企业常用公文写作教案.docx

1、企业常用公文写作教案企业常用公文写作教案一、绪 论 学习要求认识公文写作的含义、源流、特性与作用，了解本教程的内容、体例，明确公文写作的思想修养，掌握学习方法，提高学习自觉性。 ,一,公文的含义 公文就是公务文书。它是指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。公文又称文书材料或称文件。 公文、文书、文件这三个名词难以严格区分。在文书学著中三者之所以并存主要是适应习惯上的称呼。过去在国家机关系统多叫公文党的系统多叫文书、文件。不过按我们通常的理解文书的外延较大公文次之而文件较小。我们平常所说的文件一般是指具有固定规格的有红色文件头并编号的正式公文。 公文就其

2、使用的范围而言又可分为专用公文和通用公文两大类: 专用公文。这是由具有专门职能的机关根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等,司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定的领域和范围内使用。 1 通用公文。通行于各机关、团体、企事业单位中如命令、决定、通知、请示、报告等。它们的使用范围较为普遍。我们通常所说的公文实际上是指通用公文。 ,二,公文的源流 公文的使用由来已久。它的产生与文字的产生是直接联系着的。 文学的产生经过了一段漫长的过程。它是人类社会发展到一定阶段的产物。以汉民族来说在文字正式形成之前我们的祖先曾先后采用结绳和绘画的方

3、法记事。随着绘画记事法的发展和简化逐步形成了所谓绘画文字它是汉字的原始阶段。之后才深化为象形文字进入甲骨文时代。 我国自原始社会解体、奴隶社会确立之后象形文字就正式出现了这就是最早的殷商时期的甲骨文。甲骨文已经是一种相当完善的文字体系了。殷周古文是奴隶主专用的东西。奴隶主最早就用这种文字来记录国家的重大活动如祭祀、打仗、赏赐、惩戒等也用来传达奴隶主的命令。这种文字刻在甲骨等材料上从而形成了各种文字记录这也就是我国最早的公务文书。可见公文的产生是和文字、阶段、国家的产生紧密地联系在一起的。正如斯大林所说:生产的继续发展阶级的出现文字的出现国家的产生国家进行管理工作需要比较有条理的文书,商业的发展

4、商业更需要有条理的书信来往。? 公文?一词。最早见于后汉书刘陶传:但更相告语莫肯公文。?而作为公务文书其实际应用要早得多。2 根据考古发掘我国随着殷商时期甲骨文的产生公务文书也就接着产生了。在河南省安阳市小屯村,古代殷王朝的首都,发现的甲骨文,或称卜辞因殷王朝十分迷信每事必卜祭祀、征战、田猎以至该不该修建城池等都无例外地要占卜。甲骨文主要就是当时占卜的记录故也称卜辞,绝大部分都是殷朝后期几个王朝的活动记录和奴隶主的文告。例如: “王大令众人曰协田:其受年。”,意即:“殷王命令奴隶们努力耕田:那就能获得好收成。“, 这就是甲骨文书也可以说是我国早期的公文。如果要类比的话这些公文类似现行公文中的命

5、令?、指令?或通令?只是其形式十分简单。自周朝开始随着生产力的发展阶级斗争的尖锐和奴隶主国家事务的纷繁公文的使用范围扩大了种类多了起来。格式也较殷代讲究。于是人们又开始以内容来分类。 诰。据尚书记载周代就有了诰?这是一种训诫勉励的文告。如汤浩、大诰、康诰和酒诰等。 誓。这是周王朝在兴师作战时对士兵发布的文告。也有是抒情言志的誓词。 盟约文书。这在春秋战国时代就有了如山西侯马出土的侯马盟书。盟书也称载书?是我国古代统治集团之间就某些重要事件举行集会、制订公约、对天明誓?的辞文。 书。出现于秦代是我国保留下来的最早的下级对上级3 的上行公文?。如谏逐客书就是泰国客卿李斯给秦王的一份意见报告?。李斯

6、在报告?中开陈利害反复论证指出了秦王不问可否不论曲直非秦者去为客者逐?的不明智终于使秦王收回成命并恢复了李斯的职务。 到了汉代随着封建专制主义的中央集权制不断加强国家政务活动日趋复杂令文有了进一步的发展。其名目繁多如制、诏、诰、策、旨、谕、令、檄等这些以皇帝的令文形式一直沿用到清代末年。 辛亥革命后南京临时政府曾颁布过一个公文程式条例规定了公文名称和使用范围废除了历代王朝使用的制、诰、旨等名称但公文用的仍是文言文。一九三四年国民党政府曾颁布过公文程式对公文种类和用法做了若干具体规定文体上夹用白话出现了半文不白的间杂体。 我们党和政府是一贯重视文书工作的。早在中国共产党成立初期对文书工作就作了许

7、多规定。一九三一年周恩来同志组织文书部门制定了文件处臵办法。一九四二年一月陕甘宁边区政府还颁发过陕甘宁边区新公文程式规定新公文有两类一是主要公文二是辅助公文两类合计共10种。 一九四九年二月华北人民政府又颁发了华北人民政府公文处理暂行办法对公文处理程序、公文种类及行文关系、公文格式等作了明确规定。这些制度和规定对公文制度进行了一系列改革和创新为建国后的机关公文工作的建立和发展奠定了良好的基础。 4 全国解放后党和政府对加强公文工作十分重视。一九五一年政务院颁布了公文处理暂行办法对公文处理工作的原则、公文种类、体式及撰写要求等都作了比较全面、具体的规定。一九五五年一月、一九五六年十一月中央和中央

8、办公厅又先后批发了中国共产党中央和省,市,级机关文书处理工作和档案工作暂行条例与中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法。 在四人帮?横行期间文书工作中也出现了许多混乱现象造成了极为严重的后果。粉碎四人帮?之后随着机关工作秩序的恢复和整顿机关文书工作迅速走上正轨。二?年八月国务院又发布了国家行政机关公文处理办法在第一章总则第一条中要求为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化制定本办法。这一办法是目前我们做好公文工作的主要依据。 ,三,公文的特性 公文明显地不同于报刊、图书、资料等书面文字材料。具体说来公文主要有如下特点。 1、有鲜明的政治性。公文产生于阶级、国家出现之后其基

9、本内容是国家政权机关的指挥意志、行动意图、公务往来的系统记录直接反映国家政权的政治意向的根本利益。所以公文具有鲜明的政治色彩。今天各机关、团体、企事业单位的公文与党和国家的政治事务和人们的社会生产密切相关它是传达贯彻党和国家的方针、政策、法律、法令的重要武器。 5 2、有法定的作者。这是指公文必须有法定的作者即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。党政机关、团体、企事业单位等都是依据法律、条例、章程、决定、决议等建立和合法存在的它们都是法定的作者。公文就是这些法定的作者根据自己的职能和权限制发的。 3、有法宝的权威和特定的格式。作为机关的喉舌公文可以代表机关发言代表制发机关的法定权

10、威。例如中共中央文件代表了党中央的意见,国家行政领导机关发布的文件代表了人民政府的职权和意图具有行政领导和行政指挥的权威。正因为公文代表了制发机关的法定权威所以制发公文是一件非常严肃的工作。为维护公文的权威性和严肃性党和国家规定了统一的公文格式任何机关不得另搞一套自行其是。 4、有现实的效用。由于公文是在现实工作中形成和使用的为推动现实工作而服务因此它的作用有时间的限制。这项工作一旦完成由这项工作所形成并使用的公文的作用也随之结束。只是各件公文的寿命不等有的时效长些如法律性公文,有的时效短些如某件具体事情的通知在事情办过之后公文的效用也就结束了。但是这些公文既然已经发生过效用在它失效后也就依然

11、具有查考的价值它又需要立卷归档保存转入成为机关档案。 ,四,公文的作用 公文是传达和贯彻方针政策联系和处理各级机关公务的一种工具。具体说来它有以下几方面的作用: 6 1、有上传下达、互通情报的作用。公文可以将各级机关在按照党和国家的统一意志进行活动的过程中需要交流的精神意图、情况要求记录下来。传达开去以沟通上下左右之间的联系。例如集团公司在进行全面工作部署、制定制度时就常利用公文传达到各单位、各级干部和职工中去组织与动员广大干部和群众贯彻执行。再如下级机关经常以请示、报告、总结等把工作中的情况和问题反映给上级领导机关。这对于上级机关了解下情行使权力推动工作是一种必不可少的手段。 2、具有工作依

12、据和凭证的作用。上级机关的公文对下级机关具有领导和指导作用下级机关根据上级机关的公文所制定和传达的方针政策、工作任务和布臵开展工作,上级机关根据下级机关的公文掌握情况解决问题指导工作,平行机关和不相隶属的机关之间也可根据往来的公文知照情况洽商工作。离开了公文的依据和凭证作用各级机关将无所遵循难以开展正常而有秩序的工作。 3、有宣传教育的作用。这在下行文中表现得尤为明显。许多公文在传达贯彻方针政策和布臵工作时一般都要阐明其指导思想讲清道理提出要求。它既是推动工作的工具也是向干部群众进行宣传教育使他们提高认识、统一思想的武器。 4、有规定人们行为规范的作用。在机关公文中有相当一部分内容是用以制定和

13、发布各种法规和政令的。如:企业职工奖惩条例。这些公文本身就具有法律效力一经发7 布就必须坚决执行任何人不得违反这就成为人们在某一方面的行为规范。 ,五,学习公文写作的方法 公文写作有别于一般的写作为进一步提高写作的能力特提出下面三点意见供大家参考。 1、认真掌握公文写作规律。公文写作是一门学科它之所以从一般的写作中分流出来就是因为它有自身的特点。那种认为公文写作无规律可循没有什么理论的看法是片面的站不住脚的。公文写作古已有之它在长期的写作过程中已形成了自己的特点、规律、程式这就使公文写作与一般的记叙文、议论文、说明文和文学作品的写作区分开来。近几年来公文写作理论不断完善写作基本功训练体系逐步周

14、密教材越编越有特色这就说明了我们在不断地认识、完善写作规律。规律是指导写作实践的掌握了写作规律就可以少走弯路事半功倍。如果不掌握理论与规律一味埋头写照样画葫芦那必然会事倍功半。 2、理论联系实际。学习公文写作目的就在于应用即用来解决学习、工作和生活中的问题。我们要把学到的理论运用于实践提高公文写作的水平。我们平时也会接触到许多许多公务文书、专用文书和生活文书我们也可以用学到的有关理论来分析、评价它们看看它们在写作的内容和形式等方面有什么优点有什么问题有什么值得自己学习借鉴的地方。 3、多读古今典范文书。榜样有着无究的力量范文也8 是如此。古代文书虽受时代限制但也不乏佳作。如李斯的谏逐客书、刘邦

15、的求贤诏、诸葛亮的前后出师表等不仅是很好的公文而且成为散文名篇长期以来脍炙人口,快志人口,我们应从中吸取有益的的营养。现代文书接近我们的生活那些优秀之作更值得我们多读如丢泽东的向全国进军的命令、三个月总结、中国人民解放军布告周恩来、刘少奇、邓小平、陈云也写过不少应用文书思想、文字水平都很高值得我们认真学习。各级政府机关的公文也有许多优秀之作值得学习。 4、多练习多实践。写作是一种技能技能是要经过反复实践才能获得的。这正如一个人学游泳不能只看理论。只有跳下水去不断练习甚至喝上几口水才能掌握游泳的本领。同时我们还要根据日常所遇到的事情勤练笔只有多写多练才能提高公文写作的能力。 二、公文概说 学习要

16、求学习理解公文的种类、格式和行文关系，对公文有个总体的认识，初步掌握公文写作程序和要求。 ,一,公文的种类 公文的种类简称文种。目前党政机关通常使用的公文有二十多种。机关行文必须从实际需要出发根据本机关的职权范围、所处的地位与发文的目的正确地使用公文种类不能乱用。比如把一件事情告诉对方或公众可以用通知、9 公函等但是用法有不同:单位将事情告知受文者要用通知,政府或部门对公众发布的普遍带有约束力的权威性通知要用通告,平行机关或不相隶属的机关之间联系工作就得用公函。总之事情是复杂多样的公文种类也是多种多样的办什么事用什么文种一定要选用准确做到对号入座?。否则就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解失时

17、误事造成不应有的损失。 国家对于统一公文的种类和使用方法非常重视。2000年8月国务院发布的国家行政机关公文处理办法将行政机关的公文种类归纳为13种即命令,令,、决定、公告、通告、通知、通报、议案、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要。这些文种按照行文关系、文件去向可分为上行文、平行文、下行文。 上行文。指下级机关向所属上级机关的发文如请示、报告。 平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文如通知、函。 下行文。指上级机关对所属下级机关的发文如命令、,令,、决定、公告、通告、通知、通报、批复等。 ,二,公文的格式 公文都有一定的格式这是公文具有权威性和约束力在形式上的具体表现。它要求结构完整

18、标志准确各机关保持一致。 公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、10 发文机关,或机关印章,发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 标题。公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容它由发文机关、事由、公文种类组成。例如国务院关于发布村镇建房用地管理条例?的通知中的国务院?就是发文机关发布村镇建房用地管理条例?就是事由通知?则是公文种类。有的公文也可只写发文机关和公文种类如中华人民共和国全国人民代表大会公告,或者只写公文种类如布告、公告。标题是一份公文的具体名字是画龙点睛的一定要准确以防止发生题文不符的现象。标题的位臵在公文的开首居于正文的上端中央

19、。 主送机关。这是发文机关所要求贯彻执行或研究、使得这份公文的受文机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等需要所属各机关都了解和执行的公文叫普发公文可以主送几个以上的机关。这样凡其下属机关都是主送机关。下级机关向上级机关报告和请示的公文一般只写一个主送机关不要多头主送以免责任不明延误问题的及时处理。如果需要同时报送另一个上级机关可以用抄报的形式。主送机关一般写在正文之前标题之下顶行写,主送机关名称前不空字,。 正文。这是公文的主体是叙述公文的具体内容的为公文最重要的部分。正文内容要求精炼、准确写法力求简明扼要条理清楚实事求是合乎文法切忌啰嗦杂乱。请求问题应当一文一事不要一文数事。 11

20、 发文机关。写在正文的下面偏右所以又称落款。发文机关一般要写全称不能滥用简称以表示严肃负责。机关的公文常常以文头或印章为标志不再写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间作为发文机关对公文生效负责的凭证。 发文日期。公文必须注明发文日期以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明年月日的全称不能省却年分或月分以免日后查考时发生困难。发文日期一般以机关领导人签发的日期为准,几个机关联合发出的公文以最后签发机关签署的日期为准,法规性公文以批准日期为准或者在正文的最后专门规定生效和开始执行的日期。 抄报、抄送单位。这是指需要了解此公文内容的有关单位

21、。送往单位如属上级机关的列入抄报,如属平行或下级机关的列入抄送。抄报、抄送单位的数量必须加以控制禁止不根据实际需要的情况滥抄滥送以免造成人力、物力、财力的浪费影响机关的工作效率。另一方面也要防止漏抄漏报以免工作脱节不利于协调一致。抄报、抄送单位的名称应列于文尾即公文末页的下端。为了整齐美观文尾处的抄报、抄送单位、印制机关和印发时间一般均用上下两条级隔开。文件份数一般印在最后。 文件版头。正式公文一般都有版头标明是哪个机关的公文。版头以套红大字印上文件?下面加一条绒线或红星衬托。公布性文件如公告?、布告?等通12 常不用文件版头。 公文编号。这一般包括机关代字、年号、顺序号。如分公司发“2011

22、”2号?代表选煤分公司2011年第二号发文。分公司发?是选煤分公司的代字“2011”?是年号2号?是发文顺序号。编号的位臵凡有文件版头的放在标题的上方、文头的下面,凡无文件版头的放在标题的右侧方。编号的作用在于统计发文数量便于公文的管理和查找,在引用公文时可以作为公文的代号使用。 紧急程序。这是对公文送达和办理时限的要求分为急件?、紧急?、特急?几种。标明紧急程序是为了引起特别注意以保证公文的时效确保紧急工作问题的及时处理。紧急程序的标准通常也是放在公文标题左上方的明显处。 阅读范围。根据工作需要和机密程度有些公文还要明确其发送和阅读范围。事务性的非机密公文下级机关对上级机关行文都不需特别规定

23、阅读范围。 附件。这是指附属于正文的文件材料它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件应当在正文之后、发文机关之前注明附件的名称和件数不可只写附件如文?或者只写附件件?。 ,三,公文的行文关系 行文的关系指的是发文机关与收文机关之间的关系。这也是在拟写公文时所必须注意的。行文的关系主要有以下几点: 13 下级机关一般应按照直接的隶属关系而不要越级行文以免打乱正常的领导关系。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级行文时应当抄报所越过的机关。上级机关如有必要越级向下行文时应当同时抄送受文机关的直接上级机关。 拟制涉及几个部门职权的公文主办

24、机关要主动与有关部门会商取得一致意见后联合行文。联合行文的机关应当是同级机关。 要注意行文的常规。平行或不相隶属的机关之间应当使用平行文,如函、通知等,不能使用上行文,如请示、报告等,也不能使用下行文,如命令、指示、决定等,。 上级机关的所属业务部门和下级机关对口的业务部门仅在业务上有指导关系没有直接的领导关系它们可以在自己的职权范围内互相行文。上级机关的业务部门也可以根据上级机关的授权和有关规定答复下级机关请示上级机关的有关业务问题但无权发指示、下命令。 要分清主送机关与抄送机关。向上级机关的请示不要同时抄送下级机关。向下级机关的重要行文可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请求

25、应当根据内容写明主送机关和抄报机关由主送机关负责答复所请示的问题,上级机关向受双重领导的单位行文时应当抄送另一个上级机关。 要注意防止党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文凡属行政管理方面的工作均应以分公司名义行文,凡属党委方面的工作则应以党委名义行文。 14 要明确发文权限。属于全面的、重要的、方针政策性的问题以领导机关的名义行文。属于在既定方针政策范围内的日常业务工作问题应以领导机关的办事部门的名义直接行文。公文内容要符合制发机关的职权范围否则就无权威性和约束力。应由分公司决定的问题各厂行文无效,应由其他部门决定的问题本部门行文无效。公文力求精简可发可不发的不发能通过面谈、电话协商解决的

26、问题就不要行文以减少程序提高效率。 ,四,公文写作程序和要求 公文写作有几个特点。一是遵命性即遵照国家、领导之命进行写作为机关立言。二是程式性按照规范的程式进行不得各搞一套任意突破。三是专指性即向什么机关发文发布什么事项达到什么目的都具体明确专指性很强。四是集体性就是说公文不是个人劳动的成果而是集体智慧的结晶。 一份公文要经过几个阶段才写得出来,每个阶段又有什么要求呢, 准备阶段。这个阶段主要应抓好四个环节: 1、明确目的。公文是遵命文章每一篇公文都要体现领导机关的意图。执笔者不管是一个人还是几个人在接受写作任务时都要弄清楚它是要贯彻上级某一文件的精神还是要解决现实中存在的某一问题要达到什么目

27、的。如果是领导出题目、出点子要细心捉摸吃透领导意图做到有的放矢。 15 2、占有材料。巧妇难为无米之炊?没有材料就不能写就写不好。所以在接受任务之后就要下工夫占有材料。或者下基层去调查或者抽阅某些文件弄清有关内容的来龙去脉掌握一批典型实例了解有关的背景材料。 3、提炼主题。目的要明确但目的并不就是文章的主题。占有材料之后对材料作一番分析抛弃那些虚假的、一般的和陈旧的保留真实的、典型的、新鲜的并用联系的发展的观点透过现象抓住本质逐步明确文章主题。主题拿稳了就能像一根红线贯串全文统领着全部材料。 4、拟出提纲。对材料和观点进行排队明确先说什么后说什么编成结构提纲。有人说提纲写好了就是成功的一半这话

28、是很有道理的因为写提纲可以把朦胧的认识明朗化把杂乱的认识条理化把无形的思想变成看得见的书面形式为写作提供实实在在的依据。提纲有详有略。是详是略要根据公文内容、篇幅长短和个人写作习惯来决定。 起草阶段。写初稿应该按着提纲显示的思路一直写下去最好能一气呵成一次完成不要写写停停断断续续。这样写出来的文稿容易成为有机的整体而不是七拼八凑的百衲衣。文稿应符合几个要求: 1、合理合法跟上形势。合理就是按照实事求是的思想路线反映事物的规律体现广大职工群众的利益和愿望经得起社会实践的检验。合法即符合国家和企业的法律法规、制度的有关规定体现两个一切?的精神。合理合法这一点要求执笔者认真学习各个时期企业的重要文件

29、不16 断提高政策理论水平,经常深入实际了解本单位的实际情况。思想跟上形势发展的需要写出来的公文才有质量。 2、情况准确观点鲜明。要如实反映情况不得任意夸大缩小。所有事实包括人名、事件、数字、引文甚至是一个细节都应反复核实很有分寸。须知弄虚作假谎报军情是一种腐败行为必须根除。要直话直说体现领导意图。对材料的分析对人对事的评价对工作作出的决定赞成什么反对什么提倡什么禁止什么都毫不含糊。如果隐晦曲折含糊不清就会大大降低公文的效用。 3、条理清楚层次分明。原由部分事项部分执行要求先说什么后说什么应该有严密的逻辑性前后连续符合事物本身的条理也符合人们认识活动的条理不应颠三倒四语无伦次。不论是综述式表达

30、还是用条项式表达都应层次分明纲举目张。层次序数依次分为一?、,一,?、1、?、,1,。一篇文章如果有四个层次就全用上述序数,如果只有两三个层次可依次为一、,一,?或一、1?即可跳过去但不得倒过来把高低层次颠倒。 4、语言精炼篇幅简短。公文全在实用语言要达意、精炼。要用尽可能少的话表达尽可能丰富的内容传递尽可能多的信息。评议要得体上行、下行和平行文用语要依据对象用得恰到好处。 公文篇幅要力求简短有很强的操作性。发布性的命令任免性的通知自然而十分简短,就是汇报工作或反映情况的报告也应写得短一些。毛泽东1948年写的关于17 建立报告制度就曾强调:各地向中央报告报告文字每次一千字左右为限除特殊情况外至多不要超过两千字。?这一精神到现在仍有现实指导意义。 5、文面美观书写工整。分段要恰当。为显示思维步骤要适当分段一段表达一个完整的意思不要把几个意思堆在一段里也不要把一个完整的意思拆成几段。不论有序码的还是无序码的每段开头都应空两格提行要顶格写。标点符号要准确。应使用什么标点符号不要用错。这里的关键是要掌握标点符号要有向心美?这一原则。书写要工整。起码