word样式使用word考试必备教你如何使用多级符号创建大纲题注交叉引用批量信封.docx

1、word样式使用word考试必备教你如何使用多级符号创建大纲题注交叉引用批量信封使用样式要使用样式，请执行下列操作：1. 选中要套用样式的一个段落，或将插入点放在该段落中，也可以同时选中几个段落甚至全文；2. 选择下列操作之一： 单击【格式】菜单的【样式和格式】，在【样式和格式】任务窗格中单击要用的样式。 在【格式】工具栏的【样式】列表中单击要用的样式。提示：如果没有决定应用某个样式，请不要轻易单击列表中的样式。应在任务窗格中用鼠标指向样式名称，查看该样式的屏幕提示（如图 32）。图 32 查看样式的屏幕提示默认状态下，新建空白文档只显示【标题1】、【标题2】、【标题3】和【正文】四种样式（如

2、图 33）。有文字内容的文档只显示【有效格式】，即默认的四种样式和已经使用的其他样式。复制段落格式要将某一段落的样式复制到其他段落，请执行下列操作：3. 选中提供格式的一个段落，或将插入点定位到其中；4. 单击【常用】工具栏的【格式刷】按钮，鼠标变成格式刷的形状；5. 拖动鼠标经过接受格式的文字或段落。提示：在步骤2双击【格式刷】按钮，可以反复多次复制格式，直到再次单击【格式刷】按钮为止。要使用普通【复制】和【粘贴】功能，将段落格式从一个段落复制到其他段落，请执行下列操作：6. 选中提供格式的段落的段落标记；7. Ctrl+C8. 选中接受格式的段落的段落标记；9. Ctrl+V转换段落样式将

3、具有相同样式的所有段落转换成另一种样式，例如：将所有【正文】样式的段落转换为【正文缩进】样式，请执行下列操作：10. 如果【样式和格式】任务窗格未打开，请单击【格式】菜单的【样式和格式】；11. 选中文档中具有【正文】样式的任何一个段落，或将光标置于其中。【样式和格式】任务窗格中的【所选文字的格式】框中显示出该样式的名称。同时，【请选择要应用的格式】列表中的【正文】项上出现蓝色选框（如图 38）；12. 选择下列操作之一： 单击【样式和格式】任务窗格中的【全选】按钮。 单击蓝色选框右侧的箭头，再单击【选择所有实例】。13. 单击样式列表中的【正文缩进】。如果找不到【正文缩进】样式，请单击【显示

4、】框中的【所有样式】。图 38 【样式和格式】任务窗格中的【正文】项上出现蓝色选框批量修改样式样式是一种格式组合，Word允许用户修改样式中的一项或多项格式元素。要修改当前文档中使用了同一种样式的所有段落的格式，例如：将所有【标题3】样式的段落改为4号字，请执行下列操作：14. 单击【格式】菜单的【样式和格式】，打开【样式和格式】任务窗格；15. 选中文档中任何一个使用了【标题3】样式的段落，或将光标置于其中。【样式和格式】任务窗格中的【所选文字的格式】框中显示出该格式的名称。同时，在任务窗格的【请选择要应用的格式】列表中，【标题3】上出现蓝色选框（如图 310）；16. 单击蓝色选框右侧的箭

5、头，再单击【修改】，打开【修改样式】对话框（如图 36）；17. 将字号改为4号，要更改更多格式元素，请单击【修改样式】对话框的【格式】按钮（如图 36箭头所指处），并选择需要的选项；18. 单击【确定】或回车。图 310 【样式和格式】任务窗格中【标题3】上出现蓝色选框清除文本格式要清除文本格式，请执行下列操作：19. 如果【样式和格式】任务窗格没有打开，请单击【格式】工具栏的【样式和格式】；20. 选中需要清除格式的文本；21. 选择下列操作之一： 单击【样式和格式】任务窗格中的【清除格式】。 单击【编辑】菜单，指向【清除】，再单击【格式】。 在【样式和格式】任务窗格中的样式列表中单击【正

6、文】。 在【格式】工具栏的【样式】列表中单击【正文】。有时，文档中使用了过多的样式。要删除当前文档中不用的样式，请执行下列操作：22. 如果【样式和格式】任务窗格没有打开，请单击【格式】工具栏上的【样式和格式】；23. 在【显示】列表中选择【有效格式】、【有效样式】或【使用中的格式】，查找要删除的样式；24. 在【请选择要应用的格式】列表中，用鼠标右键单击要删除的样式，再单击【删除】，或单击选框右侧的箭头再单击【删除】（如图 311）。创建大纲图 81 【大纲】工具栏要创建新大纲，请执行下列操作：25. 建立新文档，切换到大纲视图；26. 输入标题文字，然后按回车，使每个标题独占一个段落，Wo

7、rd将自动应用内置的【标题1】样式；27. 使用【大纲】工具栏（如图 81）选择下列操作： 要将标题或正文设为【标题1】，请单击【提升到标题1】按钮。 要改变标题的级别，请在标题中单击，再单击【提升】或【降低】按钮，Word会自动套用相应级别的标题样式。 要改变标题及其从属内容的级别，请单击大纲符号，再单击【提升】或【降低】。 要移动标题，请在标题中单击，再单击【上移】或【下移】，其从属内容不会随之移动。 要移动标题及其从属内容，请单击大纲符号，选中标题及其从属内容（如图 82），再单击【上移】或【下移】按钮。 要将标题降为正文，请在标题中单击，再单击【降为“正文文本”】。 要将标题及其从属内

8、容都降为正文，请单击该标题的大纲符号（如图 82箭头所指处），再单击【降为“正文文本”】。 向上、下、左、右拖动大纲符号，可以重新安排标题的顺序和级别，其从属内容也随之移动或改变级别。提示：用大纲视图编辑标题，用普通视图编辑文字，用页面视图排版打印是制作标准文档的三部曲。使用多级符号图 83 多级符号列表示例多级符号列表为各个级别的标题创建不同的项目编号，要为大纲创建多级符号列表（如图 83），请执行下列操作：28. 在大纲视图编辑好各级标题，标题必须使用内置标题样式；29. 选中要套用多级编号的标题；30. 单击【格式】菜单的【项目符号和编号】，再单击【多级符号】选项卡（如图 84）。31.

9、 单击需要的多级符号格式。对于不同级别的正文，一般选择第一行的符号格式。对于标题，常使用第二行的符号格式。32. 单击【确定】或回车。图 84 【项目符号和编号】对话框的【多级符号】选项卡提示：要清除所选标题的项目符号或编号，请在【项目符号和编号】中选择【无】，也可以使用Backspace键清除单个标题的符号。标题列表要为标题套用【列表样式】，请执行下列操作：33. 在大纲视图中建立并校对好所有的标题；34. 如果已经使用过项目符号或编号，请将其清除；35. 选中全部标题；36. 单击【格式】菜单的【项目符号和编号】，在【列表样式】选项卡中选择下列操作（如图 85）： 双击要用的列表样式，或单

10、击它再【确定】或回车。 要自定义新的列表样式，请单击【添加】再命名并设置格式。 要修改所选列表样式，请单击【修改】，再设置格式。 要取消所选标题使用的列表样式，请双击【无列表】。 要删除自定义的列表样式，请在【列表样式】下选中它，再单击【删除】。37. 单击【确定】或回车。图 85 【项目符号和编号】对话框的【列表样式】选项卡题注要为表格、图片、图表、公式等图形对象添加编号或文字注释，请使用题注。例如：“图3-10 黄山云海”，“表格12 列车时刻表”等，也可以为文档的其他内容使用题注，本书的图形对象都使用了自动题注。图 812 【题注】对话框要创建题注，请执行下列操作：38. 在要插入题注的

11、位置单击，一般将题注放在项目的上方或下方；39. 单击【插入】菜单，指向【引用】，再单击【题注】（如图 812）；40. 在【题注】对话框中选择下列操作： 在【题注】框中，输入注释文字。也可以在插入题注后再输入题注文字。 在【标签】列表中选择要用的标签。如果现有标签不够用，请单击【新建标签】。 要取消题注中的标签，请选中【题注中不包含标签】复选框。 要设置编号格式，请单击【编号】，打开【题注编号】对话框（如图 813）。要在题注中【包含章节号】，必须对文档中的标题使用内置标题样式和多级编号。41. 单击【确定】或回车。图 813 【题注编号】对话框要让Word为插入到文档中的项目自动添加题注，

12、请执行下列操作：42. 单击【插入】菜单，指向【引用】，再单击【题注】（如图 812）；43. 单击【自动插入题注】，打开【自动插入题注】对话框（如图 814）； 44. 选择下列操作： 在【插入时添加题注】列表中选中需要自动题注的一个项目。要对图片对象应用题注，请将图片的默认插入/粘贴方式设置为“嵌入型”（参见：7.4）。 在【使用标签】列表中选择要用的标签。 在【位置】列表中选择题注出现的位置。 若标签不够用，请单击【新建标签】。 如果不使用默认编号格式，请单击【编号】再设置编号格式。45. 重复步骤3，为其他项目设置自动题注；46. 单击【确定】或回车。图 814 【自动插入题注】对话框

13、提示：要关闭某个项目的【自动插入题注】功能，请在【自动插入题注】对话框的【插入时添加题注】列表中清除其复选框。交叉引用要引用同一文档中的其他内容，可以使用交叉引用。内置样式的标题、题注、段落编号、脚注、尾注、标签、表格、图表和文字等均可成为被引用的对象。例如：（如图2-6）、（参见：2.1.4）、（请阅读：内容提要）、（详见：表格 1-1）等。要创建交叉引用，请执行下列操作：47. 在文档中，输入交叉引用开头的介绍文字。例如：“参见：”、“请参考：”之类，并将插入点定位在其后。48. 单击【插入】菜单，指向【引用】，再单击【交叉引用】，打开【交叉引用】对话框（如图 815）；49. 选择下列操

14、作： 在【引用类型】列表中单击要引用项目的类型，例如：【标题】； 在【引用内容】列表中单击要引用项目的内容，例如【标题编号】。若选中【插入为超链接】，则以超链接的方式插入引用； 在【引用哪一个】框中，单击要引用的项； 单击【插入】；50. 重复步骤1到3，插入其他交叉引用，直到单击【关闭】。图 815 【交叉引用】对话框要更新交叉引用，请执行下列操作：51. 选定一个或多个需要更新的交叉引用，要更新所有的交叉引用，请选中全文；52. 按F9，打开【更新目录】对话框（如图 816）。53. 选中【更新整个目录】；54. 单击【确定】或回车。图 816 【更新目录】对话框提示：如果仅更新个别交叉引

15、用，请在交叉引用处单击右键，再单击【更新域】。此举不仅更新交叉引用，同时更新文档中的所有域。批量信封图 95 【邮件合并】工具栏要使用【邮件合并】创建批量中文标准信封，请执行下列操作：图 96 【选取数据源】对话框55. 创建或打开单个中文标准信封，作为主文档（如图 91）；56. 在【邮件合并】工具栏（如图 95）上执行下列操作：57. 单击【打开数据源】按钮，在【选取数据源】对话框中查找并确定要用的数据源文件，本例用Excel表格作为数据源（如图 97）；58. 若要在数据源中选择部分收件人，请单击工具栏的【收件人】按钮，打开【邮件合并收件人】对话框（如图 98），清除不需要记录的复选框，

16、否则可跳过此步骤；59. 回到主文档，在邮政编码的第一个框中单击；60. 单击工具栏的【插入域】，打开【插入合并域】对话框（如图 99），其中列出了数据源中所有可用的域（数据源表格的列标题）；61. 单击【邮政编码】，再单击【插入】，或双击【邮政编码】，将邮政编码域插入信封的相应位置；62. 选中主文档中地址占位字符或单击插入位置（如图 910）；63. 单击工具栏的【插入域】按钮，双击【地址】域将其插入信封；64. 重复步骤9和10，将需要的域插入主文档（如图 911）；65. 若要稳妥，请单击工具栏的【查看合并数据】按钮，预览合并后的效果；66. 单击工具栏的【合并到新文档】按钮，不推荐单击【合并到打印机】（如图 912）；67. 保存步骤12生成的文档；68. 尝试打印几个信封，调整位置，使得邮政编码正好打在邮政编码框中，也可以调整版面的布局和信封上的字符格式；69. 打印所有信封，如果使用的是普通打印机，建议手动送信封，每次送一个，以免卡纸造成打印失败。图 97 用Excel制作的数据源图 98 【邮件合并收件人】对话框图 99 【插入合并域】对话框图 910 插入【邮政编码域】并选中地址占位符图 911 将需要的域插入主文档图 912 在【打印预览】视图中查看合并结果提示：可以使用【邮件合并】任务窗格完成上述操作。