大型活动策划与管理3会议.ppt

1、会议活动策划与管理大型活动策划与管理,上海交通大学出版社2012年3月,模块三 会议活动策划与管理,项目引入中国企业500强发布暨中国大企业高峰会,中国企业500强发布暨中国大企业高峰会，由中国企业联合会和中国企业家协会联合主办，得到国家发展和改革委员会、工业和信息化部、商务部以及国务院国有资产监督管理委员会等政府部门的支持，并每年选取不同的城市，由当地省人民政府协办，由市人民政府承办（2005年-天津，2006年-郑州，2007年-武汉，2008年-银川，2009年-杭州，2010年-合肥）。与会者包括来自中国500强企业的领导人、世界500强企业中国区的高层领导人、著名专家学者、主要传媒代

2、表等，并邀请国家有关部门领导亲临会议发表讲话。会议为期三天左右，在每年九月初举办，一方面，向社会发布中国企业500强、中国制造业企业500强、中国服务业企业500强及其分析报告，另一方面，通过举办中国大企业高峰会、经济形势报告会、平行论坛专题会议等活动，搭建国内外企业之间以及政府与企业之间相互交流的平台，通过组织500强企业参观会议举办地企业以及举办招商引资项目洽谈会，为中国500强企业提供参与当地区域经济建设机会，加强与举办地企业合作与交流的机会。思考：1.参考历届会议的举办地，结合会议选址的相关知识，你将如何选取新一届的会议举办地？2.你在会议策划中，会考虑哪些与该会议有关的事件或活动？会

3、议日程安排如何？,项目一 会议筹备,任务一 会议申办任务二 会议策划任务三 具体会议准备,任务1 会议申办,一 竞标拟定竞标企划书：政府等机构的支持信函、专业会议筹办机构的推荐信函、当地会议软硬件设施及举办同类会议的成功案例、当地吃住行游购娱的资源等等。接受审核评比：安排简报展示、官方会面、观光游览、赠送纪念品等方式来实现。评审人员的讨论或投票表决。,任务1 会议申办,二 公关营销媒体广告宣传：印发宣传资料、刊登平面或立体广告、直邮或电子邮件等。客户关系管理：客户关系管理系统CRM(Customer Relationship Management)。CRM是客户信息数据库，记载有客户的基本资料

4、以其办会相关资料，如办会的要求、偏好、频率、规模、投入支出、与会者、合作方等。,任务2 会议策划,一 会议策划基本要素5W1H，即Why（为什么）,Who（谁）,What（什么）,When（什么时间）,Where（什么地点）和How（怎么样）二 会议策划的主要内容确定会议目标、确定会议议题、定义与会人群、确定会议规模、进行会议选址、确定会议时间、安排会议日程、设计会议发言、策划相关活动（会议策划指南、会议策划方案、会议日程安排）,任务3 会议准备,一 会议材料准备二 会议经费预算三 会议筹备清单,项目引入2010年第二届中国（深圳）创业板高峰论坛,主办单位：中国证券市场研究设计中心、和讯网论坛

5、时间：2010年6月26日论坛地点：深圳福田香格里拉大宴会厅论坛主题：创新谋阳光发展、探路求绿色成长主要议题：议题1：创业板市场的监管与持续发展 议题2：制度创新：创业板市场发展的核心动力 议题3：深圳改革开放三十年与中小企业的创新之路 议题4：如何完善创业板上市企业的公司治理结构 议题5：创业板上市公司如何用好资本资源？思考：1.会议宣传主要针对哪些内容进行宣传？2.该会议邀请函如何拟定？,为2012年中国企业500强发布暨中国大企业高峰会的进行作选址分析并完成会议策划方案。,项目一训练:,项目二 会议宣传与营销,任务1 会议宣传任务2 会议营销任务3 赞助方案,任务1 会议宣传,一 会议宣

6、传的主要内容主办单位、承办单位、协办单位、支持单位、顾问单位等，以强大的阵容来吸引眼球，显示会议组织方的实力；回顾历届会议的亮点与成果；重点介绍本届会议的宗旨、主题、特色、规模、范围、时间、地点、相关配套活动、参会条件等；提供各项服务的清单与报价供与会者选择。,任务1 会议宣传,二 会议宣传的三个层面宣传、推广与公关三 会议邀请函会议邀请函的主要内容包括：1.会议名称和主题2.会议举行的日期和地点3.会议的相关组织信息：主办单位、承办单位、协办单位、赞助单位、支持单位等4.主要议程以及其他相关活动安排5.费用与支付方式6.会议回执,任务2 会议营销,一 背景分析3C:Customer(顾客)、

7、Competitor(竞争对手)、Company competitive advantage(公司竞争优势)二 战略决策4P策略：产品（product）、价格（price）、渠道（place）、促销（promotion）三 目标结果评估营销活动和营销结果,学生以小组为单位，拟订一份会议邀请函。,项目二训练:,项目引入700人四天会议接待任务,时间：8月1-4日；地点：黄山；规模：700人思考：1.会议接待设计中要遵循哪些原则？2.你在会议接待工作中，重点考虑哪些环节？具体流程如何操作？,项目三 会议接待,任务1 会议接待设计任务2 会议接待的工作流程,任务1 会议接待设计,一 会议接待设计的原

8、则（一）确定接待规格（二）把握接待重点（三）形成接待特色二 会议接待方案基本内容（一）接待对象和接待目的（二）接待方针（三）接待规格（四）接待内容（五）接待日程,任务2 会议接待的工作流程,一 迎送二 住宿安排三 餐饮安排四 相关活动安排五 会场布置六 相关设备及物品七 会议注册、签到八 会场注意事项及突发事件应对九 后续工作,学生以小组为单位，制订一份会议策划方案。要求会议主题为清洁能源，时间在4天左右，地点为中国的某个城市，规模大概为200人。,项目三训练:,本模块主要讲述了会议活动策划与管理的整体流程，详细分析了会议筹备、会议宣传与营销、会议接待三个环节的具体事项；并给出了相关案例思考和项目训练，让学生进一步熟悉会展活动策划与管理的实际运用。,模块小结:,