四象限时间管理.docx

1、四象限时间管理四象限时间管理富兰克林-科维博士上一世纪提出的时间管理法在很多人嘴里已经形成了习惯,比如,分清事情的轻重缓急,重要的事情先做等等. 但是只是说说,没有具体地去用来改进自己的行为习惯.只是事情出来了的时候,讲明一下事理用的. 真正用四象限图去规划时间的时候,其内涵之丰富,掌握的人并没有多少.所以,越往后面看,就越觉得用处大大的,对个人发展和实现人生目标可以发挥巨大的作用. (很多人都知道)在纸上画个矩型,里面再画个十字架,将其分成四个部分,分别是紧急而不重要,重要而不紧急,不紧急而重要,又不紧急又不重要. 这四个部分对应的代号是ABCD,然后把原则决定的,即百分之八十的收益是由百分

2、之二十的行为中产生的,B象限的事情,就代表那百分之二十的行为.另外更为重要的是,今天的时代和社会,不确定性因素和变化非常多,有些预防危机或未雨绸缪的行为是要持续进行的,否则,产生的结果将使你进入A象限,总要处理危机和对一些事情进行紧急应对. 四象限时间管理法最重要也是决定性的原则是,无论你怎么把事情放在不同的部分,都要做到一点:此时,此刻,或者一个可以预计的时间,只要你可以操纵这个时间段,你要把它用于重要而不紧急的事情上去,也许你正在闲暇,正在上网看东西,正在出差途中,正在去约会的路上,或者正在发呆,正在不开心,但是现在手里有一块的时间,也许它有几小时,几分钟,不管它多么零零碎碎,请你把它用于

3、已规划的重要而不紧急的事情上去,或者安排一件重要而不紧急的事情给这段时间. 如果做不到这点,等于不做. 二.A象限代表紧急又重要,工作和生活的状态因人而异,但是人难免都会处理这类事情,例如承担有时间期限的任务,应对危机,应对突发的紧急任务,它伴随着压力,疲劳,紧张,加班加点,如果是重大健康问题,则伴随着痛苦,它使你必须要先去处理完毕,才可以转回到主动支配时间的状态. 三.C象限则往往是一些例行的任务,但必须处理它们,如果不处理,会引发一些不良影响,它也和你的工作重要度有关,一些普通文职职员,她们所处理的打字,排版,格式,张贴等工作,属于这一类,如果是个人生活,一些不想去做,做了明知没收获,但不

4、做会有碍情面,比如应对亲戚来访,朋友电话倾诉等等. 四.D象限也是一个富有戏剧性的象限,其实严格说来,正常的行为,很难归于D象限,比如说娱乐,休闲活动,旅游,和一群朋友喝大酒,难道这就是不紧急也不重要吗? 当然不是,这更多地反而是重要行为,因为它们对健康,生活品质和人脉关系有很大贡献. 那么怎样算是不紧急又不重要呢,答案是,它们往往是由某些情绪和不良习惯所引发的,例如无谓的吵架,不解决问题的争执,发呆,心理不平衡生闷气,喝闷酒, 清洁癖,处心积虑报复他人等等. 或者因为害怕寂寞,谁叫都出去玩,不管玩什么,结果玩完更无聊,要知道,”寂寞可以成就一个人的狂欢,而狂欢只不过是一群人的寂寞,无效的情绪

5、化行为产生不紧急又不重要的事情. 有的人因为性格特点,不会拒绝他人,盲目跟随,谁叫都去,谁要帮忙就上,到头来自己却一无所获,如果一个人的空余时间被这些支配,很显然,人生将是失败的. 总之,B象限是我们最需要下功夫的关注的,它的最终努力目标不是使事情越来越多,而是使事情越来越少,最后剩下的都是大事,有价值的事,从容不迫的事情, 对生活品质和人生的成功有重要影响的事情.B象限的事情做好了,将不断消灭其他几个象限的事情,使你的状态良性发展. 四个象限之间存在相互转化和比例关系, 如果我们忽视了B象限,其他象限的火或荒草就会蔓延,最终搞到你惶恐不安,心力交瘁,事无所成,更有甚者可能自暴自弃. 如果我们

6、足够重视B象限,其他象限的不良作用将会越来越少,人生会不断进步. 以上只是四个象限的意义,仅仅知道意义,并不等于就能做好时间管理,还有更重要的一些原理和规则需要知道,后续我们继续深入探讨.2011-6-4 09:27 上传下载附件 (74.33 KB) 要想把四象限时间管理用好,有效,发挥出它的威力,就要知道更多的规则. 一.和其他流水帐方式的时间管理法不同, 四象限法并不需要面面俱到,要记录或者事先设定的事情,一定是对生活品质会产生影响或改变的事情. 而洗澡,每天路过门口的摊买早点,蹲马桶,理发,这些事情是不需要记录的.而你在记录或设定事件之前,稍微想一下,就可以识别它的影响,比如天天中午你

7、都要去饭堂吃饭,如果只是例行吃个饭,你没有必要记它,但是某一天,你吃饭的时候,突然见到了一个让你立刻一见倾心的美女,你知道她是同一层楼上其他公司新来的,她给你留下了深刻的印象,你真的很想认识她,交个朋友,这样的话,意义就不再是吃个中午饭了,你就可以设定任务了,任务是什么?后续你要和她搭上话,弄到联系方式.于是后续的中午饭时间就有了意义,可以设定日循环时间的任务或浮动事件了. 归根到底,美女将会改变你的生活. 那么对于这个事情,你觉得应该放进哪个象限呢?这决定于你要认识她的目的.如果你只是有色心没色胆,每天吃饭想多看两眼,那你还是放在不紧急又不重要吧, 如果你是想发展成为女朋友或者老婆,那可真是

8、要放到B象限了,你也知道今天泡个美女不容易,而且恋爱结婚那可是重要的事情,如果你的目的是弄上床为终结, 那可是要快一点,因为上床是夜长梦多,所以不重要但紧急是比较合适的. 如果你比较自卑,见了美女后居然郁闷了,每次吃饭成了心里自我安慰的时间,那你最好记在不紧急又不重要,那是要想办法消灭的. 事情因吃饭而起,但是你有必要记录吃饭吗?没必要,事情的性质变成因美女出现可能改变生活了,你才值得动用软件来规划. 二.和统筹方法有差别,统筹方法往往是面向具体的任务和项目,它们要一段可以预期或固定的时间来完成,在这期间提升时间利用率,四象限法要管理的是非确定的时间,是要长期的积累才可以见效果的事情,这些效果

9、是长期目标或者长远的发展. 三.四象限法中的事情是事先经过分类定义的,是结合自身价值观与目标去定位的,不是临时记录. 四个象限的不同分布情况,如果用在公司里不同的人身上,可以反映出所处的地位, B象限代表高层领导,他们的工作行为和考虑的事情更多是和公司发展有关的重要事情, A象限往往是中层干部的缩影,要应对来自日常的突发时间,要处理很多紧急的事情,但是又很重要,比如客户变卦,生产中断,物流中断,停工待料等等. C象限则是一般职员类的工作,D象限在工作场合理论中应该不存在,没有谁的工作属于既不紧急又不重要,但是人和人之间的矛盾协调,吵架,打架,争执,开会拍桌子开不下去,这些情绪化的行为属于D象限

10、. 如果你要在工作中不断进取,想往更高的职位发展,四象限法可以从行为规划上帮你逐步实现目标.但是它也是个循环发展过程,即使你目前是小角色,你也有你的四个象限,你通过不断指向B象限的努力,可以走向更大的四象限. 四个象限中放进去的行为不是固定不变的,随着你的进步,事情的位置也会变化,有些不希望的事情会消亡,这就要求你可以用工具软件进行不断的修正和调节,但是位置变化和消亡,是伴随行为的结果而进行的.当事情的位置发生变化,或者一个分区的事情数量有增减的时候,实际上,四个分区的面积比例也在发生变化,但是目前为止包括PC机上,即使能找到有关软件,也没能实现根据任务数量的变化动态改变相应的面积比例.你只能

11、在脑子里想象这个图景了. 行为的调节和变化可以根据一定的方向,比如你可以专门用B象限去对付,A,C,D中的其他事情,可以定向消灭一个象限,那样也带来四个分区面积比例变化的不同情况. 为什么在前面的图上,把坐标轴画上了刻度,如果你观察一下,会发现刻度之间的间距是不相同的,是越来越宽的,因为,四象限时间管理中的行为进步和个人成长是对数关系的。 人的自我完善是无止境的,是持续的,所以无论B象限多么重要,但是想短期就消灭其他象限是不可能的. 高压力的紧急事情是在所难免的,例行任务也是无法完全消除的,所以,越是不断努力,进行效率和效果的提升,持续取得成效也就越不容易,因为改善空间越来越紧了.这需要你有坚

12、持力,或者养成好习惯的力量. 例如,提高英语水平,肯定是重要的,但是它又是冰冻三尺非一日之寒的,你现在在一般公司里工作,你想不断提升外语水平,跳槽到五百强企业去,那么首先,你就要做到利用一切可能利用的闲散时间,把它们贡献给重要而不紧急的学英语,开始,你劲头很大,每天晚上九点到十点这段时间都学英语,口语也取得了不小的进步,单词也记了不少,可是,到那种都是老外的公司去工作,还需要听懂别人说话,听力的提升需要投入的时间是更多的,但是你其他方面的事情也在争夺你的时间,你的剩余时间在缩小,你还能坚持下去吗? 另外,重要而不紧急的事情中,包含了对未来的危机和风险所做的预防, 它短期看不到收效,却使你不断避

13、免其他象限的事情的侵袭,或者消灭其他象限的事情.但是,可以意识到的风险随着你的努力,也越来越少了(但实际上并不少),你可以持续下去吗? 说起来容易做起来难,四象限比流水帐式的时间管理法更需要你驾驭自己的能力.我举一个例子,我的姓笔划少,曾经在一家公司工作的时候,人力资源部门按照姓氏笔划来排节日值班,他妈的不幸的是,元旦是我,五一是我,国庆又是我,刚好轮回来,注意是值班,不时加班,也就是我可以坐在办公室里面上网,即使这样, 谁愿意到节日就去空无一人的公司,我到人力资源部去发脾气,他们说明年改进,但是国庆我还是得去,我那段时间正烦,因为一个海外大客户很难缠,整天投诉, 动不动就搞到全球办公室都知道

14、,屁大点事情就闹到老总那里,我还想放假玩一玩调节一下呢.让我去值班?我可以坐在电脑前上网聊天,心里骂人力资源部. 可是这样做有意义吗? 我改变了主意,充分利用那几天的时间,和海外的客户办公室沟通,了解他们的真正需求,和我们公司的各个海外分公司联系,了解同一产品在各处的市场反馈情况,然后进行统计分析.找到问题的所在. 放假结束一上班,我就给那个很麻烦的客户一个报告,制订了一个改进计划.结果,我换来的是后来将近半年多的安宁,以前那些不得已总要接受投诉和紧急回复的时间不存在了,我牺牲了一个假期,消灭的是郁闷和情绪化,换来的却是,半年工作时间的从容,甚至可以有偷懒的功夫了. 所以说,无论遇到什么来自自

15、己的阻力和情绪,只有不断地战胜自己,才可以不断提升生活质量. 四象限法是西方的专家发明的,其实中国有很多类似的观念,比如,人无远虑,必有近忧,行百里者半九十,下雨天打孩子,闲着也是闲着等等. 四象限法的应用远不止时间管理,多种管理技术中,都有应用,例如市场规划,客户分类与策略,成本降低等, 如果用到日常生活中,除了时间以外,还可以变化出无限的可能,我一个哥们长得有点不争气,身高才一米五多,四十岁了不好找另一半,但是身材不高的哥们往往脑子都聪明,我给他介绍完四象限时间管理后,他居然自己开发了:可欲和可求四象限,把认识的可考虑的女性资源分为可欲而不可求,可欲又可求,可求而不可欲,又不可欲又不可求,他经济状况还过得去,他这样分的目的是是合理分配成本支出,把最有效的资源给最有效的人,定向努力,最终搞定女朋友,结果不到一个月,他就攻下了一个原来认为可能性不大的.现在孩子都打酱油了.