OA系统建设方案.docx

1、OA系统建设方案*办公自动化系统需求分析文档客户编号： 说明本文档中所包含的内容是xxxx公司为*办公自动化（OA）系统建立的项目开发计划书，其中用到了我方产品和技术的专有信息。这些信息不应该被扩散到以外。版本日期作者版本说明2012年1月xxxx1.0建立1.5 读者对象 23.3.8公告管理 203.4.1 人员考勤 233.5.2.2 流程说明 283.6.4 图片库 293.8.4 流程定制 315 运行环境规定 321 引言1.1 编写目的本文档为* 办公自动化系统的项目开发计划。该开发计划将为所有的项目参与人员明确描述待开发项目的主要工作内容、主要参与人员、开发的产品和验收标准、完

2、成项目的时限、具体的实施计划（包括任务的分解、接口人员、进度、预算、关键问题），以及为支持本项目的开发所需要的各种条件和设施。将在所原有信息化建设的基础上，增加新的办公流程，使用新的开发技术，以适应信息化发展的需要，形成一个对整个系统的需求描述文档，使* 参与办公自动化系统建设的人员对以下的内容有充分的了解，并在此基础上形成*办公自动化系统需求分析文档，此文档将贯穿整个项目的始终，作为系统设计和应用开发的依据。1.2 背景本项目开发的系统的名称是“*办公自动化系统”。* 提出了该项目的开发需求，由xxxx公司负责开发工作，完成后的系统将由* 使用。1.3 定义、缩写词、略语需求：用户解决问题或

3、达到目标所需的条件或权能；系统或系统部件要满足合同、标准、规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。需求分析：包括提炼、分析和仔细审查已收集到的需求，以确保所有的风险承担者都明白其含义并找出其中的错误、遗憾或其它不足的地方。模块的独立性：指软件系统中每个模块只涉及软件要求的具体的子功能，而和软件系统中其他的模块的接口是简单的。组织机构：* 内部的行政组织机构。流程：各业务处理部门事务处理时从开始至结束的整个过程。环节：业务部门事务处理过程中每个岗位或涉及人员的处理动作。路由规则：业务部门事务处理时每下步处理的选择确定。1.4 参考资料* 办公自动化系统技术协议ISO9000标准1.5 读者对

4、象本需求分析说明书预定的合法读者为：本项目的所有责任人和决策者。参与需求分析和需求确认的* 有关业务人员和技术人员。本项目的软件开发人员。已授权可查阅本文档的其他人员。2 项目概述* 目前使用了MS Office等一些桌面办公系统，只能实现简单的文件撰写、打印功能，不能对文件的内容做完备的处理，尚处在办公自动化的初级阶段。现有的办公自动化应用系统基本上是模仿手工处理信息的过程，没有充分利用计算机管理的特点彻底改进办公手段和管理手段。另一方面，业务系统的发展带来公文、信函、报表等信息的迅速增加。因而* 应开发出一套具有先进水准、高质、高效、智能型的办公自动化系统。通过该系统的应用，准备和提供具有

5、统一标准格式的准确信息，实现计算机辅助的业务信息生成、收集、存储、加工、传递和不同层次的综合信息与业务报告，为工作决策提供有力的信息支持，使各级管理人员之间的信息沟通与协调更为简化、及时和迅速。2.1 项目目标本系统主要解决* 公文流转审批、部分业务流程的流转审批、企业综合档案管理以及日常办公、人事管理、计划管理等工作的信息化建设。2.2 系统功能概述如上图所示，* 办公自动化管理系统由以上子系统所组成。以下将对各个子系统的功能范围进行概述。2.2.1 个人办公这个模块是进行日常办公的主要模块。在这里能够起草各项工作，并进行各项待办事宜的处理，还可以进行电子邮件的收发，以及对自己的日常工作进行

6、安排，此外还可以进行个人选项的各项设置等。2.2.2公文管理在这里主要对各项需要审批的工作进行管理。如：收、发文，请假、请示等，还以对各项暂存的文件进行继续操作。可以检索各种公文，察看其办理工程。如果有权限的话，还可以对各项公文进行管理操作。2.2.3 公共信息在这里可以发布一些公告，通知等，对一些可以公开的信息发布的地方，达到信息的共享。还可以对一些文档进行管理，方便检索、查阅。2.2.4 档案管理对日常办公中形成的各种需归档的文件资料（收文、发文等）按类别进行自动立卷的组织，立卷分盒，生成卷内目录、案卷目录，主要实现档案的收集、整理、组卷工作。以及对档案的查询、借阅与统计、销毁与静态信息维

7、护。2.2.5 辅助工具提高一些常用的办公工具，能够对日常办公提供相应的帮助，加快办公效率。2.2.6系统设置这个模块是系统管理员使用的，进行系统运行环境的相应设置。可以进行用户增加、删除，用户权限的分配，以及系统日志的维护。并能够进行表单的定制、修改，工作流程的调整等。2.3 系统涉及的组织结构(待明确)2.4. 工作交流方式程序员是计算机专业人员，他们通过开发环境，同系统进行交互。他们负责设计应用程序模块，根据固定的开发模式来编写应用程序，对开发环境进行操作。系统分析员负责应用系统需求分析和规范说明，和用户及数据库管理员相组合，确定开发环境的软硬件配置并参与数据库各级模式的概要设计。2.5

8、 主要项目实施人员岗位角色人员项目经理 需求分析员 程序员 2.6 文件名称内容要点需求说明书项目概述，具体需求，项目开发计划项目概述，实施计划用户手册用途，运行环境，使用过程2.7 验收标准产品标准程序符合需求设计说明的标准，测试通过需求说明书符合用户的具体需求项目开发计划双方确认通过用户手册满足用户使用要求 2.8 项目完成的最后期限(待明确)3 系统功能描述3.1 系统功能设计原则以减轻常用数据输入、报表编制的工作量为主要目的，数据一次录入，动态追加，尽量减少数据信息冗余。具有日常工作提醒功能。面向不同程度的使用人员，人机界面友好。通过人机对话框，选择所要完成的工作类型，根据使用人员工作

9、习惯和要求设置屏幕格式。统一的数据信息输入、输出格式。可根据需要构成任何查询条件，实现组合查询和模糊查询。 可设置不同权限的口令。 软件模块化强，并有较好的通用性和灵活性。可以对每个模块进行独立的编程、调试、修改和扩充，而不影响整个系统，并可方便地扩充新模块。 软件可对准备输入、输出的数据库文件进行检测，自动校验数据格式、平衡关系和关联数据的一致性，保证电子报表和数据库的正确性。对于不正确的数据或编码输入，自动给出提示，重新输入。 3.2个人办公模块3.2.1代办事宜这里列出了所有需要办理的工作，例如审核、会签、签发、阅办等。涵盖了系统中的所有流程。并对不同的任务进行了分类。3.2.2 催办信

10、息如果需要办理的工作还没有办理，发送者可以给办理者发送催办信息，在这里列出的是其他用户对当前用户的催办信息。3.2.3 工作代理如果用户因某些原因无法通过电脑办理文件，可以通过设置代理，将自己办理文件的权限代理给同级别的其他用户进行办理。3.2.4 日程安排这里主要是为了对个人的日常活动进行提醒。可以把日常活动记录在这里，方便管理。表单内容：内容名称内容描述类型长度要求备注taskname计划名称varchar50content计划内容shorttext255fromdate起始日期datetime20todate结束日期datetime20summarize总结shorttext255rem

11、ark备注shorttext2553.2.5个人邮件电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件系统可以方便地起草、发送邮件、浏览接收到的邮件并归类存档，可以实现各类信息（如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件）在系统中各分支机构、部门及个人之间快速、高效的传递。用户可以很方便的完成电子邮件的接收、发送、分类、查询与管理。3.3 公文管理模块工作流的定制与应用见附件工作流的创建及应用3.3.1发文管理1流程送归档签发退回送签发退回发文审核拟稿人：发文拟稿签发人：发文签发审核人：发文审核保密员：发文封发结束打印员：发文归档开始2流程说明编号活动名称办理角色活动说明1发文拟稿所有人员起草

12、发文，送审核员审核2发文审核所有人员审核发文内容3发文签发总经理4发文封发保密员5打印、归档保密员备注：1除收文登录活动外其他活动都要填写处理意见。3流程描述（1）发文拟稿发文拟稿由拟稿人进行文件登录，主要登录来文名称、发文机关、文种、主题词等等。可以加入附件，可以看附件的全文，可以加入发文的正文。起草完后送相关人员进行审核。（2）发文审核由审核人对发文内容进行审核，并填写审核意见。不同意的送拟稿人进行修改，同意后送拟稿人去送签发。（3）发文签发 由签发人对文件进行签发，并填写签发意见。（4）发文封发由封发人员为发文分配文号，并打印封发。（5）发文归档由归档人员对封发后的文档进行归档。4表单内

13、容内容名称内容描述类型长度要求备注fldywh发文号varchar100fldffrq封发日期varchar20fldtm发文题名varchar200fldzrz发文机关varchar100fldqfr签发人varchar10fldywrq签发日期varchar20fldngr拟稿人varchar10fldngrq拟稿日期varchar20fldzsjg主送机关varchar2000fldcsjg抄送机关varchar8000fldmj密级enum1fldjjcd紧急程度enum1fldwz文种enum2fldfs印发份数number4fldcategorycode分类号varchar20fl

14、dbgqx保管期限enum1fldztc主题词varchar100fldfj附件名称shorttext255fldbz备注shorttext255fldzbbmid主办部门IDnumber11fldyfjg印发机关varchar60fldtype发文格式enum100fldgdfs归档份数number10注：拟 稿 人：发文起草人,计算机自动产生;发 文 号：发文的唯一标志号码，按有关公文函字号规定编号；密 级：分明文、秘密、机密、绝密，缺省为明文；拟稿日期：拟稿完成时自动产生的时间发文机关：发文的主办部门；默认：*；封发日期：文件打印成文的时间，自动产生；归档份数：文件归档的份数；印发份数：

15、文件印发的份数；签 发 人：签署发布命令的人，文件签发后自动记录；签发日期：文件签署生效的时间，文件签发后自动产生；发文题名：发文的正文题目；附件名称：发文附件的标题，多个附件时要进行编号；主送机关：发文的主送机关；抄送机关：发文需要的抄送机关；主 题 词：发文的主题词，按有关规定编制。5模板格式 上行文、下行文、平行文、处理单。3.3.2收文管理1流程图送总经理办理总经理：收文拟办保密员：收文登录送归档办理人员：收文阅办指定办理人员保密员：收文运转增加办理人员保密员：收文归档送归档办毕结束开始副总经理：收文办理2流程说明：编号活动名称办理角色活动说明1收文登录保密员起草收文，送总经理拟办2收

16、文拟办总经理对收文进行拟办3收文办理副总经理对收文进行办理4收文运转保密员监控收文的办理情况，并可增加新的办理人员5收文阅办所有人员按照审批人员的批示意见对收文进行办理6收文归档保密员备注：1收文登录活动可以进行文档的扫描或者引入已有的扫描文件。2除收文登录活动外其他活动都要填写处理意见。3流程描述（1）收文登录收文登录由保密员进行文件登录，主要登录来文名称、来文日期、来文单位等等。可以加入附件，可以看附件的全文。文件引入：有两种方式直接扫描引入电子图像引入收起草完毕后，送总经理进行审批。（2）总经理进行收文拟办以后，可以送归档、送副总经理办理、送保密员运转。（3）副总经理进行收文办理后，可以

17、送归档、送保密员运转。（4）收文运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。同时负责文件的办毕工作。办毕后，所有经办人不能办理工作。（5）所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。4、模板格式 收文处理单。3.3.3请示管理1流程送归档办毕退回送领导拟稿人：请示拟稿总经理：请示审批拟稿人：请示办理结束开始保密员：请示归档办毕副总经理：请示阅批2流程说明编号活动名称办理角色活动说明1请示拟稿所有人员2请示审批总经理3请示阅批副总经理4请示办理拟稿人5请示归档保密员3流程描述（1） 请示拟稿：一般成员可以进行请示拟稿，拟稿人可填写基本信息并填写请示人处理情况。拟稿完成后

18、送领导阅批。（2） 请示审批：总经理对请示件进行审批批，填写批示意见。总经理可选择将请示件退回拟稿人或者办毕；选择退回拟稿人表示请示未审批通过；选择办毕则表示请示已经审批通过。也可以送副总经理进行阅批（3） 请示阅批：副总经理对请示件进行阅批，填写批示意见。副总经理可选择将请示件退回拟稿人或者办毕；选择退回拟稿人表示请示未审批通过；选择办毕则表示请示已经审批通过。也可以送总经理进行审批。（4）请示办理：拟稿人对请示审批的结果进行处理（5） 请示归档：拟稿人把请示件送至保密员处，由保密员归档。4输出格式3.3.4出差申请1流程审批同意审批同意审批同意送审批申请人：出差申请总经理：出差审批申请人：

19、出差归档开始结束副总经理：出差阅批审批同意审批同意退回2流程说明编号活动名称办理角色活动说明1出差申请所有人员2出差阅批副总经理3出差审批总经理4出差归档申请人3流程描述：（1）出差申请：一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批。（2）出差阅批：根据经理是的规定，副总经理阅批相关的出差申请。副总经理可以不同意退回申请人或者同意申请，也可以送总经理进行审批。（3）出差审批：由总经理对出差申请进行审批。总经理可以选择退回申请人或者同意申请。同意申请后，申请表送申请人并有申请人进行归档。（4）出差归档：有申请人进行出差归档。3.3.5出差汇报1流程送总经理办理总经理：出差汇报拟办汇报人：出差汇

20、报起草送归档办理人员：出差汇报阅办指定办理人员保密员：出差汇报运转增加办理人员保密员：出差汇报归档送归档办毕结束开始副总经理：出差汇报办理2流程说明编号活动名称办理角色活动说明1出差汇报起草所有人员2出差汇报拟办总经理3出差汇报办理副总经理4出差汇报运转保密员5出差汇报阅办所有人员6出差汇报归档保密员3流程描述：（1）出差汇报起草：一般成员可填写出差汇报表，填写完毕后送总经理拟办。（2） 出差汇报拟办：由总经理对出差汇报进行拟办。总经理可以选择送归档、送副总经理办理、送保密员运转。 （3）出差汇报办理：如果需要，副总经理对出差汇报进行办理，副总经理可以选择送归档、送保密员运转。(4)出差汇报运

21、转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。同时负责文件的办毕工作。办毕后，所有经办人不能办理工作。 (5) 所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。3.3.6请假申请1流程审批同意申请人：请假申请总经理：请假审批申请人：请假归档开始结束副总经理：请假阅批审批同意送审批退回2流程说明普通人员请假申请：编号活动名称办理角色活动说明1请假申请所有人员2请假阅批副总经理3请假审批总经理4请假归档申请人3流程描述：（1） 请假申请：一般成员可填写出差申请表，填写完毕后送领导审批。（2） 请假阅批：由副总经理按规定对请假申请进行阅批。副总经理可以选择退回申请人或者同意申请。同

22、意申请后，申请表送申请人并有申请人进行归档。副总经理也可以送总经理进行审批。 (3) 请假审批：有总经理对请假申请进行审批，可以不同意退回申请人或者同意申请。 （4） 请假规档：有申请人对请假进行归档。3.3.7来电管理1流程送总经理办理总经理：来电拟办拟稿人：来电登录送归档办理人员：来电阅办指定办理人员保密员：来电运转增加办理人员保密员：来电归档送归档办毕结束开始副总经理：来电办理2流程说明：编号活动名称办理角色活动说明1来电登录所有人员起草来电，送总经理拟办2来电拟办总经理对来电进行拟办3来电办理副总经理对来电进行办理4来电运转保密员监控来电的办理情况，并可增加新的办理人员5来电阅办所有人

23、员按照审批人员的批示意见对来电进行办理6来电归档保密员3流程描述（1）来电登录：一般成员可以进行来电登录，填写完毕后送总经理拟办。（2） 来电拟办：由总经理对来电进行审批。总经理可以选择送归档、送副总经理办理、送保密员运转。 （3）来电办理：有副总经理对来电进行办理，副总经理可以选择送归档、送保密员运转。(4) 来电运转后，运转人员可以监控文件的办理情况，也可增加办理者。同时负责文件的办毕工作。办毕后，所有经办人不能办理工作。 (5) 所有人员办毕后，文件送到保密员那里，进行档案的管理和借阅。3.3.8公告管理1流程发布人：公告起草接收人：阅读公告领导：公告审批开始不同意发布公告发布2流程说明

24、编号活动名称办理角色活动说明1公告起草所有人员2公告审批领导3阅读公告所有人员3流程描述（1）公告拟稿：一般成员可起草公告。（2）公告审批：总经理和副总经理进行公告审批，审批通过进行后发布公告。（3）阅读公告：公告发布后，所有人可以阅读。3.3.9用车申请1流程申请人：用车申请总经理：用车审批申请人：用车归档开始结束车管助理：用车审查车管领导：用车阅批送审批审批结果2流程说明编号活动名称办理角色活动说明1用车申请所有人员2用车审查车管助理3用车阅批车管领导4用车审批总经理5用车申请归档申请人3流程描述（1）用车申请：如需要用车，先填写用车申请，送车管助理审查。（2）用车审查：有车管助理对用车进

25、行审查，可以恢复申请人，也可以送车管领导审批。（3）用车阅批：车管领导对用车申请进行阅批。（4）用车审批：总经理对用车申请进行审批。（5）归档：有申请人进行用车申请归档。 3.3.10车辆维修管理1流程总经理：车辆维修审批车管助理：车辆维修归档开始结束车管助理：车辆维修申请车管领导：车辆维修审批2流程说明编号活动名称办理角色活动说明1车辆维修申请所有人员2车辆维修阅批车管领导3车辆维修审批总经理4车辆维修归档车管助理3流程描述（1）车辆维修申请：如需要用车，先填写用车申请，送车管领导阅批。（2）车辆维修阅批：车管领导对车辆维修申请进行阅批。（3）车辆维修审批：总经理对车辆维修申请进行审批。（4

26、）车辆维修归档：有申请人对车辆维修申请进行归档 3.4 人事管理3.4.1 人员考勤根据使用人员登录系统得时间，记入考勤登记表中。如果有出差、请假的，也将自动记入考勤登记表中。如果有特殊情况，也可以由考勤人员进行维护。考勤登记表：内容名称内容描述类型长度要求备注loginid登陆名varchar20xm姓名varchar10rq日期datetime10kqlb考勤类别enum1qjts请假天数number3kqry考勤人员varchar10bz备注varchar1003.4.2 人事档案把所里现有人员登记入库，同时对人员流动进行相应的增、删除、修改等操作。表单内容如下：基本信息：内容名称内容描述类型长度要求备注id编号varchar100name姓名varchar20sex性别enum10birthday出生日期datetime20position职务enum10pos