酒店集团合同管理制度.docx

1、酒店集团合同管理制度酒店集团合同管理制度第一章 总则 2第二章 合同管理部门 2第三章 授权 6第四章 合同审批权限 8第五章 合同审查 9第六章 合同的签订 12第七章 合同的公证 16第八章 合同的履行 17第九章 合同的变更与废除 19第十章 合同纠纷的处理与诉讼管理 20第十一章 合同的登记、备案与归档 . 23第十二章 检查与考核 . 25第十三章 附则. 27附件 1 经济合同主管业务部门划分 28附件2酒店集团公司公司“ A”类合同审批单 31附件3酒店集团公司公司“ B”类合同审批表 34第一章 总则第一条 为加强酒店集团公司（下称“集团公司” ）的合同管理， 规范集团公司的经

2、营行为、降低风险，维护集团公司的 合法权益，根据民法通则、中华人民共和国合同法 等有关法律法规规定，结合本集团公司实际情况，制定 本制度。第二条 本制度所称的合同是指集团公司本部所属各部门、各单 位或其代理人以集团公司名义与集团公司外各类法人、 自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非 经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不 包括职工与集团公司签订的劳动合同。第三条 合同管理是指合同的预案审查、合同的执行、合同的监 督、合同的管理。包括从资信调查、合同签订、履行、 变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。第四条 集团公司合同管理实行 统一管理、 分级负责、 授权签订

3、 的原则， 实行合同承办部门负责制。 贯彻以预防为主的 原则，维护集团公司的合法权益。第五条 集团公司及各子酒店的合同行为应本着公平诚信原则订 立，遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社 会经济秩序，损害社会公共利益。第二章 合同管理部门第六条 集团公司法定代表人（董事长）为本企业合同管理第一 责任人，集团总裁在董事会授权下行使日常管理权。集 团公司司法办为集团公司合同事务主管部门，设立法律 事务专员负责集团公司合同的具体管理工作。第七条 集团公司各部门经授权均可成为合同的承办部门，各部 门必须设专职或兼职合同管理员，负责本部门的全部合 同管理工作，对司法办和部门领导负责。第八条 各子酒

4、店办公室根据需要设立法律事务专员或兼职人员， 负责本单位的合同签订的管理协调工作。第九条 集团公司司法办合同管理职能：1、 负责监督指导集团公司及各专业子公司格式条款合同 以及部分非格式条款合同的起草制定， 对部分重大及重 要合同的条款内容进行审核，避免出现法律漏洞。2、 为集团公司相关部门及各专业子公司等合同承办单位 提供法律咨询和建议。3、 组织、协调合同审查及会签程序。4、 对涉及集团公司的合同订立、变更、执行、终止等行为 进行监督和检查。5、 负责监督各专业子公司对合同专用章的使用和管理。6、 负责处理集团公司及各专业子公司与外部的重大合同 纠纷。组织、整理集团公司及各专业子公司涉及到

5、的诉 讼案件相关材料，拟定诉讼方案，审定案件诉讼及处理 的相关材料，具体办理诉讼纠纷等涉及的相关事宜。7、 负责集团公司及各专业子公司合同及其纠纷处理资料 的汇总归档、分类保存、调阅登记等日常合同档案管理 工作。第十条 法律事务专员在合同管理方面的主要职责是：1、 熟练掌握并宣传经济合同法律法规及其他法规。2、 为集团公司各业务部门以及各专业子公司 （需要时） 签 订合同提供法律咨询。3、 协助进行重大合同的可行性分析， 并提出书面分析报告。 参加集团公司重大合同的谈判及文件起草工作；4、 对集团公司各类合同的签订及履行情况进行监督、 检查；5、 对合同纠纷， 应协助企业查明情况， 根据解决方

6、案， 参 与纠纷的处理；6、 负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理；7、 对企业签订的各类合同统一登记、 编号并分类保管， 并 造册记录已签订合同的履行情况； 对已履行的合同装订 成册，分别整理归档；8、 及时向集团公司领导或本单位领导如实汇报合同管理、 签订、履行中的问题， 遇有紧急情况时应采取措施防止 问题扩大。第十一条 合同承办部门的主要职责：1、 根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜；2、 负责初审合同承办人草拟的合同的可行性、 对方经营范围、资信及履约能力；3、 依法履行合同， 及时向司法办通报履行中发生的重大问 题及解决方案；4、 参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；5、

7、负责本部门合同文本管理及归档移交工作。第十二条 合同承办人的主要职责：1、 根据授权办理签订、变更、解除合同事宜；2、 草拟合同，提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、 资信情况及履约能力的调查材料， 并对其真实性和合法 性负责；3、 按合同签订的权限， 提前向合同承办部门提交合同草本 及前款规定的材料，提请有关部门审查；4、 认真履行已生效的合同，随时检查合同履行情况；5、 及时向合同承办部门和司法办汇报在履行中发生的问题，并按时将合同有关文件交合同管理员归档；6、 依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。第十三条 合同管理员的主要职责：1、 贯彻实施合同管理办法；2、 协助合同承办人依

8、法签订或变更合同， 必要时参与本部 门重大合同谈判与签订；3、 协助合同承办人草拟合同并对合同进行初审， 保证合同 的完整性、 合法性、可行性， 防止不完善或不合法的合同出现；4、 检查合同履行情况， 协助合同承办人解决合同履行中出 现的问题；5、 对签订、履行合同中出现的重大问题， 及时向司法办和 部门领导报告；6、 参加处理本部门合同纠纷；7、 负责编制合同付款、 收款计划， 征得部门领导同意后报 财务部、财务部备案。8、 负责合同台账、档案的建立及合同文本（包括协议书、 有关文件、信函、图表）的管理；9、 每季度向司法办汇报合同管理工作， 送交合同登记总台 账及合同管理情况统计表。第三章

9、 授权第十四条 下列人员有权代表公司签订经济合同：1、 集团公司法定代表人；2、 集团公司法定代表人书面授权的法人委托人。第十五条 各法人委托人的具体代理权限由法定代表人在签发 法 人委托书时注明。法人委托人必须严格按授权范围行 使签约权，禁止超越代理权限对外签约。第十六条 法人委托人的主要职责1、 在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；2、 对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；3、 对须报请上级领导审批的合同， 办理申报手续， 提出本 人意见并对本人意见负责；4、 对所签订合同的履行负责， 履行中发现问题应立即上报， 同时积极想办法解决； 对发生的合同纠纷负责

10、处理或协 助有关部门处理；5、 负责保管好本人所签合同的一切资料， 合同履行完毕后 应立即将资料上交归档。第十七条 任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托， 不得以集团公司名义对外签订合同或改变合同内容， 不得变更、 解除合同及放弃合同规定的权利。第十八条 集团公司内部的职能机构不得以自己的名义对外签订合同。各分公司签订合同必须由分公司根据集团公司的 授权进行。第十九条 授权委托分为期间授权委托和单位时间授权委托。第二十条 单位时间授权委托仅在单位时间内授权委托有效， 集团公司实行年度授权制度，单位时间为一年，即从每年的 一月一日至十二月三十一日。第二十一条 集团公司对集团本部具有对外经营职

11、能的非法人单位的行政负责人实行单位时间授权委托。每年十二月三十一日前被授权单位以行政负责人名义提出本单位经营活动自查报告及授权项目申请，送交第二十二条第二十三条第二十四条第二十五条集团公司司法办审查后上报集团公司总裁审批并办理下一个单位时间授权的变更手续。被授权的部门行政负责人原则上不再向其 他有关人员办理继续授权委托，如情况必需，办理之 前须征得集团公司总裁的书面同意。集团公司对非单位时间授权委托的单位或超越单位时间授权委托权限的单位实行期间授权委 托制，即一事一委托，期间可以为合同签订全过程也 可以为合同签订的某一阶段。具体程序为：经办单位 行政负责人提出书面申请，附合同拟稿和可行性报告

12、及其它材料送司法办审查；经集团公司总裁批准和授 权后，经办单位行政负责人可在司法办的监督下代表 集团公司对外签立合同。第四章合同审批权限集团公司总裁经董事会授权为集团公司各 项合同签订的最终审批人。合同主办部门或提报部门提请合同时， 必须 在司法办的组织和监督下，获得相应的审批同意，并 将相应的审批意见连同所要提请的合同一起并入合 同签订审批流程。第五章 合同审查第二十六条 合同应由承办部门、 相关职能部门及集团公司领导进行审查。第二十七条 合同审查的具体程序为：1、 首先由授权的合同承办机构的合同承办人和合同管理 员对所提报合同以及与合同相关的所有事宜进行自查 和初审，并在此基础上完成合同草

13、稿和必要的情况说明 书；2、 然后将合同文件移交司法办， 由司法办和合同承办机构 会同相关职能部门 （如财务部） 逐条审查合同条款及其 他相关事项。3、 最后由司法办将合同文件提交集团公司总裁审批。 第二十八条 需重点审查的内容包括：1、 对方主体资格： 具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照，其核载的内容必须与实际相符。2、 经营范围： 合同标的应符合对方经营范围， 涉及专营许 可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；3、 代理权限： 由代理人代签合同的， 应出具真实有效的法 定代表人 （负责人）身份证明、 授权委托书、代理人身 份证明；4、 履约能力： 具有支付、生产、 技术能力

14、。必要时应要求 出具资产负债表、 资金证明、 注册会计师签署的验资报告等相关文件。 需提供担保的合同， 应查明担保人的担 保资格和担保能力；5、 履约信用： 重合同、守信用， 无违约事实，现时未涉及 重大经济纠纷或重大犯罪案件。6、 合同内容（1） 合同内容是否符合国家法律、政策和本制度 中相关规定；（2） 合同应具备的条款是否齐全、合理、严密；（3） 双方当事人的意思表达是否真实、 一致， 双方的 权利、义务是否明确、平等；（ 4） 合同条款中有无潜在对公司不利或可能损害公 司利益的条款；（ 5） 是否存在无效条款。（6） 签约双方的用章是否为合同专用章。7、 合同文字（1） 合同用语是否规

15、范；（ 2） 文字表达是否确切无误。8、 合同的经济效益（1） 预计取得的经济效益和可能承担的风险；（2） 合同非正常履行时可能受到的经济损失。第二十九条 在合同审查时， 根据集团公司的实际， 应注意的事项：1、 对于标的额较大的涉外合同、 货物交付或工程竣工之日 起一年后才能付清款项的合同。2、 销售、加工承揽、 工程承揽合同中质保期的约定应不超 过一年， 质保金的约定原则不超过合同总标的额的 5%, 且必须在质保期满之日一次性付清， 以上内容国家、 行 业有规定的依规定。3、 销售、加工承揽合同中付款期限的约定一般应为付款提 货、货到付款，按比例付款时所有款项的付清期限最长 不能超过自货到

16、之日起三个月 （各油田主体单位可在一 年内）。4、 工程承揽合同中付款方式的约定一般应为按工程进度 付款，且付款时间和付款数量的约定必须明确， 所有工 程款的付清期限最长不能超过自工程竣工之日起三个 月。5、 为了有利于可能由于合同履行而引起的法律诉讼， 应在 合同条款中作如下规定：（ 1） 我方为需方时必须约定我方所在地人民法院管辖；（2） 我方为供方， 在尽力争取我方所在地人民法院管 辖成为不可能时， 可约定“发生纠纷应协商解决， 协商不成，任何一方均可向起诉方住所地人民法 院提起诉讼”；（ 3） 我方为供方，如约定需方到供方所在地提货时， 我方为合同履行地，在争取我方所在地人民法院第三十

17、条第三十一条第三十二条第三十三条第三十四条管辖成为不可能时，可约定“发生纠纷应协商解决，协商不成，依法律规定通过诉讼方式解决” ；4) 在合同签订时，估计我方违约的可能性大，且又争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时， 可约定“依法律规定，通过诉讼方式解决” 。审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存在疑 义时，应要求其提供相应担保并要求在合同中注明。司法办和财务部必须在合同文本送达三日 之内出具审核意见书，不得拖延，在审核或审查过程 中，发现重大错误、遗漏或不妥时， 提出修改意见书， 并与合同对方当事人取得联系，直到修改意见达到统 一为止。负责审查合同的部门和员工， 因工作失职或 循私舞弊而

18、疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得 到签订而造成经济损失的，应按后果及其责任的大小， 承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。审查完毕后，负责审查人员应出具审查意见 书，审查意见书应附有审查人员签名。第六章 合同的签订签订合同必须内容合法、具体、条款齐全、 责权明确，用语确切，手续完备，程序合法。第三十五条 合同承办人签订合同， 必须先办理授权委托 书，明确授权范围和权限。XX委托或超出授权 范围签订的合同为无效合同，由承办人承担责任。法 人授权委托书由司法办负责办理。第三十六条 合同承办人凡签订不能即时清结的合同， 都 必须采取书面形式；凡标的额在 30 万元以上虽能即 时结清的重大

19、合同，也必须采取书面形式。当事人协 商一致同意的有关修改合同的文书、电子邮件、图表 等均是合同的有效组成部分。第三十七条 凡国家或行业有示范文本的， 应当优先使用， 但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和司 法办要重点审查，必要时可以进行修改。无范本的合 同采用集团公司司法办提供的示范文本。合同承办人 不能自拟合同文本。第三十八条 集团公司合同的签订审批的常规流程如下：1、 合同承办部门确定的合同承办人会同本部门的合同管 理员负责起草合同（草案）并填写“合同审批表” ；2、 合同承办部门负责人负责对合同的业务内容进行审查， 并签署意见；3、 司法办负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见

20、；4、 财务部负责对合同的财务条款进行审查，并签署意见；5、 如该合同牵扯其他业务部门， 由司法办分送该业务部门经理进行审查，并签署意见；6、 集团公司分管副总裁对合同进行审查，并签署意见；7、 在完成以上审查修改后， 由司法办将合同报送集团公司 总裁审批；8、 司法办在相关负责人或授权代表在“合同签约审批表” 上签字批准后，持合同到集团办加盖公司合同专用章。 第三十九条 除以上常规性合同审批签订流程以外， 本制 度就投资融资等类合同做出针对性的审批签订流程 规定；1、 投资融资类合同包括：（1） 合资、合作、联营等产权类投资合同；（ 2） 下属企业的合并（兼并） 、分立等涉及股权重组 的合同

21、；（ 3） 涉及金额在 500 万元以上的设备承包、 租赁合同；（ 4） 与投资融资相关的对外战略合作协议；（ 5） 其他投资类合同；2、 投资类合同针对性审批签订程序：（1） 由集团公司战略发展部和财务部协助集团公司 投资领导小组进行调研、论证、谈判与合同的起 草，集团公司司法办参与合同的谈判和合同的起 草，相关业务部门提供支持；（2） 合同签订的业务审查由战略发展部和相关业务 部门共同负责，并签署审查意见；合同的法律审第四十条第四十一条第四十二条第四十三条第四十四条查由集团公司司法办负责，并签署审查意见；合 同的财务审查由集团公司财务部负责，并签署审 查意见3) 在完成合同的审查后报总裁办

22、公会讨论， 最终决 定权在总裁；4) 以上 2、3项如有修改意见， 则直接返回第 1项， 由合同起草人修改并按照程序重新审查；5) 所有审查和审批程序完成后， 由司法办持合同到 集团办加盖公司合同专用章。集团公司及其职能部门、下属子公司原则上不得对外 签订担保合同。对于确需担保的，由集团公司总裁审 批，指定集团公司相关业务部门组织办理。应该订立合同而未订立合同的， 要追究相关 部门的责任。特殊情况，经集团公司总裁批准后可先 行实施后签合同，但补签合同应在一个星期内完成。在合同签订现场， 集团公司人员不得低于 2 人。合同经法定代表人或委托代理人签字， 加盖 集团公司合同专用章后即具有法律约束力

23、。合同、协 议用章的使用应在集团办建立专项登记制度，并作为 归档考核依据。任何人不得将公章、 经济合同专用章、 业务 介绍信或空白合同书借给其他单位使用，禁止外单位 以公司及公司所属单位的名义挂户经营或借用账号 进行经营活动。第四十五条 严禁与只有业务介绍信而无具体授权范围的人员签订经济合同；严禁为谋取私利而收受他人回扣或其他好处，签订有损于本单位利益的经济合同。第四十六条 合同生效后，各有关部门应妥善保存合同履行过程中的各种凭证，包括结算单、结算证明、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、过磅单、发票第七章 合同的公证第四十七条 合同签订后，集团公司司法办如认为有必要 可对合同进行公证， 以

24、保证合同合法可行， 避免纠纷。 司法办为办理合同公证的主管部门。第四十八条 以下类型的合同必须办理公证：1、 投资融资类合同2、 对外担保和借款合同3、 房产、固定资产转让租赁合同4、 多种经营机构承包、租赁合同5、 技术转让、技术协作合同6、 单笔金额在 500 万元以上的各类合同 （日常经营性的原 料采购、销售合同除外）7、 其它法定需要公证的合同第四十九条 办理合同公证时， 由双方法定代表人或代理人在司法办相关人员的陪同下前往公证机关办理手续。第五十条 办理公证手续，须持下列材料：1、 合同文本一式三份。2、 合同双方法定代表人身份证明。3、 委托代理人的授权委托书，居民身份证，工作证。

25、4、 双方营业执照、资质证书、许可证书。5、 其它有关材料。第八章 合同的履行第五十一条 合同依法成立后， 即具有法律约束力。 一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义 务，确保合同履行。第五十二条 合同执行部门负责人应随时了解、 掌握本单位的合同执行情况，并督促本部门合同管理员按月统 计合同执行情况。第五十三条 合同执行部门应同时负责记录和监督对方合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料；并由合同管理员按月填写“对方合同执行情况监控说明”，其中必须列明和验证对方各项履约行 为和承诺（如质量、进度等） ，以此作为付款的基本 依据。每月的“对方合同执行情况监控说明”必须由

26、合同执行部门经理审核签字， 分别报司法办、 财务部、 集团办备案。第五十四条 合同结算条款规定对方有付款义务的， 合同 执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由 财务部统一出具发票。第五十五条 合同结算条款规定本公司有付款义务的：1、 执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同 具体约定，在合同签订以后向财务部报送项目整体用款 计划备案。2、 执行合同的各部门应填写合同资金支付申请表 ， 本表一式三份，由集团办、财务部、执行部门分别留存。3、 款项拨付的基本依据是由合同执行部门提交的“对 方合同执行情况监控说明” ，款项拨付必须在总裁签字 同意后方可进行。具体程序参见相关的财务管理办法

27、。4、 如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为，业 务部门应及时以书面形式反馈给总裁， 并书面报送司法 办。总裁应按合同规定进行违约处罚， 并通知财务部在 结算时执行。第五十六条 合同履行过程中出现的问题， 业务部门应及 时督促解决。如无法履约，应向主管副总裁和总裁汇报。第五十七条第五十八条第五十九条第六十条第六十一条合同履行过程中如发现对方当事人履约能 力及资信程度下降应及时通知司法办并向主管副总 裁和总裁上报，及时向对方出具不安抗辩书，维护公 司合法权益。第九章合同的变更与废除合同一经签订即依法成立，任何人不得擅自 变更或解除。但合同在履行过程中，如遇到法律规定 或合同约定允许变更、解除

28、合同的条件时，可以变更 或解除合同。合同的变更或解除必须符合经济合同法 的规定，并应在法律规定或合理期限内由合同的当事 方共同商议。变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审 批权限和程序相同。合同承办人在收到对方要求变更或解除合 同的正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示领 导，立即处理，紧急事宜不得超过一天，一般事宜不 得超过三天，并在有效期限内正式答复对方。超过期 限再作答复，造成严重后果的，承办人应承担相应的 责任。涉及经济纠纷的复电、复文，须经合同管理机构审阅后方能发出第六十二条第六十三条1、2、3、4、5、第六十四条第六十五条第六十六条变更解除合同必须采取书面形式 （包括双方

29、 的信函、文件、传真等） ，由双方签订确认书。合同的变更、解除应注意以下事项： 主体变更应征得合同各方同意； 有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并 在变更协议上加盖担保单位的印章； 经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报 原批准机关批准； 经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应 报原公证、鉴证机关备案； 联营、承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解 除，法律有特别规定的，应依特别规定办理；变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以 前，原合同继续有效，仍应履行。如因变更（解除）合同可能使当事人受到损 失，双方应在变更（解除）合同的协议中明确规定各 自应承担的责任。第十章

30、 合同纠纷的处理与诉讼管理提请合同纠纷的程序：1、 已经签订的合同在履行过程中产生纠纷的，合同履行3、4、第六十七条第六十八条第六十九条部门应根据合同中有关纠纷处理的条款与合同订立 方协商进行解决。协商不成时，必须在一个工作日向集团公司司法办汇 报，并在三个工作日内提供有关资料，任何单位或个 人不得延误诉讼时效或擅自放弃实体权利，更不得隐 瞒实情。集团公司司法办应在接到报告三个工作日内提出处 理意见。司法办根据合同纠纷的不同情况，向集团公 司有关领导汇报。经协商无法解决的纠纷，经总裁批 准后，可向仲裁委员会申请仲裁或直接向人民法院起 诉。如纠纷需进入法律诉讼程序解决，应按中华人民共 和国合同法

31、、中华人民共和国民事诉讼法等有关 法律、法规和本办法处理。集团公司内部各单位之间发生的合同纠纷， 由总裁办公会按有关规定处理。集团公司各单位与对方当事人协商处理纠 纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有 申请仲裁或起诉的足够时间。集团公司对外所有合同纠纷申请仲裁或诉 讼由集团公司司法办负责办理。第七十条 发生合同纠纷时，承办人除应将纠纷情况及时报告本单位负责人和司法办以外，还应同时应迅速收集下列 有关证据：1、 合同文本， 包括附件、变更或解除协议、 信函、图表、 视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资 料等；2、 开工、验收、提货、发票等有关单位票据；3、 货款的承付、托收凭证、有关的财务账目；4、 产品的技术规范、质量标准；5、 证人证言；6、 其它与处理纠纷有关的材料。第七十一条 处理合同纠纷，应特别注意以下问题：1、 在证据可能丢失或以后