《文秘英语》课程教学大纲.docx

1、文秘英语课程教学大纲涉外文秘（英语）课程教学大纲（2004年制订，2005年修订）课程编号: 100027英 文 名: English for Secretaries课程类别： 专业选修课前 置 课： 国际贸易实务、商贸英语学 分： 2学分课 时： 36课时主讲教师： 周标等选定教材： 江晓云,SUP秘书英语,广州：中南工业大学出版社,1999课程概述: 秘书英语作为ESP(English for Specific Purposes)的一种，具有独特的语言现象和文体风格，应用于英语文秘这个特定的职业范围，涉及文秘工作的专门化内容，是正在从事或将从事秘书行业的人员学习或应用的专门用途英语。本课程

2、以英语专业高年级的本科生为教学对象，课程教学分为三个部分：第一部分为秘书的工作和职责，如接待来访、安排会务、使用电话、档案处理等，同时了解作为21世纪的现代秘书所面临的挑战、应具备的条件和能力。第二部分是商业流通中的秘书，了解秘书与银行、邮政、电子通讯等方面的关系，介绍电子邮件、传真、电传等方面的知识和应用。第三部分秘书英语写作，是课程的重点。其中将商业信函写作作为基础、重点，介绍便函、建议书、报告书等商业文件的写作，强调语言文体的规范化，使用现代英语。同时，每课都比较集中地提供与课文内容相关的文秘、商务、邮电通讯等方面的专业词汇和用语，供学习时应用。教学目的:本课程涉及文秘工作的各个方面:

3、档案、处理邮件、电话联系、安排会议和出差、使用办公设备及写各种公函等,旨在培养学生的语言能力和专业知识的应用能力, 包括熟练的英语情景对话和得体的应用文、常用商业文件的写作能力培养。通过本课程的学习, 学生应掌握涉外接待事务, 了解涉外会议知识、涉外礼仪知识等, 掌握涉外文书的种类及写法。教学方法: 教学目的决定教学内容和教学手段，英语文秘人员特殊的工作性质决定了其所应具备多方面的知识和能力。英语文秘人员应当是既懂专业同时又了解边缘学科知识，既通晓英,又懂得相关业务的复合型应用人才，秘书英语作为一门实用技能类课程，教学应紧紧抓住语言和应用这个关键。本课程教学通过大量实例, 模拟真实场景, 介绍

4、英文秘书应该具备的素质。在信函写作方面, 除了提供各种不同类型的信函样本, 还介绍了不同类型的信函的写作格式及常用表达方式。各章教学要求及教学要点第一部分 英文秘书的工作及职责 (Secretarial Jobs and Duties)第一章一个好的秘书所需具备的资格 (Qualifications for a good secretary)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解一个好的秘书所需具备的资格; 掌握秘书求职信的写作方法;了解招聘面试应该回答好的几个问题以及应该注意的细节。教学内容:1.Wanted: Executive Secretary2.Senior Secret

5、ary Required3.Office Assistant/Administration Assistant4.Application for a secretarial position5.Making preparations for an interview思考题:1.What makes a good PA or secretary?第二章 办公室工作的方方面面 (Office Work Prospects)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解文秘所必须掌握的现代办公设备, 如计算机操作系统、桌面印刷系统、信息传视系统、电子邮件的发送与接收等。教学内容:1.Office

6、 Work Prospects2.Desktop Publishing3.Electronic mail4.Video Conferencing5.Videotex思考题:1. what will a successful secretary do in the office?第三章 安排约会 (Arranging Appointments)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解安排约会时应该注意的事项, 学会写日志、日程表等。教学内容: 1.Appointments2.The Itinerary思考题:1. What should a secretary do in arrang

7、ing appointments?第四章 接待 (Reception)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生了解接待客人应该注意的礼节, 学会填写来访记录。教学内容: 1.Reception2.Register of callers思考题:1.How to receive a visitor with an appointment or without an appointment?2.How to give a visitor a favorable impression?第五章 安排旅行 (Travel Arrangements)课时分配：1教学要求: 通过本章教学，使学生学会给上

8、司安排商务旅行, 包括安排日程、取得签证、订票、安排住宿、办理旅行支票等事务。教学内容: 1.Preparing arrangements2.Booking an Airline ticket3.Booking by Correspondence4.Itinerary思考题:1.What does a secretary usually do in Preparing arrangements?第六章 电话礼节 (Telephone Manners)课时分配：2教学要求: 通过本章教学，使学生掌握打电话、接电话的礼节;学会用英语进行熟练的电话交流, 写留言和做电话记录。教学内容:1.Telep

9、hone MannersWhen answering the phoneWhen making a phone callWhen making a phone call abroadWhen making a phone call in business2. Taking telephone messages思考题:1.What are the good telephone manners?2.How to use the telephone effectively?3.What is a reverse charge call (American collect call)?第七章 商务会议

10、 (Business Meetings)课时分配：2教学要求: 通过本章教学，使学生了解作为一名秘书在商务会议前要协助主席做好的准备工作,会议期间要做的工作以及会后所要做的工作,学会做会议记录。教学内容:1.Business MeetingsBefore the meetingDuring the MeetingAfter the Meeting思考题:1.How to prepare a conference?第八章 会议安排、会议议程以及会议记录(Programs, Agendas & Minutes)课时分配：2教学要求: 通过本章教学，使学生学会安排会议、会务活动, 特别是如何整理会议

11、纪要。教学内容:1.Program of a conference2.Schedules of conference activities3.The minutes思考题:1. What are the main contents of the minutes?第九章 文档系统 (Filing Systems)课时分配：2教学要求: 通过本章教学，使学生掌握文件的存档系统、分类方法、存档要求以及存档规则。教学内容:1.Filing systems2.Methods of classification3.Ten filing commandments4.Filing rules in use思考

12、题:1.What is the purpose of filing?2.File 510 of your English dictionaries according to the filing rules in use.第二部分 商业流通中的秘书 (Secretaries in Business Communication)第一章 商业单据 (Business Documents)课时分配：1教学要求: 通过本章教学，使学生了解一般的商业单据,掌握其使用方法。教学内容:1.Stores Requisition2.Purchase Requisition3.Price list4.Quotat

13、ion5.Order6.Advice note7.Delivery note8.Goods received note9.Invoice10.Credit note11.Statement 思考题:1. What are the eleven important business documents? How to use them?第二章 银行单据 (Banking Documents)课时分配：2教学要求:通过本章教学，使学生掌握国际汇票的概念及其用途、开票方法;掌握信用证的概念及其用途、开证方法;了解提单的内容以及分类;了解汇票的概念、用途及种类。教学内容:1.International

14、 money order2.Letters of credit3.Bill of lading4.Bill of exchange思考题:1. What are the four banking documents commonly used in international transactions? What do you know about them?第三章 邮政服务及电子通讯 (Postal Service and Electronic Correspondence)课时分配：2教学要求: 通过本章教学，使学生了解并学会使用邮政服务及电子通讯手段。教学内容: 1. Postal se

15、rviceExporting by airAir parcelsSmall packs for abroadPrinted postage ImpressionDirect agents bagsPaying customs charges hereCash on deliveryInsurancePoste restante2.E-mail3.Fax4.TelexFormatRules for simplifying telex messageRules for simplifying words5.TelegramFormatRules for simplifying telegram m

16、essageDifference between telegrams and telexes思考题:1.What do you know about postal service and electronic correspondence? How are they used in modern communications?第三部分 秘书英语写作 (Secretarial English Writing)第一章 业务信函 (Business Letters)课时分配：6教学要求: 通过本章教学，使学生掌握业务信函的格式、组成部分、写作原则、语言风格等;学会写作常用的业务信函。教学内容:Uni

17、t 1. Letter formats1. Full block format2. Semi-block format3. Modified block formatUnit 2 Essential elements of a business letter1. Letterhead or heading 2. Date3. Inside address4. Salutation5. Body of the letter6. Complementary close7. SignatureUnit 3 Additional elements of a business letter1. Atte

18、ntion line2. Subject line3. Reference number4. Reference initials5. Enclosures6. Distribution notation7. PostscriptUnit 4 Basic principles of an effective business letter1. Clearness (no chance for misunderstanding) 2. Conciseness (short and to the point)3. Completeness (an adequate treatment of the

19、 subject)4. Correctness (accuracy in style, language, and style)5. Courteousness (the You-Attitude)6. TactfulnessUnit 5 Language and Style1. Choice of wordsA. Use a short word rather than a long wordB. Use everyday words rather than unusual (technical, academic, literary) wordsC. Use specific words

20、rather than vague, general words D. Use plain English2. Length of sentences3. Length of paragraph4. Paragraph unity and coherence5. Order of paragraphUnit 6 Business letters frequently used in daily work1. Appointment letters2.Collection letters3.Covering letters4.Goodwill letters5.Reservation lette

21、rs6.Induction letters7.Personnel lettersa.Letters of applications and resumesb.Other personnel letters8.Inquiry letters and replies9.Complaint letters and replies思考题:1.What are the most popular formats for business letters? Give definitions2.What are the essential parts of a business letter?3.What a

22、re the special letter parts?4.What are the important factors in writing an effective business letter?5.What are acceptable language and style in the composition of business letters?第二章 日记、短信和通知 (Diary, Notes & Notices)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生学会写日记、短信和通知。教学内容:1.DiaryA record of daily eventsA book for

23、daily memoranda2.Notes3.Notice第三章 证书、证明 (Certificates)课时分配: 2教学要求: 通过本章教学，使学生学会写证明信和证书。教学内容:1.Certificates2.Certificate letters/letters of recommendation/references第四章 备忘录 (Memos)课时分配: 2教学要求: 通过本章教学，使学生学会书写备忘录。教学内容:1.Format2.PurposesGiving noticeGiving IntroductionSupplying information and making a

24、proposalGiving announcementsRequesting actionBuilding goodwill第五章 建议书 (Proposals)课时分配: 1教学要求: 通过本章教学，使学生掌握建议书的结构与写作方法。教学内容:1.Planning a proposal2.Organizing the materials3.ContentsIntroductory materialDiscussion of the problem and the proposed solutionDescription of capabilities and facilities to pe

25、rform the job第六章 短篇商务报告 (Short Reports)课时分配: 4教学要求: 通过本章教学，使学生掌握短篇商务报告的结构以及写作方法。教学内容:1.Writing ProcessAnalyzing the audienceDetermining the goalsTargeting and gathering the informationPlanning the organizationConstructing the figures2. Using learning aidsHeadingsSummariesGraphs and tables3. FormatLe

26、tter of transmittalTitle pageTable of contentsBodySummaryAppendicesIndexBibliography or list of references参考书目：1. Wainwright, A., Business Correspondence, Beijing: Shangwu Press, 1996.2. 柏伟恒等，English for Business Writing, Hong Kong, Weiwen Publishing Co., Ltd.,1993.3. 杜慧贞、黄家修，涉外秘书高级英语口语，广州：华南理工大学出版社

27、，1998年。4. 韩宝成、崔刚，电话电报电传英语，北京：外语教学与研究出版社，1995年。5. 黄宜范编译，最新贸易英文书信宝典，北京：世界图书出版公司北京公司重印，1995年。6. 胡浩然，秘书英语，上海：上海外语教育出版社, 1994年。7. 黎土旺，专业秘书英语写作教程，长沙：湖南出版社，1996年。8. 林灿初、陈菽浪，公关秘书英语，北京：外语教学与研究出版社, 1994年。9. 王晓鹰，一万电脑英语词汇速通，广州：广州出版社，1997年。10. 谢龙成，商业英文函电，北京：旅游教育出版社，1993年年。11. 谢庆芳，英语求职信写指南，北京：世界图书出版公司，1998年。12谢庆芳，英语简历写作指南，北京：世界图书出版公司，1998年。13张从益、盛之，实用文秘英语教程，广州：中南工业大学出版社，1995年。14. 邹继东、汪林等，剑桥商务英语证书考试阅读写作指南，汕头：汕头大学出版社，1994年。执笔人: 周 标 2004年4月审定人: 王克明 2006年7月系负责人: 黄 能 2006年7月