档案实施及管理办法.docx

1、档案实施及管理办法档案管理办法为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据中华人民共和国档案法、西安市档案管理条例，结合公司实际，特制定本办法。一、总则1.主要内容1.1档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。1.2公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。2.公司文件材料的归档范围2.1按内容性质划分有：业务档案、技术档案、财务档案、人事档案、客户档案、文件资料和其他档案。2.2按档案密级划分为：绝密、机

2、密、秘密文件、普通文件列：2.2.1一级为绝密文件国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等级划分为一级。公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等，其等级划分为一级。本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。2.2.2二级为机密文件本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。2.2.3三级为秘密文件本公司的各种工作计划、总结、报告、请

3、示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为秘密文件，划分等级为三级。 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。2.2.4四级为普通文件重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。 2.3档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。短期为5年（含5年）以下，长期为650年。2.3.1永久保管：凡是反映公司主要经营活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。主要包括：本公司制定的政策性文件，处理重要问题形成的文件资料，重要会议的主要文件资料，

4、重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构变化、领导任免的文件资料，直属上级机关下发及有关单位发布的需要公司贯彻执行的重要文件材料等。2.3.2长期保管：凡是反映本公司经营活动，在较长时间具有查考利用价值的档案列为长期保管。主要包括：公司经营活动、业务和事务方面文件资料，一般会议的主要文件资料，人事管理工作形成的一般文件资料，直属上级机关下发及有关单位发布的需要公司贯彻执行的一般文件资料等。2.3.3短期保管：在较短时间内具有查考利用价值的档案列为短期保管（15年），包括除永久和长期保管的其他文件资料。3.文件的编号规则3.1.公司内部文件编码一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码

5、如下：一级编码二级编码单位编码部门编码名称代码名称代码仁达RD行政部XZ财务部CW项目部XM人事部RS注：随着公司不断发展壮大，根据部门及子公司设置设立二级编码。三级编码，文件属性编码：政府部门文件（ZF）、会议纪要（HY）、公告（GG）、通知(TZ)、意见(YJ)、决定(JD)、决议(JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H)、制度（ZD）、报告(BG)。四级编码，文件下发年份五级编码，文件归档序号：三位数，从001开始排序六级编码，密级代码普通4 秘密3 机密2 绝密1示例： RD-XZ-TZ-2016-002-2 密级 文件流水号 下发年份 通知 仁达 行政部3.2.合同或协议编码一级

6、编码：（同文件一级编码）二级编码：统一为行政部（XZ）三级编码：合同（HT），协议（XY）四级编码：合同下发年份五级编码：合同签订编号：三位数，从1开始排序六级编码：合同密级 示例：RD-XZ-HT/XY-2016-001-2 密级 文件流水号 下发年份 合同类型 行政部仁达3.3.公司对外文件编码a外来文件编码一级编码：收文公司，仁达教育装备有限公司（RD）二级编码：来文单位，政府部门（ZF）,公司（GS）三级编码：阿拉伯数字来文年份，四级编码：文字流水号，每年从001开始编码示例：RD-ZF-2016-001 b对外发文一级编码：发文公司简称，仁达教育装备有限公司（RD）二级编码：【阿拉伯

7、数字】代表发文年份三级编码：（外）文字第nnn号，nnn代表流水号，每年1月1日自动归0。示例：RD2016（外）文字第001号4.档案编目规则4.1档案编码规则一级编码：（同文件一级编码）（RD）二级编码：文件属性编码：政府部门文件（ZF）、会议纪要（JY）、公告（GG）、通知(TZ)、合同（HT）等等三级编码：阿拉伯数字来文年份四级编码：保管期限五级编码：文字流水号，每年从001开始编码示例：RD-ZF-2016-永久-001 4.2卷内目录的编写序号：应用阿拉伯数字从“1”依次标注，按照卷内文件的顺序，一份文件一个号。文件编号：应填写卷内文件的文号，图样的图号，或设备、项目的代号。责任者

8、：应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者，有多个责任者时，选择两个主要责任者填写。文件题名：填写卷内文件标题的全称。日期：应填写卷内文件形成的日期，如：20120512。页数：应填写每份文件的实际页数，要求在最后一份文件的备注栏里填写总页码。卷内目录排列在卷内文件首页之前。4.3卷内备考表的编制卷内备考表的编制应符合规范要求。卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人（档案员），检查人（档案负责人）、立卷时间等。示例：本卷内文件材料20件，100页。其中：文字材料80页，附图10张，照片10张。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。4.4案卷封

9、面和背脊的编制案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门。起止日期：应填写案卷内最早产生的那份文件的日期和最晚产生的那份文件的日期；应用阿拉伯数字填写，例：2004.01.01-2004.06.29保管期限：应依据保管期限表填写划定的保管期限。密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。档号：应依据先后顺序，档案移交前档号暂用铅笔填写，审查合格后改用蓝黑墨水或碳素笔填写。卷内目录、备考表的幅面统一采用A4幅面。档案盒面、背脊的填写要求：按项目法人统一格式要求用计算机打印在薄的牛皮纸上贴在盒面和背脊上，做到字迹工整

10、清晰，粘贴牢固。附件8：档案盒面、档案盒背脊、卷内目录、卷内备考表格式二、档案管理1.归档要求：1.1归档文件要求完整，保持文件之间的关联性；1.2归档文件、材料一律不得采用铅笔或易擦掉的笔迹书写，文稿应注意留有装订边，并应避免文件材料的污损；1.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。1.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。1.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷。 2.归档程序2.1档案管理员对要建档的文件等进行分类处理，分别夹放到文件夹、文件袋或文件柜中；2.2档案管理员对需要归档的文件等，在“

11、档案登记表”（见附件2）上进行登记，档案管理员出编号、确认；2.3档案管理员根据本制度编号规则，对于纸介质的档案直接在右上方用签字笔编写档案编号，其他介质的档案填写编号纸袋，将档案放置其中、封好；并同时在“档案登记表”的编号栏中填写编号登记。2.4对于需要由档案管理员管理的档案，各人员填写“档案移交清单”（见附件3）一式两份，双方签字确认后各持一份，将档案原件移交档案管理员；2.5任何一件档案归档时，档案管理员应取得交件人和部门经理（或公司主管领导）的签字确认，随时接受领导的检查。2.6若无特殊要求，归档份数为原件一份；接收的传真文档应复印后与传真件一并存档。2.7“档案登记表”应连续编号，定

12、期装订成册，不得漏号、缺页。3.文件的编制、审批及下发3.1文件的编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。3.2文件的审核由董事长或授权的相应职位的人员负责，确保文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。（需填写文件下发归档审批表（见附件1）。3.3属于公司范围性的文件由行政部负责统一编号、印制、下发。仅针对本部门的文件（例如简报，部门会议纪要等）由各部门按本规定自行编号，下发。3.4通用类合同由行政部统一编制，但必须经过行政部审批再报董事长审批确定后方可对外签订。4.文件的更改4.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，

13、授权主管单位编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准流程。4.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其职位人员审批。4.3文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。4.4作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经董事长批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经董事长批准，并加盖“保留”印章，方可留用。5.文件档案调阅管理5.1调阅公司级档案的指导原则：5.1.1调阅人员只能调阅与其工作相关的档案，并且需经所在部门经理审批；5.1.2对一般公司内部资料等普通级档案的调阅需经行

14、政部经理审批；5.1.3因工作需要调阅关系到公司机密的绝密级、机密级档案，需报经公司总经理审批。5.2借阅档案时，应严格履行调档手续:5.2.1调阅人到档案管理人员处办理调档手续,填写档案借阅登记表（见附件4），按照允许调阅的内容提供相应的档案。5.2.2公司级档案归档后一般不得借走和复印，若确因工作需要借出或复印时，需经总经理特别批准。5.2.3经办人对调出及借用的档案一律不得涂改、圈划、污损、抽取、撤换、复制、丢失、泄密和转借他人，借阅档案应在三日内归还，不得拖延，若继续使用需办理续借手续。5.2.4档案管理员对返还的档案在详细检查并确认无误后收存。6.档案借出管理需要将档案室内文件借出时

15、，到档案管理人员处办理借出手续,填写档案借出登记表（见附件5）并得到所属部门负责人的签名同意。7.档案的保存7.1档案的保存应设置专柜，分门别类放置并标注清楚。7.2档案保存应做好防尘、防潮、防水、防虫、防鼠、防盗、防火等工作，防患于未然；保存环境要保持适宜的温度和湿度。8.档案的销毁8.1对超出保管期限的公司级档案，档案管理员应登记造册，填写档案销毁审批单（见附件6），提出销毁意见，经评总经理审批后方可销毁。填写档案销毁清单（见附件7）。8.2销毁带有密级的档案时由总经理指派专人监督销毁。9.档案保密工作9.1严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全，是每个档案管理人员的职责。9.2档案室

16、在接收、保管、提供利用时，应按有关规定认真核对、签字，做到手续严格，账目清楚。9.3档案管理员要严守机密，不得随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自进行复印。9.4任何人未经批准，不得私自将档案带出档案室，不得向外传播档案内容。三、附则1.本制度由行政部负责解释。2.本制度自签发之日起执行。 陕西仁达教育装备有限公司 2018年9月14日档案借阅/借出管理流程图 档案管理工作流程图、附件1：文件下发归档审批表附件2：档案登记表附件3：档案移交清单附件4：档案借阅登记表附件5：档案借出登记表附件6：档案销毁审批单附件7：档案销毁清单统计表附件8：档案盒面、档案盒背脊、卷内目录、卷内备考表格式附件1

17、： 文件下发归档审批表文件名称：下发部门：接收部门：下发时间：审批意见部门经理意见：总经理意见：董事长意见：编码： 保管期限：附件2： 档案登记表序 号文件编号文件标题页 数份数文件密级发文部门发文日期接收日期归档编号附件3： 档案移交清单序号交接日期移交人文 件 名 称 编号文 件 形 式保密级别接收人备注书面电子版高级中级一般123附件4： 档案借阅登记表 序号查阅日期档号文件编号文件名称查阅原因原件/复印件公司/部门查阅人确认领导确认备注附件5： 档案借出登记表序号借出日期借出人利用目的借出文件归还日期借出人确认 批准人 确认备注公司/部门电话名称编号原件/复印件份数1 2 3 4 附件

18、6： 档案销毁审批单序号档号文件编号题 名成文单位文件日期 份数原/复印件保管年限销毁原因部门负责人审批意见行政负责人审批意见总经理审批意见总裁审批意见销毁人：监销人： 销毁日期：附件7： 档案销毁清单统计表序号档案（资料）名称编 号册 数页 数销毁日期附件8：档案盒面、档案盒背脊、卷内目录、卷内备考表格式档 号 XXX资料 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级保管期限档 号案卷题名 卷内备考表档号： 说明： 示例1：卷内文件材料20件，100页。其中：文字材料80页，附图10张，照片10张。 示例2：卷内文字材料8件，共60页。 示例3：卷内图纸1套（册），共40张。立卷人：（手签） 年 月 日 检查人：（手签） 年 月 日注：卷内备考表内容字体大小：仿宋、四号。卷 内 目 录序号文件编号文件题名日期页数备注注：卷内目录内容字体大小：仿宋、五号,如填写不下可回行填写。 表格外框线宽为1.5，内线宽为0.5，页边距统一为上2.5mm,下2.5mm，左2.5mm,右2.0mm。