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印信管理办法终版.docx

1、印信管理办法终版 XXXXX印信管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范公司各类印信的管理,维护企业利益,根据法律、法规和集团规定,特制定本办法。 第二条 印章是公司经营管理活动中行使职权、明确各种权利义务关系的重要凭证和工具。 第三条 介绍信及授权委托书是公司对外交往活动中的重要凭证,用于证明有关事项或人员系公司认可的书面凭证。 第四条 公司印信实行“统一制发、分级管理、规范使用、严格监督”的原则。 第二章 印信的种类 第五条 印章指公司用章、专业委员会、总部部门印章,公司所属各分支机构、社团组织、各种委员会及临时机构印章,公司项目部章等印章。 第六条 专用印章指公司财务专用章、设计专用章、

2、合同专用章等业务专用章。 第七条 人名印章指公司法人代表、各级负责人、财务会计人员刻制的用于公务往来的个人姓名章。 第八条 印章和专用印章简称为公章,人名印章简称为名章。 第三章 印信的管理 第九条 公司办公室是印信的归口管理部门,负责各类印章 的制发、启用、授权、保管、使用、收回、销毁等各项手续的办理及介绍信的设计、印制及启用的管理,并监督印章的保管和使用。 第十条 公司其他部门根据授权对所使用公章进行管理。 第十一条 公司所属各分支机构应根据本办法制定印信管理制度,完善管理体系,严格用印用信管理。 第十二条 公司印章启用前,应发布启用印章通知,附印模,并报集团办公室备案。 第十三条 公司所

3、属各分支机构发布启用印章通知时,应报公司办公室备案并附印模。 第十四条 公司各部门、项目部和员工在无授权或授权不清的情况下,不得使用公章。 第四章 印信的制发 第十五条 公司党政印章,经上级审核同意后,报公安机关核准后制发。 第十六条 公司合同专用章、财务专用章、法定代表人名章,由办公室填写公章刻制申请表,经公司法定代表人批准后,报公安机关核准后制发。 第十七条 公司各部门公章,由部门填写公章刻制申请表,经部门负责人审核,公司法定代表人批准后制发。 第十八条 以公司名义承接的项目需刻制项目部章时,由申请单位填写公章刻制申请表,按流程审核,经公司法定代 表人或其授权人批准后制发。 第十九条 公司

4、所属各单位印章,由各单位填写公章刻制申请表,按流程审核,经公司法定代表人或其授权人批准后制发。 第二十条 刻制印章必须前往公安机关指定的机构刻制,任何人不得擅自刻制公章。 第五章 印信的规格 第二十一条 行政印章为圆形,中间刊五角星,外刊单位名称,宋体自左而右环形排列,章内横向排列部门名称。人名印章为正方形。 第二十二条 公司公章直径为4.0cm,部门公章直径为3.8cm。 第二十三条 人名印章直径为1.8cm*1.8cm。 第二十四条 社团组织、临时机构印章一般为4.0cm。 第二十五条 公司项目部章采用长方形红色印章印模: XXXXXXXXXXX有限公司 XXXXXXXXXXXXXX 项目

5、部 (此章不得用于签订任何经济合同) 有效期:XX年XX月至XX年XX月 第二十六条 各分支机构党、政印章直径4.2cm。 第二十七条 公章规格以制发所在地公安机关印章核发规定为准。如规定发生变动,须按本办法重新进行审批后制发。 第二十八条 其他各类专用章按相关单位要求刻制。 第二十九条 介绍信为A4纸大小,样式为:上部存根,设编 号,上部刊红线,下部为介绍信正文,下署时间及有效期。 第三十条 公司介绍信由办公室负责设计,报法定代表人批准后印制、启用。 第六章 印信的领取和保管 第三十一条 公司公章、合同专用章、法定代表人名章(含手签章)由公司办公室保管。 第三十二条 公司介绍信及授权书由办公

6、室保管。 第三十三条 公司财务专用章由财务资金部负责保管。 第三十四条 公司各部门公章、项目部章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。各部门负责人、项目经理是公章保管的第一责任人,对公章使用管理负责。 第三十五条 公司法定代表人与印信保管责任人签订保管责任状,明确授权范围和保管职责。 第三十六条 公司公章、合同专用章、法定代表人名章、介绍信可授权专人负责日常管理,具体人选由办公室提名,经法定代表人同意后确定。 第三十七条 印章领取、变更或废止时,由公司办公室与保管单位/部门填写印章交接表(见附件二),办理相关移交手续,办公室应建立台账印章管理登记表(见附件三),登记专人领取、印章归还、作废等情

7、况。 第三十八条 存放印信需采取保险措施,防止印信被盗用或遗失。 第三十九条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有公章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。 第七章 印信的使用 第四十条 印信监管人员应严格按照授权规定使用印信,坚持原则,履行职责。 第四十一条 如临时外出,印信管理人员应将印信及相关用印台账移交办公室主任保管,办公室主任须做好移交期间的用印登记;待印信管理人员回来后,办公室主任应与之办理好印信及用印申请单、用印台账的移交手续。 第四十二条 申请使用介绍信及授权书时,应填写公司介绍信申请单(见附件四)。一般日常性工作所需介绍信由公司办公室主任审批;归口管理的

8、专项工作所需介绍信由公司分管领导审批;重大事项所需介绍信由公司总经理或者董事长审批。由办公室按要求办理,建立介绍信开具台帐,并做好记录介绍信使用登记表(见附件五)。 第四十三条 凡涉及使用公司行政公章由使用部门、使用单位提出申请,填写公司用印申请表(见附件六),报公司分管领导在授权范围内审批,超出授权范围的报公司总经理审批;凡涉及申请使用公司党、纪、工、团印章,由使用部门、使用单位提出申请,填写公司用印申请表(见附件六),报公司分管领导在授权范围内审批,超出授权范围的报党委书 记审批。公司办公室负责办理用印手续,建立公司用印台账印章使用登记表(见附件七),并做好用印记录。 第四十四条 工程投标

9、、工程合同的用印,由使用单位填写公司用印申请表(见附件六),报市场营销部或合约商务部办理审批手续,审批流程参见公司工程投标管理办法、公司工程合同管理办法。市场营销部或合约商务部指定专人到公司办公室办理用印手续。公司办公室报请公司主管领导同意后,方可用印。 第四十五条 项目部使用公司公章时,由各项目部向各业务归口部门提出申请,按流程审批后,到办公室办理用印手续。 第四十六条 项目部的印章使用。办公室完成项目部印章启用文件,发相关部门和用印项目部。项目部印章的使用管理参照公司管理制度执行。 第四十七条 办公室印制公文时,若主管领导已在文件原件上签字批准印发时,经办人不再填写用印申请单,可直接用印,

10、由办公室主任进行审批,并做好用印记录。 第四十八条 凡主管领导已签署的授权书、担保函等文件,如需用印则视同领导同意,不再填写用印申请单,可直接用印,但必须做好用印记录。 第四十九条 公章使用纪律 (一)用印由印章保管人亲自加盖,不得委托他人代替。 (二)严禁在空白的纸张或介绍信上用印。 (三)非工作时间用印,应由用印部门、单位提前1个工作日提出申请,按流程审批后,由办公室安排专人用印。 (四)原则上公司公章、合同专用章、法定代表人名章等不得携带外出。如确需外出用印时,应向办公室提出书面申请,经法定代表人或其委托人批准后,由办公室委派专人携章,监督经办人用印。 (五)所有用印均需建立印章使用台帐

11、。 第八章 印信变更、遗失、回收及销毁 第五十条 当印章名称需变更、机构合并或撤销时,由原单位、部门延续保管印章一段时间(具体时间由原单位、部门与公司办公室协商确认),确认不再使用时应将原印章交回公司办公室。 第五十一条 项目部在项目竣工、结算后须将项目部章、用印申请表及用印台帐一并交回公司办公室保管。如需用印,按流程审批用印。 第五十二条 因损毁等原因需刻制新印章时,由使用印章的部门、项目部提出申请,重新刻制,并将原印章交回公司办公室。 第五十三条 当印章保管人员工作调动时,应及时办理相关的移交手续,由双方交接人签字并经主管领导审核确认。 第五十四条 因工作变动未将印章交回的人员,应责成相关

12、单位对其进行追缴,必要时采取登报申明作废、诉诸法律手段 等多种形式,维护公司利益。 第五十五条 重要印章遗失、停用或销毁时,应及时通知公司办公室,同时进行登报声明并通知相关单位。 第五十六条 办公室负责对印章变更、遗失、回收及销毁等情况进行登记,对回收后不再使用的印章原则上保存3年,其后作截角处理。 第五十七条 介绍信内容发生变更时,应及时通知公司办公室,重新填写并将原件收回。 第五十八条 介绍信遗失,经办人员应立即通知公司办公室并登报声明,消除可能产生的不良影响。 第九章 检查与奖罚 第五十九条 公司法定代表人或其委托人每年对办公室印信管理情况进行检查。 第六十条 公司办公室每年对总部各部门

13、、所属各分支机构、项目部印信管理情况进行检查。 第六十一条 办公室每年对总部印章使用状况进行检查,保证使用的印章清晰无损坏。已损坏的,由责任人向公司办公室说明,经领导审批后由公司办公室重新刻制后发放使用,原章由公司办公室收回。 第六十二条 对印信管理不力、渎职失职,给公司造成较大损失的人员,根据责任大小,予以行政处分和经济处罚;造成严重损失或严重影响者,追究其法律责任。 第六十三条 对遗失印信人员,要查明情况,追究当事人责任,相关费用由责任人承担。未造成损失或不良影响者,给予严重警告以上行政处分;情节严重者,调离工作岗位;造成严重损失或严重影响者,追究其法律责任。 第六十四条 私刻印章者要追究

14、其责任,未造成任何影响者给予记过处分;若产生一定影响或损失者,应赔偿损失并给予罚款和记大过以上处分;若触犯法律者,移交司法机关处理。 第六十五条 偷盖印章、未经审批程序擅自使用印章者,视情节轻重予以处分;私自开具有印章的空白介绍信或委托书、伪造印信者,视情节轻重给予警告以上处分,若触犯法律者,移交司法机关处理。 第十章 附 则 第六十六条 本办法由公司办公室负责解释。 第六十七条 本办法自印发之日起施行。 附件一 XXXX印章刻制申请及领用表 编号: 申请单位 XXXXX有限公司 申请时间 XX年XX月XX 日 经办人 联系电话 申请理由: 拟定印章印模 完成印章印模 申请单位负责人 公司分管

15、领导 财务资金部 公司主管领导 印章领用 办 公 室 (申请单位负责人签字) 领用人 领用日期 XXXXX项目部印章刻制申请及领用表 编号: 申请单位 申请时间 年 月 日 经办人 联系电话 申请理由: 拟定印章印模 XXXXXXXXXXXXX有限公司 XXXXXXXXXXXXXX 完成印章印模 项目部 (此章不得用于签订任何经济合同) 有效期:XX年XX月至XX年XX月 申请单位负责人 合约商务部 项目管理部 公司分管领导 印章领用 财务资金部 (领用人签字) 办 公 室 领用日期 附件二 海外装饰印章交接表 印 模 印 模 印章名称: 印章名称: 印 模 印 模 印章名称: 印章名称: 印

16、 模 印 模 印章名称: 印章名称: 交章人 监督人 收章人 移交日期 注:1. 登记表上须盖红章。 2. 交接需由三人同时进行。 3. 本表格一式二份,交章人、收章人各执一份。 附件四 XXXX介绍信使用申请单 编号: 用印单位 申请日期 用印单位 负责人(签字) 申请事由 使用部门意见: 部门负责人(签字) 主管部门意见: 用信审批 (签字) 分管领导意见: (签字) 备 注 用印单位经办人: 联系电话: 办公室经办人: 附件五 XXXX介绍信使用登记表 序办公室 用信时间 用信单位/部门 用信事由 用信张数 用信经办人 批准人 备 注 号 经办人 1 2 3 4 5 6 7 8 附件六 XXXX用印申请单 编号: 用印单位 申请日期 用印单位 负责人(签字) 党委印章 钢 印 公司印章 印章种类 (选择划“”) 合同专用章 领导名章(手签章) 申请事由 使用部门意见: 部门负责人(签字) 主管部门意见: 用印审批 (签字) 分管领导意见: (签字) 备 注 用印单位经办人: 联系电话: 办公室经办人: 附件七 XXXX用印使用登记表 序拟用 办公室 用印时间 用印单位/部门 用印事由 用印次数 用章经办人 批准人 备 注 号 印章 经办人 1 2 3 4 5 6 7 8

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