捷科医药物流管理系统手册.docx

1、捷科医药物流管理系统手册捷科医药物流管理系统（SCM）V3.0用户手册江苏捷科软件技术有限公司2011年12月31日业务管理1. 基本操作在本系统中，有些模块的操作方法是相同或者相似的，本章主要介绍一些常用的操作窗口，将共性的操作加以归纳，希望您在阅读完本章内容后能够掌握系统的基本操作。1.1主界面结构1.1.1 菜单栏位于整个界面的顶部。有【文件】、【系统帮助】、【系统】三个菜单项。1) 单击【文件】菜单项，可弹出【系统计算器】、【注销】两个操作选项。其中，单击【系统计算器】，可以打开操作系统自带的计算器；单击【注销】，可以退出当前用户的登录，返回系统登录界面；2) 单击【系统帮助】，可以查

2、看帮助文件，在这里您可以找到解决问题的方法。3) 单击【系统】，可以进行【密码修改】等操作。单击【密码修改】，可以弹出修改密码界面。1.1.2 日期信息栏位于整个界面的上方，可以显示您的系统日期。1.1.3 状态栏位于界面下方。从左至右，分别是您登录的服务器IP地址，本公司的版权声明和联系方式，以及当前登录账号。1.1.4 功能列表位于整个界面中间部分的左侧，包含登录用户所能操作的功能模块。这部分显示的模块取决于登录用户所具备的权限，无权操作的模块是看不到的。1.1.5 操作面板位于整个界面中间部分的右侧，在【功能列表】中选择模块后，在这里可以执行对该模块的所有操作。1.2操作分类1.2.1基

3、础信息类如下图所示，基础信息包括以下内容 【仓库信息】 【公司机构】 【职员信息】 【送货路线】 【开票区域】 【客商信息】 【产地信息】 【供应商信息】 【归类信息】 【自定义分类】 【商品信息】 【库区信息】 【货位主界面】 【银行存款】 【设备信息】以上基础信息，操作大致相同，下面将以【商品信息】为例进行详细说明。单击【商品信息】，弹出如下界面1) 新增级别先选择需要进行分级的级别，然后单击【工具栏】中的【新增分类】按钮，在级别信息框中输入级别信息，单击【完成】即可。单击【新增分类】新增的级别为所选级别的同一级级别；单击【新增子分类】新增的级别为所选级别的下一级级别。2) 编辑级别选中需

4、要编辑的级别，然后单击【工具栏】中的【编辑】按钮，在弹出的级别信息框中可以对级别的编号和名称进行编辑。3) 新增药品在选中相应商品级别的情况下，单击【工具栏】上的【新增药品】。如上图所示，该【基础信息录入窗口】包含如下元素：a) 工具栏：有【新建】、【保存】、【级别修改】、【打印】、【退出】、【新增产地】（药品基础信息独有）6个按钮。 新建：单击此按钮，会出现一个空白的新窗口，用于增加一个新商品。 保存：单击此按钮将保存当前信息。 级别修改：单击此按钮将弹出如下界面：用于修改当前药品所属级别。双击该品种需要修改的目标级别，在弹出的确认对话框中，选择【是】，即可完成级别修改。 打印：单击此按钮，

5、可以打印出当前信息。 退出：单击可退出当前窗口。 新增产地：该按钮为药品信息独有，单击可转至产地信息录入界面。b) 编号：基础信息编号新增时自动按照级别和上一条信息的编号自动生成，信息保存后该编号不可再次编辑。业务单据的编号为自动生成。c) 选择按钮：如果该栏有如左图所示按钮，您无需直接录入，必须单击或者回车选择信息。d) 下拉菜单按钮：如左图所示按钮，您可以单击该按钮，从下拉菜单中选择信息。e) 其他信息栏：直接填写。4) 查看/编辑单击上图中，右上方【查询】按钮，可以查询出所有品种，双击该品种明细行，即可查看或编辑商品的明细信息。1.2.2业务单据类1) 【新建】：用于新增一张空白的业务单

6、据。2) 【保存】：保存当前单据信息。3) 【提交】：提交当前单据信息，该单据信息不再可以修改。4) 【打印】：打印当前单据。5) 【删行】：单击明细中的指定行，单击该按钮，可以把指定行从明细中删除。6) 【作废】：用于作废已【保存】的单据。7) 【退出】：从当前单据退出。1.2.3查询类 单据左侧内嵌查询：本系统业务单据左侧有内嵌查询，便于您即时快捷的掌握业务信息。左侧内嵌查询一般包含待处理数据查询和完成单据查询。以【采购验收单】为例上图所示的【内置查询窗口】指向位置，为纵向的【单据查询】，鼠标悬停1秒或单击该标签，即可弹出左侧内置查询窗口输入查询提交，单击【查询】，即可查询出指定内容。 统

7、计报表查询：本系统设置有专业的查询统计报表，帮助您实时掌握业务信息。上方为查询条件窗口，下方为结果窗口。在【查询条件窗口】输入查询条件，单击菜单栏的【查询报表】，下方【结果窗口】中即可显示复核查询条件的内容。1.2.4导出类 本系统含有导出功能，可以将当前报表导出为EXCEL报表，便于编辑和保存。单击界面上方菜单栏中【导出】，弹出保存路径选择界面，选择完成后，单击【保存】，即可保存当前报表至指定路径。1.2.5快捷键类 本系统支持快捷键操作，更为便捷。例如：采购入库单界面上方菜单栏中菜单项右边的括号中，就是该功能按钮对应快捷键，单击键盘上对应键，可以达到鼠标单击该功能按钮的同等效果。1.2.6

8、【批选】操作 【批选】操作是本系统中便捷省时的重要操作之一。 以【药品在库养护记录】为例界面上方菜单栏中的【批选】按钮，即为本系统的【批选】功能。单击该按钮，弹出批选窗口输入查询提交，单击【查询】，勾选需要选择的明细行，单击【确认】，返回至主界面，进行相应编辑后，单击【提交】即可完成该单。2. 基础信息2.1基础档案 基础信息是所有系统操作的基本信息来源，其准确性和完整性直接影响到整个系统数据的准确性和有效性，所以您在录入基础信息时，请务必认真谨慎！ 本系统支持对基础信息（商品、供应商、客商等）的分类和分级管理，便于用户对不同类别的基础信息进行分类查询和统计。 基础信息可以随时添加，但是您只能

9、【禁用】，不能【删除】。 业务操作中已经被引用的基础信息，您仍然可以执行【编辑】操作。 在具体的业务操作中，您可以通过编号、简码（信息全称的拼音首字母缩写的任意连续段）、名称来检索基础信息。 登录系统后，您需要按照以下顺序录入基础信息，具体操作您可以参考【1.2操作分类】-【1.2.1基础信息类】。2.1.1 仓库信息2.1.2 公司机构2.1.3 职员信息2.1.4 送货路线2.1.5 客商信息2.1.6 产地信息2.1.7 供应商信息2.1.8 归类信息2.1.9 自定义分类2.1.10 商品信息2.1.11 库区信息2.1.12 货位主界面2.2档案维护 档案维护工作贯穿于整个业务流程始

10、终，随业务变动而变化。 主要包含内容如下图所示：2.2.1 商品货位设置单2.2.2 修改在库药品包装2.2.3 保管员货位设置单2.2.4 商品条形码设置单2.2.5 商品养护周期设置单2.2.6 客商证照修改单2.2.7 供应商客商对照设置单2.2.8 供应商状态修改单2.2.9 客商状态修改单2.2.10 商品状态修改单2.2.11 本地客商对照表2.2.12 供应商内部对照表2.2.13 药品对应采购员设置2.2.14 客商对应销售员设置2.2.15 客商对应开票员设置2.2.16 客商公司机构对照表2.2.17 供应商公司机构对照表3. 物价管理功能摘要： 本系统的物价管理涉及对批发

11、价、零售价的调整设置。由调价员执行本模块。3.1零售批发调价单该单据可对商品批发价、零售价进行价格调整，界面如下图所示： 打开：单击【功能列表】-【价格管理】-【零售批发调价单】，进入本单，自动新建空白单据。 填写单据：1) 主表信息：维护人和制单人为当前登录职员。调价原因：从下拉列表中选择。调价文号：手工填写，不能为空。单据编号、日期：自动生成，不可编辑。2) 子表信息：药品编号：从基础信息中选择，不能手工输入，不能为空。药品名称、规格、产地、单位、原零售价、原批发价、是否中药：根据药品编号自动提取。现批发价、现零售价：手工录入，不能为空。执行日期：手工调整，批发价、零售价的作用时间从该时间

12、开始生效。 信息填写完成，单击单据主界面【提交】，完成本单。4. 采购管理功能摘要： 采购管理包括：经营设置、购进管理、付款申请、采购审批、采购退货。4.1经营设置4.1.1同行销价录入单本单用于录入同行销价。4.1.2推荐品种设置本单用于设置推荐品种。4.1.3促销品种设置本单用于设置促销品种。4.1.4限量限价品种设置本单用于设置品种最小开票单价、最大开票单价、最小开票数量、最大开票数量。4.1.5商品销售区域设置本单用于设置商品的可销售区域或禁止销售区域，可销售企业类型或禁止配送机构类型。4.2购进管理4.2.1采购分析本单可根据截止当前已经产生的采购、销售等数据，按照指定统计条件，根据

13、指定公式计算出当前库存以日均销量销售的可销售天数、建议采购数等结果，以供参考。 打开：单击【功能列表】-【采购管理】-【购进管理】-【采购分析】，进入本单，自动新建空白单据。 填写单据：1) 主表信息：2) 子表信息：建议采购数：手工录入。 操作步骤：单击左上角菜单栏【开始分析】输入指定分析条件，单击左上角菜单栏的【分析】，本系统即开始按照指定统计条件开始计算 计算结果如上图所示，按照颜色区别显示 绿色：本公司机构未经营品种。 黑色：指定时间段内未发生销售；或按照当前日均销量，可销天数大于10天； 红色：指定时间段内按照当前日均销量，当前库存可销天数小于10天。该颜色标注品种请采购员予以关注。

14、对需要进行采购的品种，输入【建议采购数】等信息，单击主界面上方菜单栏中的【生成计划】或【生成合同】，即可自动生成对应的采购计划或采购合同。4.2.2采购合同本单用于制定采购合同，完成药品采购工作。 打开：单击【功能列表】-【采购管理】-【购进管理】-【采购合同】，进入本单，自动新建单据。 操作步骤： 采购合同可以直接在明细中输入品种、采购数量等进行直接制单，最后【提交】完成； 您也可以通过左上角菜单栏【计划转合同】，将【4.2.1采购分析】中【生成计划】形成的采购计划，直接转为采购合同，并可以再次修改，最后【提交】完成。 【计划转合同】操作步骤如下：单击主界面上方菜单栏【计划转合同】左侧查询窗

15、口自动加载未转合同的采购计划，双击您需要转为合同的采购计划，勾选需要该计划中需要转为合同的品种，单击菜单栏中【生成合同】选择付款方式、品种的采购数量、单价，也可同时设置ABC价格，最后【提交】完成。 相关设置： 选择商品设置和计划查看设置：可以选择【查看所有药品】和【查看采购员指定药品】； ABC算法设置：设置默认ABC价格为【历史ABC价格】或是【进价加点】以及具体加点数值； 最低限价算法设置：设置默认最低限价为【历史最低限价】或是【进价加点】以及具体加点数值。4.2.3采购合同取消单本单用于对已经生成的采购合同进行修改。可以修改品种的合同价、数量，可以删除品种，但不能增加品种。4.2.4A

16、BC价格设置本单用于对在库品种设定价A、价B、价C以及考核价，以便适应多类型客户。4.2.5库存变价单本单用于改变在库品种的库存价格。4.3付款申请4.3.1付款结算申请单（自动付款单）本单用于发出付款结算申请，一般由采购部制单。 操作步骤：输入供应商，单击菜单栏【调出在帐商品】，即可调出相应的已到票未付款品种明细。如上图所示，单击【自动计算应付款】或勾选、修改付款金额后，单击【提交】完成。4.4采购审批本节主要用于根据【系统参数设置】设置的审批环节，对采购购进和采购付款进行审批。4.4.1购进审批本节包含【采购合同审批单】、【采购退货审批单】。4.4.2付款审批本节包含【采购预付审批单】、【

17、付款结算审批单】、【付款结算二次审批单】。4.5采购退货4.5.1采购退货申请单本单用于采购退货发出申请。 打开：单击【功能列表】-【采购管理】-【采购退货】-【采购退货申请单】，进入本单，自动新建单据。 操作步骤：单击菜单栏【获取数据】，弹出【批选】界面，完成批选 【批选】操作可见【1.2.6 批选操作】）。双击品种明细输入【退货数量】，退货【单价】可修改。单击【确定】。完成所有品种的修改后，完成【退货原因】等项的选择，单击菜单栏【提交】完成本单。 本单主界面左上角【待处理库退货】如果被勾选，表示从待处理库批选库存并进行采购退货。4.5.2直接采购退货本单用于采购退货发出申请，但本单无需审批

18、。 打开：单击【功能列表】-【采购管理】-【采购退货】-【直接采购退货】，进入本单，自动新建单据。 操作步骤：本单操作类同于【采购退货申请单】，请参照上文【采购退货申请单】。5. 销售管理功能摘要： 销售管理包括：销售订单、销售退货。5.1销售订单5.1.1销售订单本单用于销售订单制单，一般由开票员进行操作。打开：单击【功能列表】-【销售管理】-【销售订单】-【销售订单】，进入本单，自动新建单据。 操作步骤： 在【主操作栏】中，录入开票客商，选择需要开票的品种，输入数量、价格，单击【确定】按钮，完成该品种的开票。继续以上操作，直至完成所有品种开票。 单击【菜单栏（底部）】中的【其他信息】可以修

19、改【销售员】、【记账方式】等信息，修改完成后，单击菜单栏（顶部）完成本单。 单击菜单栏（顶部）中的【缺货】，可以转至【缺货登记】，完成药品缺货信息的登记；或者选择商品时如果该品种没有库存，也可自动转至【缺货登记】。 单击菜单栏（底部）中的【未记账单据】，可以查询出已经提交但未记账的销售订单，并予以作废。 本单主界面左上方【历史销价】，可以显示当前客商以往指定时间段内当前品种的历史销价信息。5.1.2销价调整单本单用于对已记账的销售订单品种明细进行价格调整。5.1.3销售取消单本单用于对未记账的销售订单进行调整，删除明细品种。5.2销售退货5.2.1直接销售退货单（出库红冲）本单用于对已经记账但

20、货物尚未出库的销售订单进行退货。 打开：单击【功能列表】-【销售管理】-【销售退货】-【直接销售退货单（出库红冲）】，进入本单，自动新建空白单据。 操作步骤： 单据菜单栏【条件】，弹出批选界面，输入查询条件，查询出相应结果后，勾选相应数据，单击菜单栏【确定】，将所选品种转至本单主界面。 在本单主界面，双击品种明细编辑退货数量，单击【确定】。 在本单主界面菜单栏单击【提交】完成本单。5.2.2销售退货申请单本单一般用于对已经记账且货物已经出库的退货情况。 打开：单击【功能列表】-【销售管理】-【销售退货】-【销售退货申请单】，进入本单，自动新建空白单据。 操作步骤： 单击菜单栏【条件】，弹出批选

21、界面，输入查询条件，查询出相应结果后，勾选相应数据，单击菜单栏【确定】，将所选数据转至本单主界面；或在本单主界面【单号】中输入销售订单单号，系统将自动查询并选择该单明细至主界面。 在本单主界面，双击品种明细编辑退货数量、退货原因等，单击【确定】。在本单主界面，选择相应的【退款方式】、配送员、原协议人后，在菜单栏中单击【提交】完成本单。5.2.3销售退货审批单本单用于审批销售退货申请单。5.2.4非原单销售退回本单一般用于非本系统销售单据的退货情况。 打开：单击【功能列表】-【销售管理】-【销售退货】-【非原单销售退回】，进入本单，自动新建空白单据。 操作步骤： 在本单主界面输入【客商】，单击菜

22、单栏【批选】，弹出批选界面，输入查询条件，查询出相应结果后，勾选相应数据，单击菜单栏【确定】，将所选数据转至本单主界面；或在本单主界面【药品编号】中输入相应品种编号直接制单。编辑明细中的数量、单价，主表中的销售员、抵款人、记账方式、退款方式等信息。在菜单栏中单击【提交】完成本单。5.2.5非原单销售退回审批本单用于审批非原单销售退回申请单。6.报价管理6.1.1报价单本单主要用于供应商给客户的报价，类似价格清单。 打开：单击【销售管理】-【报价管理】-【报价单】，进入本单，自动新建空白单据。 操作步骤：图: 报价单在本单主界面上半部，输入【客商】，选择客户需要的报价的品种输入单价，数量，单击主

23、界面菜单栏【提交】完成本单。本单中包含【价格设置】，报价算法设置中可以按照进价加点或者最低限价加点自动计算报价，也可以通过手动输入报价。本单可以，将导出的报价品种发送给客户确认。6.1.2报价确认单报价单完成后，客户确认此次需要订购商品的操作。 进入报价确认单，点击左侧的待确认单据按钮，显示待确认的报价单，单击勾选或通过选择报价品种，确认后即可提交单据，如果客户不需要订购该报价品种时，可以通过处理。6.1.3报价取消单报价确认单制定完成之后，如果发现报价品种输入有误，我们可以通过报价取消单来取消相应的报价单，进入报价取消单，输入报价单单号，客商，选择报价单提交的时间段，点击获取数据按钮，界面显

24、示出可以进行报价取消的具体单据，单击勾选或通过按钮选择相应的需要取消的单据后，点击提交后完成报价单的取消。6.1.4报价销售单本单用于报价品种的销售，类似于销售订单操作步骤：首先从左侧界面查询出待销的报价单，双击确认到右侧明细界面中，通过单击勾选或按钮选择销售品种，选择完成销售品种后点击，确认到销售明细窗口中，当选择的报价品种如果没有库存时，自动转到缺货明细窗口，选择记账方式，换票类型,运输方式，默认销价，销售员，点击提交后完成报价销售单，报销销售单提交后流程和销售订单提交后流程一致，正常销售的可在出库记账获取销售数据，缺货品种在【补货管理】-【缺货补货单】中可以获取到缺货数据。6.1.5报价

25、销售取消单报价销售单制定完成之后，如果发现销售品种输入有误，我们可以通过报价销售取消单来取消相应的报价销售单，进入报价销售取消单，输入报价销售单单号，药品，客商，选择报价销售单开票的时间段等条件后，点击查询按钮，界面显示出可以进行报价销售取消的具体单据，单击或通过按钮取消相应的报价销售单。7.网上订单7.1.1网上订单本单为客户从电子商务网站中下订单，程序中通过接口将网上订单数据自动获取到该单7.1.2网上订单取消单网上订单制定完成之后，如果客户需要取消网上订单品种时，我们可以通过网上订单取消单来取消相应的网上订单，进入网上订单取消单，输入网上订单单号，客商，选择网上订单提交的时间段，点击获取

26、数据按钮，界面显示出可以进行网上订单取消的具体单据，单击勾选或通过按钮选择相应的需要取消的单据后，点击提交后完成网上订单的取消。7.1.3网上销售单本单用于网上订单品种的销售，类似于销售订单操作步骤：首先从左侧界面按照网上订单提交时间段和客商条件查询出待处理的网上订单，双击确认到右侧明细界面中，通过单击按钮确认到销售明细窗口中，当选择的网上订单品种如果没有库存时，自动转到缺货明细窗口中，选择记账方式，换票类型，运输方式,默认销价，点击提交后完成网上销售单，网上销售单提交后流程和销售订单提交后流程一致，正常销售的可在出库记账获取销售数据，缺货品种在【补货管理】-【缺货补货单】中可以获取到缺货数据

27、。7.1.4网上销售取消单网上销售单制定完成之后，如果发现销售品种输入有误，我们可以通过网上销售取消单来取消相应的网上销售单，进入网上销售取消单，输入网上销售单单据号，药品，客商，选择网上销售单开票的时间段等条件后，点击查询按钮，界面显示出可以进行网上销售取消的具体单据，单击或通过按钮取消相应的网上销售单。8.请货销售8.1.1请货审批单本单为门店向公司请货时，程序中通过接口将门店请货数据自动获取到该单，公司审批操作。操作步骤：在本单主界面上半部，输入【客商】，点击按钮选择请货销售待审批数据，选择审批人，单击主界面菜单栏【提交】完成本单。8.1.2请货销售单本单用于门店请货品种的销售操作步骤：

28、首先从主界面菜单栏点击【获取数据】按钮，弹出如下的窗口，输入待配送客商，查询出请货待配送数据，通过单击按钮点击确认到主界面销售明细中，当选择的请货品种如果没有库存时，自动转到缺货明细窗口中，选择记账方式，换票类型，运输方式,结算方式，点击【提交】后完成请货销售单，正常销售在【销售记账】-【请货销售记账单】获取数据。8.1.3请货销售取消单请货销售销售单制定完成之后，如果发现销售品种输入有误，我们可以通过请货销售取消单来取消相应的请货销售单，进入请货销售取消单，输入请货销售单单据号，药品，客商，选择请货销售单开票的时间段等条件后，点击查询按钮，界面显示出可以进行请货销售取消的具体单据，选中需要修改的单据，单击按钮取消相应的请货销售单。8.1.4请货销售缺货导出8.1.5客商外部接口对照表该接口对照表专门为一致连锁和金象连锁制作。8.1.6商品外部接口对照表该接口对照表专门为一致连锁和金象连锁制作。9. 记账中心9.1采购记账9.1.1采购记账单本单用于采购合同完成验收、货位分配后生成往来账。 打开：单击【功能列表】-【记账中心】-【采购记账】-【采购记账单】，进入本单，自动新建空白单据。