外部审核管理程序.docx

1、外部审核管理程序冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页品保部二阶文件QA-B-A第1 页题:外部审核管理程序起草者：李伟伟审 核：核 准：日期:2011年 月 日日期:2011年 月 日日期:2011年 月 日会签:部门制造研发品保采购商务人事行政工程资材财务主管 签署日期冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页外部审核管理程序QA-B-A第2 页文件更改记录本程序根据实际需要作如下更改，已经相关部门会签并呈报核准， “更改文件申请单”由文控保存。序 次条款页次修改内容记录新版序核准更改 日期更改 单号1all新版发行A冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序

2、共10 页外部审核管理程序QA-B-A第3 页、目的：为指引公司各相关部门及人员准备第二、三方的认证审核工作，提高公司推行体系的改善业绩，确保顺利通过第二、三方审核，特制定本流程。二、 适用范围：适用于本公司第二、三方审核。三、 定义：3.1第二方审核：第二方管理体系审核简称第二方审核， 是客户方委托认证机构对其自身或供应商的管理体系实施的审核， 更多情况下被客户方作为供应链的管理工具， 通过审核来提高供应链的整体管理水准。3.2第三方审核：是独立于第一方、第二方之外的一个注册的、正式的，能胜任的审核机构所进行的审核。该审核机构派出具有一定资格的审核员， 按规定的审核程序对受审核方体系实施审核

3、。四、 职责：4.1管理者代表：4.1.1负责确认提供给第二、三方的审核信息；4.1.2负责审批公司迎接审核计划、审核结束总结报告；4.1.3负责批准纠正预防措施报告、不符合报告及验证资料；4.1.4负责统筹、沟通、协调迎接审核、现场审核及后续改善工作；4.1.5负责将公司体系的改善业绩报告于公司最高责任人。4.2负责ISO体系推行人员：4.2.1负责传递第二、三方的审核信息；4.2.2负责统筹公司体系的的审核；4.2.3负责审核各相关部门回复于第二、三方审核的纠正预防措施报告 ；4.2.4负责保管ISO体系审核记录资料。4.3受审方相关责任人：4.3.1负责准备、接受第二、三方的审核；4.3

4、.2审核回复于第二、三方审核的不符合报告纠正预防措施资料；4.4第二、三审核方：4.4.1 负责、实施审核、验证不符合项并予关闭五、 流程图：冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页外部审核管理程序QA-B-A第4 页管理者代表负 责 ISO 体 系推行 人员审核范 围内各 相关部 门责任 人( 、003安排审核 j1 r002确认审核信息k, 004确认最 终审核 信息 005筹备迎接审核计划0091安排文审2.提供现场审核计划Y 010追踪实施状况012安排接待审核员f 013014执行提出审核审核报告L J015确认并接收审核报告013陪同审核016总结无不符合项时0181

5、.跟踪检验2.汇总改善措施* 结束YN020确认改 善措施是否通过019回复审核组长 /013接受审核017实施改善冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页外部审核管理程序QA-B-A第5 页六、流程说明:活动编号活动名称责任人要点说明001提出审核 信息调查认证 公司根据预订的审核时间，认证公司通过传真或邮件的方式向公司 ISO体系管理者代表发出体系审核信息调查文件，调查相关的信息以便安排审核。002确认审核 信息管理 者代 表1根据公司内部体系运行状况及人员工作日程的安排状况，需确定的事项将 有：1.1公司信息1.1.1相关部门责任人的姓名、联系方式等1.1.2公司运营及规模

6、变化状况1.1.3认证范围及工作时间的确定1.1.4期望的审核日期等1.2认证公司信息1.2.1联络人信息（姓名、联系电话等）1.2.2认证费用情况（付款方式、付款时间、付款金额、收款单位名称等） 2.由管理者代表将认证公司要求确认的文件签字，并予以回执。003安排审核认证 公司1根据管理者代表确认的审核信息，认证公司依照期望的时程安排审 核员2将确认好的审核组长及审核员信息（姓名、联系电话等）转知于体 系推行人员3由审核员与受审方联络文审及现场审核事宜。004确认最终 审核信息管理 者代 表1确认认证公司提供的审核信息，必要时可根据实际状况与认证公司 协调，要求其调整公司所期望的审核员2把与

7、认证公司确认的审核信息告知ISO体系推行人员，由其筹备迎 接审核事项。005筹备迎接 审核计划负责ISO体系推 行人 员1根据确认的审核时程、体系的标准要求、体系认证范围的要求及公 司体系过去不符合项及现在运行状况，由体系推行人员筹备恰当的审 核计划，计划事项应包括：需准备事项（资料）、责任部门、责任人、 参与部门/人、需达到的要求、预计完成日期等。2将筹备计划呈管理者代表审批，由管理者代表根据需要将计划呈最 高管理者批准，必要时需请最高管理者提供相关的资源以确保计划有 效执行3通过召开会议、发送邮件或分发审核计划文件等方式将筹备事项转 知于各责任人，由责任部门负责人根据计划准备审核事项4要求

8、责任部门根据体系内审的审核清单及审核计划进行排查，作迎 接审核工作5根据审核员的认证安排及公司体系文件的变化安排“文审”006安排工作认证范 围内各 相关部 门负责 人根据审核计划及审核的相关要求、相关人员的职责，部门负责人通 过召开会议、邮件或口头传达的方式将工作内容和要求分配于各相 关责任人，并要求按照预计完成时间执行0071准备资料 2改善作业 现场1准备资料：1.1根据审核计划、体系标准及相关要求，逐项准备文件及相关 的记录；1.2确保准备的文件和记录正确、完整、系统。2改善作业现场：2.1根据审核计划、体系标准及相关的要求，逐项改善现场的不 足点；2.2 确保认证范围内的作业现场各种

9、状况与文件要求、规范、体 系标准、客户要求保持一致，避免纰漏。008组织自查 并改善1部门负责人组织相应责任人相互交叉逐一检查各自的资料准备情 况、确认现场改善是否能满足体系审核要求；2对不能符合要求的，要求相关责任人立即改善，确认预计改善完 成日期，要求必须在预定日期改善完成。0091安排文审 2提供现场 审核计划认证公 司（审核组长）1由认证公司负责审核公司体系的审核组长在预定的审核日期一周 前提供现场审核计划至体系推行人员，并安排文审工作2解答体系推行人员对于现场审核计划中反馈的疑点010追踪实施 状况负责ISO体系推 行人员1根据推行计划，跟进认证范围内各责任部门准备审核的工作进度，

10、发现不能按计划执行的，及时找相关部门进行检讨并改善2及时处理各部门提出的问题，根据实际情况决定是否要反馈给其 他相关部门，避免发生同样的问题3必要时，参加认证范围内各责任部门自查工作4跟进各部门自查的结果，并跟踪待改进点是否能在审核之前完成， 若不能在审核之前完成，须与受审的责任人商讨应急措施5将各部门的文件、记录等资料的准备及现场改善的情况并报告给 管理者代表6将突发状况或难于改善的事项及时传达于管理者代表及相关人 员，以便及时反馈，做出对策，使在预定的时间内完成011确认审核 准备情况管理者 代表1负责解决迎接审核过程中发生的问题，沟通协调各部门相关的审 核事项2核准需要审批的文件、资料，

11、确认认证范围内作业现场的改善状 况3确认认证公司审核员提供的现场审核计划，要求体系推行人员将 现场审核计划转知于公司内部认证范围内各相关人员，以便迎接审 核工作，使顺利通过认证审核4如有不符合状况，要求按照009活动进行再次追踪，确认改善状 况外部审核管理程序QA-B-A流程说明（续）第6 页冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页外部审核管理程序QA-B-A第7 页流程说明（续）012安排接待 审核员负责ISO体系推 行人员1在认证审核前与来我司的审核员沟通确认信息有：1.1审核员的姓名、联系方式、接送时间及接送地址及注意事项；1.2 审核员需用饮品、会议室课件的要求等。2根据

12、与审核员确认的信息安排接待，如派车、订会议室、订餐、 首末次会议参加人员、陪同审核人员、饮品等3及时的进行追踪，确认接待工作的落实情况013执行审核认证公 司（机 构）审核 员1召开首次会议，会议内容主要有：1.1双方人员介绍、签到，审核组长说明审核目的和范围、客观性 的审核原则、审核标准、保密声明、不符合的类型、审核将提 出的结论、确疋陪同人员、确认末次会议的时间、地点和参加 人员等；1.2确认审核计划是否可按原计划进行，如需调整， 经双方协调一致后再按计划执行；1.3审核方法和审核程序的简要介绍：如文审、面谈、查看现场等；1.4确认审核组与各部门之间的正式沟通渠道， 向各部门提供询问 的机

13、会，以确认落实各部门对这次审核都无疑问后再进行现场 审核2审核组根据审核计划结合现场展开审核：2.1收集审核证据：通过访谈、对周围工作环境的观察，查阅文件和记录（数据的 汇总、分析、图表及业绩指标等）、亲自进行相应操作/测量/ 实验、对实际活动和结果的验证等方式来收集；2.2审核组控制审核计划、审核气氛、审核纪律、审核进度和审核 中的注意事项，必要时和我司管理者代表商议调整审核计划。2.3保持现场审核记录：编制、发出不符合项（改进点）；与受审人员确认不符合（改 进点）。2.4在末次会议前与管理者的沟通。3审核组长负责召开末次会议，其主要内容有：3.1确认要求参加人员的到会情况并签到、重申审核目

14、的与范围、 说明抽样的局限性；3.2审核员提出审核发现，对不符合报告的宣读、说明 ；3.3 审核组长宣读审核结论；3.4使受审方理解和认同审核发现，并达成共识；3.5说明发布审核报告的时间、方式及后续工作的要求及其他要 求（如是否需要英文报告）4管理者代表的表达感谢、并做出改进承诺5宣布现场审核结束冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页外部审核管理程序QA-B-A第8 页流程说明（续）013陪同审核管理者代 表负责ISO体系推行 人员1负责确定现场审核的陪同人员、首末次会议参加人员以及其他相 关人员，并通知到位；2现场审核开始，负责引领审核员到相关部门进行审核，将受审部 门负责

15、人和审核员相互介绍；3确保审核员了解和遵守公司/工厂的一些安全等程序/规章；4每一个部门审核完毕，应事先通知下一个，可以将审核员的审核 特点告诉下一个部门，确保其作好充分准备；5负责监督审核过程中审核员的茶水冋题；6协助受审部门回答客户提出的问题；7负责审核员和受审部门之间有争议时的协调工作；8记录审核员在审核过程中提出的问题或建议，并予以见证。013接受审核认证范围 内各相关 部门责任人1受审方部门负责人负责事项：1.1确定具体接受审核的主要人员；1.2让生产尽量处于正常状态，避免异常发生；1.3要求全体人员做好5S工作；1.4审核员到现场后，向其介绍受审方主要职能，并引见接受审 核主要人员

16、。2接受审核负责人员负责事项：2.1向审核员介绍部门内主要职能、工作，以及基本情况；2.2对审核员提出的问题或要求，提供恰当的文件、记录及解答：2.2.1对提供的文件、记录，须确保正确、完整；解答时必须 确保回答内容正确；2.2.2对审核员提出的问题或要求，可按着文件的规定恰当提 供相应文件、记录，提交资料前或进行解答 /操作前，需先 交给受审核部门负责人进行确认，必要时请管理者代表或体 系推行人员进行确认。2.3引导、补充、纠正其他受审核人员提出的文件、记录或回答的内容；2.4对于不熟悉、不了解的问题，需征询审核员的意见，请公司 最熟悉所提内容的人员予以回答。2.5 记录审核员在审核过程中提

17、出的问题或建议。014提出审核 报告认证公司 （机构） 审核员1.由审核组负责编制审核报告2.如现场审核发生不符合事项则提出不符合报告于管理者代表3.不符合报告有：严重不符合、轻微不符合、观察项（可依照体系 的要求提供）冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页外部审核管理程序QA-B-A第9 页流程说明（续）015确认并接 收审核报告管理者 代表1由管理者代表确认审核组提供的审核报告，如有不符合报告时， 管理者代表需在不符合报告上确认改善完成日期并签字，一般要 求不符合报告必须在5个工作日内提供纠正预防措施及其有效性 的验证证据，对于开出的严重不符合则会要求再次执行现场审核 以验

18、证改善措施的有效性。2将签字的不符合报告转由负责体系推行人员保存，并责其根据规 定进行处理。3如现场审核无不符合项则执行 016活动；如现场审核有不符合项 则需执行016-020活动。4将审核结论及公司体系推行业绩报告于公司最高管理人员016总结负责ISO体系推 行人员1接收审核员开出的报告，2由负责ISO体系推行人员对当次的审核工作进行总结并检讨，总 结检讨的内容有：2.1认证范围内各受审部门当次准备审核及现场受审核工作的优 缺点。2.2接待审核员工作的优缺点。2.3审核员提供的不符合报告及在审核过程中提出的改善意见与 建议事项。2.4公司咼层提出的新的目标或期望。2.5审核结束后需要予以改

19、善的事项以及改善后需达到的要求的 确定。3审核结束后3个工作日内将总结报告提交管理者代表及公司最高 负责人，并将后续需要改善的事项制定改善计划；4将改善计划、不符合报告及纠正预防措施报告转交于各相关 责任人（具体流程参照005-011的活动执行）。5必要时可召开集体会议，理解审核员提出需改善点，商议解决措 施；或通过电话、邮件的方式向审核员进行沟通，加强理解，以便 实施改善作业017实施改善认证范 围内各 相关部 门负责 人1针对审核员提出的不符合及审核结束后总结出需要改善的其他事 项，依照纠正预防措施管理程序实施改善作业，主要步骤有： 1.1需改进部门负责人组织相关人员对不符合项或改进点进行

20、原 因分析，并制疋恰当的改善措施；1.2在规定提交验证资料时间2个工作日前，受审核的责任部门根 据计划按要求填好不符合报告及负责 ISO体系推行人员开出的纠正预防措施报告给ISO体系推行人员；2提供的纠正预防措施报告、验证资料和不符合报告须责任部门 负责人签字确认，同时提供电子档（根据需要提供不同的语言版 本，如中文版、中英文版、英文版）。3根据负责ISO体系推行人员的跟踪、查验，不符合要求的纠正预 防措施及验证资料需进行再次检讨并重新组织改善。冠科（福建）电子科技实业有限公司文件编号版序共10 页外部审核管理程序QA-B-A第10 页流程说明（续）0181跟踪验证 2汇总改善 措施负责ISO

21、体系推 行人员1跟踪受审方相关责任部门按时提交的纠正预防措施及验证资料；2对提交的纠正预防措施进行评审，对不符合的资料，要求相应责 任部门纠正；3根据提供的证据去现场查验情况，跟踪和验证回复的措施报告是 否与实际符合要求，对不符合的要求相应责任部门重新纠正；4对符合要求的纠正预防措施报告、审核员提出的不符合报告及 验证资料提交至管理者代表签字确认，再作汇总整理。5将每次认证审核资料文本档列单独的资料夹进行标识、保存在文 控中心，如有电子档则保存好电子档，并在文件上标注电子档保 存路径，具体的操作参照文件控制程序执行。6必须保存的资料有：6.1管理者代表确认给认证公司的审核信息资料。6.2审核组

22、长提供的文件审核计划和现场审核计划。6.3现场审核过程中首末次会议与会人员签到表、会议记录、审 核中拍摄的图片。6.4审核员提出的审核报告。6.5负责体系推行人员编写的当次认证审核总结报告。6.6 审核结束后经审批的改善计划及相应的改善资料：A 审核组长关闭的不符合报告及其验证资料；B 管理者代表关闭的纠正预防措施报告及其验证资料019回复审核 组长1将管理者代表签字确认的不符合报告（附加验证资料）在规定的 期限内回复于审核组长。2公司内部存留所有改善资料的副本档020确认改善 措施认证公 司（机 构）审核 组长1接收到不符合报告及验证资料后，判定米取的纠正预防措施、证 据是否能证实采取的纠正措施是否有效；2将确认结果转知公司体系推仃对口人员，如有不符合则重新执仃 017-020 活动。3如确认公司提供的改善资料符合要求则对不符合项予以关闭七、 相关文件：7.1纠正预防措施管理程序7.2文件控制程序八、 相关记录：8.1纠正预防措施报告8.2不符合报告8.3外部审核报告