SAP系统MM采购操作手册V30.docx

1、SAP系统MM采购操作手册V30采购系统操作手册文件类别：采购系统操作手册文件编号：撰写单位：版本：第版发行日期：机密等级級： 机密 一般合计页数：共 页核准审核制定文件修正履历表文件名称采购系统操作手册修改日期修改页次修改页序/版本更改内容提要无修正记录表号:空白1目的采购系统操作手册(以下简称本手册)之目的在以书面的方式提供使用者操作采购资讯系统（以下简称本系统）的参考，可作为系统操作的指南。2范围凡使用SAP/R3采购系统的人员，均可从本手册了解电脑上操作的方式及相关的注意事项，本手册主要针对电脑作业，有关采购作业流程相关的详细规定不在本手册范围内。本系统主要的使用人员包括：公司内采购人

2、员、生管人员、厂务人员、企划人员、以上各部门主管及厂长、事业群采购本部人员。序号工作名称快捷方式页码备注1物料主数据创建MM019采购部门只维护采购视图2物料主数据修改MM02143物料主数据显示MM03174供应商主数据创建XK0120统购及原物料供应商由事业群维护，其他供应商由公司采购部维护5供应商主数据修改XK02296供应商主数据显示XK03317供应商冻结XK05328询价创建ME4135公司采购部维护9询价修改ME424210询价显示ME434411报价维护ZM474612报价显示ME485213询/报价价格比较ZM3254可从此维护信息记录14信息记录显示ME1363采购订单中的

3、价格由信息记录转入15信息记录删除ME156616采购申请创建ME51N68申请单位包括生管部、厂务部、企划部17采购申请修改ME52N7918采购申请显示ME53N8819采购申请单个批准ME54N91申请单位科长、部门主管及厂长三级批准；企划品由企划主管和总经理两级批准20采购申请集中批准ME559421采购申请转采购订单ME5799公司采购部维护22采购订单修改ME22N11323采购订单显示ME23N11524采购订单批准ME28121采购部主管批准25采购订单首次列印ZMA1126批准后的订单才能列印26采购订单重复列印ZMA212827请款MIR0131采购部请款28请款发票显示M

4、IR415329请款发票取消MR8M15030请款单明细列印ZMBR1553主数据维护操作说明3.1物料主数据采购部分3.1.1物料主数据采购视图的创建用途与目的：一个物料要在系统中使用，首先要创建物料主数据，备品，废品，非BOM促销品基本视图是供应链中心维护，其它的物料的基本视图均由研发或事业群维护。路径：主记录物料管理物料创建快捷方式：MM01画面样式：作业负责人：公司采购部人员使用时机：一个新物料在系统中创建后即应创建物料主数据的采购视图栏位说明：栏位说明是否必输物料物料号Y行业领域选择“食品行业”Y物料类型所创建物料的物料类型Y录入依据：以上资料由研发提供。操作说明：输入物料号、食品行

5、业、物料类型，回车，选择要维护的视图，采购部门只选择“采购”视图回车，输入工厂，回车栏位说明：栏位说明是否必输基本计量单位该物料的基本计量单位Y订单单位维护采购订单时所使用的单位N采购组决定该物料由哪个采购组采购，将带入订单中Y采购价值代码决定采购收货时能否超收N如果采购的单位和基本计量单位不同，在“订单单位”处输入采购单位。另外，用户也可在创建物料主数据的第一屏输入新的物料号后，在“复制从物料”输入一个系统中已存在的物料号，回车，选择要创建的视图回车因为一个物料在不同的工厂下一些资料有可能不同，在上面这一屏，如果输入了要复制的工厂（及库存地），这些资料将被完全复制，如果不输从哪个工厂复制，则

6、那些跟工厂相关的资料将为空，需由用户再次输入，回车旧物料的相关资料会被复制过来，用户可将其修改为需要的值，输入完毕后，保存即可。3.1.2物料主数据的修改用途与目的：当一个物料主数据中的内容需要修改时，要通过此操作完成。路径：主记录物料管理物料修改快捷代码：MM02画面样式：作业负责人：公司采购部人员使用时机：当物料主数据的采购视图需要修改时。栏位说明：栏位说明是否必输物料物料号Y操作说明：输入要修改的物料号，回车选择要修改的视图（采购视图），回车输入要修改的资料所属的工厂，回车，在下一屏修改相关的资料，修改完毕，保存。3.1.3物料主数据的显示3.1.3.1单个显示用途与目的：查看一个物料的

7、详细资料时。路径：主记录物料管理物料/商品显示快捷代码：MM03画面样式：操作说明：输入要查询的物料号，回车选择要查询的视图，回车在系统弹出的小窗口中输入工厂代码，回车，即可显示该视图内容。3.1.3.2批量显示用途与目的：用于显示多个物料的部分资料内容。路径：主记录物料管理物料/商品物料主数据的物料清单快捷代码：MM60画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输物料物料号，可输入一个范围，不输表示全部N工厂工厂代码，可输入一个范围，不输表示全部N物料类型物料类型，可输入一个范围，不输表示全部N物料组物为组，可输入一个范围，不输表示全部N创建者创建该物料的人员代码，可输入一个范围，不输表示全部N仅估

8、价的物料如果选中，则只显示建立过会计视图的物料N操作说明：在初始屏幕中输入要显示物料选择条件，按左上角的执行按钮，列出的物料清单样式如下图3.2供应商主数据3.2.1供应商主数据的创建用途与目的：每开发一个新的供应商，就要在系统中为其创建主数据，记录该供应商的一些基本资料，同时产生一个供应商的代码，用于采购作业。注意事项：（1）供应商资料的维护分为采购和会计两部分，对于评估没有问题的供应商，由采购人员和会计人员分别维护，采购人员维护一般和采购组织级别数据，会计部门维护公司级数据，以下对会计部分的维护不做详细说明；（2）在维护时，注意帐户组和采购组织的正确性。路径：主记录物料管理供应商供应商主数

9、据的创建快捷代码：XK01画面样式：作业负责人：事业群统购及各公司原物料供应商，由事业群维护；其他供应商由公司维护。使用时机：每当开发一家新的供应商，就要在系统中为其创建主数据。栏位说明：栏位说明是否必输供应商一般供应商为系统自动给号，不用输入；关系企业在此输入供应商代码XXBL1(原物料)XXBL2（半成品）XXBL3(成品)。公司代码使用该供应商的公司代码Y采购组织使用该供应商的采购组织N帐户组供应商所属的帐户组(一般，关企，其他应付，员工，一次性)Y参照的供应商、公司代码、采购组织含义同上，当新建供应商参照系统中已有的供应商复制时，根据输入的这几个栏位来确定所要复制的范围.N操作说明：一

10、般供应商为系统自动给号，输入正确的公司代码、采购组织及帐户组，回车进入供应商地址视图栏位说明：栏位说明是否必输标题选择“公司”N名称输入供应商名称Y街道/房号输入供应商地址N地区输入供应商所在省份或直辖市；该栏位要点中“更多字段”按钮（如图）才能输入N国家输入“CN”，表示中国Y说明输入供应商的经营范围N回车，进入控制视图栏位说明：栏位说明是否必输增值税登记号该供应商的增值税登记号Y营业执照登记号该供应商的营业执照登记号Y法人代表该供应商的法人代表Y在该屏输入以上各种登记号码，回车以后的视图只有“采购视图”是由采购人员维护的，其它资料由会计人员维护。进入支付交易视图输入银行码、银行帐户等资料，

11、回车，进入“会计信息会计”视图一般供应商统驭科目为：2220001000，应付关系企业款-原材料/半成品/物料/包裝物为2290001001，产成品为2290001002，应付关系企业款-代垫费用 为 2290001003 应付关系企业款-资金融资2290001004应付关系企业款-设备款 2290001005应付关系企业款-工程款 2290001006工務/廠務備品为2290001007，促銷品为2290001008，其他2290001999，统驭科目也不一样。回车进入“支付交易会计”视图付款条件：付款的日期限制，如月结30天；付款方式：付款的票据类型，如支票，该栏位可选择多项；回车，进入“

12、信函会计”视图该屏可不维护资料，回车，进入“采购数据”视图栏位说明：栏位说明是否必输订单货币采购订单中使用的货币，一般是人民币“RMB”Y付款条件付款的日期条件，如月结30天Y基于收货的发票校验先收货、后付款，必须选中该项Y其它字段暂时没有使用，不用维护，回车，保存新的供应商创建完成，如果是内给号的供应商，系统会提示该供应商的编号。补充说明：在创建供应商的初始屏幕，用户也可以参照系统中已有的供应商建立新的供应商只要在“参照”中输入相应的供应商编号、公司代码及采购组织即可，回车后，进入各视图进行维护，除“地址”和“控制数据”两个视图要重新维护外，其他各视图的资料都将被复制，用户可将其修改为正确的

13、内容，一直回车到最后一屏，保存即可。系统中已有的供应商，可通过创建，为其扩充新的使用公司及采购组织资料，与新供应商的创建不同之处在于，在创建的初始屏幕输入已有的供应商代码，其后的操作与创建一个新的供应商相同。3.2.2供应商主数据的修改用途与目的：修改供应商主数据中的资料。路径：主记录物料管理供应商供应商主数据的修改快捷代码：XK02画面样式：作业负责人：事业群或公司采购部。使用时机：当系统中已有的供应商，其实际情况有变化与系统不符时，要对系统中的主数据资料进行修改。栏位说明：栏位说明是否必输供应商要修改的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明：同一个供应商在不同公司代码

14、下或采购组织下，可能有不同的资料内容，视情况输入公司代码及采购组织；选中至少一个要修改的视图，回车进入初始屏幕所选择的视图；各栏位说明如“供应商主数据的创建”，逐个修改、回车直到最后一屏，保存。3.2.3供应商主数据的显示用途与目的：查看供应商的资料。路径：主记录物料管理供应商供应商主数据的显示快捷代码：XK03画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输供应商要修改的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明：同一个供应商在不同公司代码下或采购组织下，可能有不同的资料内容，视情况输入公司代码及采购组织；选中至少一个要显示的视图，回车即可看到所选择视图中的资料。3.2.4供应商的冻结

15、用途与目的：冻结的供应商暂时不允许使用的供应商。路径：主记录物料管理供应商供应商主数据冻结快捷代码：XK05画面样式：作业负责人：事业群或公司采购部。使用时机：当供应商因某种原因暂时不允许使用时，要将其冻结。栏位说明：栏位说明是否必输供应商要冻结的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明：输入要冻结的供应商代码、公司代码、采购组织，回车选择中要冻结的使用范围，保存即可。补充说明：要解冻该供应商重新使用，通过相同的方法进入上面的屏幕，将要解冻的范围取消选择，保存即可。3.3询价/报价和信息记录信息记录用于确定供应商和物料的联系，如价格、税码及有效期等；采购订单中物料的价格是从

16、信息记录转入的；根据制度规定，在4.6版的系统中，信息记录不能直接创建，而要由询报价转入（更新或创建）。3.3.1询价3.3.1.1询价的创建用途与目的：当需求单位提出采购申请后，采购单位对这些物料的供应商发出通知，请其提供价格，系统中创建询价用于建立物料和供应商之间的联系。路径：物料管理采购询价/报价询价创建快捷代码：ME41作业负责人：公司采购部使用时机：当需求单位提出申请，而系统中没有关于该物料的信息记录或信息记录需要更新时。补充说明：询价直接创建，也可以参照批准过的采购申请创建，下面分别对操作方法进行说明。3.3.1.2直接创建询价画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输询价类型使用默认值

17、“AN”Y语言代码输入“ZH”，代表中文Y询价日期创建询价的日期Y报价截止期限报价截止的日期Y采购组织采购组织Y采购组采购组Y项目类别如果是对委外加工的询价，则要选择“L”N交货日期预计的交货日期N工厂采购工厂N库存地点收货的库存地点N物料组询价物料的物料组N操作说明：视需要输入以上栏位，回车输入要询价的物料代码及数量，点中“供应商地址”按扭在“供应商”栏位输入要询价的供应商代码，回车，系统会将该供应商的基本资料显示出来，确认无误后，按“保存”按钮系统出现以上提示，点“是”即可，系统进入下面的屏幕系统提示询价被创建。补充说明：如要对多个供应商询价，请在该屏“供应商”栏位输入下一个供应商的代码，

18、重复上面的操作；对每一个供应商的询价都会产生一个新询价号，要将这些询价号记录下来，在报价时使用；完成对相应供应商的询价后，直接退出即可。3.3.1.2.1参照采购申请创建询价栏位说明同“直接创建询价”；操作说明：参照“直接创建询价”在初始屏幕各栏位输入数据，“项的缺省数据”可以不输入；点“参考采购申请”按钮，系统弹出一个小窗口，在此输入要参考的采购申请号，回车选择要询价的项目，点“采用”按钮，系统会将选中的项目内容显示出来供应用户确认按“下一个”按钮，可确认其他的项目内容，回车回到创建询价的第一屏，点“供应商地址”按钮，后面的操作与“直接创建询价”相同。3.3.1.3询价的修改用途与目的：修改

19、或增加询价的项目。路径：物料管理采购询价/报价修改快捷代码：ME42画面样式：作业负责人：公司采购部使用时机：当已创建的询价在报价之前需要修改时操作说明：输入要修改的询价号，回车可在此修改数量、交货日期等资料，点“供应商地址”按钮还可修改供应商地址部分内容，修改完毕保存即可。3.3.1.4询价的显示用途与目的：显示询价的内容。路径：物料管理采购询价/报价询价显示快捷代码：ME43画面样式：操作说明：输入要显示的询价号，回车系统显示询价的相关资料，点“供应商地址”按钮，还可看到供应商的基本资料。3.3.2报价3.3.2.1报价的维护用途与目的：当供应商将询价的报价反馈回来时，采购人员要将该价格维

20、护到报价中，用以主管的审核及更新（或创建）信息记录。路径：物料管理采购询价/报价报价的维护快捷代码：ZM47画面样式：作业负责人：公司采购部使用时机：供应商对所询价的物料回馈其销售价格时。操作说明：在初始屏幕输入询价号，回车在“净价”栏位输入不含税的、订单单位的价格，回车在这一屏，系统要求必须输入税码，也可以确认和修改部分资料。回车（或点“下一个”按钮），维护下一个物料的相关资料，直到最后一条记录再回车，系统回到第一屏的样子如果采购经办在维护某一物料的报价时需要进行文字说明，可以双击此物料所在的行项目，进入如下屏幕：点击“项目文本”按钮，进入下一屏：经办员可以在“项目文本”中输入说明文字。如果

21、字数太多写不下时，可以点“长文本”按钮，在出现的屏幕中输入。点返回按钮可回到第一屏。点击“保存”按钮完成报价维护操作。系统提示询价的报价被维护。补充说明：已维护好的报价如要修改，与创建时的路径和方法完全一样。3.3.2.2报价的显示用途与目的：显示报价的内容。路径：物料管理采购询价/报价报价的显示快捷方式：ME48画面样式：操作说明：输入询价号，回车系统显示报价的内容，还可点“供应商地址”按钮查询供应商基本资料。3.3.2.3询/报价价格比较用途与目的：通过询/报价价格比较，打印比/议呈核表，并由主管将核准的报价转入或生成采购信息记录。路径：物料管理采购询价/报价询/报价价格比较快捷代码：ZM

22、32画面样式：作业负责人：公司采购部采购员使用时机：当询价的供应商都已提供报价或已到报价截止日期时，打印比/议价呈核表，并由主管核准。栏位说明：栏位说明是否必输采购组织询价的采购组织Y报价询价号Y供应商报价的供应商代码，用于限制显示范围N商品报价的物料号，用于限制显示范围N操作说明：在初始屏幕输入条件，点“执行”按钮系统将各供应商对每一个物料的报价显示出来；栏位说明：栏位说明值询价数量的总价值价格物料基本计量单位的税前单价排列报价价格从低到高的排名顺序“排列”后的百分数该报价与平均价的百分比补充说明：在实际作业中，该报表需被打印出来由相关主管核准。3.3.3信息记录3.3.3.1由询/报价创建

23、或更新信息记录用途与目的：采购主管确定某一报价有效，要将其更新或生成信息记录时，要通过询/报价价格比较实现。路径：物料管理采购询价/报价询/报价价格比较快捷代码：ZM32画面样式：输入选择条件后，执行，画面如下作业负责人：公司采购主管使用时机：供应商对应的物料，其信息记录需要更新或创建时。栏位说明：见“询/报价价格比较”操作说明：双击要更新的报价，进入下一屏在这一屏，将“信息记录更新”栏位维护为“A”，保存注意：请不要选择“A”以外的其他选项，否则会出现更新的价格混乱。如果该价格有一定的有效期，则通过项目条件来维护和修改点“新的有效期”按钮输入有效的起始日期及终止日期，保存（或回车到下一屏保存

24、）有效期维护完成，系统回到前一屏提示该报价被维护，这时信息记录被更新或生成，可看到信息记录已被更新为与报价一致的价格，如下如果采购主管在做更新信息记录的时候，要对报价项目进行注释，可以在出现如下屏幕时点击“项目文本”按钮。这就是由询报价转信息记录的屏幕。点完“项目文本”按钮出现如下屏幕。在“附加文本对项目”中输入注释内容。如果内容过长写不下时，可以点“长文本”按钮，在出现的屏幕中进行输入。点“返回”按钮可回到上一屏幕。3.3.3.2信息记录的显示用途与目的：显示信息记录内容，查询价格及有效期。路径：主记录物料管理信息主记录采购信息记录显示快捷代码：ME13画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输供

25、应商信息记录的供应商代码，如果不输信息记录号，则此项必输N商品信息记录的物料号，如果不输信息记录号，则此项必输N采购组织要显示的采购组织数据N工厂要显示的工厂级数据N采购信息记录采购信息记录号N信息类别如果是委外加工的信息记录，要选择“分包”N操作说明：在选择屏幕输入要查询的供应商代码、物料号、采购组织及工厂，如果的委外的信息记录，还要选择“分包”，回车系统显示一般数据，点“采购组织数据”按钮系统将显示税码、价格等数据3.3.3.3信息记录删除用途与目的：为暂不使用的信息记录打删除标记。路径：主记录物料管理信息主记录采购信息记录做删除标记快捷代码：ME15画面样式：作业负责人：公司采购部使用时

26、机：当信息记录暂不使用时。栏位说明：栏位说明是否必输供应商信息记录的供应商代码，如果不输信息记录号，则此项必输N物料信息记录的物料号，如果不输信息记录号，则此项必输N采购组织要删除的采购组织数据N工厂要删除的工厂级数据N采购信息记录采购信息记录号N信息类别如果是委外加工的信息记录，要选择“分包”N操作说明：输入供应商代码、物料号、采购组织等条件，或直接输入采购信息记录代码，回车选中要删除的级别，保存。取消删除标记也用该路径，去掉项目的选择，保存即可。3.3.4维护合同3.3.4.1创建合同用途与目的：用于固定资产采购的定价，固定资产采购是不使用信息记录的，采购订单价格由合同带出。 路径：物料管理采购合同合同的创建快捷代码：ME31K作业负责人：固定资产采购员使用时机：厂务部提出申请后，即可由相关的采购人员进行询比议价，并在系统中维护合同，之后的采购申请转采购订单，其价格由合同带出。画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输供应商合同中的供应商代号Y协议类型MK 数量合同WK 价值合同Y协议日期合同的日期Y采购组织采购单位的采购组织Y采购组固定资产的采购组Y项目类别标准的，为空Y科目分配类别采购固定资产时必须选AY工厂采购的工厂Y操作说明：1）不带参考的创建输入所有必输项后，回车栏位说明：栏位名称栏位说明是否必须输入有效开始日期合同开始的日期Y有效期限末合