校园文化活动申请注意事项及流程.docx

1、校园文化活动申请注意事项及流程社团联合会培训之校园文化活动申请注意事项及流程社团联合会办公室2009-11-1校园文化活动申请注意事项及流程一、 活动申请流程： 1. 提前7个工作日发申请表到办公室工作q（），到社团联合会主页（）申请相关物资。1) 提前7个工作日是指时间最近的活动（宣传）时间，比如在活动举办之前的宣传时间提前7个工作日就应提交电子版活动申请。 2) 办公室将在最近的工作时间进行审批并回复。（1天） 3) 协会物资平台的账号：联系网络资源部部长郑喆铭，（666355） 2. 收到回复后，交打印版到西八社联办公室 1) 协会在收到回复邮件后，对活动申请表进行相应的修改，再将规范的

2、活动申请表和相关的资料（策划，赞助协议书）提前5个工作日在值班时间提交到西八社联办公室。 2) 值班时间：周一到周五下午4点30分至6点30分，节假日除外，周末和中午不值班。 值班地点为西八一楼社团联合会办公室。3. 社联到团委和相关部门去申请 1) 办公室在收到打印版活动申请的第二个工作日找社联常委审批，同时到团委（1天）申请。 2) 申请摆摊的，团委申请完到保卫处申请（1天）；其他场馆到其他相关部门（1天） 3. 社联到团委和相关部门去申请 1) 办公室在收到打印版活动申请的第二个工作日找社联常委审批，同时到团委（1天）申请。 2) 申请摆摊的，团委申请完到保卫处申请（1天）；其他场馆到其

3、他相关部门（1天） 4. 北校区协会申请到南校区办活动 （详见社团联合会南校区执委会活动申请及物资借用制度（办公室）二、 活动申请表格须知：1.审批号： （由学校团委填写）华南理工大学校园文化活动申请表活动名称活动举办时间活动举办地点主办单位承办单位负责人签章1) 举办活动时间务必具体到几点，避免造成场地冲突。如“2009年5月10日14：0018：00”； 教务处规定，为不打扰到同学们平时自习，在教学区举办的活动不得在周一、周二、周三一整天和周四、周五白天举行。2) 举办活动地点:课室，340102，340103，340104，350401，350402，350403，350404，3504

4、05，1126。其中35号楼在周日晚上要进行整理，不能进行活动，申请1126需特别重要的活动，要附上活动的策划。3) 集体外出活动需填写“外出报批表”。 4) 若同时申请户外宣传地点，需注明各项宣传的时间。5) 主办单位：如果主办单位是校团委的时候应写成“校团委、华南理工大学团委或共青团华南理工大学委员会”；不要写“华南理工大学校团委” 6) 负责人签章：负责人为活动举办方社团为会长或代理会长 2.活动形式活动规模（预计参与人数）活动类别活动目的及内容1) 活动形式一般为讲座，比赛，培训等；活动类别有社会服务，学术实践，文娱体育； 2) 活动形式如果是讲座，则需附上主讲人详细简介（不少于200

5、字）以及主讲内容，务必保证主讲人信息准确无假，主讲内容健康积极，校团委将通过各种途径审核。 3) 活动目的和内容请务必填写清楚，以便明确活动的性质。活动的内容必须为协会特色内容，不能办需协会性质与宗旨完全无关的活动。 4) 如果是大型的活动，如晚会，竞赛，大型讲座等，则需另外附上详细的活动策划书。 3. 宣传工作横 幅有（ ）无（ ）数量申请悬挂地点申请悬挂时间基本内容海 报有（ ）无（ ）数量申请张贴地点申请张贴时间印刷方式基本内容传 单有（ ）无（ ）数量申请派发地点申请派发时间印刷方式基本内容1) 请详细写明横幅数量，内容，悬挂地点和具体的时间段；经过审批的横幅需将“团*”的批号贴于横幅

6、的左上角，没有批号的横幅不得悬挂，校学生会宣传部负责监督管理横幅的悬挂事宜；2) 横幅悬挂、海报张贴时间均不得超过3天（包括3天）。如：4月1日4月3日3) 横幅悬挂地点：西八门口栏杆，北一、北二饭堂；中区饭堂栏杆，风味厅前栏杆4) 海报粘贴地点：各个宿舍楼下，西湖宣传栏。5) 海报需填写印刷方式：彩打、黑白打印、粉纸打印，A0、A1、A2等打印尺寸。6) 传单数量不宜过多，一般不多于250份。原则上只可放宿舍楼管处供学生自行索取，不能在公共场合派发。具体形式由校保卫处进行审批和管理 7) 各种宣传品的内容必须如实填写，并且必须与活动密切相关。海报，传单等宣传品必须带有社团联合会logo，协会

7、logo，没有logo的除外。如果赞助方要求出现商家logo，只能出现的赞助单位名称之前放在海报和传单的右下角。 8) 海报，横幅，传单等相关宣传品必须带有在主办方处带有校团委或华南理工大学团委， 社团联合会和其他校级部门，协会名称只是在承办方或者协办方出现。 如果有赞助，赞助单位只能在鸣谢方出现。4.活动经费来源学院/协会会费 团委支持 元 其他 预算： 元 用途：赞助情况有（ ）无（ ）赞助单位名称赞助回报方式赞助金额： 元活动负责人姓名、电话活动经手人姓名、电话分团委、学生组织意见签名：盖章：年 月 日学校团委意见签名：盖章：年 月 日其他部门意见签名：盖章：年 月 日1. 经费若有团委

8、支持或者赞助，必须上交详细的资金预算清单，团委的资金支持不包括工作餐，工作用水等； 2. 若有赞助须同时上交未签的赞助协议书草稿（没有签字盖章）。校内不得进行商业性过浓的活动。 3. 海报，横幅，传单等相关宣传品必须带有在主办方处带有校团委或华南理工大学团委，社团联合会和其他校级部门，协会名称只是在承办方或者协办方出现。如果有赞助，赞助单位只能在鸣谢方出现。 4. 活动负责人和联系人必须书写准确，如果有短号最好留下。 协议书模板甲方: 联系电话： 乙方： 联系电话：为弘扬心理知识，甲乙双方经友好协商，就双方合作推广讲座事宜，达成如下协议，以资共同遵守。 第一条：本协议中甲乙双方为各自独立的事业

9、者，双方之间不存在任何（包括但不限于共同投资、代理、雇佣、承包）关系。 第二条：本协议任何一方不具有代行对方任何行为的权利。任何一方的职员不是对方的雇员，也不是对方的代理人。任何一方对对方及其劳动关系和员工行为不承担任何责任。 第三条：乙方向甲方提供如下支持： 1、 合同期间一次性资助2888元； 2、 3、 4、其他事项第四条：甲方应该尽到如下义务： 1、 合法经营，遵守国家的法律、法规、规章等制度； 2、 3、 4、 其他事项: 第五条：乙方的权力与义务 乙方不定期对甲方讲座进行跟踪抽查，甲方应给予配合，对不合格的地方应该根据乙方的要求进行整改。 第七条：自本协议生效之日起N年后，甲方若无

10、违法本协议的情况出现，乙方提供其他产品的所有权转移至甲方。 第六条：甲方经营的讲座，若出现以下情况，乙方可无条件的收回其他物品： 1、 2、 3、 第七条：本协议未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议和本协议具有同等效力。 第八条：因本协议产生的任何争议，双方可以协商解决，若在协商开始后15天内未能解决，双方同意将纠纷提交乙方住所地管辖权的人民法院诉讼。 第九条：本协议自双方签字并盖章之日起生效，本协议的有效期为N 年。 第十条：本协议一式两份，双方各执一份，具同等效力。 甲方： 乙方： 签字： 授权代表签字： 公章： 公章： 签约时间： 年 月 日 签约时间： 年 月 日华南理工大学社团联合

11、会南校区执行委员会活动申请及物资借用制度一、办公室值班制度1.办公室的值班时间为周一至周五20:00-22:00 ，值班内容为接收和审批协会的活动申请，以及物资的借用申请。请勿在非值班时间内进行活动表格的上交以及物资的借用与归还。2.办公室电话：3.社联公共 密码：二、活动申请制度1.活动申请表格（1）华南理工大学南校区校园文化活动申请表（必须）（2）存档附表（必须）（3）华南理工大学南校区校园文化活动物资使用申请表（4）教室借用申请表（5）会费使用证明（6）资金申请单（7）社团活动评估申请表（8）场地清洁保证书（9）赞助协议书（10）大型活动策划书（11）安全保证书注意：递交活动申请时，表格

12、必须齐全、符合规范，如不符表格将被退回。 2.活动申请提前规范 （1）涉及一二饭堂门前空地、体育场地和免费用电的活动，需要提前五个工作日申请； （2）其他类型活动，需要提前三个工作日申请。注意：工作日计算方法：以三个工作日为例，周一递交表格，只能申请到周五或以后的活动，中间空出三个工作日，即周二，周三，周四。周六周日和节假日不算工作日。3.表格规范要求：（1）华南理工大学南校区校园文化活动申请表a. 活动名称：要求语言简洁、明了。b. 活动举办时间：要求填写活动时间，包括年、月、日，以及活动举办的具体时段。c. 活动申请地点：（a） A4-A5的教室，申请该类型场地需要交教室借用申请表。（b）

13、 一、二饭堂前的空地。（c） 各体育场地（C8-C9羽毛球场，各篮球场，生活区足球场），申请该类型的场地需要填好清洁保证书，并附交该活动负责人的学生证复印件两份；若是借用球场，则需要注明申请球场的个数，羽毛球场不能申请用电，足球场只能申请半场，且周一至周五只能申请到17：20分以后的场地。（d） 音乐厅和模拟法庭（A4-104），该类场地需要协会自行申请。（e） 各学院大楼教室，需要用A4纸手写一份申请表。（f） A1-A2前的广场、A1-A3的架空层和校园内空地。（g） 各宿舍楼的地下室，若是晚上举行的活动，需要申请用电才能使用地下室的电力资源。（h） 校园外的场地，申请该类型的场地需要交安

14、全保证书（建议尽量不要举办校外活动）。d. 主办、承办、申请单位都填写协会的名称。e. 宣传工作：（a） 审核要求横 幅：长度必须在10米以内，宽度限制在0.75米以下，悬挂时间不得超过四天，不能悬挂在教学区，并在申请表上写清横幅上的内容。海 报：张贴时间不得超过三天，需完整填写申请张贴的地点，海报的规格（不得超过A1纸大小）及内容；申请时需随申请表附上海报的A4打印版，已通过审批的打印版上会有团工委的盖章，协会需根据要求进行改动。海报内容不能含有浓厚的商业性质，一定要有协会名称。若涉及赞助，海报上只能出现“鸣谢：XXX”，且不能出现公司的logo。在一二饭宣传栏张贴海报时严禁使用背胶，并在海

15、报上粘贴“海报审核标签”。宣传单：数量在500份以内，需随申请表附上宣传单的A4打印版。相关内容要求与海报类似。（b）续期及长期宣传申请续期申请：大型活动的海报或横幅需要延长张贴或悬挂时的，需另填写华南理工大学南校区校园文化活动申请表，不过中间需隔一个星期。长期申请：如果需要长时间张贴的（如球类比赛积分表），协会可用一张申请表来申请所需要的时间段。f. 经费来源：（北校区的协会无需填写）赞助：若活动使用赞助经费，则要求上交协议书的复印件 一份，并注明赞助单位名称以及赞助金额、方式。如无协议，则需写明赞助商对协会的要求。社团：若活动使用会费，则要求填写会费使用证明，若会费使用完毕，可填写资金申请

16、单申请资金。g. 用电（室外）情况：（a） 若活动需要用电，则需注明使用功率。（b） 申请免费用电的活动不能含有赞助。（c） 协会一学期只能申请一次免费用电。如果申请收费用电，协会需自行去除团工委外的相关部门申请审核，办公室只负责去团工委申请；申请的场地若为体育场地，场馆中心（体育馆144）门外有相关的具体申请流程；若为非体育场地，协会可直接去水电中心（B2-221）申请。h. 活动是否需要申报评估：若活动需要申报评估，需在相关选项打钩，填写并上交社团活动评估申请表。i. 填写好负责人姓名、电话。j. 学生社团负责人签名：协会负责人签名并盖上会章。准社团由社联盖上准社团的章，北校的协会可不填写

17、。k. 若同一个活动需要在不同类型的场地举行，需要交相应数量的华南理工大学南校区校园文化活动申请表，一份申请表只能申请一种类型的场地。注意：在一二饭摆摊或派发宣传单是一个宣传活动，需要单独交一份活动申请表。（2）存档附表其要求与填写华南理工大学南校区校园文化活动申请表的要求相似。递交表格时，由办公室值班人员在所上交表格对应的第一列方框中划“”；领取表格时，在所领取表格对应的第二列方框中划“”，协会确认无误后，在相关方框内留下姓名和联系电话。（3）华南理工大学南校区校园文化活动物资使用申请表a. 活动名称、举办时间、主办单位、申请单位、负责人、联系方式（以上五项填写要求与华南理工大学南校区校园文

18、化活动申请表的要求相似）。b. 学生会可以出借物资即为申请表上所列物资，协会需准确填写借用物资的数量、借用时间和预计归还时间。c. 由于物资数量有限，协会所申请的物资不一定都能申请到，请协会尽量精简物资数量。（4）教室借用申请表a. 要求按实际情况详尽填写表格。b. 一张申请表只能借用同一天里的一个时段。c. 由于教室资源有限，未必能申请到协会指定要的教室，请协会填写清楚是否愿意服从注册中心根据所要求容纳人数进行地教室调配。（A4、A5教室根据所能容纳人数划分的不同规格有30、50、60、100、160、340）d. 负责人签名、盖章一项由团工委老师填写，协会无需填写。e. 如需借用各学院楼，

19、协会需自行向相应学院申请（空教室如舞蹈室要向体育部申请）。（5）会费使用证明活动需要使用会费时填写，并在“资金用途清单”下详细注明所购物品的名称、数量、单价。需协会负责人签名、盖上会章。（6）资金申请单协会会费使用完毕而活动又需资金支持时填写，并在“资金用途清单”下详细注明所购物品的名称、数量、单价。需协会负责人签名、盖上会章。（7）社团活动评估申请表按要求填写社团活动评估申请表。（8）清洁保证书申请体育场地，需按要求填写清洁保证书，协会负责人签名、盖上会章。（9）策划书活动较大型时，需上交活动策划书。（10）安全保证书 活动较大型时，需上交活动策划书。按要求填写安全保证书，需协会负责人签名、

20、盖上会章。三、物资借用制度1.物资借用申请： a.协会活动申请批下来后，若发现华南理工大学南校区校园文化活动物资使用申请表上所申请的物资被划掉，则表明学生会该物资已经外借完毕。在这种情况下协会可携带已批的华南理工大学南校区校园文化活动物资使用申请表在办公室值班时间内到办公室申请借用物资。 b.办公室提供的物资有：帐篷，桌子。原则上协会最多只能借用两个帐篷和两张桌子。 c.物资借出时，请协会务必检查好所借物资的受损情况，并如实告诉办公室值班人员，积极配合办公室值班人员做好物资借用登记，填写完整社团联合会南校区执委会物资借用登记表。如果协会没有检查就带走物资，而物资在归还时被发现有未记录过的损坏，

21、一律由协会负责赔偿，并且扣分。 d.协会借走物资时，需押上借用人的学生证或一卡通，归还物资时可取回所押证件，期间办公室将会好好保管协会所押证件。 e.请协会务必在“预计归还时间”那天或之前归还所借物资。若有特殊情况而不能按时归还物资，协会须提前通知办公室工作人员，并协商具体归还时间。2.物资预借申请： a.协会活动申请批下来后，若发现所申请物资学生会已经外界完毕，可提前携带已批的华南理工大学南校区校园文化活动物资使用申请表到社联办公室登记预借，由办公室值班人员登记到社团联合会南校区执委会物资预借登记表。b.协会必须在活动举办当天的前一个办公室值班晚上到办公室领取物资。 注意：若活动在周日举行，协会需在周五晚上到办公室领取所借物资。