高校人事档案管理策略.docx

1、高校人事档案管理策略高校人事档案管理策略第一篇一、高校人事档案管理的重要意义学校是由一定的人、事、物构成的社会有机体，学校管理活动是一项立足学校核心发展目标来科学利用、组织、调控学校的人力资源、信息资源、物质资源等，以最大化地发挥学校管理活动的潜能，又快又好地实现学校发展目标的社会活动。高校人事档案管理活动尽管不直接参与学者的知识生产与技术研发实践，但在学校管理专业化的视野中，高校人事档案管理活动对确保整个大学有序运转、内力凝聚、实力攀升具有战略意义。1.高校人事档案管理能够激发学者的学术潜能。高校是创造型学者的汇聚地，是国家高端人才的孕育之地。我们相信：只有在学校中找到了最适合自己的职位，这

2、些人才的创造力、能动性才可能得到充分的激发与培育；合适的职位能够反过来激励学者的学术潜能，强化他们的学术志向，促使从业者培育起自身的专业优势。高校人事档案管理的意义正系于此。通过建立知识分子的个人档案与专业成长履历，高校人事档案工作就可能把学者的专业成长历程与专业进展方向清晰地记录下来，为高校人事管理部门的人事调配工作提供最准确、最精细、最全面的人事信息，为实现个人专长与工作职位间的“深度”配置创造条件，为学者个体的专业成长搭建平台。2.高校人事档案工作能够推进人才的高效流转。人事档案管理是高校管理的基础工程，是学校比较竞争力迅速提升的根本依托，所以，有学者指出“：档案工作既是高校硬实力的体现

3、，同时又是其软实力的重要组成部分。目前，优化学校管理、创建学校品牌日益成为高校教育改革与发展的主流，如何借助于人事管理制度的变革来增强学校综合实力，是高校教育管理实践面临的一道难题。高校人事档案管理工作对学校人事制度改革与人才流转发挥着三重功能，即鉴定功能、咨询功能与保障功能。进言之，高校人事档案管理工作通过对教师人才业绩成果的收集与核实来鉴定每一位教师的资质与才力，判定其发展潜能的大小，从而担负着“伯乐”的角色；人事档案管理工作能够对学校教师人才状况的整体把脉来为学校人才发展规划的制订提供咨询，确保学校人才工作沿着“人尽其才、引进补足、结构优化”的健康方向发展，确保每一个教师人才流动到自己的

4、合适位置上来；人事档案管理工作还能通过教师人才信息系统的完善，为学校人事决策提供准确、客观的信息支持与保障，确保高校人才管理工作的高效能推进。可以说，在现代人才学的视野中，高校人事档案管理工作已经成为学校科学发展不可或缺的助手，已成为学校实现跨越式发展必不可缺的基础信息系统。二、高校人事档案管理工作变革的方向在新时期，随着国家中长期人才发展规划纲要的颁布，高校人事档案管理工作面临着新的机遇与挑战。如何利用人事档案管理工作来盘活学校的人才资源，为学校发展决策部门提供清晰的学校人才工作信息，推进学校在人才管理与人才竞争中独占鳌头、出奇制胜，成为每一个高校档案管理工作者必须思考的一个重要问题。我们认

5、为：高校人事档案管理工作要与时俱进，充分发挥自身职能，既需要高校决策者转变观念，高度重视人事档案管理工作，更需要人事档案管理工作自身引入科学的发展思路。面向未来，高校人事档案管理工作改革的重点是加快“三个转变”。1.从“人事档案管理”向“人才档案管理”转变。在传统人事档案管理框架下，高校人事档案管理主要关注的是高校教师的个人基本情况登记、工作单位变动、主要人事考核信息等，这种人事档案好似人的人生与工作履历记载与登记，其功能仅限于对个人相关信息真伪的判定，仅限于对个人人生有无“污点”的证实，这种人事档案管理基本上属于一种“个人信息汇集”型档案管理思维。这种人事档案无法与国家人才发展战略的要求相适

6、应，无法充分发挥人事档案对人才个人专业成长的激励功能。因此，树立“人才档案管理”的思想异常重要。所谓“人才档案管理”，就是强调人事档案管理工作必须彻底改变“人生履历记载”型的管理思路，而应该转向“助推人才成长”的管理思想，即把高校教师人才的工作历程、血缘结构、专业变更、职业成就等重要信息纳入人事档案的框架之内，并据此设计人事管理档案信息的收集框架与表格栏目，增加对教师人才的特长与优势方面的档案信息，让每一位教师的档案信息凸显出“人才成长线路图”的特点，使之成为辅助高校教师人才成长规划的重要辅助工具，让整个高校教师的人事档案工作走上主动进取、服务成长的新路子上来。2.从“被动服务型管理”向“主动

7、进取型管理”转变。长期以来，高校人事档案管理工作处于“马后炮”位置，时刻走在学校发展的后面，为学校发展做一些资料收集与信息记载等类似“秘书”性质的工作，无法对学校未来发展产生引领与先导功能。这种人事档案管理思想实质上就是“被动服务型管理”，其鲜明特征是：滞后性与被动性。其实，高校人事档案管理工作的本职功能是为学校教师人才的合理、有序、正向流动提供保驾护航功能，是为学校人才资源的汇聚与人才内力的释放提供数据与信息支持。信息文明和知识时代的到来,使高校档案人员不再是传统意义上的仓库保管员，而是信息资源的组织者、管理者和传播者。高校人事档案管理工作主动参与学校人才选聘与发展规划的途径是多样化的，其中

8、，最主要是三条途径：其一是档案自身管理理念的提升，即按照一种先进的人才管理理念来指导人事档案管理工作，向人事管理部门传达科学的人才理念及人才管理思路；其二是参与学校人才政策的制定，即人事档案管理工作者参与高校人才梯队的规划制订工作；其三是干预日常学校人才引进工作，即参与学校年度人才引进计划的审核与编制。通过这些途径，高校人事档案管理工作者就能够把学校发展急需的人才规格反馈给决策部门，就能够把学校人才管理工作建基于校情之上，最大化地提升学校人才选聘、组合配置工作的效能。一句话，高校人事档案管理工作只有通过理念引领、决策参与、工作介入等三个方面积极融入学校发展链条，高校人事管理工作才可能找到更广阔

9、的发展空间。3.从“人员档案管理”向“团队档案管理”转变。高校人事档案管理的对象实际上有两个：一个是高校教师个体，一个是高校教师团队。前一管理活动注重的是个人档案管理，其目的是为高校教师个体的人事关系、工作关系、业务关系等确立、变更提供一种事实与依据；后一管理活动注重的是团队档案管理，其目的是为高校专业人才团队与梯队的搭建提供一种平台支持。长期以来，高校人事档案管理工作一直是建基于“教师个体”这一基本单位之上的，总体上属于一种“原子”式管理，人事档案管理工作的功能释放受到了一定限制。实际上，高校发展依靠的主要是人才的团队与梯度，依靠的是人才个体间的协作与协同功能的发挥，如若单单偏重教师个体人才

10、功能的释放，整个学校人事档案管理工作的内能就难以得到充分释放。现代协同学研究表明“：创新团队是新知识的生成器，合作创新中非线性的协同增益正是创新团队运作所期望得到的”。在现代高校运作中，对知识生产与学术创新最具促进效能的是形形色色的团队，如教学团队、学术团队、工作团队等。与之相应，高校人事档案管理工作的重点也应该放在团队上，积极推进人事档案管理由“人员为主”向“团队为主”的方向转变。在团队档案管理中，高校档案管理工作必须抓住两个重点：其一，在档案管理中坚持以“基层学术组织”为单位来设立人才档案管理项目，凸显各个基层团队的整体实力，影响各基层组织的人才队伍建设政策的形成；其二是利用人才团队档案编

11、制来展现基层团队的梯队建设状况，为学校基层学术组织与教学组织建设提供参考信息，促进高校基层组织的健康发展。总之，高校人事档案管理工作的重要性就体现在它对学者潜能的激发与人才的流转上，一所高校要在未来发展中立于不败之地就必须高度重视人事档案管理工作。在人才是高校首要发展资源的背景下，档案管理工作重心只有积极实现从“人事管理”“、被动管理”、人员管理”向“人才管理”“、主动参与”“、团队管理”的“三大转变”，未来高校档案管理工作才能够为学校综合竞争力的提升提供强大推动力。作者：王剑工作单位：西安财经学院第二篇一、高校人事档案管理人员队伍现状高校人事档案管理人员队伍不稳定大多数高校人事档案管理工作从

12、属于组织人事部门，基本上不配备专职人事档案管理员，具有档案专业技术资格的档案管理人员更是少之又少。他们多是兼职，工作岗位变动频繁，平常除了做人事档案材料收集、整理、保管工作之外，还要做大量人事部门工作，而且大都是以其他人事工作为主，人事档案管理工作为辅的，工作刚刚熟悉又可能调整到别的工作岗位上去。因此，他们很难主动地去开发现存的人事档案资源信息，创新人事档案管理和利用，开发个人人事档案的使用价值。人事档案管理年复一年重复旧工作，毫无创新可言。这不但影响现代人事档案工作的正常管理，错漏和失密也难以避免!高校人事档案管理人员业务不熟悉高校人事档案管理工作具有政策性、专业性很强的特点，要求人事档案管

13、理人员应经过专业的教育培训，并掌握足够的档案专业理论知识和方法，才能适应人事档案管理工作需要。从目前情况来看，高校人事档案管理人员素质达到上述要求的为数不多。由于认识上的原因，学校的档案管理人员普遍年龄偏大，学历职称较低，大多数是从其他岗位上轮换过来的。在高校从事人事档案管理工作的人员中，科班出身的很少。他们的主要工作是人事部门的日常工作，管理人事档案都是兼职的，而且是半路出家，对人事档案管理工作要从头学起，从熟悉工作到顺利上路适应现代人事档案工作需要较长时间。档案管理人员专业知识缺乏，业务不够熟悉，影响了人事档案管理队伍的整体素质和高校人事档案工作的发展。高校人事档案管理人员职业定位模糊大多

14、数高校人事档案管理属于组织人事部门内设机构，也有部分高校人事档案管理工作归属学校办公室综合档案室，还有极少数是归属于图书档案部门，各行其是，定位模糊。教职工除了调动工作单位、申报职称等情况下关心自己的个人档案外，其他时间对人事档案管理工作基本不予理会。少数学校领导认为人事档案只在提拔、处分干部时有用，对高校的发展并无多大影响，对人事档案管理工作的重要性认识不足。就连一些人事档案管理人员自己，也对人事档案管理工作的重要意义不甚理解，也谈不上对业务的钻研，感觉人事档案管理工作枯燥繁琐，职业定位模糊，发展方向不明确。因此造成人事档案管理者工作积极性不高、事业心不强、奉献精神不够、业务上得过且过。高校

15、人事档案管理人员职业定位模糊、缺乏活力和创新意识，严重地影响和制约着人事档案事业的发展。高校人事档案管理人员缺乏继续教育提起继续教育，高校一般只重视教学、科研人员的进修学习，对人事档案管理人员的继续教育往往排不到日程上来。人事档案管理人员待遇差，工作枯燥，又没有进修学习的机会，因而看不到前途，影响人事档案管理人员工作积极性和队伍的稳定。没有业务培训机会，因此无法充实和更新知识，无法学习新的技能，缺乏系统的档案理论知识来指导自己的工作实践。目前高校人事档案管理虽然也配置了计算机等现代化管理设备，但是人事档案的开发利用水平、人事档案材料的收集、整理、保管和利用，基本还是依靠手工操作，进度慢，效率低

16、，人事档案信息化程度跟不上市场经济对高校人事制度改革的要求。日益加重的知识结构失衡，偏离了建立一支管理、研究、服务相结合的高校人事档案管理队伍的目标。二、对高校人事档案管理人员继续教育的必要性提高思想认识的需要高校人事档案工作建立于计划经济时代，偏重于政治色彩，在市场经济的大环境下，高校人事档案工作也还是一项政治性很强的工作，它具有严格的保密性、真实性、系统型和安全性等特征。从思想政治条件上说，要求人事档案管理人员具备较强的原则性，具有政治敏锐性，树立正确的世界观、价值观，具有较强的事业心、责任感。要通过继续教育，努力提高人事档案管理人员思想认识，做到坚持原则，作风正派，多做实事，少说空话，耐

17、得寂寞，甘于奉献。认真贯彻执行档案法普通高校档案管理办法、高等学校档案工作规范及各项法规，依法制档、建档、管档，维护人事档案管理的严肃性。提高业务能力素质的需要人事档案工作是具有很强专业性、技术性的工作，人事档案管理者首先要熟悉国家有关人事档案工作的政策、法规和人事档案专业相关理论；其次，熟悉高校人事档案的建档归档程序、保管、转接的方法要求；再次，熟练掌握人事档案管理工作的环节、方法和技术，全面收集档案材料、科学整理、正确编写案卷提名，编制检索工具。使得人事档案管理更科学、更高效。最后，人事档案管理人员还应具备有相应的文字写作能力。在档案收集、管理过程中，有很多情况是必须用文字形式处理的，如整

18、理、编目、统计、编研、文件汇编、编写大事记、全宗介绍、检索工具等。没有一定的文字修养水平，是不能将零散的文件材料编纂成各类档案或编研材料的。应该通过继续教育增强人事档案管理人员的专业技术素质。提高职业道德素质的需要事业心、责任心是做好工作的重要前提。高校人事档案管理工作是非常重要的工作，但是比较艰苦、清贫，具体工作又很琐碎、平凡。要求人事档案管理工作者必须具有较强的事业心、责任心和奉献精神；要能够爱岗敬业、实事求是、严守秘密、安心尽职，力争做到开拓进取、勇于创新做好人事档案管理工作。良好的职业道德素质也只有通过不断继续教育来培养。提高现代化管理水平的需要随着市场经济对人事档案管理提出的新挑战，

19、人事档案的内容也日益丰富，档案管理现代化手段的使用也日益普及。为了适应经济社会的发展对人才的要求，高校人事档案管理手段要现代化。如档案管理中的档案检索自动化，档案贮存缩微化，档案信息网络化等都应该逐步掌握。人事档案管理人员在掌握档案专业理论知识之外，还应扩大自己的知识面。就更有助于人事档案工作水平的提高。提高高校人事档案现代化管理水平，也只能通过继续教育来实现。三、采取多种措施，对高校人事档案管理人员进行继续教育高校人事档案管理工作的政策性、专业性、连续性和保密性都很强的特征,要求高校人事档案工作者具备较高政治素质、事业心和责任感，还应该不断加强创新学习，力求掌握档案专业知识和人事档案现代化管

20、理知识，增强信息技术开发应用能力，树立创新意识，培养创新能力，实现档案工作科学化管理，适应新时期发展的需要。在机会极少的继续教育中，也只是注意他们作为管理人员的共性，进行一般进修学习，在关注他们人事档案管理工作特殊性上做得不够，因此继续教育应该突出他们的专业性。建立和健全高校人事档案管理人员继续教育的制度应该将专业继续教育列入高校人事档案管理人员的进修计划，对继续教育提出刚性要求。主管部门应定期对高校人事档案管理人员的专业知识继续教育情况进行检查考核，建立和健全高校人事档案管理人员继续教育的制度，对不熟悉不掌握现代高校人事档案管理知识的教师要督促其及时更新知识，并提供进修档案专业知识的机会，使

21、已有的高校人事档案管理人员适应现代高校人事档案管理。科学规范高校人事档案管理人员培训内容，提高继续教育质量对高校人事档案管理人员进行继续教育，是对人事档案管理人员的知识、技能进行补充、更新和提高，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平，使得高校人事档案管理进入更高层次，促进高校发展。1.继续教育应培养良好的职业道德高校档案管理部门领导应该认识到人事档案管理对高校发展的重要作用，经常关心人事档案管理工作，人事档案管理人员的待遇、职称等职业发展。对高校人事档案管理人员进行人生观、价值观等思想政治方面的教育，始终保持爱岗敬业、无私奉献、淡泊名利的精神状态。学校应该创造条件，让档案管理人员对业务工

22、作进行钻研，让他们在本职岗位上做成事业，产生自豪的成就感。还应当建立一定的奖励机制，包括物质和精神的奖励，有效地调动他们的积极性。也能促进他们提高自身职业道德素质，做好人事档案管理工作。2.继续教育应突出专业性首先，随着知识经济时代的到来，高新技术层出不穷，对人事档案管理工作和管理人员提出了更多挑战。应让高校档案工作者树立终身接受教育的观念，创造条件，不断学习，拓展知识面，提高学历职称层次，适应新时期的新要求。其次，学校有关领导也应该根据人事档案管理人员不同的层次和需求，突出专业性，安排他们参加各种形式的继续教育，譬如对非档案专业的管理人员要选送到有关高校档案专业进修学习，提高其专业技能；档案

23、专业毕业的管理人员要重点进行知识的更新，学习人事档案管理的前沿知识和新技术，拓宽知识面，开阔视野，力求精益求精。再次是组织人事档案管理人员参加一些业务活动，进行专业探讨、参观学习等，尽可能地为他们提供更多的业务学习的机会，研究现代人事档案管理工作的客观规律，提高人事档案管理人员的专业水平和能力。3.继续教育应注重学习现代档案管理技术在人事档案管理人员的继续教育中，业务培训方面要注重学习现代档案管理技术。应当按照先培训后上岗的原则，把培训的重点放在提高档案管理人员适应现代档案管理工作能力和技能上；使得岗位培训工作逐步科学化、制度化和规范化。学习现代化管理知识，学习档案管理中的档案检索自动化，档案

24、贮存缩微化，档案信息网络化等现代化科技手段。学习先进技术设备的操作技能，接受新知识，跟上办公自动化步伐，提高管理质量，为学校教学、科研服务。所以，加强档案人员的现代档案管理技术培养，提高人事档案管理人员素质，是加速人事档案管理科技进步，推动人事档案管理工作的关键。采用多种继续教育形式，提高高校人事档案管理人员整体素质高校档案管理部门领导应当把人事档案管理人员的继续教育提到议事日程上来。加强高校人事档案管理人员的继续教育的培训形式应该是多种多样的。首先，立足岗位，提高人事档案管理人员的实践技能培训，继续教育更应重视高校人事档案管理人员的本身的技能培训。传统的面授、研讨会、专题讲座以及利用网络进行

25、远程教学无疑还是必要的。其次，在条件允许情况下，应采取选送管理高校人事档案管理人员，进入高校档案专业深造，提高他们的学历和知识水平。再次，选派高校人事档案管理人员到档案馆、人事档案管理单位或者其他高校参观学习或顶岗工作，培训他们的实践能力和业务操作能力，这无疑是对高校人事档案管理人员的最直接有效的继续教育。总之，高校人事档案管理关系到高校的发展，高校人事档案管理的水平取决于于人事档案管理人员的素质，在经济全球化的今天，为了培养出合格的高校人事档案管理人员，继续教育是非常必要的。必须更新观念，采取各种措施对人事档案管理人员进行继续教育，培养出一支高素质的高校人事档案管理队伍，高校人事档案管理工作

26、适应现代社会发展的需要，更好地为社会主义市场经济服务。作者：黄安 工作单位：柳州师范高等专科学校组织人事处第三篇一、聘用制对高校人事档案管理工作的挑战目前，全国各地高校都在普遍进行以聘用制为重点的新一轮人事管理体制改革，目的在于促进高等教育的深入可持续发展。在各高校实行聘用制的情况下，聘用制对高校人事档案管理产生了深远的影响，高校人事档案管理也出现了一系列新的变化，致使高校人事档案管理工作面临新的机遇与挑战。1.对人事档案管理内容带来挑战。事业单位岗位设置管理试行办法规定，事业单位岗位分为管理岗位、专业技术岗位和工勤技能岗位三种类别”“，根据岗位性质、职责任务和任职条件，对事业单位管理岗位、专

27、业技术岗位、工勤技能岗位分别划分通用的岗位等级。所以，人事档案管理过程中，必须系统地记载和直观地反映高校职工在聘用过程中的实际情况，并以此作为高校职工聘用或晋升的重要依据。传统的人事档案管理，只是简单的记载职工的岗位类别、等级、履行职责等情况。而在聘用制下，高校职工流动日益频繁，因此，非常有必要了解高校职工的诚信状况，这就给传统的人事档案管理带来了挑战。目前，国家正在进行诚信体系建设，高校人事档案应该发挥其功能，它是个人信用数据的重要媒介。那么，在聘用制下，探索完整的人才信用制度必须认真思考，特别是人事档案在诚信建设方面存在诸多问题，例如，学历造假、文凭造假现象屡屡发生，致使高校人事档案的可信

28、度大幅度降低。因此，在聘用制下，有必要建立员工翔实的个人职业信用记录，并存档。2.对人事档案管理人员素质带来挑战。随着网络技术的快速发展和信息化时代的到来，使聘用制下的高校人事档案管理的内容和档案载体对人事档案管理人员带来了挑战。因此，人事档案管理人员必须加强知识更新，努力提升外语、计算机、管理学等相关学科知识水平，拓展自己知识面，创新档案管理知识结构，提升利用网络技术对声像以及电子档案等“数字化”档案的管理水平。另外，档案管理人员还要积极探索当前高校职工流动规律，树立服务意识和发挥主人翁精神，为高校人事人才工作的发展提供信息服务支持，使人事档案工作在突出管理职能的同时走上服务化的道路。3.对

29、人事档案管理工作程序带来挑战。聘用制对高校人事档案管理工作程序也带来挑战。在聘用制下，传统高校人事档案文件的收集、整理、保管、利用等工作程序日益呈现出新的特征，例如，高校人事档案收集必须由传统的行政命令式向主动收集式转变；档案的整理从片面强调重保管、轻利用的模式向方便利用的模式转变因此，聘用制下高校人事档案工作人员要积极树立服务意识，简化人事档案利用程序，尽可能地将人事档案提供给相关人员利用，尽可能提供多样化、人性化的服务，使高校人事档案成为社会公共服务部门重要参考依据，使之成为高校人力资源开发的信息资源库。二、聘用制下高校人事档案管理存在的主要问题随着聘用制在全国各个高校的普遍实施，致使高校

30、人事档案管理工作在诸多方面存在问题，限制了人事档案管理工作的顺利开展，其问题主要表现在以下方面。1.人事档案功能弱化，档案意识淡薄。良好的档案意识能迅速推进高校人事档案的信息化和科学化管理。而目前高校人事档案管理的意识淡薄，主要表现为：领导对档案工作重视不够。高校领导对人事档案工作的重要性缺乏认识，片面认为“人事档案工作属于杂务性工作，可有可无，无关紧要”，在人事档案管理中缺乏主动性、积极性和创造性，影响了高校人事档案管理工作的正常开展。归档意识缺乏。有些单位和个人在日常的人事档案管理工作中缺乏归档意识，档案不完整、档案丢失等现象普遍存在，致使高校人事档案功能弱化，作用不能正常发挥。档案工作人员服务意识不强