办公用品管理质量控制程序.docx

1、办公用品管理质量控制程序重庆市万州区驰龙汽车服务有限公司 程序文件文件编号CL-CX2017A办公用品管理质量控制程序页号共 页 第 页总第 页修改第0次修改1.目的规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率。2.适用范围为加强办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定，对全体员工有效。3.引用文件GB/T 18305-2010 ISO/TS 16949:2009 6.2 文件控制4.术语和定义4.1申购：包括每个部门所需的办公用品，需向行政部申请购买。4.2采购：行政部根据各部门申购情况，和办公用品单位进行物

2、品的统一购买。4.3发放：行政部对已申购的部门领取人通知，准备好他们所需要的所有办公用品，统一发到他们手中。5.职责5.1行政部：负责对办公用品的计划、采购、分发和保管及销毁。5.11公司人事行政中心负责办公用品的全面管理。5.12公司人事行政部专员具体负责执行。5.2各部门：负责用品申请、领取。6.流程图6.1 办公用品的申购流程6.2办公用品采购流程行政部6.3办公用品发放流程行政部6.4办公用品统计流程年统计报表行政部经理行政部办公用品管理员行政部办公用品管理员6.5 办公用品费用分摊财务部经理审核确认各部门费用分摊各部门总经理最终确认分摊费用，并签字通过6.5办公用品费用分摊7.工作程

3、序和内容7.1办公用品的申购流程7.1.1提出领用申请：每周周末，部门员工根据个人办公用品使用情况，书面提出办公用品领用申请。申领领原则如下： 7.1.1.1非易耗品，如订书机、计算器、文件夹、笔筒等需以坏换新，原则上每个部门只能领取一次。 7.1.1.2易耗品，如签字笔、笔记本、铅笔等需以旧换新，原则上除财务部外每人一月2支签字笔。 7.1.1.3 其他部门公用办公用品，如打印纸等由申领人统一申领。7.12申领人审核并汇总：部门申领人于每周日，对部门办公用品申领进行审核；汇总部门所需采购的办公用品，列出清单。7.13申请人至行政部：部门申领人对部门办公用品审核并汇总列出清单后，于下班前将清单

4、交至行政部办公用品管理人员。7.14行政部审核并记录：行政部办公用品管理人员收到各部门办公用品申领清单后，进行审核记录。单位无库存的需于每月初采购到位。（7.1程序参照流程图1）7.2办公用品采购流程7.21办公用品拟购清单及申请：行政部根据各部门申领清单，结合办公用品库存情况，理出拟购清单，向行政部经理提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量、费用预算等，部门费用预算300元以内的行政部经理给予审核签署意见，300元以上的需请示董事长意见。7.22询价、比价：行政部经理组织一次供应商竞标会，选定三家，以供应价最低的那家建立一年的合作伙伴，合作成立后，向供应商拿一份价格清单，以合约形式规定

5、一年内所有办公用品只能降价不能涨价。 7.23交易：确定好供应商之后，日常办公用品均考虑供应商送货。 7.24电脑录入，物品入库：行政部办公用品管理员将采购回单位的办公用品就名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库（7.2程序参照流程图2）7.3办公用品发放流程 7.31发放物品准备：每周一为办公用品发放时间，行政部准备所需发放的物品，然后通知各部门人员进行领取。 7.32 领取办公用品并登记：每周一行政通知各部门人员进行领取，根据所在部门清单领取办公用品，并按照行政部要求予以签字登记. 7.33 部门员工领取办公用品：部门申领人领取部门办公用品后，部门员工向部门申领人领取各自办公用品。

6、（7.3程序参照流程图3）7.4办公用品统计流程7.41每周统计：行政部办公用品管理人员在每月的办公用品领取发放过程中即可就办公用品进行统计，做到账物一致。7.42每月盘点：行政部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，提前增加库存，减少采购次数，尽可能一月集中采购一次。对盘点过程中发现的差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报经理。7.43年统计报表：行政部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品编号、物品名称、规格型号、价格、领用数量、库存量及领用部门等信息，在每年年底，结合财务部提供的年销售数据，做出年度销售数据和办公用品费用的趋势图进行对比分析，查看异常情况。7

7、.44审阅并签署意见：行政部经理对每月办公用品报表进行审阅，发现问题签署相关意见。（7.4程序参照流程图4）7.5办公用品费用分摊流程 7.51 月底分部门汇总：每月月底行政部办公用品管理人员根据统计好的电子表格，每个部门进行费用汇总统计，做到一一对应，并写入到分摊费用表中。 7.52 各部门负责人签字：打印分摊费用表，依照流程，找行政部经理，财务部经理，总经理审核签字。（7.5程序参照流程图5）发布日期：2017年8月 日实施日期：2017年8月 日附件一 办公用品申领表申领部门申领人申领时间序号物品名称规格数量用途附件二 办公用品拟购审批表 填表时间：序号物品名称规格数量预算特殊要求订购原因行政部意见部门意见附件三 办公用品台账物品 项目 编号数量单价入库时间备注附件四 办公用品领取登记表领用日期物品名称规格数量领用部门领取人备注附件五 办公用品月统计表品名规格品牌单位单价出时间