K3CLOUD库存管理及存货核算操作手册.docx

1、K3CLOUD库存管理及存货核算操作手册XXX有限公司库存管理及存货核算操作规程文档信息：文档名称操作规程文档编号文档版本文档作者项目名称目录1. 库存管理及存货核算系统整体流程图2. 各操作节点详细说明2.1库存管理系统参数设置功能路径：【成本管理】【存货核算】【参数设置】【存货核算系统参数】参数也称为业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务模式、业务流程、数据流向。用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进

2、行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。参数说明库存更新方式1、按组织设定。一旦组织下存在更新库存的单据，参数不再允许修改；2、单选，提供2个选项；设置保存时，则库存单据保存、删除、作废时更新库存；设置为审核时，则库存单据审核、反审核时更新库存。批号拣货规则1、按组织设定，可随时修改；2、此参数针对启用批号管理或同时启用批号管理和保质期的物料有效；3、提供选项：顺序出库-批号顺序、顺序出库-入库日期、近效期先出、手工指定。顺序出库-批号顺序：按照批号排序的顺序，依次出库；顺序出库-入库日期：按批号入库日期先进先出，相同入库日期的按批号顺序出库。近效期先出：按保质期中有效期至

3、的先后顺序，相同保质期、批号不同时，再按批号入库入库日期先进先出；手工指定：系统不做任何处理，用户手工指定批号出库。保质期拣货规则1、按组织设定，可随时修改；2、此参数针对只启用保质期管理的物料有效。3、提供选项：手工指定、近效期先出、先进先出。近效期先出：按保质期中有效期至的先后顺序，依次出库；先进先出：按生产日期从小到大的顺序，依次出库；手工指定：系统不做任何处理，用户手工指定保质期出库。库存异常检查检查项包括：1、基本单位库存量与辅单位库存量为一正一负；2、基本单位库存量与辅单位库存量一个为0一个不为0；控制强度包括：不予控制、预警提示、严格控制。业务组数据隔离用以控制仓管员查询权限是否

4、要按所在库存组进行隔离。启用序列号管理参考启用序列号管理的功能说明。序列号唯一性范围参考启用序列号管理的功能说明。2.2存货核算系统参数设置存货系统参数设置增加了存货核算功能应用的灵活性，参数的选择直接会影响存货核算的成本结果。因此一旦设置好参数后，不要轻易变更。功能路径：【成本管理】【存货核算】【参数设置】【存货核算系统参数】参数说明： A.应付单与发票核销产生的差异计入存货成本 该参数可以决定采购应付单与发票核销时产生的差额是否计入存货成本，若勾选该参数，差额将计入对应物料的存货成本；若不勾选该参数，差额将不计入存货成本。B.采购应付单审核时自动进行入库成本核算 该参数的作用是决定采购入库

5、单（采购退料单）下推采购应付单审核时是否自动调用采购入库成本核算，若勾选该参数，采购应付单审核时根据单据间勾稽关系自动核算入库成本；若不勾选该参数，采购应付单审核时只建立单据间勾稽关系而不会自动核算入库成本。大批量审核采购应付单时，不勾选该参数可以提高审核的效率。C.存在负库存时允许结账该参数决定当前会计期间存在负库存时是否能结账。期末结账时若检查当期存在负库存，勾选该参数，则允许结账；不勾选该参数，则不允许结账，必须先清理负库存。从财务管控的角度来看，建议不使用该参数！D.赠品、不良品、废品单据成本为零时允许结账 该参数决定当前会计期间存在赠品或不良品或废品单据成本为零时是否能结账。期末结账

6、时若检查当期存在赠品或不良品或废品零成本单据，勾选该参数，则允许结账；不勾选该参数，则不允许结账。E.采购入库调整单生成出库成本调整单该参数主要解决以前期间采购入库，当期收到采购发票的金额与以前期入库成本产生的差异对当期存货成本的调整。调整方式有不生成、全部生成及按上期出库、结存比例生成。“不生成”，即前期入库的采购入库调整单在出库成本核算时不生成出库成本调整单；“全部生成”，即前期入库的采购入库调整单在出库成本核算时全部生成出库成本调整单；“按上期出库、结存比例”生成，即前期入库的采购入库调整单按对应物料在上期出库数量与结存数量的比例生成出库成本调整单。2.3核算范围及物料计价方法设置核算范

7、围是指在“核算体系+核算组织+会计政策”的总核算维度下，将存货划分为若干个空间范围，每个空间范围都有单独的计价方法，从而形成若干个价值序列分别进行存货核算。好小子机器人及其子公司的核算范围都是按照货主进行核算（即各公司核算各公司的成本），并采用先进先出法进行存货计价。功能路径：【成本管理】【存货核算】【基础资料】【核算范围】使用前提必须已设置好会计核算体系、核算组织及会计政策。操作说明新增核算范围时，选择核算体系、核算组织及会计政策，设置计价方法及核算范围划分依据，核算范围必须审核才生效。划分依据为货主时，选择的货主为当前核算组织下的业务组织，核算范围覆盖整个核算体系下的库存组织及仓库。划分依

8、据为库存组织时，库存组织的选择范围只为当前核算组织下的所有库存组织；划分依据为仓库时，仓库选择范围只为当前核算组织下所有库存组织下的仓库；划分依据为货主+库存组织时，货主为当前核算组织下的业务组织，库存组织可选范围为当前核算体系下的所有库存组织；划分依据为货主+仓库时，货主为当前核算组织下的业务组织，仓库的可选范围为当前核算体系下的所有仓库。2.4库存管理系统启用及初始化2.4.1 启用库存管理系统设置库存启用日期。功能路径：【供应链】【库存管理】【初始化】【启用库存管理】。字段说明库存启用日期1、按库存组织设定。2、控制初始库存数据的入库日期小于此启用日期；若库存组织未关账：库存单据的日期要

9、求大于等于库存组织的库存启用日期；3、库存启用日期设置后，再修改的条件：库存组织未结束初始化，且即时库存表中没有记录。对于审核更新库存的组织中，还要求不存在已经保存的库存单据。2.4.2 初始库存数据录入将截止库存管理启用时的库存数量，录入到系统中。使用前提：必须设定了库存组织、库存组织启用日期、计量单位、物料、仓库。功能路径：【供应链】【库存管理】【初始化】【初始库存】字段说明库存组织1、调用具有库存组织职能的组织机构基础资料。如果当前组织属于库存组织则默认等于当前组织，如果不是则为空。2、合法值范围：已审核、未禁用、未结束初始化的库存组织；且库存组织设置了库存启用日期。3、库存组织是期初库

10、存单据的主业务组织，必须先维护库存组织，其他字段（物料、仓库等）才允许维护。库存组织修改时，自动清空其他字段。仓库调用仓库基础资料。合法值范围：已审核、未禁用的仓库；且仓库使用组织等于录入的库存组织；货主类型下拉列表：业务组织、供应商、客户。货主根据货主类型选择对应基础资料。要求货主或保管者必须至少有一个是等于本库存组织。货主类型为业务组织时，要求该业务组织未结束核算初始化。保管者类型下拉列表：业务组织、供应商、客户保管者根据保管者类型选择对应基础资料。状态单据状态：创建、审核中、已审核、重新审核。单据新增默认为暂存状态。对应的单据操作及状态变化（系统自动处理）：暂存操作成功后单据状态：暂存；

11、保存：创建；提交：审核中；审核通过：已审核；反审核：重新审核。字段说明物料编码调用物料基础资料。合法值范围：已审核、未禁用的物料；且物料使用组织等于录入的库存组织。物料名称根据物料编码携带物料名称。规格型号根据物料编码携带物料规格型号。单位默认取物料属性中指定的库存单位，允许修改，选择与物料基本单位存在固定换算关系的计量单位。期初数量录入物料的期初数量。要求期初数量大于0，数量精度取计量单位精度。期初数量、本年累计收入数量、本年累计发出数量的修改影响年初数量的计算本年累计收入数量手工录入本年累计发出数量手工录入年初数量字段锁定。年初数量=期初数量本年累计收入数量本年累计发出数量仓位仓库启用仓位

12、管理时，仓位才需要维护且必录。根据仓库指定的仓位值及仓位值集来选择。关于仓位定义，请参考仓位基础设置。库存状态携带仓库指定的默认库存状态，允许修改，合法值范围是取仓库指定的库存状态类型和单据业务要求的库存状态类型的交集中的库存状态值。入库日期默认等于库存启用日期的前一天，控制小于库存启用日期。用于计算库龄、成本核算。批号手工录入。请参考批号业务专题。辅助属性手工录入。请参考辅助属性业务专题。BOM版本取已审核、未禁用的物料清单的BOM版本。物料启用BOM版本，此字段作为库存管理的一个维度，库存单据上必录。保质期单位字段锁定，携带物料上保质期单位。保质期字段锁定，携带物料上保质期。生产日期手工录

13、入。有效期至根据生产日期自动计算，允许修改。1、保质期单位是日：有效期至=生产日期+保质期；2、保质期单位是年或月：那么有效期至往后推算几年或几个月。比如生产日期：2011.01.01，保质期2年，那么有效期至就是2013.01.01；比如生产日期：2011.01.01，保质期8个月，那么有效期至就是2011.09.01。.3、输入生产日期计算有效期至，输入有效期至不反算生产日期、保质期。 4、校验规则：生产日期有效期至【库存管理】【初始化】【库存管理结束初始化】结束初始化条件：初始库存单据的状态判断：被勾选结束初始化的库存组织，不允许存在该库存组织未审核的初始库存单据。 结束初始化的影响：

14、结束初始化的库存组织的初始库存单据不允许反审核； 结束初始化时根据初始库存单据更新期初余额表数据。反初始化：使用前提：当前库存组织结束初始化。功能路径：【供应链】【库存管理】【初始化】【库存管理反初始化】。反初始化条件：关账判断：库存组织已经关账，不允许反初始化。 核算组织反初始化判断：被勾选反初始化的库存组织，其隶属的核算组织为未结束初始化或重新初始化。 反初始化的影响：反初始化时删除期初余额表数据。2.5存货核算系统启用及初始化2.5.1 启用存货核算系统设置会计核算体系下核算组织启用存货核算的会计期间。使用前提1.核算范围设置必须将所属对应核算组织下的业务组织及仓库覆盖完全；2.核算范围

15、覆盖的所有库存组织织必须都已启用。功能路径【成本管理】【存货核算】【初始化】【启用存货核算系统】操作说明在启用界面选择“核算体系”及“核算组织”，勾选需启用的“会计政策”，执行启用按钮。2.5.2 初始核算数据录入获取库存组织期初库存数量，维护期初库存成本。使用前提已启用库存管理系统、存货核算系统，并在初始化库存。功能路径【成本管理】【存货核算】【初始化】【初始核算数据录入】操作说明点新增按钮，选择核算体系、核算组织及会计政策就可获取期初库存数量，维护对应期初成本，然后点保存按钮保存。工具栏按钮说明：A.更新期初数量：更新初始核算数据维护中的期初库存数量；B.对数：将初始核算数据维护中的库存数

16、量与取数来源（初始库存列表或库存余额表）进行比对，检查是否一致。若不一致，点击“更新期初数量”更新期初库存数量；C.反写库存：只有取数来源为初始库存列表，且在“默认核算体系+核算组织+默认会计政策”下时，才能将期初库存金额反写到初始库存列表。2.5.3 存货核算初始化初始化是指在企业采用存货核算系统前，为了将企业已有的信息，如库存余额，体现在系统中所做的各种数据、单据的初始值设置，使系统的起始状态与企业的实际情况相符合。功能路径【成本管理】【存货核算】【初始化】【存货核算初始化】。操作说明在存货核算初始化界面选择“核算体系”及“核算组织”，勾选需结束初始化的“会计政策”，执行结束初始化；若要反

17、初始化，在存货核算初始化界面选择“核算体系”及“核算组织”，勾选需反初始化的“会计政策”，执行反初始化。业务说明执行初始化前会进行如下合法性检查：A.是否已启用存货核算系统；B.核算范围是否覆盖了对应核算组织的所有货主组织及仓库；C.初始核算数据库存数量与取数来源是否一致；以上三项检查均无问题，则成功结束初始化。结束初始化后，初始核算数据维护只能查看，若要修改，先进行反初始化操作。注意：非启用会计期间，不允许反初始化。2.6采购入库、其他入库操作2.6.1 采购入库功能概述入库单是确认货物入库的正式文件，同时采购入库单也是所有权实际转移的重要标志。使用前提1. 定义单据类型、供应商、业务组织、

18、币别、物料、单位、仓库、仓位等基础资料 2. 按实际采购业务设置采购参数 3. 如果进行批号、序列号管理，还要设置批号规则和序列号规则功能路径【供应链】【库存管理】【采购出入库】【采购入库单】字段说明采购入库单字段说明，参见下面：表头基本字段 字段说明单据类型入库单的单据类型，从入库单单据类型基础资料中选择业务类型入库单对应的业务类型单据编号入库单的单据编号，编号必须唯一，符合编号规则日期入库单的单据日期供应商来料的供应商，从供应商基础资料中选择，需按采购组织+业务类型过滤，一般从上游采购订单携带过来收料组织入库的业务组织，必须是库存组织，从业务组织基础资料中选择仓库部门入库的部门，必须是收货

19、组织下的部门库存组进行入库的库存小组，必须是仓库部门下的库存组仓管员进行入库的仓管员，必须是库存组下的仓管员需求组织来料的需求组织，一般从上游采购订单携带过来采购组织来料的采购组织，一般从上游采购订单携带过来采购部门来料的采购部门，一般从上游采购订单携带过来采购组来料的采购组，一般从上游采购订单携带过来采购员来料的采购员，一般从上游采购订单携带过来单据状态入库单的单据状态表头供应商字段 字段说明供货方来料的供货方，从供应商的地点资料中选择，一般从上游采购订单携带过来供货方地址携带供货方地点对应的地址供货方联系人携带供货方地点对应的联系人结算方来料的结算方，从供应商的地点资料中选择，一般从上游采

20、购订单携带过来收款方来料的收款方，从供应商的地点资料中选择，一般从上游采购订单携带过来表头财务信息字段 字段说明结算组织来料采购的结算组织，一般从上游采购订单携带过来结算方式来料采购的结算方式，一般从上游采购订单携带过来结算币别来料采购的结算币别，一般从上游采购订单携带过来付款条件来料采购的付款条件，一般从上游采购订单携带过来本位币收货组织所属核算组织对应的本位币货主类型入库单的物权归属方的性质货主入库单的物权归属方价目表入库单使用的价目表折扣表入库单使用的折扣表金额入库单的整单金额税额入库单的整单税额价税合计入库单的整单价税合计定价时点获取采购价格的时间依据汇率类型入库单采用的汇率类型汇率入

21、库单的结算币别对本位币的汇率表头其他字段 字段说明创建人指创建入库单的人员创建日期指创建入库单的日期修改人指最后修改入库单的人员修改日期指最后修改入库单的日期审核人指审核入库单的人员审核日期指审核入库单的日期作废人指作废入库单的人员作废日期指作废入库单的日期作废状态指入库单是否作废表体明细字段 字段说明入库类型物料启用来料检验时，表示不同的质量状态，包括：合格入库、不合格入库、让步接收入库、工废入库和料废入库。物料编码入库单分录的物料编码，一般从上游采购订单携带过来物料类别指物料的类别，根据物料编码携带物料名称指物料的名称，根据物料编码携带规格型号指物料的规格型号，根据物料编码携带辅助属性如果

22、物料启用辅助属性，则表示物料的辅助属性库存单位指物料的库存单位，只能选择与基本单位存在固定换算率的计量单位应收数量物料的应收数量，从上游单据携带实收数量物料的实际入库数量，必须大于零仓库物料的入库仓库，只能选择收货组织下的仓库仓位若仓库有仓位管理，则表示物料的入库仓位，从仓库对应的仓位列表中选择库存状态收料物料的库存状态，从仓库可选的库存状态中选择，只能为“可用”或“冻结”是否赠品分录物料是否赠品计价单位物料的计价单位计价数量按计价单位计量的数量采购单位物料的采购单位采购数量按采购单位计量的数量备注备注说明以下表体页签均可翻页，每页与表体明细分录行一一对应表体物料数据字段 字段说明物料编码携带

23、表体明细对应分录行的物料编码物料名称携带表体明细对应分录行的物料名称BOM编号物料对应的BOM编号批号物料的批号，有上游单据时携带上游单据的批号，没有上游单据时，手工输入批号供应商批号物料的供应商批号生产日期如果物料启用了保质期管理，则指物料的生产日期，保质期表示物料的保质期保质期单位物料保质期的单位有效期至表示物料的到期日，与生产日期、保质期相关联在架寿命期物料的在架寿命期，从物料的基础资料中携带辅单位物料的辅助单位实收数量（辅单位）物料的辅助单位数量表体财务字段 字段说明税率物料的税率单价物料入库的单价含税单价物料入库的含税单价折扣率入库价格的折扣率折扣额入库价格的折扣额净价物料入库的折后

24、价格税额分录的税额金额分录的不含税金额价税合计分录的含税金额金额（本位币）按本位币计量的金额税额（本位币）按本位币计量的税额价税合计（本位币）按本位币计量的价税合计成本价按结算币别计量的入库成本价，由存货核算反写成本价（本位币）按本位币计量的入库成本价，由存货核算反写总成本按结算币别计量的入库总成本，由存货核算反写总成本（本位币）按本位币计量的入库总成本，由存货核算反写委外加工费物料的加工费，存货核算后反写，委外业务才有值材料成本物料的材料成本，存货核算后反写，委外业务才有值表体其他字段 字段说明物料编码携带表体明细对应分录行的物料编码物料名称携带表体明细对应分录行的物料名称需求跟踪号入库单上

25、游关联的需求跟踪号源单类型入库单关联的上游单据的单据类型源单编号入库单关联的上游单据的单据编号订单单号入库单关联的上游单据为采购订单时，采购订单的编号退料关联数量入库单关联退料单的数量，在退料单保存时反写样品破坏数量收料样品检验的破坏数量，由收料单携带下来业务流程入库单指定的业务流程业务说明 库存查询 入库单上支持库存查询功能，直接调用库存数据，具体库存查询的规则同采购申请单库存查询 即时库存更新 入库单会影响库存数据，规则如下1. 库存管理系统参数【库存更新方式】为“保存时”：入库单保存、反作废时增加库存，删除、作废时扣减库存 2. 库存管理系统参数【库存更新方式】为“审核时”：入库单审核时

26、增加库存，反审核时扣减库存 3. 更新后库存的库存状态以入库单上的【库存状态】为准 4. 用入库单实收数量更新即时库存，同时将入库单上物料、BOM编号、辅助属性、批号、保质期（生产日期、保质期、到期日）、计划跟踪号、项目编号、仓库、仓位等等信息携带至即时库存表 5. 若入库单与收料单相关联，则在更新库存的时候还需要扣减收料库存 入库单批号相关业务入库单行操作菜单上提供批号相关操作，有以下三种1. 批号库存，以批号为维度查询物料库存 2. 批号主档，查询当前物料的批号主档 3. 获取批号，为采购订单分录的物料按照批号编码规则获取批号 下推规则 入库单可以下推退料单，也可以在退料单界面选单入库单生

27、成退料单，实现关联业务的转化，入库单与退料单转化的规则如下：1. 单据状态为“已审核”，且实收数量大于退料关联数量的入库单才能下推退料单 2. 在退料单界面选单时，可选择的入库单列表界面默认只过滤出符合上面条件的入库单 3. 可以选择多张入库单合并生成退料单，合并条件是供应商，收料组织、采购组织、货主、结算组织和结算币别相同 4. 入库单下推的退料单，【退料类型】只能是“库存退货” 5. 入库单下推退料单时，入库单的字段关联携带到退料单上 6. 入库单下推的退料单数量不能大于【实收数量】与【退料关联数量】之差2.6.2 其他入库其他出、入库业务常用于处理非采购、销售、生产中的出入库。其他出、入库业务属于内部库存单据不需要开票、结算。其它出、入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。使用前提：必须设定