文件管理及工程保密措施.docx

1、文件管理及工程保密措施1.1. 文件管理原则工程中所有的问题的确定均须以相关单位共同签字或盖章确认的书面形式(即文档)为准。确保项目文档能够及时准确的记录参建各方在整个施工过程中每一道工序，每一事件都有可追溯性。文档管理员作为单位间文件来往的唯一窗口，所有文档必须通过文档管理员进行收发，不得直接将文件递交到收件单位相关部门或人员的收发文件。建立文档的收发签字制度，对收发的每一份文档都要有记录及收发人员的签字，以确保文档的可追溯性。每份文档应该只能围绕一个主题，文件在收发前应由发件单位的文档管理人员按照甲方规定的编码规则进行文件编号，以确保各方收到的文件编号一致，便于以后进行查阅。每份文档在发出

2、时都应附按照建设方规定格式的收发文处理记录，注明文件的收发时间、统一编号、发件人、收件人及抄送单位等，并由发文单位确认的签发人签字提送。按照甲方要求提送相关各方至少1份文件。所有的文档使用中文作为基本语言，如业主需要，还应提供英文版本的资料，操作和维护手册应同时提供中文和英文版。如果中文版资料与英文版资料中有冲突，以中文版为准。1.2. 文件类别及使用说明序号文件类别使用说明1信函普通事件相互通报联系2备忘录施工过程的具体告知，无需回复，只作为备忘记录3信息要求表涉及到工程做法、设计方案或措施的澄清4工程审验申请表方案、计划书、计算书、深化设计图纸、产品资料或样品报审用5施工项目管理日报每天项

3、目管理报告6工程查验及缺失改善通知单对于业主工程查验情况提出工程缺失改善通知后整改情况的回复7文件处理发放单作为文件发放处理的记录8信函汇总表对于信函通告事件的汇总，便于追溯9备忘录汇总表对于备忘事件的汇总，便于追溯10信息要求汇总表对于施工过程中需要各方进行澄清的事件汇总，便于追溯11送审计划表进度计划报审用12图件控管总表报送图纸审查用13送审图纸审验总表报审图纸情况的汇总14施工材料/构配件/设备送审表施工材料/构配件/设备送审用15工程查验及缺失改善通知控管汇总表对于施工过程中工程查验及工程缺失改善情况的汇总，便于追溯，检查16工程变更申请单(DCR)和工程变更通知单(DCN)用于工程

4、变更报审17施工变更汇总表用于工程变更汇总18工作指示单用于施工中具体指令和要求19文件接收记录用于接收文件20项目付款申请请款用表21会议签到单会议签到用22会议议程用于会议通知23传真函以传真的形式送出的信函24移交单移交施工区域，工作面，材料、设备或构配件1.3. 文件收发文管理流程工程项目的文件管理过程中，制度和流程的建立是关键的步骤，为加强与建设方和管理方在文档交流方面的有效对接，在公司自身文档管理流程的基础上，参考学习建设方和管理方先进的管理流程和模式，尽量让本项目的文件管理流程和模式与建设方和管理方的管理模式保持一致，以便于建设方和管理方的沟通和管理。1.3.1. 文件收文流程1

5、.3.2. 文件发文流程1.4. 文件保密制度将严格遵守业主对资料的保密要求，所有有关本工程的资料包括文件、图纸、规范等，均不用于本工程以外的地方。未经业主的书面同意，禁止复印图纸和向第三方扩散。待工程竣工后交回全部图纸及相应设计文件。我公司的管理人员，凡因为工作职责而必须知悉保密资料的，均承担相应的保密责任，不得泄露给第三方知悉。1.5. 文件保密措施1.5.1. 文档控制保密措施严格遵守文件(包括传真、电子文档)登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告项目经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件

6、。严格遵守秘密文件、资料、档案的管理制度。资料、档案，须经项目经理批准。按规定办理借阅登记手续方可借阅。有保密要求文件只允许当场借阅，不允许带出文档管理室。秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经项目经理批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构、项目、成果、建议书和有争议的问题等。会议记录(或录音)要集中管理，不得外借。属于保密级别的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由文档管理员执行。属于保密级别的文件只允许传

7、阅，不得复印，传阅工作由文档管理员专人执行。对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：非经中心主任批准，不得复制和摘抄；收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；在设备完善的保险装置中保存。1.5.2. 通讯保密措施不准在私人交往和通信中泄露关于项目方面的秘密，不准在公共场所谈论项目秘密，不准通过其他方式传递项目秘密。会议保密措施选择具备保密条件的会议场所，涉及需要进行保密议题讨论的会议应提前清空会议室邻近办公室人员并锁门；根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员由项目经理与会议召开方负责人共同予以指定；依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；确定会议内容是否传达及传达范围。保密会议前所有人员手机放于桌面并派专人检查是否予以关机。宣传报道保密措施所有关于本工程的宣传资料的内容报道前报业主方审核，通过后方可报道。组织到本工程的参观、考察及交流等活动前将活动的内容，时间，路线，保密措施等书面报至业主方审核。参观、考察及交流等活动的过程中，对保密区域设置围挡，做好保密工作。1.5.3. 其他保密措施调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至项目经理，切不可随意移交给其他人员。管理人员离开办公室时，必须将文件放入抽屉和