点，以保证

19、流程可以正常的流转。第六步：设置分支流程，按应用配置分支流程。针对流程图上节点信息，对有下一处理节点的在流程线上，当鼠标滑过时，流程线变为橙色，形状变为手形，当点击时，弹出菜单项；【自动条件】支持五种对部门、组、职务级别、岗位、发起者部门五种类型条件设置【自动表单条件】是表单所特有的，针对表单内的单元格设置条件【上一节点手工选择】指由处理节点决定是否选择此分支【是否为强制分支】勾选上表示只有系统判断满足条件时才能选择此分支。第七步：根据每个流程的步骤，进行每个节点属性的修改。【节点权限】选择节点权限。【节点要求】设置某一节点的处理时间要求【匹配范围】在针对岗位、职级及某些角色时匹配是从本部门选

20、择匹配还是全单位中选择匹配。【单元格权限】单元格表单的单元格的编辑和浏览的权限，发起人系统默认对表单是编辑状态，其他默认浏览状态，用户可根据实际情况做修改。【执行模式】第八步: 根据实际情况选择“重要程度”, 设定是否进行跟踪,建立预归档。第九步:点击保存按钮，保存后，被授权使用的用户将可以在创建协同时调用该模板。三、数据备份与恢复为防止数据意外丢失所造成的损失，管理员应保证数据库每周进行一次数据备份。OA系统已启用每天0：00进行自动备份，系统管理员只需携带移动硬盘前往服务器将最新备份的数据库文件进行拷贝即可，另外除了数据库数据外，产品安装目录下的 upload 文件夹或者是系统管理员自定义

21、的存储管理目录下保存着各种业务上传的附件、正文图片、office 格式的正文、全文检索索引文件等数据，也需要进行备份 OA备份地址：D: UFseeyonOAbuckupOA上传文件夹备份地址E:上传文件夹备份自动备份：在 windows 任务栏上的状态区域中，鼠标右键单击图标备份数据库。管理员可设置定期定时地系统自动备份，备份时间最好设在用户访问量小的时间，如 00:00:00。根据本单位数据量的实际情况，建议每天或每两天备份一次。手动备份：系统提供了“立即备份”功能，可以进行手动备份数据库。系统自动将备份文件命名为当日日期数字表示的 zip 文件中，如果一天备份多次，则系统将全部备份文件写

22、入以当日日期数字表示的 zip 文件中。操作：点击手动备份，在弹出窗口输入备注信息。点击确定开始备份，需要进行设定备份日期和时间，下图表示在每周星期五的 14:00:00 开始做备份。恢复数据库对于同一天中备份的多个文件，管理员根据实际需要选择其一，点击“确定”按钮后，系统将运行数据恢复程序，将数据库中的数据以备份文件中的替换。第三章 常见问题汇总一、操作类1.1 协同工作 1) 节点权限中的协同、审批、知会有什么区别？答：两者的区别一是从字面本身的区别，一般给上级领导的权限或需要上级领导批示的，就需要给领导审批的权限，其它成员协同权限就可以了。从功能上，审批权限有撤销功能，而协同权限没有。如

23、果要盖章的话，需要使用审批权限，而不能是协同权限。2) 问：发起者不小心在已发事项中把已发的协同给删除了，下面的处理节点还能处理吗？如果不想让其它节点处理了，要怎么办？答：发起者在已发事项删除协同后，不影响其它节点的处理。如果不想让其它节点处理，可以让未处理的节点在处理时进行回退即可。另外建议用户以后不要在已发事项中删除，让其在已发事项中使用撤销流程，这样其它节点就都收不到了。3) 问：回退与撤销有什么不同？答：回退：如流程为A到B到C，C节点回退是回退到B节点的待办事项，B节点回退是回到到A节点的待发事项；撤销：如流程为A到B到C，不管哪个节点撤销都是直接撤销到A节点的待发事项。4) 问：发

24、起者并发给a，b，然后a，b同时处理完后才能到c，这样的流程可以实现吗？答：可以实现，将a，b两个人建成一个组，流程为发起者到组到C就可以了。5) 问：建A到B，B并发到C，D的流程怎么建？答：先建A到B流程，确认，然后点流程查看按钮，在出来的界面中再双击B节点小图标，再建并发到C，D的流程即可。6) 问：发起一个协同，流程为A到B，B处理时做了加签操作，加签给组1，然后组1里的成员又做了加签，加给组2或其它人，通过第二次加签后组2或其它人就收不到提示信息了，待办事项中也没有答：这样操作时，是需要组1中的全部成员处理完后，组2或其它人才能收到系统提醒消息及协同。因为在流程中组1是一个节点，相当

25、于此节点不处理，后续节点就收不到协同。7) 问：加签和当前会签有什么区别？答：当前会签是指在当前节点形成一个会签组，会签组中的成员全部处理完后才会流转到下面的节点。加签是在当前节点后面增加节点，增加的节点与当前节点的关系可以是串发，也可以是并发。8) 问：如果我这个节点的处理意见不好，想重新修改，该怎样做？答：当流程还没有结束时，是可以做流程回收操作的，即把刚处理过的协同回收回来到自己的待办事项，重新处理。9) 问：转发协同能不能把之前的协同意见也一起转发？答：可以，在转发协同时将转发意见的小方框进行勾选就可以将协同意见一起转发出去。10) 问：有不让用户发协同的设置吗？答：有的，需要系统管理

26、员设置自定义权限设置，不选择协同应用模块即可。11) 问：在协同中怎样盖章？答：需要满足三个条件：一是协同的正文必须是OFFICE格式（WORD或EXCEL格式），二是节点的权限需要是审批；三是需要有公章授权给要盖章的节点。12) 问：发起一个协同，word正文，提示office保存正文失败？或上传附件提示“找不到符合条件的挂载，请与系统管理员联系”，是怎么回事？答：一般会是重装完系统后，会有这样的提示，需要由系统管理员登录，到分区管理中将分区文件夹确认，使是否加载显示为是就可以了。13) 问：打开WORD格式的正文提示没有注册类别，怎么解决？答：一种病毒，叫4199病毒，也是最近2006年1

27、0月左右出现的，中了该病毒机器就会出现没有注册类别错误；解决方案：下载Microsoft XML Parser (MSXML) 3.0 Service Pack 7，使用微软该包安装就可以，下载地址：注意： (在有问题的客户端安装) 在安装该包前，一定把机器毒杀掉再安装，同时把所有的IE浏览器关闭。14) 问：怎么建个人模板？及个人模板怎么删除？答：在新建事项后，填写标题、新建流程，然后进行另存为，可存为个人模板。在个人设置/个人模板管理中进行删除。15) 问：个人组在哪里删除？答：在常用工具/员工通讯录中，选择我建的组，可对组中成员进行编辑，其中，解散小组即是对个人组的删除16) 问：一个人

28、员会有几个岗位，在OA中怎么体现？答：在OA中可以为人员设置主岗外，还可以设置副岗，且副岗可以设置多个。这样解决了实际工作中一人多岗的情况17) 问：把已发或已办中的WORD文档保存到本地后，在本地中打开提示密码保护不能编辑？答：这是因为在没有编辑的权限下保存到本地的。可以将此文档在OA中使用WORD正文重新打开，再另存到本地就可以了。18) 问：在登陆OA后，我的跟踪事项有很多，能不能取消跟踪？在哪取消？答：可以取消。在我的跟踪事项下面的更多按钮，选中事项，取消跟踪即可。19) 问：处理协同时，上传了一个附件，但发现上传错了，能删除吗？ 答：如果当前节点还有未处理的后续节点，则可以使用流程回

29、收功能，将附件删除重新上传处理即可。如果流程已经结束则不能删除。20) 问：自建协同的流程，要修改流程中的节点时能否像修改模板节点时，可以添加及替换，这样会方便很多答：在V275版本中已经实现，对于自建的流程修改，可直接替换、添加、删除节点。21) 问：待办事项会收到很多，能否对协同及公文进行分类，方便查看？ 答：在V275版本中可以实现，点首页待办事项模块下面的更多按钮，分为协同待办、公文待办及会议待办，方便使用。 22) 问：领导需要查看员工的工作完成情况，以做考核参考。答：V275版本已经实现，可授权领导查看其它员工的工作完成情况，在产品中的功能表现为：领导可看到其它人员的个人首页中的工作管理中的内容。 即查看其它人一定时间的累计待办、已办、已发及超期待办、超期完成等。23) 问：个人流程是什么含义，个人格式是什么含义？答：在新建事项，只填写协同标题及协同内容后，点另存为按钮，可以存为个人格式，如果经常用到这个格式，而流程不固定，则每次可以调用这个个人格式，然后再建流程。在新建事项，只填写协同标题，并建流程后，点另存为按钮，可以另存为个人流程，如果经常