内部商品调拨财务管理规定.docx

1、内部商品调拨财务管理规定内部商品调拨财务管理规定1.目的随着公司规模的日益增大，因为战略和经营管理的需要，在分部之间、分部与直营店之间进行各类货物调拨的业务越来越多，为了更好的适应公司发展的需要，有效的控制调拨过程中的风险，完善商品调拨的中间环节，规范商品调拨的财务核算，公司结合相关业务管理规定，针对分部与分部之间、分部与直营店之间的商品调拨特制定本制度。2.范围 2.1适用范围：*集团总部各中心、各大区、各分部。 2.2发布范围：*集团总部各中心、各大区、各分部。3.名词解释3.1 90天价格保护原则：当商品价格下调时，调出单位应对其调拨到其他单位的调出商品给予90天的价格保护，自调出单位调

2、出商品之日起开始计算。在价保期内，调出单位负责对其调出的所有商品给予价格保护，全权负责降价款的统计、确认及收取工作。4.职责4.1经营战略中心的职责：4.1.1分部业务人员责任：由需求方提出申请进行商品调拨、退货；调拨商品降价款的数量统计、制单及确认；调拨商品补利及推广服务费的确认及收取；4.1.2总部经营战略中心职责：调拨商品退货由总部各品类部长进行审批4.2财务中心的责任：4.2.1分部财务人员的责任：在进行商品调拨时，财务人员负责填列调拨申请单中的部分内容、审核批发收款单、办理入库记帐手续等，调拨商品降价款的审核及帐务处理；调拨商品补利、推广服务费的核算及帐务处理；5.管理制度 5.1商

3、品调拨的基本条件公司不提倡商品进行内部调拨，主张当地解决。除以下4个条件外，不允许以任何理由进行货物调拨，特别是为了逃避考核进行虚假调拨的行为一经发现，所有签批、经办人员一律严惩。5.1.1.供货价格差异较大，与当地供应商洽谈无果的商品。5.1.2 未与当地供应商签定合同，造成无法供货的商品。5.1.3 已与供应商签定合同，但因当地缺货、断货或供应商不配合导致无法供货的商品。5.1.4 总部统一分货的必须通过物流公司操作5.2商品调拨的范围5.2.1 上市主体与非上市主体之间不允许调拨，如确属必要可以向总部财务中心申请，经总部财务中心总经理审批额度后方可调拨。5.2.2 直营店与直营店之间不允

4、许调拨，但L2级分部所在的直营店同其所属的其他直营店之间可以调拨。5.3商品调拨的审批权限（详见附件8.1）5.3.1商品调拨的审批权限按照调拨单位的所属区域不同而进行审批：5.3.2若调入单位与调出单位属于不同大区，则由调入、调出单位大区总经理联合审批；5.3.3若调入单位与调出单位属于同一大区，则由调入调出单位总经理联合审批；5.3.4若调入单位与调出单位属于分部同其所属的直营店间的调拨，则由分部总经理进行审批；5.3.5若属于L2级分部所在的直营店同其所属的其他直营店之间的调拨则由L2级所属分部总经理进行审批；5.3.6调拨商品退货一律由总部各品类部长进行审批。5.4商品调拨的价格处理5

5、.4.1调拨价格必须以原供价为准。调出、调入单位均以授权审批的商品调拨申请单上的调拨价格作为最终价格进行入库、记账，返利、补利按照商品调拨申请单上的返利、帐保政策计算，任何分部和人员不得擅自改动。5.4.2调拨商品双方供价必须一致，否则不允许调拨。调入调出单位在调拨商品之前要核对所调商品双方价格文件中供价是否一致，若因供价存在地区差异而不一致，则不允许调拨，以保证平调原则。5.5商品调拨的操作方法5.5.1.调入单位提出调拨申请，在金力系统中制作商品订货单并填制商品调拨申请单（见附件8.2），只填列商品名称、规格型号、数量、单价、金额，经品类主管、收入主管、财务总监（经理）、业务总监（总监助理

6、）、总经理审核。5.5.2调出单位业务人员首先复核调货单价是否准确、数量是否充足，复核后转给收入主管。5.5.3调出单位收入主管填列返利政策、返利金额、实际结算金额、帐保政策后签字确认，再经品类主管、业务总监（总监助理）、总经理审核签字后转授权审批人审批。5.5.4授权审批人审批后，在OA中打印调拨申请单。5.5.5调出单位的业务人员依据授权审批人审批后的调拨申请单，及调入单位的商品订货单，制作销货通知单，并将销货通知单的单号手抄在调入单位的商品订货单上，再将审批后的调拨申请单 、调入单位的商品订货单转给分部财务。5.5.6调出单位财务人员依据授权人审批的调拨申请单，审核商品订货单、销货通知单

7、，确保调拨申请单、商品订货单及销货通知单一致（数量、单价、金额、规格、型号），凡任何一项有不一致的情况，严禁财务人员进行批发收款操作，并要求业务人员重新制单。5.5.7调出单位财务人员审核无误后，进行批发收款操作，同时通知配送中心财务人员。5.5.8调出单位配送中心会计接到通知后打印批发提货单一式四联，留存联以及记帐联财务留存记账，提货联和随货同行联交库房管理人员，库房管理人员凭提货联发货，并将随货同行联随同货物及货运单一同发出。5.5.9调出单位财务人员在当天将调拨申请单和批发提货单传真到调入单位配送财务，并同时要求对方签字确认收到。凡是因为调出分部未传真落实导致帐务核对不上的，责任一律由调

8、出单位承担。5.5.10调入单位财务依据总部审批的调拨申请单，审核调出单位的批发提货单，与订货单一致后，在金力系统中进行审核，系统自动办理入库、记帐手续。5.6调拨商品退回原调出单位的操作方法5.6.1若原调入单位发生退货按照所退商品型号、数量、单价、退货原因等先填写调拨商品退货申请单（见附件8.3），其中返利政策、帐保政策按照原调拨申请单的政策由原调入单位收入主管填列，经收入主管、品类主管、业务总监（总监助理）、总经理、大区总经理审核。5.6.2调出单位收到退货申请单后，由业务品类主管查询对方所退商品在本单位是否存在滞销库存，无滞销时方可退货，再经业务总监（总监助理）、总经理、大区总经理审核

9、后，由总部经营战略中心各品类部长审批。5.6.3原调入单位根据批准的退货申请单，由业务人员制作退厂单（退厂单中供应商名称选择原调出单位）。5.6.4原调入单位配送财务人员认真核对退货申请单、退厂单中的各个项目，审核后打印退厂单一式三份，将会计联与退货申请单复印件装订，作为凭证附件，承运人凭仓库联、结算联到库房提货，提货后在仓库联上注明“货已收”并留存，结算联由拉货人带走，连同货运单一起转给原调出单位配送中心。5.6.5原调出单位业务人员根据审批后的退货申请单后在系统中制作批发退货冲红单，并标明单号后将退货申请单原件转给配送中心。5.6.6原调出单位配送中心凭原调入单位转来的退厂单结算联与实物及

10、由本单位业务人员制作的批发退货冲红单进行核对，核对无误后库管在原调入单位退厂单的结算联上注明“货已收齐”字样后，同时在系统中进行收货操作。5.6.7原调出单位配送中心财务人员根据库管签字的退厂单结算联及库房的收货记录进行审核。5.6.8原调出单位若需将已退回的货物再退给供应商，则按照供应商退货流程处理。5.7调拨商品降价的操作方法5.7.1分部间调拨调价：执行90天价格保护原则5.7.2分部与直营店调拨调价：分部应当对调拨给直营店的商品降价视同自身门店进行管理，并负有对所有降价款的统计、确认及收取责任。5.7.2.1由调出单位负责调拨商品降价款的统计、确认及收取，但此责任仅限于商品调拨之日起9

11、0天内（调拨给直营店的除外）。对于调出后超过90天的商品，调出单位在统计调拨商品降价数量时可不予考虑，但总部经营战略中心有特别要求的除外。调入单位应本着勤进快销的原则，及时消化库存，对即将超过90天的库存积极协调调出单位或业务中心进行退货处理或及时消化。5.7.2.2当调货商品发生降价时，调出单位业务人员除应统计本单位自身降价数量外，还应对调拨给其他单位的商品降价数量进行统计（调拨给其他分部的为对90天内的商品调拨数量进行统计）。调价方式依据与供应商签定合同约定执行。具体操作为：调货单位业务人员制作单位调拨商品需变价数量确认单（见附件8.4），传真至调入单位，等待调入分部对调价数量金额的统计。

12、5.7.2.3调入单位业务人员在收到调出单位发出的单位调拨商品需变价数量确认单后，统计降价数量。调入单位业务人员应在数量统计之前，首先与调出单位进行调货数量的核对，核查有无在途数量，在途商品应视同已入库商品进行降价数量的统计。对在途商品调价数量的统计，由调入单位负责。调入单位应认真核对调价数量，确保无漏计情况的发生。5.7.2.4调入单位业务人员依据单位调拨商品需变价数量确认单，在金力系统中制作商品变价单。填列单位调拨商品需调价数量确认单， 保证在24小时（直营店为2个小时）内完成对降价数量的回复，传真至调出单位。5.7.2.5调出单位业务人员依据调入单位传回的单位调拨商品需变价数量确认单作为

13、商品调价的依据，加总计算本单位及其他单位降价数量，在金力系统中制作商品变价单对商品进行调价处理。5.7.2.6调出单位业务人员依据降价总数量，确定降价金额，要求供应商出具降价确认函。5.7.2.7调出单位依据供应商确认函，由相关人员及业务总监签字确认单位调拨商品变价确认单（见附件8.5），签字后复印一份，转本单位财务人员加盖财务专用章。调出分部财务人员加盖财务专用章后，传真至调入分部财务。（直营店：直接由调出单位采销总监签字后复印一份给本单位财务后传真至直营店）5.7.2.8调入单位财务人员将收到的由调出单位传真的单位调拨商品变价确认单与金力系统中商品变价单核对无误后，进行商品变价单的审核及帐

14、务处理，两单捏对作为原始凭证（特别注明如为传真件应复印一份作为原始凭证）。5.7.2.9调出分部财务人员依据金力系统中商品变价单、单位调拨商品变价确认单（加盖财务专用章的复印件，直营店无须加盖财务专用章）、核对供应商确认函后进行商品变价单的审核及帐务处理，三单捏对作为原始凭证。5.8调拨商品补利、推广服务费等的操作方法5.8.1分部间调拨：5.8.1.1分部之间调拨商品是本着互惠互利、平等自愿的原则进行商品交易行为。对调拨商品在正常销售情况下，调入分部不能进行亏损销售，如因此而产生的补利或推广服务费费用，由调入分部自行负责收取，与调出分部无关。5.8.1.2如调入分部的调拨商品销售时须进行策略

15、性降价，必须事先上报总部经营战略中心卖场规划部审批，审批同意后，对降价部分可使用红卡操作。5.8.1.3对统购分销、全国统一分货的调拨商品，如价格缺乏优势，分部为确保竞争优势欲采取降价处理或使用推广服务费，必须事先取得总部经营战略中心副总监级以上的审批同意后，由经营战略中心负责向供应商取得确认函。确认后，安排供应商直接向调入分部支付。5.8.1.4调入分部在取得供应商确认函后方可进行降价处理或使用推广服务费。如不能取得供应商确认函一律不得进行亏损销售或使用推广服务费，否则相关费用由责任人自负。5.8.1.5调入分部收入会计对销售的调拨商品，应按照商品调拨申请单中列明的补利政策进行补利收入的核算

16、、挂帐、收取。为区分其他供应商，挂帐供应商仍为调出分部，但收取责任不在调出分部。5.8.1.6调入分部调拨商品使用的推广服务费，分部财务收入会计必须按月从系统中导出在推广服务费收入报表中进行挂帐核算。为区分其他供应商，挂帐供应商仍为调出分部，但收取责任不在调出分部。5.8.2分部与直营店间调拨：5.8.2.1直营店从分部调拨的所有商品使用推广服务费或制作优惠单均必须经分部审批同意，因此直营店从分部调拨商品由于亏损销售产生补利或推广服务费，均由分部业务人员负责确认收取。5.8.2.2直营店从分部调拨商品进行策略性降价，*承担部分使用红卡，统一由分部负责统计上报总部卖场规划部审批;厂家承担的部分使

17、用推广服务费，统一由分部负责收取并在付款环节进行监控。5.8.2.3调拨商品产生的补利，收取及付款的监控统一由分部负责，收入组进行计算及挂帐工作；分部收入组于每月月底结束时，进入直营店金力系统结算管理中查询本月1日-本月月末以分部为供应商的销售金额及帐面毛利明细情况；分部收入组按照不同的供应商及分部与供应商签定的合同政策帐保点位，根据从结算管理导出的销售金额及帐面毛利计算该供应商当月补利应收情况，并与当月分部该供应商补利应收进行合并挂帐（两部分金额应严格区分，不得相互抵消）；分部业务人员负责对分部及直营店合并挂帐的应收补利金额统一向供应商进行收取；5.8.2.4调拨商品产生的推广服务费，统一由

18、分部收入组进行推广服务费金额的计算及挂帐工作；分部收入组于每月月底结束时，进入直营店金力系统零售管理模块中查询本月1日-本月月末以分部为供应商的推广服务费使用金额；按照不同的供应商及品类的直营店推广服务费使用金额与分部的推广服务费使用金额汇总后，与供应商提供的推广服务费确认函金额进行比较，按金额较大的进行汇总挂帐。5.8.2.5分部业务人员负责对上述挂帐金额统一向供应商进行收取；5.9商品调拨的对帐与监控5.9.1各分部指定总账会计为内部往来（或系统内调拨）对帐总负责人，同时各分部必须指定专门对帐人负责商品调拨的对帐事宜，并由总账会计负责安排统筹对帐工作。5.9.2商品调拨的对帐时间公司统一规

19、定为每月两次，一次是每月20日的结算日之前，一次是每月月底结账日之前；除此之外，各分部可以根据实际情况自行安排非正式的对帐。凡是每月清查，帐务核对不上的，总部将根据公司规定，给予责任人予以严惩。5.9.3各分部均应建立在途商品的监控体系，要求每周出具在途商品报表，反映尚在调拨途中没有入库的商品。在途商品报表报送至分部总经理、分部采销、配送，以及总部经营战略中心资金库存部，便于相关部门进行跟进、催促、解决。5.10商品调拨的结算处理5.10.1结算时间的规定 ：商品调拨的结算不分帐期，每月20日各调拨单位之间互相核对完毕后，于当周报送计划内付款，由分部总经理审批后在月末最后一天前将上月21日至本

20、月20日间发生的往来清理完毕，各单位亦可根据自身情况随时清理，不受帐期约束。5.10.2税票开具的规定：各调拨单位之间核对完毕确认无误后，由调出单位按照实际结算金额开具净额税票（即商品原供价扣除返利政策后的金额）并同时传真至调入单位，后将原件寄出。调入单位收到增值税票核对无误后立即按照税票金额办理付款手续。调出单位没有及时开具增值税票导致帐务无法清理的，责任由调出单位承担；调入单位收到税票后，没有及时办理付款手续导致当月货款没有及时清理的，责任由调入单位承担。5.10.3差异的解决时限：若因商品数量、型号有误等特殊原因，造成往来有差异的，各单位自发生差异之日起15天内予以解决，否则对调入、调出

21、单位同时进行处罚。5.11商品调拨的相关会计核算规定5.11.1 调拨时的会计核算规定调出单位财务人员根据授权人审批的调拨申请单、业务人员制作的销售通知单以及批发提货单记账联在商品调出后作会计分录如下：借：内部往来-分部往来/系统内往来商品调拨商品款 贷：商品销售收入分部/系统内调拨收入调入单位收到货物及同时收到的随货同行单原件后，将调拨申请单同批发提货单核对无误后，按调拨申请单上相关数据办理正式入库手续，系统分录如下：借：库存商品（按商品调拨不含税原价） 待摊费用待抵扣进项税额贷：内部往来-分部往来/系统内往来商品调拨商品款5.11.2 结算时的会计核算规定调入单位每月结算汇出款项后：借：内

22、部往来-分部往来/系统内往来商品调拨商品款商品销售成本进货折扣 （借方红字）贷：银行存款 待摊费用待抵扣进项税 调入单位收到调出单位开具的净额税票原件时：借：应交税金应交增值税进项税额贷：待摊费用待抵扣进项税额调出方根据净额税票中的折扣金额进行帐务处理，并将记帐联做为凭证附件： 借：销售折让与折扣分部/直营店折扣 贷：内部往来-分部往来/系统内往来商品调拨商品款调出单位收到调入单位的款项，按照实际结算金额进行帐务处理：借：银行存款 贷：内部往来-分部往来/系统内往来商品调拨商品款5.11.3 退货时的会计核算处理请参照商品调拨时的会计核算处理，并做红字分录。5.11.4 降价款的帐务处理： 调

23、出单位收到供应商确认函时，在金力系统内制作“商品变价单”，同时生成凭证如下：借：应收账款供应商降价款商品销售成本账面补差 （借方红字） 贷：库存商品*大类 （未销售的部分） 待摊费用待抵扣进项税额 同时，在NC系统中作如下凭证借：销售折让与折扣分部/直营店折扣 贷：内部往来分部/直营店往来商品调拨降价款调入单位在收到调出分部的降价确认时，在金力系统中作商品变价单，生成凭证：借：内部往来分部/直营店往来商品调拨降价款商品销售成本门店零售成本 （已销售的部分）（借方红字） 贷：库存商品*大类 （未销售的部分） 待摊费用待抵扣进项税额各分部应严格按照文件规定执行，若原有规定与此不符的，一律以本规定为

24、准，凡是因为违规操作，导致帐务混乱、监控失利的，总部将严惩不怠。 6.工作流程无 7.注意事项7.1商品调拨操作方法：7.1.1调入单位在提出调拨申请前必须制作订货单，并传真给审批部门及调出单位，若由于未制作订货单发生调货所带来的损失，其责任由调入单位和审批部门、调出单位共同承担。7.1.2销货通知单、批发提货单的商品型号、数量、单价、金额必须与订单、调拨申请单中保持一致。7.1.3调入单位配送中心收到的实物应与调出分部的批发申请单明细完全一致后方可收货，即保证整单收货，不得拆分。7.2调拨商品退货操作方法：7.2.1对于调拨商品除属于残次商品，或属于开业初期发生调拨，后经总部品类部长审批同意退货外，一律不允许发生退货，需求分部在进行调拨申请时应充分考虑当地情况，合理确定调拨商品数量，对于因调拨所产生的滞销商品，一律处罚调拨需求方责任人。7.2.2若调拨商品发生退回，在查询原调出单位所退货物无滞销商品后方可进行退货，且调拨退货一律不得以批发销售的形式操作，必须以退货的形式操作，违者一经发现必予严惩。7.2.3调拨商品退货应及时将实物退回调出单位，以保证帐实相符，以及内部往来未达的及时处理。8.附件8.1商品调拨、退货审批权限8.2商品调拨申请单8.3调拨商品退货申请单8.4单位调拨商品需变价数量确认单8.5单位调拨商品变价确认单