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1、 第1章 Project入门 第1章 Project入门 本章内容： n 了解Microsoft Office Project 2007产品系列 n 了解优秀的项目管理工具如何帮助完成任务 n 启动Project Standard或Project Professional，辨别Project窗口的主要组成部分 n 使用视图以不同方式显示项目计划的详细信息 n 使用报表打印项目计划的详细信息 n 创建项目计划和输入项目开始日期 n 设置项目的工作和非工作时间 n 输入项目计划属性 项目管理是一门实践丰富的艺术与科学。不论您正在参与项目管理，还是将要进行项目管理，阅读本书都是一个绝佳的学习机会。

2、就其核心而言，项目管理是一种融合技能与工具的“工具箱”，有助于预测和控制组织工作的成果。除了项目，组织还有其他工作。项目(如电影项目)与持续业务(Ongoing Operation)(如工资单服务)截然不同，因为项目是临时性的工作，产生唯一性的成果或最终结果。凭借优秀的项目管理系统，您可以解决以下问题： n 要取得项目的可交付成果，必须执行什么任务，以何种顺序执行？ n 应于何时执行每一个任务？ n 谁来完成这些任务？ n 成本是多少？ n 如果某些任务没有按计划完成，该怎么办？ n 对那些关心项目的人而言，交流项目详情的最佳方式是什么？ 良好的项目管理并不能保证每个项目一定成功，但不良的项目

3、管理却会是失败的成因之一。 在您的项目管理工具箱中，Microsoft Office Project 2007应是最常用的工具之一。本书会介绍如何使用Project建立项目计划(包括任务和资源的分配)，如何使用Project中扩展的格式化特性来组织和格式化项目计划的详细信息，如何跟踪实际工作与计划是否吻合，以及当工作与计划脱轨时如何采取补救措施。 如果是刚刚接触项目管理，可以在此处暂停，先阅读附录A，然后再继续阅读本章。这样做不会占用多长时间，有助于恰当地评估和组织自己的项目日程安排需求，进而利用Project建立稳固的计划。 本书的大部分练习围绕着一个虚构的电影公司 (Southridge

4、Video and Film Productions)展开。您任职于电影公司的可能性不大，但您肯定看过电视广告或电影。每个电视广告或电影就是一个项目，事实上，有一些还是相当复杂的项目，涉及成百上千的资源但时间限制却很严苛。Southridge Video遇到的许多日程安排问题，您可能都会觉得似曾相识，如此一来，您可以将它们的解决方案应用于自己的日程安排需求。 本章会粗略浏览一下Project界面并介绍在Project中创建新计划的必要步骤。 1.1 使用Project管理项目 世界上最好的管理工具也不能替代您自己的准确判断。但是，工具可以也应该有助于您完成下列工作。 n 跟踪您收集的与工作有关

5、的所有信息：项目的工期、成本和资源需求。 n 以标准、美观的格式形象具体地呈现项目计划。 n 一致而高效地安排任务和资源。 n 与其他Microsoft Office 系统应用程序交换项目信息； n 作为项目经理的您在保持对项目的最终控制权的同时，又能与资源和其他项目干系人交流。 n 使用外观和操作类似桌面程序的应用来管理项目。 Microsoft Office Project 2007系列包括的产品众多，具体有以下几种。 n Microsoft Office Project Standard 2007 用于项目管理的基于 Windows的桌面应用程序。此版本为单一项目管理人员设计，并且不能与

6、Project Server交互。 n Microsoft Office Project Professional 2007 基于 Windows的桌面应用程序，包括Standard版的完整特性集，还有使用Project Server时需要的项目团队计划和通信功能。Project Professional加上Project Server是Microsoft的企业项目管理( Enterprise Project Management，EPM)产品的代表。 n Microsoft Office Project Server 2007 基于内联网的解决方案。结合Project Professiona

7、l使用时支持企业级的项目合作、时间表报表和状态报表。 n Microsoft Office Project Web Access 2007 使用Project Server时所用的基于Internet Explorer的界面。 n Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 组合(Portfolio)管理解决方案。 提示 如需了解Project 2007的新特性以及Standard版本和Professional版本之间的区别，请查询微软的Office Online网站中的Project区域：先进入网站，然后浏览至Project页。基于企业项目管

8、理的Project Server的产品组成列表参见本书20.1节。 本书的大部分章节着重讲述Project Standard版本的特性集，Project Standard版本是入门级的桌面项目管理工具。第部分介绍Project Professional版本和Project Server中可用的EPM特性。本书介绍的Project Standard版本的所有内容同样适用于Project Professional版本，所以学习本书第部分至第部分时可选用任一版本(本书的大部分截图均使用Project Professional版本完成译者注)。如果您有Project Professional并可访问P

9、roject Server，就可仔细研读第部分介绍的特性。否则，可以粗略浏览第部分内容以确定您或您的公司是否应使用Project Professional版本和Project Server。 日程安排引擎的功能 大部分项目并没有使用真正的日程安排工具(如Project)来管理，但它们应该使用。工作中常见到的有：用电子表格程序(如Microsoft Office Excel)做出的任务和资源列表，或用绘图程序(如Visio)做出的格式优美的甘特图。Project优于以上程序的一大特点就是它包括日程安排引擎它是计算核心，可以处理诸如连锁反应之类的问题。例如，当由100个任务组成的工作序列中的任务1

10、的工期发生改变，日程安排引擎便会做出相应调整。计算任务的开始和结束日期时，日程安排引擎还可以考虑非工作时间(如周末)。诸如Excel和Visio之类的应用程序在项目管理工具箱中占有一席之地，但您需要日程安排引擎(如Project)来获得真正的成功。 1.2 启动Project Standard 重要提示 如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本，请按照本节步骤操作。如果使用的是Microsoft Office Project Professional版本，跳过本节，参考1.3节。如果不能确定使用的Project版本，有一种简单的方法可以解决：启动Pro

11、ject后，查找“协作”菜单，它位于“报表”和“窗口”菜单之间。如果有此菜单，就表明版本为Project Professional；如果没有，则表明版本为Project Standard。也可在启动Project后，单击“帮助”菜单中的“关于Microsoft Office Project”，随后出现的对话框会提示您使用的是何种版本。 在此练习中，将启动Project Standard版本，基于模板(包含一些初始数据，可作为创建新项目计划的起点)创建文件，查看默认Project界面的主要区域。 (1) 在Windows任务栏上，单击“开始”按钮，显示“开始”菜单。 (2) 在“开始”菜单上，指

12、向“所有程序”，单击Microsoft Office，然后单击Microsoft Office Project 2007。 Project Standard显示，如图1.1所示。 提示 在Project工具栏中，并不是每一个工具栏的所有按钮都会显示，这要根据对计算机屏幕分辨率的设置以及最常用的工具栏按钮而定。如果本书提及的按钮没有显示在工具栏中，单击工具栏上“工具栏选项”下拉箭头，即可显示可用的其他按钮。 如果使用过其他Office应用程序或正在更新旧版本的Project，您会对Project窗口的主要界面元素很熟悉。下面简单介绍一下。 主菜单栏和快捷菜单提供Project指令。 工具栏提供对

13、常见任务的快速访问，大多数工具栏按钮对应于某一菜单栏命令。弹出的屏幕提示会描述您指向的工具栏按钮。Project会根据您使用特定工具栏按钮的频率来为您定制工具栏。最常用的按钮会在工具栏上显示，而较少使用的按钮则暂时隐藏。 图1.1 Project Standard界面 项目计划窗口包含活动的项目计划(我们将Project要处理的文件类型称为项目计划，而不是文件或进度表)的视图，活动视图的名称会显示在视图左边缘上，此例中为“甘特图”视图。 “键入需要帮助的问题”框用于快速查找在Project中执行常见操作的命令。只需输入问题，按Enter键即可。本书会给出一些建议性的问题供您在框中输入，以获得某

14、特定特性的详细信息。如果您的计算机连接到因特网，搜索查询会访问Office Online(微软网站的一部分)，显示的结果会反映微软提供的最新内容。如果计算机没有连接到因特网，搜索结果会局限于Project的帮助内容。 接下来会查看Project中包含的模板，并根据其中之一创建项目计划。 (3) 在“文件”菜单中单击“新建”，此时会显示“新建项目”窗格。 (4) 在“新建项目”窗格中，在“模板”下单击“计算机上的模板”，显示“模板”对话框。 (5) 单击“项目模板”标签，屏幕如图1.2所示。 (6) 单击“开办新业务”(可能需要向下滚动项目模板列表才能看到)，然后单击 “确定”。 提示 模板可能

15、此时没有安装，这要根据您在计算机上安装Project的过程而定。“首次安装使用”设置是安装选项之一，用于确定Project中包括的可选元素。如果以前从未见过Project中包含的模板，可以花一些时间浏览一下。您可能会找到一个模板与某个将要进行的项目吻合，而您正想为这个项目开发完整计划。以预定义的模板为起点可以节约不少精力。 图1.2 项目模板 Project根据“开办新业务”模板创建项目计划并关闭“新建项目”窗格。屏幕应与图1.3相似(此为英文版Standard版本的截图 译者注)。 图1.3 “开办新业务”模板 本章接下来的几个练习中，将使用模板所提供的样本数据来标识Project界面的几个

16、主要组成部分。 值得一看的项目向导 Project包含类似向导的界面，可以利用它创建精细的项目计划，此帮助程序称为项目向导。可以使用项目向导执行许多与任务、资源和分配有关的常见操作。 在Project 2007中，项目向导默认是关闭的，显示方法有两种：单击“视图”菜单中的“启用项目向导”；或者单击“工具”菜单中的“选项”，在“界面”选项卡中，勾选“显示项目向导”复选框。照此操作后，“项目向导”会显示在Project窗口的左窗格中，如图1.4所示(此为英文版Standard版本的截图 译者注)。 图1.4 项目向导位于Project窗口的左窗格 项目向导包含指令、定义和命令，它们不仅可以使常用操

17、作一目了然，还可以改变视图和Project中的其他设置来帮助您完成所选操作。可以通过项目向导工具栏来查看项目向导中的所有操作。此工具栏分为Project中最常见的4个子区：任务、资源、跟踪和报表。 1.3 启动Project Professional 重要提示 如果使用的是Microsoft Office Project Professional版本，请按照本节步骤操作。如果使用的是Microsoft Office Project Standard版本，跳过本节，参考1.2节。如果不能确定使用的Project版本，有一种简单的方法可以解决：启动Project后，查找“协作”菜单，它位于“报表”

18、和“窗口”菜单之间。如果有此菜单，表明版本为Project Professional；如果没有，则为Project Standard。也可在启动Project后，单击“帮助”菜单中的“关于Microsoft Office Project”，出现的对话框会提示您使用的是何种版本。 在此练习中，将启动Project Professional，基于模板(包含一些初始数据，可作为新建项目计划的起点)创建文件，查看默认Project界面的主要区域。如果使用Project Professional连接到Project Server，还要进行一次性的设置，指定Project Professional的启动方

19、式，以便使用本书的练习文件时不致影响Project Server。 (1) 在Windows任务栏上，单击“开始”按钮，显示“开始”菜单。 (2) 在“开始”菜单上，指向“所有程序”，单击Microsoft Office，然后单击Microsoft Office Project 2007。 根据您在Project Professional中设置的企业选项的不同，可能会被提示登录或选择一个Project Server账户。如出现提示，请完成步骤(3)，否则跳至步骤(4)。 (3) 如果“登录”对话框(图1.5)显示，在“配置文件”框中选择“计算机”，然后单击“确定”。 图1.5 “登录”对话框

20、选择此选项会将Project Professional设置为独立于Project Server工作，并有助于确保本章使用的练习文件数据不会无意中发布到Project Server。 (4) 单击“工具”|“企业选项”|“Microsoft Office Project Server账户”，显示“Project Server账户” 对话框。如图1.6所示。 图1.6 “Project Server账户” 对话框 (5) 注意当前账户值： 如果当前账户值不是“计算机”，单击“手动控制连接状态”，单击“确定”，然后完成步骤(6)； 如果当前账户值是“计算机”，单击“取消”，然后跳过步骤(6)。 选择

21、“手动控制连接状态”会导致启动Project Professional时提示用户选择要使用的账户，这有助于确保本章使用的练习文件数据不会无意中发布至Project Server。 (6) 关闭并重启Project Professional。如果提示选择配置文件，单击“计算机”，然后单击“确定”。此时显示Project Professional，如图1.7所示。 搜索帮助信息的文本框 只有Project Professional 才有“协作”菜单 项目计划窗口 菜单栏 工具栏 图1.7 Project Professional主界面 提示 在Project工具栏中，并不是每一个工具栏的所有按钮都

22、会显示，这要依您对计算机屏幕分辨率的设置以及您最常使用的工具栏按钮而定。如果本书提及的按钮没有显示在工具栏中，单击工具栏上“工具栏选项”下拉箭头，显示可用的其他按钮。 如果您使用过其他Office应用程序或正在更新旧版本的Project，您会对Project窗口的主要界面元素很熟悉。下面简单介绍一下。 主菜单栏和快捷菜单提供Project指令。 工具栏提供对常见任务的快速访问，大多数工具栏按钮对应于某一菜单栏命令。弹出的屏幕提示会描述您指向的工具栏按钮。Project会根据您使用特定工具栏按钮的频率来为您定制工具栏。最常用的按钮会在工具栏上显示，而较少使用的按钮则暂时隐藏。 项目计划窗口包含活

23、动的项目计划(我们将Project要处理的文件类型称为项目计划，而不是文件或进度表)的视图，活动视图的名称会显示在视图左边缘上，此例中为“甘特图”视图。 “键入需要帮助的问题”框用于快速查找在Project中执行常见操作的命令。只需输入问题，按Enter键即可。本书会给出一些建议性的问题供您在框中输入，以获得某特定特性的详细信息。如果您的计算机连接到因特网，搜索查询会访问Office Online(微软网站的一部分)，显示的结果会反映微软提供的最新内容。如果计算机没有连接到因特网，搜索结果会局限于Project的帮助内容。 接下来会查看Project中包含的模板，并根据其中之一创建项目计划。

24、(7) 单击“文件”菜单中的“新建”，此时会显示“新建项目”窗格。 (8) 在“新建项目”窗格中，在“模板”下单击“计算机上的模板”，显示“模板”对话框。 (9) 单击“项目模板”标签，屏幕如图1.8所示。 连接到Project Server时，会显示另一个选项卡“企业模板” 图1.8 “模板”对话框 (10) 单击“开办新业务”(可以需要向下滚动项目模板列表才能看到)，然后单击 “确定”。 提示 模板可能此时没有安装，这要根据您在计算机上安装Project的过程而定。“首次安装使用”设置是安装选项之一，用于确定Project中包括的可选元素。如果您以前从未见过Project中包含的模板，可以

25、花一些时间浏览一下。您可能会找到一个模板与某个将要进行的项目吻合，而您正想为这个项目开发完整计划。以预定义的模板为起点可以省去不少精力。 Project根据“开办新业务”模板创建项目计划并关闭“新建项目”窗格。屏幕应与图1.9相似。 图1.9 “开办新业务”模板 有本章后续的几个练习中，将使用模板提供的 样本数据来标识Project界面的主要组成部分。 值得一看的项目向导 Project包含类似向导的界面，可以利用它创建精细的项目计划，此帮助程序称为项目向导。可以使用项目向导执行许多与任务、资源和分配有关的常见操作。 在Project 2007中，项目向导默认是关闭的，显示方法有两种：单击“视

26、图”菜单中的“启用项目向导”；或者单击“工具”菜单中的“选项”，在“界面”选项卡中，勾选“显示项目向导”复选框。照此操作后，“项目向导”会显示在Project窗口的左窗格中，如图1.10所示。 项目向导包含指令、定义和命令，它们不仅可以使常用操作一目了然，还可以改变视图和Project中的其他设置来帮助您完成所选操作。可以通过项目向导工具栏来查看项目向导中的所有操作。此工具栏分为Project中最常见的4个子区：任务、资源、跟踪和报表。 Project向导窗格 Project向导工具栏 图1.10 项目向导位于Project窗口的左窗格 1.4 视图 Project中的工作区称为视图。Proj

27、ect包含若干视图，但通常一次只使用一个(有时是两个)视图。使用视图输入、编辑、分析和显示项目信息。默认视图(Project启动时所见)是“甘特图”视图，如图1.11所示。 通常，视图着重显示任务或资源的详细信息。例如，“甘特图”视图在视图左侧以表格形式列出了任务的详细信息，而在视图右侧将每个任务图形化，以条形表示在图中。“甘特图”视图是显示项目计划的常用方式，特别是要将项目计划呈送他人审阅时。它对于输入和细化任务详细信息及分析项目是有利的。 在此练习中，将以“甘特图”视图启动Project，然后切换到突出项目计划不同部分的其他视图。最后，学习复合视图，以便更容易聚焦于特定的项目详细信息。 (

28、1) 单击“视图”菜单中的“资源工作表”。此时，“资源工作表”视图代替“甘特图”视图，如图1.12所示。 活动视图名称 表 视图的图部分 图1.11 “甘特图”视图 图1.12 “资源工作表”视图 “资源工作表”视图以行列格式(称为表)显示资源的详细信息，一行显示一个资源。此视图是工作表视图的一种。另一种工作表视图称为任务工作表视图，用于列出任务的详细信息。注意，“资源工作表”视图并没有告诉您资源所分配到的任务的任何信息。如想查看此类信息，需要切换到不同视图。 (2) 单击“视图”菜单中的“资源使用状况”，此时，“资源使用状况”视图代替“资源工作表”视图。 此使用状况视图将每一个资源所分配到的

29、任务组织在一起。另一种使用状况视图是“任务分配状况”视图，其用途与前一种视图相反，用于显示分配到每一个任务的所有资源。使用状况视图也可以将每一个资源的工时分配以不同时间刻度显示，如每天或每周。 (3) 单击“视图”菜单中的“任务分配状况”。此时，“任务分配状况”视图代替“资源使用状况”视图。 (4) 在视图左侧的表部分，单击“定义业务构想”(第三个任务的名称)。 (5) 在“标准”工具栏上，单击“滚动到任务”按钮。 视图的时间刻度一侧可滚动显示每一任务的工时值，如图1.13所示。 时间刻度 图1.13 单击“滚动到任务”后的“任务分配状况”视图 使用状况视图是用于查看项目详细信息的相当复杂的方

30、式，下面将切换到更简单的视图。 (6) 单击“视图”菜单中的“日历”，显示“日历”视图，如图1.14所示。 图1.14 “日历”视图 这种简单的月或周的概略视图没有前一视图中的表结构、时间刻度或图元素。任务条会显示在它们各自被排定的起始日期中，如果任务的工期长于一天，条会延展跨越数日。 项目管理中的另一常用视图是网络图。 (7) 单击“视图”菜单中的“网络图”，显示“网络图”视图，如图1.15所示。使用滚动条查看“网络图”视图的不同部分。 此视图重点强调任务关系。“网络图”视图中的每个框或节点显示某个任务的详细信息，框之间的线表示任务间的关系。和“日历”视图一样，“网络图”视图没有表结构，整个

31、视图就是一个图。 在本练习的结尾将介绍一下复合视图。复合视图将项目计划窗口拆分为两个窗格，每个窗格包含不同视图。此时的视图是合成视图，因此选择一个视图中的任务或资源会导致另一视图显示所选任务或资源的详细信息。 (8) 单击“视图”菜单中的“其他视图”，显示“其他视图”对话框。此对话框列出了Project中所有预定义的可用视图。 (9) 在“视图”框中，单击“任务数据编辑”，然后单击“应用”，显示“任务数据编辑”视图，如图1.16所示。 图1.15 “网络图”视图 “甘特图”视图在上窗格中 拖动分隔条可改变两个窗格的大小 “任务窗体”视图在下窗格中 图1.16 “任务数据编辑”视图 此视图是预定义的拆分屏幕或复合视图，“甘特图”在上窗格中，“任务窗体”在下窗格中。窗体是本章介绍的最后一个视图元素。窗体用于显示所选任务或资源的详细信息，类似于对话框。可以在窗体中输入，修改或审阅这些详细信息。 (10) 如果“甘特图”部分选择的不是任务3，即“定义业务构想”，请单击此任务 名称。 任务3的详细信息显示在视图的“任