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1、wps表格教程图文wps表格教程贡献者:wps狂附:网上关于wps表格的文章有很多,写这些东西真感觉到多此一举,但看到bntrees写的wps文字教程很好,同时问wps 表格教程的人较多,因此鼓足勇气想写一下,希望能与大家互勉共励,共同学习。另外,因我的软件中用wps表格做报表,这里面有很多技术性的问题,金山公司的员工给予我很大支持,因此这些东西也有感激金山之意。因我业余时间写了些软件,这些软件占用了我很多的时间与精力,所以能认真的写这篇文章的时间有限,所以错误之处、不妥之处在所难免,望大家见谅并指正,我将尽快修改完善。第一章WPS表格简介WPS表格是WPS OFFICE2007的三个组件之一

2、,它是一个电子表格软件,类似于微软公司的Excel,是应用众多的电子表格类处理软件之一。一个WPS表格文件就像是一个账本,这个账本有64页厚,每页的页面上都是一张表格。这个表格有65536行,256列宽。我们就是在这些表格中录入数据,这些表格的大小不是固定不变的,而是可以调整的,它的行高与列宽都可以调整大小。另外,我们不仅可以在表格中录入数据,而且还可以进行复杂的计算、统计、汇总,甚至生成图表,然后打印输入出。WPS表格启动后,界面如图1-1-1所示: 图1-1-1WPS表格启动后的界面对于界面中的菜单栏、工具栏等我们暂不做介绍,我们从窗口中的表格开始说起。窗口中最主要的部分就是表格了,它由很

3、多的行与列组成,这些行与列构成了很多的格,在WPS 表格里面称为单元格,如上图中的很多小格,这些小格都是单元格。表格的列分别用A、B、C、DZ,然后是AA,AB,AZ,BA,BB等来表示,表格的行分别用1、2、3、4来表示,这个表格共有256列, 65536行,我们可以想像一下,这么大的一个表格足够我们存放下众多的数据,现实生活中我们哪里见过这么大的表格!每个单元格都有个名称,如A列1行,它的名称是“A1”,同样的道理,C列5行的单元格称为“C5”。单元格的名称可以在名称框中显示出来,单元格的名称框位于表格的左上角,如图2中红线标出来的部分,它显示了当前单元格的名称。单元格中文字的输入即可以直

4、接输入,也可以在编辑栏中输入,图1-1-2中的蓝线标出来的就是单元格的编辑栏。 图1-1-2WPS表格的名称框与编辑栏图1-1-2中,下部的紫色区域为页标签,这是64页表格中的3页,其它的可以通过菜单插入-工作表来实现。如图1-3。在图1-1-3中,又插入了2页,共5页。页数的多少可以根据需要来决定,如果显示太多却又用不到,显得特别的乱,因此表格页数是够用为佳。 图1-1-3第二章WPS表格文字编辑(一一、文字录入在WPS表格中的文字录入操作很简单,在WPS表格中有两种方法录入文字。第1种方法:首先点击要录入文字的单元格,然后直接用输入文字即可,如图2-1-1。 图2-1-1第2种方法:选中要

5、录入文字的单元格,然后将光标移至编辑栏中,在编辑栏中输入要录入的文字,如图2-1-2。 图2-1-2这两种方法都可以实现文字的录入,但第1种方法还直观,第2种方法适合录入较多的内容。另外,录入公式时也常在编辑栏中录入。通过以上,我们可以在表格中录入任意的内容,如图2-1-3。 图2-1-3一点注意事项:我们输入下列内容,如身份证号码、1/4、001等,对于这样的内容,wps表格会智能优化,身份证号码由于数据过大,它会以科学计数法的形式显示,1/4会显示为1月4日,001会显示为1。对于这种情况有时很方便,但有时我们想输入什么就显示什么,此时可以先输入单引号“”,然后接着输入即可,此时wps表格

6、2007将不会再自作聪明。二、复制与粘贴对于复制与粘贴,相信很多人都会,就是选中要复制的内容后,点击菜单编辑-复制,然后将光标移动目标区后,再点击菜单编辑-粘贴,即可以完成复制操作。此处对复制不做过多的介绍,主要介绍一下复制前的选择。1.选择单元格点击要复制的单元格,那么该单元格即处于被选中状态。然后进行复制与粘贴操作即可。2.选择多个单元格如图2-1-3所示,如果要选择A3到D3,即A3:D3,那么将鼠标在A3格中点击一下,然后按下鼠标左键,向D3格中移动,那么A3:D3将被选中,效果如图2-2-1所示。 图2-2-1选择A3:D4,将鼠标在A3格中点击一下,然后按下鼠标左键,向D3格中移动

7、,那么A3:D4将被选中,效果如图2-2-2所示。 图2-2-2选择A2,B2,B3,C4这4个单元格,这4个单元格不连续,用上述方法是选择不了的。此时需选按下CTRL键不松手,然后用鼠标逐个点击这4个单元格,那么这4个单元格将被选中,如图2-2-3所示。 图2-2-33.选择整行点击要选择的行号,那么该行整行将被选中。 图2-2-44.选择多行如要选择第1到第3行,我们可以点击行号1,然后将鼠标向下拖到,拖到第3行,那么第1至第3行将都被选中,如图2-2-5。 图2-2-55.选择整列点击要选择的列标题,如B,那么B列将被选中,如图2-2-6。 图2-2-66.全选也就是选择整个表格,点击A

8、列左端,1行上端的全选按钮,如图2-2-7所示,点击此按钮,即可全选。 图2-2-77.复制与粘贴选中后,即可对选中的内容进行复制与粘贴了,粘贴时,注意被粘贴区域,被粘贴区域要与选择区域相同,如果不愿意再选择被粘贴区域,可以点击目标区的任一单元格,然后按粘贴按钮即可。对于整行或整列这种情况,一定要点击第1个单元格,否则不能粘贴,具体过程略。图2-2-8是一个进行了复制与粘贴操作的例子。 图2-2-8图2-2-8中,黄色区域中的内容是完全相同的,此处进行了复制与粘贴操作。另外,B列与E列也是相同,此处进行了列复制。另外,我们还可以进行整个表的复制。三、表格行高列宽的调整在WPS表格中,行高与列宽

9、是可以调整的,当我们输入的内容过多时,我们常需调整表格的列宽,有时为了美化表格,也常常要调整表格的行高与列宽。1.调整列宽如图2-2-6所示,A1单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字在A1格中是容纳不下的,它已经挤到C1格中去了,此时我们需要调整一下A列的列宽。方法1:将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处,光标变成左右箭头状,此时按下鼠标左键,左右移动鼠标即可调整A列的宽度。如图2-3-1所示。 图2-3-1方法2:选中A列,点击菜单格式-列-列宽,弹出列宽窗口,如图2-3-2所示,在列宽窗口中输入需要数值。如果输入的值不合适,多试几次即可。 图2-3-22.调整多列的列宽选中

10、多列,调整方法同上。这样调整后,被选中的各列列宽宽度相同。3.调整行高方法同调整列宽。略。4.最适合列宽如果选择了最适合的列宽,那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳,操作方法见图2-3-3所示。 图2-3-3最后效果如图2-3-4所示。可见A与B列的宽度正好适合A、B两列的内容,即不多余空间也能容纳的下。 图2-3-45.列的隐藏如果我们不想要图2-3-4中的C、D两列,我们可以选中此两列,然后点击菜单格式列隐藏,那么CD两列将被隐藏,打印时也将不打印。操作后如图2-3-5所示。 图2-3-5注意图2-3-5中,B列后面E列,中间的CD两列被隐藏。6.取消隐藏选中B、E两列,实际选中了B、C、

11、D、E四列,然后点击菜单格式列取消隐藏,那么C、D两列将取消隐藏。第三章表格的美化对于前面我们所制作的表格,一般情况下,是不令人满意的,我们可以通过一些操作,使用表格更加美观,打印效果更好。一、对齐如图3-1-1所示,单元格中的内容有的靠左,有的靠右,看着有些不太美观,下面我们自己来调整一下这些文字的对齐方式。 图3-1-1选中要操作内容区域,即A1:D3,然后点击菜单格式-单元格,打开单元格格式对话框,单元格格式对话框有6页选项卡,选择其中的“对齐”选项卡,界面如图3-1-2所示。 图3-1-2在对齐页中,点击水平对齐的下拉按钮,从中选择居中,如图3-1-3所示。 图3-1-3然后按确定按钮

12、。完成后,我们所选中的区域中的文字将居中对齐,界面如图3-1-4所示。 图3-1-4这是居中对齐,我们还可以仿着此方进行其它方式的对齐。如图3-1-5所示。 图3-1-5另外,还有多种对齐方式,这里不再一一介绍。二、表格的合并与拆分图3-2-1如图3-2-1所示,对于第1行,一般情况下我们希望A1到D1变成1个单元格,另一方面,希望它居中显示,用句属语叫做合并单元格。选中A1:D1区域,点击菜单格式-单元格,从弹出的单元格格式对话框中,选择对齐页,选中合并单元格前面,然后按确定,如图3-2-2。 图3-2-2那么选中区域的单元格将合并成1个单元格。效果如图3-2-3所示。 图3-2-3合并后的

13、单元格的名称为左上角的单元格的名称。如A1:D1这些单元格合并后,名称为A1。单元格合并后,再选中A1单元格,然后居中对齐就OK了。最终效果如图3-2-4所示。 图3-2-4对于其它的合并操作,与此大同小异,如图3-2-5进行了多种合并,具体方法不再赘述。 图3-2-5既然有单元格的合并,那就得有单元格的拆分了。选中要拆分的单元格,然后点击菜单格式-单元格,从弹出的单元格格式对话框中,选择对齐页,去掉合并单元格前面的“”,然后按确定即可完成。三、设置文字的字体字号颜色字体字号颜色是文字操作中的最基础的操作,相信很多人都会,此处仅简单的介绍一点点。选中要设置字体的单元格,然后点击菜单格式单元格字

14、体,弹出字体设置对话框,如图3-3-1所示,在此对话框中,我们可以设置字体字号颜色等。 图3-3-1 图3-3-2图3-3-2中设置了字体字号颜色下划线等,另外,我们还可以设置其它的很多内容,这里不再一一赘述。四、设置表格的边框通过前面的知识,我们已可以制作下面的表格,如图3-4-1所示。但此表格在打印时,只有文字,没有表格线的, 图3-4-1用句属语来说,就是没有边框,如图3-4-2所示。 图3-4-2如果打印时想打印边框,那我们还得设置一下表格的边框。选中A2:D6,然后点击菜单格式单元格,从弹出的对话框中选择边框,界面如图3-4-3所示。 图3-4-3在此处,我们可以设置表格的边框。点击

15、外边框按钮,那么选中区域将增加外边框,如图3-4-4所示,可见A2:D6周围增加了外边框。 图3-4-4同样的道理,我们点击图3-4-3中的内部按钮,那么选中区域将增加内部表格线,如图3-4-4所示。此时的表格已基本符合一般的需要了。打印时,也带有了表格线。对于边框的取消,我们可以重复点击这几个按钮,多试几下就知道了。 图3-4-5另外,在设置表格边框时,还有一些常用的设置,此处,我们略作介绍。1.设置具体的每条边框在边框设置窗口中,有如图3-4-6所示的一部分区域,我们仔细可以看一下图中的文字说明部分。 图3-4-6点击按钮1,可以设置顶部边框的有无。点击按钮2,可以表格内部横线的有无。点击

16、按钮6,可以设置表格内部竖线的有无。点击按钮4,可以设置斜线的有无。其它的略。如图3-4-7,表格内部没有横线。 图3-4-7图3-4-8,表格中添加了斜线。(表格中的斜线,我很少用。 图3-4-8对于其它的几个按钮的示例,我们不再介绍,读者可自己练习一下。2.设置线条样式表格线的样式一般情况是细实线,如果自己不喜欢,我们可以换一种样式,wps表格为我们提供了多种表格样式,如图3-4-9所示。 图3-4-9我们先选中要采用的线条样式,然后再设置表格的边框就行了。如3-4-10所示。图中表格外框采用了粗线,内部横线采用了双横线。 图3-4-103.设置线条颜色线条的颜色默认是黑线的,我们还可以更

17、改为其它颜色。点击图3-4-9中下部的颜色下拉按钮,我们可以选中自己喜欢颜色。选中颜色后,我们再设置表格的边框线条,那么新设置的边框将使用新设置的颜色。如图3-4-11所示。 图3-4-114.一点小技巧其实,我们设置表格边框时,很多时候没有必要选中全部内容。我们可以只选中一部区域,然后设置该部分的区域的格式。如图3-4-12,这一个图中的第6行与第7行之间的横线为双线,这一个设置时就只选中了A6: D7这个区域,然后设置成双横线就可以了。 图3-4-12五、设置表格底纹底纹,实际上就是表格的背景颜色,设置好底纹后,可以使用表格更加美观,同时,也能对某些需特殊标识的内容作一标识。注:如果打印时

18、,你的打印机是并非彩色的,那么打印出来可就难看了。下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。如上图3-4-12所示,选中A7:D7区域,然后点击菜单格式单元格,选择图案页,如图3-5-1所示。 图3-5-1选择单元格底纹的一种颜色,然后点击确定按钮。那么效果如图3-5-2所示。 图3-5-2注:底纹的颜色最好不要太深,太深的话,有时看不清字。到此,我们应能设置一个漂亮的wps表格文件了。第四章WPS表格文字编辑(二通过前面的介绍,我们应当能做出一个漂亮的wps表格文件了,但wps表格的强大功能远未表现出来,下面我们再介绍一下wps表格的强大的编辑功能。一、wps表格文件的保存当我们打开wps表

19、格后,默认的新建了一个wps表格文件,该文件的名称叫做“book1.et”,如果我们再建立一个,那么第2个的名称默认为“book2.et”,我们可以根据自己的需要给新建的wps表格文件起个名字,如“0801考试名单”等自己容易记住的名称。另起文件名的方法很简单,点击菜单文件另存为就行了。具体过程略。二、wps表格多文档间的切换Wps表格能打开多个wps表格文档,打开后,这些wps表格文档名称都显示在表格上面部,如图4-1-1所示。 较长4-1-1当我们需要操作“0801考试名单.et”时,我们点击上图中第1个标签,当我们需要编辑“餐厅固定资产表.xls”时,我们点击第2个标签。如果大家不习惯这

20、种切换方式的话,还可以采用任务栏式的切换方法。操作方法:点击菜单视图文档切换方式任务栏,那么打开的各个文档都显示在任务栏上,如图4-1-2所示。 图4-1-2如果想换回文档标签的切换方式,点击菜单视图文档切换方式文档标签即可换回。注:采用文档标签方式的切换方式,是wps office2007的一大特色,我们可以通过它方便的进行文档间的切换。三、工作表的编辑1.添加工作表在前面,我们提到过,一个wps表格文件相当于一个账本,这个账本有64页,wps表格文件创建时默认的是有3页,在实际应用中,如果觉得3页不够,我们还可以再根据需要添加,点击菜单插入工作表,打开插入工作表对话框,界面如图4-3-1所

21、示。 图4-3-1输入要插入的数目,然后点击确定即可。如下图所示,我们新插入了1个工作表。 图4-3-2通过以上方法,我们可以插入很多个工作表,最多是64个。2.修改工作表的名称工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3.。如果觉得这个名称不好,我们可以给它另起一个。右击要重命名的工作表的标签(如sheet1这几个字母处,从弹出菜单中选择“重命名”,如图4-3-3所示。 图4-3-3当我们点击“重命名”后,sheet1这几个字母变为可修改的,我们输入自己喜欢的名称即可,如“成绩表”,此处的重命名与windows中文件的重命名相似。修改的如图4-3-4所示。 图4-3-43.移动

22、工作表的位置与移动纸牌游戏中的纸牌一样,点击要移动位置的工作表的标签,点击后按下鼠标左键别松手,左右移动即可,该页随着鼠标的移动而移动。4.删除工作表右击要删除的工作表,从弹出菜单中选择“删除”即可。5.工作表颜色从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项,我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。具体过程略。四、查找与替换查找替换是一个很常用的功能。在表格中的数据特别多时,我们需要查找某条内容,如果用肉眼一行挨一行的看是很费力气的,此时我们可以用查找功能来实现。假如我们要查找“鲍瑞”,点击菜单编辑查找,打开查找对话框,界面如图4-4-1所示。 图4-4-1在查找内容栏中输入“鲍瑞”,然后点击按钮

23、查找下一个,即可查找到鲍瑞的内容,如果表格中有多个鲍瑞,那么我们再次点击查找下一个即可。查找到后的界面如图4-4-2所示。 图4-4-2替换的功能是不但要找到查找的内容,而且还要将其替换为其它内容。例如上例中,我们不但要找到鲍瑞,而且要将鲍瑞更改为“牛璐璐”,我们可以进行以下操作。点击菜单编辑替换,打开查找与替换对话框,在查找内容中输入中“鲍瑞”,在替换为中输入“牛璐璐”,如图4-4-3所示。 图4-4-3然后点击查找下一个按钮,那么表格中的光标将移动到“鲍瑞”所在的单元格中,点击替换按钮,那么“鲍瑞”将被“牛璐璐”替换掉。如果表格文件中有多个“鲍瑞”,并且想将他们全部用“牛璐璐”替换掉,那就

24、干脆点击全部替换按钮,一下子就全部替换完成。另外,查找和替换对话框中都有个选项按钮,这里面可以进行更复杂的设置,读者可以试一下。五、数据的填充1.相同数据的填充在录入数据时,往往有很多数据是相同的,如图4-5-1中的年级。 图4-5-1对于相同的内容,在wps表格中有一个简单的快速的录入方法。具体方法:先在A3中输入“六年级”这3个字,输入完后,A3格如图4-5-2所示。 图4-5-2请读者仔细看一下,图中单元格的右下角,有一个小黑色方框,已用红圈标出。这个小黑框叫什么填充柄,当鼠标移到填充柄上时,鼠标变成黑色的“+”型,表示可以填充数据了。此时,按下鼠标的左键,别松下,向下移动鼠标,我们可以

25、看到,鼠标向下经过的单元格中,都自动填充了“六年级”这3个字。填充完后的效果与图4-5-1相似。除了能向下填充外,还可以向上,向左,向右填充,填充方法与向下类似。另外,除了填充1个单元格外,还可以将多个单元格中的数据进行填充。见图4-5-3。 图4-5-3通过以上方法,我们可以快速地录入大量的相同内容。2.等差序列的填充(1在wps表格中,内置了大量序列(如“1、2”、“1日、2日”等,我们只需输入序列的前1,2个数据,其它内容可以通过填充柄来快速的填充,如图4-5-4。 图4-5-4图中黄色区域为原始数据,下面的浅青色区域是通过填充柄填充生成的。(2其实,我们不仅可以实现序列的递增式填充,还

26、可以实现递减式填充。递减式填充的方法也很简单,填充时,鼠标向左或向上移动,即可实现递减填充。如图4-5-5所示。 图4-5-5图中的黄色区域为原始数据,浅青色区域为填充数据。通过上例,我们可以知道,只要原始内容中包括数字,那么我们就可以实现序列的递增或递减式填充。(3差值不为1的序列的输入方法 图4-5-6图中黄色区域为原始数据,选中原始数据后,通过填充柄向下拉,自动生成蓝色区域中的数据。这里面的规律请读者自已总结。(4自定义序列通过前面的例子,有的读者可能看到除了带有数字的序列外,还有“星期一、星期二”那么还有没有其它的序列,这些序列我如何全部知道,我如何自定义我自己的序列?答案是肯定的,w

27、ps表格中当然还有其它的序列,点击菜单工具选项,从弹出的选项对话框中选择自定义序列页,界面如图4-5-7所示。 图4-5-7从图中,我们可以看到wps 表格中有好多个序列,如“一月、二月”等。知道这些序列后,以后我们便可以填充它们了。下面,我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王”。第一步:点击新序列项。点击后,右侧的输入序列变为可用。第二步:输入序列内容。注意不要输入到一行内。界面如图4-5-8所示。第三步:点击添加按钮。通过以上步骤,我们已经添加了一个新的序列。添加好后,我们便可以试一下了。如图4-5-9所示。 实例与技巧:用wps 表格进行新生分班假如有200新生,分成4

28、个教学班,分别是一班、二班、三班、四班。分班要求是先将学生按总成绩排队,然后分成4平班,即第1、2、3、4名同学依次分到一班、二班、三班、四班,第5、6、7、8名同学依次分到四班、三班、二班、一班,第9、10、11、12名同学再次分到一班、二班、三班、四班,依此类推。对于此项工作,我们用wps 表格可以轻松地完成。第一步:先将学生按考试成绩从高分到低分排队。(假设这项操作读者已会,具体如何排队,我们以后还要再介绍。图4-5-8图4-5-9第二步:输入班,在班中依次输入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”,如图4-5-10所示。 第三步:选中C2:C9,即选中“一班、二班、三班、四

29、班、四班、三班、二班、一班”。如图4-5-11。然后向下拖动鼠标。那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班”将向下填充。结果如图4-5-12所示。第四步:将表格内容按班排序。(假设此项功能大家已会,我们将在以后介绍。然后打印输出。至此学生分班已完成。说明:1.分班的关键在于分成4平班,此过程中已分成4平分。2.如果要求各班男女比例相等。那么可以将男同学与女同学分成2个表,然后分别分班即可。对于更复杂的条件请读者自己想办法。图4-5-10图4-5-11 图4-5-123.单元格内容的删除选中要删除的单元格,然后点击菜单编辑删除,那么弹出删除对话框,如图4-6-1所示。 图4-6-1删

30、除对话框中有4个选项,其中的前两项用的较多,具体选择哪一个还请读者自已根据实际情况决定。4.单元格的清除操作我们平时删除单元格中的内容,往往爱按下“Del”键,按下此键是可以删除单元格中的内容,但我们再往此单元格中输入内容时,新输入的内容仍采用以前所设置的格式,如字体、字号、颜色等。如下表所示。 那么如何能连同格式也删除掉呢?方法很简单。选中要删除内容的单元格,然后点击菜单编辑清除,清除菜单有4个子菜单,分别是全部、格式、内容、批注。内容子菜单,那么删除的仅是单元格的内容,其格式仍然保存。Del 键的功能与此相同。格式子菜单,仅清除格式,清除后,文字内容仍然保存,但字体、字号、颜色等将采用默认值。如图4-7-4所示。原格式用“Del”删除了B2单元格新内容,仍采用原格式 图4-7-4批注子菜单,删除批注。全部子菜单,包括以上3个功能。5.单元格的格式单