本讲义取材.docx

1、本讲义取材本講義取材：1. 行政院秘書處編文書處理手冊2. 張仁青應用文（文史哲出版社）3. 張高評主編實用中文寫作學（里仁書局）壹、公文書橫式書寫數字使用原則1、 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。2、 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。3、 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。4、 數字用語屬法規條項款目、編章

2、節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依中央法規標準法、法律統一用語表等相關規定辦理。數字用法舉例一覽表阿拉伯數字中文數字用語類別用 法 舉 例阿拉伯數字代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號序數第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組日期、時間民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家

3、發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理電話、傳真（02）3356-6500郵遞區號、門牌號碼100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室計量單位150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆統計數據（如百分比、金額、人數、比數等）80、3.59、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3中文數字中文數字描述性用語一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生

4、有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世慣用語（如星期、比例、概數、約數）星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人阿拉伯數字法規條項款目、編章節款目之統計數據事務管理規則共分15編、415條條文法規內容之引敘或摘述依兒童福利法第44條規定：違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及

5、衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。中文數字法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等）1. 行政院令：修正事務管理規則第一百十一條條文。2. 行政院函：修正事務管理手冊財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效。3. 法草案總說明：爰擬具法草案，計五十一條。4. 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之說明欄修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。貳、法律統一用字表62年3月13日立法院（第1屆）第51會期第

6、5次會議及第78會期第17次會議認可用字舉例統一用字曾見用字說明公布、分布、頒布布佈徵兵、徵稅、稽徵徵征部分、身分分份帳、帳目、帳戶帳賬韭菜韭韮礦、礦物、礦藏礦鑛釐訂、釐定釐厘使館、領館、圖書館館舘穀、穀物穀谷行蹤、失蹤蹤踪妨礙、障礙、阻礙礙碍賸餘賸剩占、占有、獨占占佔牴觸牴抵雇員、雇主、雇工雇僱名詞用雇僱、僱用、聘僱僱雇動詞用僱贓物贓臟黏貼黏粘計畫畫劃名詞用畫策劃、規劃、擘劃劃畫動詞用劃蒐集蒐搜菸葉、菸酒菸煙儘先、儘量儘盡麻類、亞麻麻蔴電表、水表表錶擦刮刮括拆除拆撤磷、硫化磷磷燐貫徹徹澈澈底澈徹祗祗只副詞並並并連接詞聲請聲申對法院用聲請申請申聲對行政機關用申請關於、對於於于給與與予給與實物給

7、予、授予予與給予名位、榮譽等抽象事物紀錄紀記名詞用紀錄記錄記紀動詞用記錄事蹟、史蹟、遺蹟蹟跡蹤跡跡蹟糧食糧粮覆核覆複復查復複複驗複復參、公文用語表類別用語適用範圍備註起首語查、關於、謹查通用。儘量少用制（訂）定、修正、廢止公布法令用。特任、特派、任命、派、茲派、茲聘、僱任用人員用。稱謂語鈞有隸屬關係之下級機關對上級機關用，如鈞部、鈞府。(一)直接稱謂時用之。(二)書寫鈞、大、貴、鈞長、鈞座時，均應空一格示敬。大對無隸屬關係之較低級機關對較高級機關用，如大部、大院。貴有隸屬關係及無隸屬關係之上級機關對下級機關、或無隸屬關係之平行機關、或上級機關首長對下級機關首長、或機關與社團間用之，如貴會、貴社

8、。鈞長、鈞座屬員對長官、或有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用。台端機關或首長對屬員、或機關對人民用。先生、君、女士機關對人民用本機關學校社團或首長自稱，如本縣、本校、本廰長。職屬員對長官、或下級機關首長對上級機關首長自稱時用之。本人、名字人民對機關自稱時用。該、職稱機關全銜如一再提及可稱該，對職員則稱該或職稱間接稱謂時用之。引述語奉接獲上級機關或首長公文，於引敍時用。准接獲平行機關或首長公文，於引敍時用。據接獲下級機關或首長或屬員或人民公文，於引敍時用。奉悉接獲上級機關或首長公文，於開始引敍完畢時用。敬悉接獲平行機關或首長公文，於開始引敍完畢時用。已悉接獲下級機關或首長公文，於開始引敍完

9、畢時用。（來文年月日字號）復函。於復文時用。依照、根據（來文機關發文年月日字號及文別）辦理於告知辦理之依據時用。（發文年月日字號及文別）諒蒙鈞察對上級機關發文後續函時用。（發文年月日字號及文別）諒達、計達。對平行或下級機關發文後續函時用。經辦語遵經、遵即對上級機關或首長用。業經、經已、均經、迭經、旋經通用。准駁語（於審核或答復受文者請求時之用語）應予照准、准予照辦、准予備查上級機關對下級機關或首長用。未便照准、礙難照准、應毋庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回同上。如擬、可、照准、准如所請、如擬辦理機關首長對屬員或其所屬機關首長用。敬表同意、同意照辦對平行機關表示同意時用。不能同意辦理、歉難同意

10、、無法照辦、礙難同意對平行機關表示不同意時用。除外語除外除暨外通用。如有副本，可儘量少用。請示語是否可行、是否有當、可否之處通用。期望及目的語請鑒核、請核示、請鑒察、請鑒核備查、請核備對上級機關或首長用。請查照、請察照、請查照辦理、請查核辦理、請查照見復、請查照辦理見復、請查照轉告、請查照備案、請查明見復對平行機關用。希查照、希查照轉告、希照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希切實辦理請下級機關用。抄送語抄陳對上級機關或首長用。有副本或抄件時用。抄送對平行機關、單位或人員用。抄發對下級機關或人員用。附送語附陳、檢陳對上級機關用。附、附送、檢附、檢送對平行或下級機關用。結束語謹呈對總統簽用。謹陳、敬陳

11、於簽末用。此致於便箋用。肆、箋函作法舉例 （稱謂）提稱語： 為匯集本會近年研究發展成果，特依本會核心業務規劃2010台灣、政府改造、政府績效評估、電子化政府及知識型政府等5項主題發行優質台灣創新政府系列叢書，以增進各界對政府運作實務之瞭解。本系列叢書分3階段出版，及至93年2月知識型政府出版，本系列叢書終告完成。其中2010台灣、政府改造、政府績效評估、電子化政府業已送請指正，謹奉上知識型政府一書，尚祈惠予指教。耑此 順頌勛綏（自稱語） 敬啟 00年00月00日伍、一.主旨的寫作：（1）本段為全文精要，以說明行文的目與期望，應力求具體扼要。（2）本段不分項，文字緊接段名冒號下書寫；而且每行文字

12、均不可高於冒號。（3）為求行文流順，必要時可簡敘原因，一段式公文尤其如此；其他繁瑣原因，則應寫入說明。（4）所有期望（目的）語，均應寫在本段，只是期望（目的）語，可以彈性運用。如在主旨內敘明請惠予派員指導，已表達請求之意，則其下自不必再寫請查照等期望（目的）語。（5）如訂有辦理或復文期限者，應在本段敘明。二.說明的寫作：（1）當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述時，用本段說明。所以本段是講原因、舉證據的所在；若須引據辦理文號，也寫在此項。（2）本段段名，可因公文內容改用經過、原因等名稱。（3）本段如無項次，文字緊接段名冒號下書寫；而且每行文字均不可高於冒號。如分項條列，應另行低格書寫，

13、依次為一、二、三、（一）（二）（三）1.2.3. （1）（2）（3）此中一，必須與說明之明字齊排，其下之頓號（、），必須與說明下冒號（：）對齊，各行文字並不得高過冒號及頓號，以下類推。（4）分項條例時，每項以表達一意為原則，可依人、時、事、地、物為考量；若內容過於繁雜，或含有表格型態時，應編列為附件。（5）如有附件，應在本段內敘述附件名稱及份數。（6）如要求副本收受者作為時，也須在本段內列明。（7）本段文字，應儘量避免與主旨重複。三.辦法的寫作：（1）向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時，用本段列舉。（2）本段段名，可因公文內容改用建議、請求、擬辦、核示事項等名稱。（3）本段無論項次與分項

14、條例之方式，同說明段之（3）。（4）分項條列之原則與內容過於繁雜之處理方式，亦同說明段之（4）。（5）擬具辦法時，應有近程、中程、遠程、或積極、消極，以及由內而外、由小而大之考量，方能周延齊備。（6）任何辦法之擬具，還應考量是否屬發文、收文兩機關之權責，才不致有越俎代庖、推卸權責，以及要求過分之缺失。.裝訂線陸、簽作法舉例（機關內簽用）簽稿併陳檔號：保存年限：簽 於資訊管理處主旨：辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營，簽請核示。說明：1、 依據公文橫式書寫資訊作業實施計畫第5 點實施方式暨推動時程之（三）辦理。2、 擬訂於93年7月14、15日假公文交換G2B2C服務中心辦理2場次研習營，如奉核

15、可，擬函請各部會、縣市政府派員參加，謹附稿，敬請核判.裝訂線簽作法舉例（下級機關首長對上級機關首長用）檔號：保存年限：簽 於（機關或單位）主旨：部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新臺台幣00元，擬准動支本年度第二預備金，簽請核示。說明：部函為銀行以亞洲開發銀行請自該行B帳戶我國繳付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新台幣00元，業已先行墊撥，上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費，本年度未列預算，既由銀行墊付，請准在00年度第二預備金項下撥還歸墊。又本案事關涉外重要案件，特專案簽辦。擬辦：擬准照部所請在本年度中央政府總預算第二預備金項下動支。敬陳副長長 （蓋章）（日期及時間）第層決行承辦

16、單位會辦單位決行會辦單位：註記：簽署原則由左而右，由上而下簽。.裝訂線柒、函稿蓋章戳參考範例檔號：保存年限：行政院 函（稿）地址：000臺北市路000號聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail）受文者：發文日期：中華民國00年00月00日發文字號：字第0000000000號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。說明：一、依本院00年00月00日第次會議決議辦理。二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，或施工 期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，

17、浪費公帑。辦法：一、各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按政府採購法及相關法令辦理。二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更原設計及追加預算。正本：臺灣省政府、福建省政府、臺北市政府、高雄市政府副本：行政院主計處、行政院秘書處院長 會辦單位：第層決行承辦單位會辦單位決行註記：簽署原則由左而右，由上而下簽打字 校對 監印 發文說明:有關檔號、保存年限、收文日期、收文字號、承辦單位、簽名、批示、會稿單位、繕打、校對、監印、電子公文交換機制及其他安全控管等項目，由各機關於空白處自行規定填寫位置。公文用印及蓋章戳參考範例檔號：保存年

18、限：行政院 函地址：000臺北市路000號聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail）100臺北市區路段000號受文者：臺北市政府發文日期：中華民國00年00月00日發文字號：字第0000000000號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算，請轉知所屬機關學校照辦。說明：一、依本院00年00月00日第次會議決議辦理。二、據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，或施工期間變更原設計，以及一再請求追加預算，致弊端叢生，浪費公帑。辦法：一、各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按政府採購法及相關

19、法令辦理。二、各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更原設計及追加預算。正本：臺灣省政府、福建省政府、臺北市政府、高雄市政府副本：行政院主計處、行政院秘書處院長會辦單位：第層決行072311000723110607231110072308000723081007230815072309450723100007231425072314550723155507231610承辦單位會辦單位決行科員 科員 副 秘 書 長 秘 書 長 副 市 長 市 長局長註記：簽署原則由左而右，由上而下簽說明:有關檔號、保存年限、收文日期、收文字號、承辦

20、單位、簽名、批示、會稿單位、繕打、校對、監印、電子公文交換機制及其他安全控管等項目，由各機關於空白處自行規定填寫位置。捌、2段式函作法舉例（平行文）檔號：保存年限：行政院 函地址：000臺北市路000號聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail）100臺北市區路段000號受文者：立法院發文日期：中華民國00年00月00日發文字號：字第0000000000號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：如文主旨：函送公文程式條例第條、第條、第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案，請查照審議。說明：一、鑒於國際間交往日愈密切，文書資料來往頻繁，歐美文字都是由左至右橫式排列，國內目前直式書寫如遇引

21、用外文或阿拉伯數字時，往往形成扞格。為與國際接軌，並兼顧電腦作業平臺屬性，使公文制作更具便利性，進而提升公文處理效率，爰擬具公文程式條例第條、第條、第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案。二、經提本年00月00日本院第0000次會議決議：通過，送請立法院審議。三、檢送公文程式條例第條、第條、第條修正草案及中央法規標準法第條修正草案條文對照表（含總說明）各3份。正本：立法院副本：院長2段式函作法舉例（下行文）檔號：保存年限：臺北市政府 函地址：000臺北市路000號聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail）100臺北市區路段000號受文者：臺北市政府工務局發文日期：中華民國00年00月00

22、日發文字號：字第0000000000號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：主旨：臺北市環境美化會報設置要點自00年00月00日廢止，請查照。說明：依據本府人事處案陳貴局00年00月00日字第0000000000號函辦理。正本：臺北市政府工務局副本：臺北市政府工務局公園路燈管理處市長2段式函作法舉例（上行文）檔號：保存年限：臺北市松山區公所 函地址：臺北市路號聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail）100臺北市區路段000號受文者：臺北市政府發文日期：中華民國00年00月00日發文字號：字第0000000000號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：名冊5份主旨：檢陳本公所0

23、0年下期公文處理合於獎勵之主任秘書以上人員名冊5份，請核獎。說明：1、 依 鈞府00年00月00日字第0000000000號函辦理。2、 其他人員俟按權責核定後再行報備。正本：臺北市政府副本： 區 長（蓋職章）玖、書函作法舉例檔號：保存年限：臺北市國民中學 書函地址：臺北市路000號聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail）100臺北市區路段000號受文者：臺北市市立動物園發文日期：中華民國00年00月00日發文字號：字第0000000000號速別：最速件密等及解密條件或保密期限：附件：名冊5份主旨：本校年級學生計00人，訂於00年00月00日前往貴園參觀，屆時請派員指導，請查照。說明：本案本校聯絡人：，電話：（00）0000-0000。正本：臺北市市立動物園副本：臺北市政府教育局（臺北市國民中學條戳）拾、信封 一般格式（受信者具職銜） 一般格式（民間往來者）西式信封