第二章 货代流程概述.docx

1、第二章 货代流程概述第二章 货代流程概述国际货代公司一般来说大致可以分为几个部门：销售部门接业务找市场的部门，负责揽货、接单。货代的销售业务员是公司利润的主要来源，也是推广公司产品，提高公司形象的核心力量。操作部门负责订舱、安排货物运输、报检、报关等具体的流程操作，保证货物顺利、及时地出运。操作人员是货代公司中工作最细致、最烦琐的。单证部门负责操作过程中的单据缮制。单证部与操作部的工作密不可分，是每一票货、每一环节动作完成和记录的过程，有的公司把这两个部门合二为一。客服部门是全流程的服务质量评估和保障部门，负责处理客户投诉、查询，甚至市场调研和服务质量考核。通常在规模比较大的公司中会设有客服部

2、门，也可由操作人员兼做。财务部门负责每一环节的成本控制、核算，包含款项的回收，是国际货运代理企业赢利的保证。2.1出口货运代理流程从揽货接单，到订舱、报检、安排货物运输、报关、出运，直至账单结算、退单，是每笔出口货代委托业务必经的过程。下面的图例概括了出口货运代理的全流程，其中部分流程的操作会因运输方式的不同而不同。一、揽货接单揽货（Canvassion），就是通过与客户直接洽谈，或通过电话、传真、互联网、广告等各种方式，从客户那里争取货源，承揽货载的行为。在开展揽货工作之前，首先应对自己企业的资源和竞争对手的企业资源有所认识，充分调动优势、规避劣势；其次应找准揽货对象，尽量搜集比较多的揽货对

3、象信息；除此之外，货代销售人员还应多了解一些当前的宏观经济信息及微观经济信息，并且准备好必不可少的基本文件资料，例如公司简介、运价表、空白托书等。在成功接单，拿到客户的委托书后，销售人员应当与本企业的操作人员进行沟通，并且做好对各个环节的跟踪，以便更好地完成“运后服务”。良好的运后服务往往能赢得客户的信任，增进揽货人员与客户之间的感情，稳定老客户，增加新客户，提高企业的竞争力。二、订舱订舱（Booking）是操作最基本也是最为关键的一步，是指托运人或其代理人在截单日前向承运人申请货物运输，预订货物舱位，承运人对该请求进行承诺的行为。如果是海运，应向班轮公司（船公司）或其代理订舱；如果是空运，则

4、向航空公司或其代理订舱。在正式订舱之前，需先确定好货物出运日期、货物具体数量、所需舱位信息等。三、出口报检凡列入出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录表的出口商品和其他法律、法规规定须经检验的出口商品，或合同规定必须经由检验检疫机构检验出证的商品，在完成备货后，应在规定地点和期限内，填写“出境货物报检单”(Application for Certificate of Export Inspection)，并备齐商业发票、装箱单等相关文件向出入境检验检疫局申请出口检验。检验机构经对商品检验合格后，签发“出境货物通关单”；并根据申请人的要求，签发相应的商检证书，如品质证书、健康证书等。四、

5、安排货物运输在完成订舱手续后，就可以开始安排货物装载运输。空运方式下由于货量较小，通常由货代发送进仓通知，货主自行将货物送入货代指定仓库；海运情况则较复杂，根据货主提出的货物交接地点不同，运输的具体流程也不相同：交接地点为“门（DOOR）”实际工作中通常被称作“门到门”。在这种方式下，货物储存在发货人工厂仓库中，要求货运代理安排集装箱拖车运输。货代应在约定的装货时间内，安排拖车提取空箱，将空箱运至发货人工厂仓库；发货人则应准备好货物，安排好装卸工人及装卸机械进行装箱作业；货物完成装箱后，再由集装箱拖车将货物运至指定的码头集装箱堆场。具体操作流程可参考出口海运DOOR交货流程。交接地点为“场（C

6、Y）”实际工作中通常被称作“自做箱”或“自拉自送”。在这种方式下，发货人会自行安排拖车将货物在工厂装箱并运至指定堆场，货代只需及时向发货人发送进仓通知，指定进仓时间与地点即可。具体操作流程可参考出口海运CY交货流程。交接地点为“站（CFS）”实际工作中通常被称作“内装箱”。在这种方式下，货主会按货代发送的进仓通知将未装箱货物送入集装箱货运站，再由货代负责安排货物装箱，并送至指定堆场。拼箱货物也属此种方式，具体操作流程可参考出口海运CFS交货流程。五、出口报关货物出运前的最后一道步骤是向海关办理出口通关（Export Customs Clearance）。货物或运输工具进出境时，其收发货人或其代

7、理人必须按规定将货物送进海关指定的集装箱堆场、集装箱货运站或码头仓库，向进出境口岸海关请求申报，交验规定的证件和单据，接受海关人员对其所报货物和运输工具的查验，依法缴纳海关关税和其他由海关代征的税款，然后才能由海关批准货物和运输工具的放行。放行后，出口人方可办理货物出口装船事宜。在正式递单报关之前，需先进行报关预录入，申报成功后，打印“出口货物报关单”，再并备齐相关文件(出口收汇核销单、商业发票、装箱单、出境货物通关单等)，向海关投单报关。六、安排出运、支付费用、签取单据海运和空运方式下，此步骤包含的具体操作有所不同，但总的来说，都是在完成出口报关之后，安排货物及时出运，与承运人结清费用，并取

8、得运输证明（海运为海运提单，空运则为航空运单）。七、账单结算，开具发票货物按时出运，货代的任务也就完成了大半，接下来就应及时通知货主货物的装运情况，并出具费用账单，由货主确认账单后结清委托费用，货代开具“国际货物运输代理业专用发票”。八、退单退单是货代业务操作中的最后一步，具体是指当与客户完成费用结算后，应将海关退单（包括出口收汇核销单、出口货物报关单(核销联)、出口货物报关单(退税联)）、提单、出口时代客户申请的检验证书等等单据退给客户，以便客户能够尽早办理出口收汇核销、出口退税等手续。 九、航班跟踪，提供信息服务虽然这笔出口货运代理业务的相关操作已经完成，但货代还应继续提供“运后服务”，包

9、括跟踪货物运输情况，及时告知货主等。2.2进口货运代理流程进口货运代理流程包括揽货接单、报检、报关、安排提货、账单结算、退单等。下面的图例概括了进口货运代理的全流程，其中部分流程的操作会因运输方式的不同而不同。一、揽货接单揽货（Canvassion），就是通过与客户直接洽谈，或通过电话、传真、互联网、广告等各种方式，从客户那里争取货源，承揽货载的行为。在开展揽货工作之前，首先应对自己企业的资源和竞争对手的企业资源有所认识，充分调动优势、规避劣势；其次应找准揽货对象，尽量搜集比较多的揽货对象信息；除此之外，货代销售人员还应多了解一些当前的宏观经济信息及微观经济信息，并且准备好必不可少的基本文件资

10、料，例如公司简介、运价表、空白托书等。在成功接单，拿到客户的委托书后，销售人员应当与本企业的操作人员进行沟通，并且做好对各个环节的跟踪，以便更好地完成“运后服务”。良好的运后服务往往能赢得客户的信任，增进揽货人员与客户之间的感情，稳定老客户，增加新客户，提高企业的竞争力。二、到货通知货物到港后，船公司或航空公司会及时通知收货人或其货运代理人，以便其及时办理货物进口手续。三、支付费用、取得单据海运和空运方式下，此步骤包含的具体操作有所不同，但总的来说，都是在货物到港之后，与承运人结清费用，取得相关单据（海运为提货单，空运则为航空运单和提货通知单）。四、进口报检凡在法检范围内的进口商品，在取得相关

11、货运单据与提货单后，需填写“入境货物报检单”(Application for Certificate of Import Inspection)，并备齐提货单、商业发票、装箱单等文件向出入境检验检疫局申请进口检验。检验机构经对商品检验合格后，签发“入境货物通关单”。五、进口报关与出口报关同理，货物或运输工具进出境时，其收发货人或其代理人必须按规定将货物送进海关指定的集装箱堆场、集装箱货运站或码头仓库，向进出境口岸海关请求申报，交验规定的证件和单据，接受海关人员对其所报货物和运输工具的查验，依法缴纳海关关税和其他由海关代征的税款，然后才能由海关批准货物和运输工具的放行。放行后，进口人方可办理提货

12、等事宜。 在正式递单报关之前，需先进行报关预录入，申报成功后，打印“进口货物报关单”，再并备齐相关文件(代理报关委托书、合同、商业发票、装箱单、出境货物通关单等)，向海关投单报关，并缴纳相关税费，才可完成通关。六、安排提货在完成进口报关后，就可以开始安排提货。空运方式下由于货量较小，通常由货代发送到货通知书，货主自行到指定仓库提货；海运情况则较复杂，根据货主提出的货物交接地点不同，运输的具体流程也不相同：交接地点为“门（DOOR）”实际工作中通常被称作“门到门”。在这种方式下，要求货运代理安排集装箱拖车运输。货代应在规定的提货时间内，安排拖车到集装箱堆场提取重箱（注：重箱指装载有货物的集装箱）

13、，将重箱运至收货人指定地点，卸货后，再由拖车将空箱送回堆场。具体操作流程可参考进口海运DOOR交货流程。交接地点为“场（CY）”在这种方式下，货代只需及时通知收货人提货，并将相关单据交给交收货人即可，货物由收货人自行到堆场提取。具体操作流程可参考进口海运CY交货流程。交接地点为“站（CFS）”与交接地点为“场（CY）”流程类似，区别在于货物不在堆场提取，而是已经拆箱，需要货主到集装箱货运站提取。七、账单结算，开具发票安排好提货后，货代的操作基本完成，接下来就应出具费用账单，由货主确认账单后结清委托费用，货代开具“国际货物运输代理业专用发票”。八、退单退单是货代业务操作中的最后一步，具体是指当与

14、客户完成费用结算后，应将海关退单等单据退给客户，以便客户能够尽早办理进口付汇核销等手续。第三章 开始实习3.1注册公司第一次登录时，必须先注册公司，才能够开展后面的业务。如果是多人经营一个公司，那么公司基本信息只能由公司负责人来填写并注册。进入“我的公司-基本信息”，其中有部分内容，如公司编号、注册资金、税务登记号等内容已由系统自动生成，其余内容则需自行填写。填写范例如下图：3.2开展业务SimForwarder中，所有的委托货代业务都由货主发布在市场信息网站中，每隔一段时间，都会有更新，具体时间与数量则根据老师的设置。所有的参与实习者都可以到市场信息网站的“市场信息”页面中查看所有可接进出口

15、业务信息，并自由进行报价。需要注意的是：一个公司中的所有成员都可以对同一笔委托业务进行报价，但是只能由一个人接下业务。也就是说，最先报价成功的公司成员接下业务后，其他的成员就不可以再接同一笔业务了，因此在对业务进行预算和报价之前，同一公司中的成员最好先沟通协调一下，不要对信息编号相同的业务报价，以免会有人浪费时间。具体操作步骤为：在学生操作画面，点击右上角一排按钮中的第一个按钮，进入“市场信息”网站。在其中第一个页面“市场信息”中可分进出口分别查看所有委托信息。1、查看信息详细内容：点击信息的标题，打开详细信息画面，里面列明了货主的各项要求，如运输方式、起运港与目的港、运费支付方式、货物信息、

16、货物交接方式等等，这些要求非常重要，关系到整个业务的流程，也影响到报价的计算，应仔细查看。2、根据内容进行预算：查看完详细信息，就可以对这笔委托业务进行预算和报价了，点击这笔信息对应的“报价”按钮，打开报价画面。报价画面的内容实际包含两部分，最上面是发送报价区域，但在发送报价之前，应先填写下面的预算表内容，以便让报价金额有据可依，因为如果胡乱报价，不在合理范围内，客户是不会接受的！而且还会影响自己公司的得分。在填写预算表的过程中，可以在页面上点击查看帮助：报价计算方法（出口）或报价计算方法（进口）。3、发送报价做完预算以后，就可以根据预算的结果发送报价。如果报价被接受，即成功接下业务；否则，可

17、以修改金额重新进行报价。成功接下业务后，回到主界面，进入“业务管理-委托录入”画面，就可以看到刚才接下的这笔委托业务了，接下来的工作是需要进行委托录入，录入完成并通过审核后，就可以正式开始操作了！3.3委托录入在市场信息网站报价被货主接受，成功接下的委托业务都必须先经过委托录入与审核，才能正式开始操作。委托录入可以由接下业务的学生自行录入，也可以安排公司其它成员进行录入。具体操作步骤:1、进入“业务管理-委托录入”，找到要录入的委托业务，点击标题，打开详细信息；在详细信息画面中再点击“查看委托书”按钮，可打开客户提供的委托书；2、点击要录入业务对应的“委托录入”按钮，进入录入画面，下图为一笔录

18、入好的范例： 所有录入的内容，都应参考货主发布的详细信息和委托书。业务类型：选择“出口”或“进口”。运输方式：选择“海运”或“空运”。货物交接方式：只有海运时才需选择，可参考委托书中“Service Mode”栏的相关内容。发货人名称、地址、联系人：可根据委托书中的发货人名称，到市场信息网站的“公司黄页-国内或国际贸易公司”中寻找对应的公司资料，填写资料中的公司中文名称、中文地址及法人中文名称。收货人名称、地址、联系人：可根据委托书中的收货人名称，到市场信息网站的“公司黄页-国内或国际贸易公司”中寻找对应的公司资料，填写资料中的公司中文名称、中文地址及法人中文名称。起运港、目的港：海运时为港口

19、名称，空运时为机场名称，都填中文，可根据货主发布的信息中相关内容填写。承运人：出口时选择本笔委托业务准备向其订舱的承运人，通常在开展业务的报价阶段就已经选好了承运人，各承运人的运价可到市场信息网站中查看。一直到正式订舱前，承运人都可以修改。进口时不需选择本栏。拖车行：只有海运时且出口或进口货物交接地点为“门（DOOR）”时才需选择拖车行，方法与选择承运人类似，通常在报价阶段已经选好。货物编号、名称、销售数量、销售单位：根据货主在详细信息中提供的商品编号，到市场信息网站的“商品”页面查询商品详细信息，分别填写编号、中文名称、销售数量（货主提供）、中文销售单位。如果有多个商品，依次填写。货物总重量

20、、总体积：可根据委托书中的商品总毛重、总体积填写，只填数字即可。3、全部内容录入完成后，点击“确定”然后关闭，回到委托列表中，点击“提交审核”；4、由负责审核的公司成员（也可以是自己）进入“业务管理-委托审核”画面，对这笔委托业务进行审核，审核通过后，这笔委托业务会进入“业务管理-委托管理”画面中，就可以开始履行业务了。3.4履行业务由于出口、进口、海运、空运、货物交接方式等要素的不同，业务流程也不尽相同。本节为一套完整的出口海运CY交货业务操作，本例中的数据资料与图片内容仅供参考，请依具体情况来完成实际操作。3.4.1 索要单据货代在接受货主委托后，首先需要从货主处取得相关的贸易单据，如合同

21、、商业发票、装箱单等等，以备办理交接货物、报检及报关等手续时使用。具体办理步骤：1、点击“外出办事”页面，切换到相应的委托。2、点击“发货人”，选择索要单据选项。如下图： 3、单据取回后，在“业务管理”的“单据管理”中查看单据。货主的工作有时也会出现差错，有可能会将部分单据遗漏。一旦发现缺少单据，请您尽快通过电话簿联络货主，询问相关事项，将单据及时补上。3.4.2 海运订舱订舱的流程分为3步。1、预配箱：（1）进入“业务管理”中的“预配箱”；（2）将本笔委托的货物进行预配箱，具体方法请参考预配箱操作方法；（3）所有货物配箱完成后，点击“完成预配”，由系统自动生成集装箱预配清单。2、填制单据：（

22、1）进入“业务管理-单据管理”，点击对应委托的“查看单据”；（2）点“添加新单据”，添加(10-1)集装箱货物托运单并填写（注：添加成功后单据列表中会出现10张单据，此为场站收据10联单，只需要填写其中的10-1联即可，其余9联为自动生成）。3、办理订舱：（1）单据填写通过后，进入“外出办事”页面，切换到相应的委托；（2）点击“船公司”，选择办理订舱，提交场站收据10联单（注：从(10-1)集装箱货物托运单到(10-10)配舱回单2，共计10张单据）、集装箱预配清单；（3）办理成功，船公司接受订舱，收取10联单的2、3、4联留底，其他各联返还货代，同时签发订舱确认书。3.4.3 出口报检在进行

23、出口报检之前，首先应确定本批货物是否在法定检验范围内，再进行报检工作。具体操作步骤为：1、查询商品监管条件：（1）首先从客户提供的合同或委托书中查得商品编号，进入“市场信息网站”的“商品”页面，输入商品编号进行查询，记下商品的海关代码；（2）再进入“税率”页面，输入商品海关代码，查到相关税则；（3）如果查到的商品对应监管条件中有“A”，表明需要进口报检；如果监管条件中有“B”，表明需要出口报检；如果“A”和“B”都没有，则该商品不需要进出口报检。如果合同中有多种商品，需逐一进行查询。2、填制单据：进入“业务管理-单据管理”，点击对应委托的“查看单据”，点“添加新单据”，添加出境货物报检单；在单

24、据列表中分别点击打开出境货物报检单和代理报检委托书，进行填写，填写说明可点击单据标题蓝色字体进行查看。 3、办理出口报检：进入“外出办事”页面，切换到相应的委托。点击“检验机构”，选择办理出口报检，提交合同、商业发票、装箱单、代理报检委托书、出境货物报检单；L/C方式下还需要信用证。办理成功，检验机构签发出境货物通关单及其他出境报检单上勾选申请的相关证书。3.4.4 申请用箱完成海运订舱后，在安排货物运输之前，须先到船公司办理使用集装箱的申请手续，才能去提领空集装箱。具体操作步骤为：1、进入“外出办事”页面，切换到相应的委托。2、点击“船公司”，选择办理申请用箱，提交(10-5)装货单。3、办

25、理成功，船公司收取打单费，签发设备交接单(出场)和设备交接单(进场)。3.4.5 发送进仓通知当出口货物交接地点为“场”或者“站”时，需要发货人自行送货。在这种情况下，货代在订舱后，就应尽早向发货人发送进仓通知，以便发货人及时安排送货。具体操作步骤为：1、填制单据：（1）进入“业务管理-单据管理”，点击对应委托的“查看单据”；（2）点“添加新单据”，海运时添加进仓通知单(海运)并填写，填写说明可点击单据标题蓝色字体进行查看。2、进仓通知：（1）进入“外出办事”页面，切换到相应的委托；（2）点击“发货人”，选择通知进仓，提交进仓通知单(海运)、设备交接单(出场)、设备交接单(进场)；（3）办理成

26、功，发货人开始安排货物运输。3.4.6 出口报关货物通关程序，就出口方而言，可分为申报、查验货物、缴纳税费、放行装运等四个步骤。1、电子报关预录入：在正式递交单据办理出口报关之前，必须先进行电子报关预录入。（1）点击主画面右上方第二个按钮，进入“电子报关”系统，输入口令（与登录密码相同）；（2）点击“报关申报”，进入预录入操作画面；鼠标移到左上方第一个菜单“报关单(1)”上，选择类型为“出口申报”；再点击“新增(N)”，新建一份出口报关单录入，填写报关单中各个栏位。填写过程中可随时“检查”，也可查看帮助。（3）检查通过后，点击“暂存(S)”，然后依次点击“上载(U)”、“申报(R)”、“打印(

27、I)”。打印成功后这笔电子报关预录入就完成了，正式的出口货物报关单将生成在“业务管理-单据管理”的相应单据列表中。2、填制单据：进入“业务管理-单据管理”，点击对应委托的“查看单据”，单据列表中点击打开代理报关委托书，进行填写。3、办理出口报关：进入“外出办事”页面，切换到相应的委托，点击“海关”，选择办理出口报关，提交合同、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、代理报关委托书、出口货物报关单、(10-5)装货单、(10-6)场站收据副本、(10-7)场站收据正本；如果是法定需出口报检的商品，还要提交出境货物通关单。3.4.7 通知装船当出口货物完成出口报关，就可以将盖有海关放行章的相关单据交给集

28、装箱堆场的配载部门，再由配载部门通知码头理货部门负责将货物装船，准备出运。进入“外出办事”页面，切换到相应的委托，点击“集装箱堆场”，选择安排货物装船，提交(10-5)装货单、(10-6)场站收据副本、(10-7)场站收据正本、(10-10)配舱回单2；堆场受理，安排货物装船，装船完成后，大副签发(10-7)场站收据正本。货物将按照订舱时所订的船期准时出运。3.4.8 通知装运当出口货物完成通知装船，并且按订舱时所订船期准时出运后，货代应及时通知发货人货物已经装运，以便进行费用结算。进入“外出办事”页面，切换到相应的委托，点击“发货人”，选择通知货物已装运。3.4.9 支付运费当出口货物按照订

29、舱时所订装运日期准时出运后，货代都应及时向承运人支付运费。进入“外出办事”页面，切换到相应的委托，点击“船公司”，选择支付运输费用；支付成功，船公司收取相关费用：海运费、码头作业费、如果使用集装箱时间超过7天，还会有滞箱费。3.4.10 换提单当出口货物按照订舱时所订装运日期准时出运后，货代应向船公司支付相关运输费用，然后就可以凭船大副签发的(10-7)场站收据正本从船公司换取正本海运提单。进入“外出办事”页面，切换到相应的委托，点击“船公司”，选择要取得海运提单，提交(10-7)场站收据正本。办理成功，船公司签发海运提单。 3.4.11 费用结算在国际贸易中，由发货人还是收货人支付费用，和采

30、用的贸易术语相关，一般情况下，出口委托应同发货人结算费用，进口委托则同收货人结算费用，但是也有例外：当合同采用DDP价格成交时，无论出口还是进口，所有费用都由发货人承担；当合同采用EXW价格成交时，无论出口还是进口，所有费用则由收货人承担。进入“外出办事”页面，切换到相应的委托，点击“发货人”，选择结算费用；客户同意支付，收到相关款项。3.4.12 退单退单是整个货代委托业务中的最后一步，具体是指当货代与客户完成费用结算后，应将货代发票、海关退单、出口时代客户申请的检验证书等等单据退给客户，以便客户能够尽早办理出口收汇核销、出口退税或进口付汇核销等手续。进入“外出办事”页面，切换到相应的委托，

31、点击“发货人”，选择退还相关单据：国际货物运输代理业专用发票、出口收汇核销单、出口货物报关单(核销联)、出口货物报关单(退税联)、(10-1)集装箱货物托运单、海运提单（直单时为海运提单，拼单时则为货代提单），如果是法检货物，可能会有品质证书、数量/重量证书、健康证书、植物检疫证书等检验证书，也要一并提交。至此，这笔货代委托业务就完成了。3.5常用信息3.5.1 各流程提交单据列表(出口)在整个业务过程中，常常要到各机构办理业务，由于业务类型和运输方式等不同，需要提交的单据也不同，以下的表格中汇总了出口业务过程中所有方式下应当提交的单据列表，以供学生在使用过程中快速参考。此表格中只包含步骤需提交的单据，不包含接收或签发的单据。“无”表示此步骤不需提交单据，“不需要”表示该方式下不需要做此步骤。海运DOOR交货海运CY交货海运CFS交货/拼单空运/拼单索要单据无无无无海运订舱1.场站收据10联单(10张单据)2.集装箱预配清单1.场站收据10联单(10张单据)2.集装箱预配清单1.场站收据10联单(拼单时除了要提交主单项下的10张单据，还要提交各个分单下的10联单