考勤自助系统操作.docx

1、考勤自助系统操作文件編號分發號招聘系統操作說明書編制人丁顧軍審核人批准人日 期2012/12/07日 期日 期歷史修訂記錄版 本修訂說明修訂人審核人批准人日 期發 至行政办公室 人事科 人力资源部 电脑部 集团电脑部销售部 灰卡销售 物流部 采购部 财务部目錄一.軟件簡介 51.1目的 51.2範圍 5二.系統登陸 52.1系統地址 52.2註冊用戶 62.3主管及以上用戶設定 62.4 更改密碼 72.5用戶角色 7三.加班申請 83.1功能介紹 83.2個人加班申請 83.3批量加班申請 93.3.1選擇員工: 103.3.2加班時間: 103.3.3共計 : 113.3.4審批流 : 1

2、13.3.5保存： 11四.請假申請 114.1功能介紹 114.2請假申請(個人) 114.2.1 請假類別 124.2.2 補休 124.2.3 年假 134.2.4產假,工傷假, 病假,婚假,喪假 134.2.5事假,調休 134.2.6日期選項 134.2請假申請(批量) 144.2.1選擇員工: 144.2.2請假時間填寫: 154.2.3共計： 154.2.4審批流 : 154.2.5保存： 15五.補卡申請 155.1功能介紹 155.2單據查詢 165.3平日補卡 165.4加班補卡 18六.單據審核 186.1審批人設定 186.1.1 功能介紹 186.1.2 新增審批人信

3、息 186.2審批組設定 196.2.1功能介紹 196.2.2審批組信息維護 196.3.單據查看 206.3.單據審核 216.3.1 功能介紹 216.3.2 郵件審核 216.3.3 特殊審批 226.3.4 批量審核 23七.單據過數 237.1單據過數 237.1.1功能介紹： 237.1.2加班統計： 247.1.3過數: 247.1.4撤銷: 247.2事假沖銷 247.3考勤月結 25八.請假及調休申請流程 26九.加班申請流程圖 27十.補卡申請流程圖 28 一.軟件簡介現時公司的考勤請假單、加班單都是手動填單后，交到上級主管進行審批，再統一交給人事文員輸入單據資料。人事文

4、員在輸入資料的同時，要人工檢查申請單的合法性，如果申請單有問題，會返還給部門文員重新審核。每月考勤文員都花大量時間在一邊輸入單據，一邊檢查申請單的合法性。工作量非常巨大，甚至令其他工作進度推遲或落后。另外，當員工需查詢自己的剩餘加班或年假時，需要到考勤文員處查詢，員工在請假時很難根據實際進行選擇。缺少根據實際考勤數據按部門、崗位等分類進行加班匯總報表與原因分析報表.根據以上原因,設計並開發了理文考勤自助管理系統. 1.1目的 對考勤系統各個功能模塊進行使用說明;以指導各相關部門同事的標準操作流程; 1.2範圍 目前使用範圍涵蓋 全公司所有需要填寫補卡、加班、請假申請單的部門及人員;人力資源部及

5、人事科統籌規劃;二.系統登陸 2.1系統地址 用戶初次打開系統連接地址: http:/172.23.12.156/hratt, 登錄畫面如圖(1.1),(圖1-1 普通用戶登錄界面) 2.2註冊用戶 初次進入系統,並沒有用戶帳號,需要自助申請帳號,點擊(註冊用戶)進入用戶註冊畫面(圖1.2)(圖1-2 普通用戶註冊界面)*:用戶須為理文集團員工,並且在理文人事系統中存在相關資料,如果未找到自己的工號,請聯繫人事科確認,表示必輸項,請仔細填寫;務必填寫正確的郵箱地址; 2.3主管及以上用戶設定當用戶註冊完以後即可以使用帳號進入系統,但是此時用戶僅擁有普通用戶權限,可以申請單據,但是無法審核單據,

6、如果您屬於主管及以上用戶人群,可聯繫管理員設置用戶權限（如圖1-2）。(圖1-3 用戶類型設定) 2.4 更改密碼 如果您忘記了當初申請的密碼,系統提供(修改密碼)功能,如圖(1-4),系統將會發送密碼修改郵件至您註冊時的郵箱地址,請進入郵箱查詢,郵件中有重置密碼的連接地址,點擊鏈接進入密碼重置畫面,如圖(1-5);(圖1-4 用戶類型設定)(圖1-5 用戶密碼重置) 2.5用戶角色角色部門操作功能權限查詢功能權限範圍備註普通用戶各部門員工/文員所有單據申請所有考勤單據申請主管及以上各部門主管及經理所有考勤申請,對下屬員工申請單據審核所有考勤申請,審核下屬單據需系統管理員設置主管權限系統管理員

7、整體系統設置與維護整體系統設置與維護初始三.加班申請 3.1功能介紹加班申請是公司內部員工每天加班單據申請,通過頁面填寫加班單,主管審核後,直接計入人事考勤計算。加班申請有兩個子菜單,分別是個人加班申請和批量加班申請,個人加班申請只能單個人申請,批量加班申請可以一次申請多個人; 3.2個人加班申請用戶進入系統後,點擊菜單加班申請,可以看到兩個子菜單,分別是個人加班申請和批量加班申請;點擊加班申請(個人),如圖(2-1)（圖2-1加班申請）點擊界面左邊的按鈕功能，進入到個人加班申請界面（如圖2-2），用戶輸入自己的員工編號，系統會根據用戶歸屬部門加載審批流,然後填寫相關加班數據，再選擇部門審核流

8、，選擇相應的審核人員，錄入完畢點擊保存，即可生成一張新的加班申請單。（圖2-2個人加班申請界面） 加班單說明: 加班單不可開立跨夜加班,凡遇到跨夜加班,請拆成兩張單據填寫,第二 凡是如果員工沒有下班，緊接上班時間 開始加班的情況，請選擇直落,否則系統將無法判斷實際加班時間; 3.3批量加班申請點擊加班申請(批量),進入批量申請畫面,如圖(2-3)（圖2-3批量加班申請界面） 3.3.1選擇員工: 可先選擇部門,系統會加載該部門全部員工,申請人可拖拽員工至右邊列表,申請人也可以通過右側列表下方,輸入員工編號,然後回車或則點擊加號按鈕,添加被申請人; 3.3.2加班時間: 加班單不可開立跨夜加班,

9、凡遇到跨夜加班,請拆成兩張單據填寫,第二 凡是如果員工沒有下班，緊接上班時間 開始加班的情況，請選擇直落,否則系統將無法判斷實際加班時間;特別注意.實際加班時間是根據 3.3.3共計 : 共計= (結束時間-開始時間),單位：小時； 3.3.4審批流 : 系統會根據選擇員工右側的被申請人列表，加載審批流，申請人根據實際情況為每一個員工指定審批流;如果不指定，單據將無法被審核,無法計入考勤; 3.3.5保存： 單據申請完畢之後,點擊, 注意:批量申請保存后,系統會把每一個被申請人拆成一張單據,四.請假申請 4.1功能介紹請假申請 包含公司內部所有 請假申請單,主要為事假,病假,年假,補休,產假,

10、婚假,工傷假,喪假;其中產假,工傷假, 病假,婚假,喪假需要上傳證明文件,其中事假包含事假和調休,每月月結的時候,系統會根據員工的剩餘調休數,自動沖銷員工事假,不夠沖銷的事假為員工當月事假,系統將不會計入薪資; 4.2請假申請(個人)用戶進入系統後,點擊菜單,可以看到兩個子菜單,分別是請假申請(個人)和請假申請(批量);點擊,如圖(4-1)（圖4-1 請假申請） 該頁面顯示當前申請人所有申請的請假單據, 點擊界面左邊的按鈕功能，進入到個人請假申請界面（如圖4-2），用戶輸入自己的員工編號，系統會根據用戶歸屬部門加載審批流,然後填寫相關請假時間 數據，再選擇部門審核流，選擇相應的審核人員，錄入完

11、畢點擊保存，即可生成一張新的請假申請單。（圖4-2 請假申請(個人)） 4.2.1 請假類別 請假類別包括: 事假,病假,年假,補休,產假,婚假,工傷假,喪假; 4.2.2 補休 補休 是公司內部針對員工上月加班剩餘轉休息的假別,用戶申請該假別需要剩餘補休大與申請時數,才可以申請;圖(4-3) 表示用戶的剩餘補休不足,不能請假; （圖4-3 補休結餘不夠） 4.2.3 年假 年假是根據勞動法律規定 凡是入職公司滿一年及以上員工的福利假別;其中入職滿110 有薪假5天;1020年 有薪假10天;入職滿20年以上者可享受有薪假15天; 圖(4-4) 表示用戶的剩餘年假不足,不能請該假別; （圖4-

12、4 年假結餘不夠） 4.2.4產假,工傷假, 病假,婚假,喪假 員工可根據實際情況向公司申請以上假別,但是需要上傳相關證明文件,例如:婚假需要結婚證,產假及工傷假需要醫務室證明;根據國家法律規定 產假最長不超過98天; 4.2.5事假,調休 系統中目前只有事假一個選擇,用戶如果請調休，請先選擇事假,系統月結的時候 會自動匹配加班,沖銷事假.申請事假必須剩餘補休為0; 調休 是如果員工當月有加班,並且當月也請了事假，那麼系統會更具加班剩餘時數對沖員工事假,調休時間計入工資 事假 是員工因個人私事無法準時上班的假別，如果員工當月沒有加班,那麼事假將不會被沖銷,事假申請時間範圍內，公司將按照考勤規定

13、不計工資, 4.2.6日期選項 目前日期選項有三種類型分別是:1.整日請假;2.單日請假;3.連續多日相同時間段請假;1. 整日請假：可以連續多日請假,根據當日班次 扣除上班時數,2. 單日請假:只可以請一個工作日的一個時間段的假期,不可申請超過當日班次總時數,否則系統默認扣除總時數,如果是兩個時間段的,請分開兩張單據申請,3. 連續請假:針對哺乳假等需要每天相同時間段請假的情況設置的特殊類型; 4.2請假申請(批量) 在請假申請菜單下,點擊,進入畫面 如圖(4-5)（圖4-5 請假申請(批量)） 4.2.1選擇員工: 可先選擇部門,系統會加載該部門全部員工,申請人可拖拽員工至右邊列表,申請人

14、也可以通過右側列表下方,輸入員工編號,然後回車或則點擊加號按鈕,添加被申請人; 4.2.2請假時間填寫: 目前日期選項有三種類型分別是:1.整日請假;2.單日請假;3.連續多日相同時間段請假;1. 整日請假：可以連續多日請假,根據當日班次 扣除上班時數,2. 單日請假:只可以請一個工作日的一個時間段的假期,不可申請超過當日班次總時數,否則系統默認扣除總時數,如果是兩個時間段的,請分開兩張單據申請, 3. 連續請假:針對哺乳假等需要每天相同時間段請假的情況設置的特殊類型 4.2.3共計： 根據日期選項不同,如下1. 整日請假：共計= (結束日期-開始日期),單位：天；,2. 單日請假: 共計=

15、(結束時間-開始時間),單位：小時；3. 連續請假: 共計= 總天數*(結束時間-開始時間),單位：小時； 4.2.4審批流 : 系統會根據選擇員工右側的被申請人列表，加載審批流，申請人根據實際情況為每一個員工指定審批流;如果不指定，單據將無法被審核,無法計入考勤; 4.2.5保存： 單據申請完畢之後,點擊,注意:批量申請保存后,系統會把每一個被申請人拆成一張單據,五.補卡申請 5.1功能介紹 補卡申請是員工平日上班漏卡或者加班漏卡的情況,填寫補卡單,如果員工漏卡未補卡,系統會默認員工礦工,如果是加班漏卡,則會提示加班單無效; 5.2單據查詢 如（圖5-1），包括平日補卡單和加班補卡單,（圖5

16、-1 補卡列表） 5.3平日補卡 點擊 列表畫面平日補卡 按鈕,進入平日補卡畫面,如（圖5-2）（圖5-2 平日補卡）員工一般只需要輸入自己的工卡號即可自動查看懂截至目前 自己的漏卡記錄,但是由於刷卡記錄的及時性等等原因,這些記錄也僅供參考,具體的漏卡信息,以人事科通知的爲準,員工請勿隨意補卡，因為公司規定每人每月只有三次補卡機會,一旦補卡申請審核生效,將會失去一次機會,另外員工請仔細確認自己的班次時間,正確補卡;如果確認自己打卡,但是在刷卡記錄中為查詢到自己的打卡記錄,也請勿擔心，後續人事科計算考勤的時候 會再次收取打卡記錄,不會算考勤異常; 5.4加班補卡 點擊 列表畫面 加班補卡 按鈕,

17、進入加班補卡畫面,如（圖5-3）（圖5-3 加班補卡）員工只需要輸入自己的員工編號,選擇加班日期,系統即自動抓取加班單申請時間和打卡時間，如果補卡時間不能輸入和選擇,那麼說明單據不需要補卡; 5.5平日補卡(批量) 補卡申請菜單下 點擊批量補卡,進入畫面如（圖5-4）選擇不同部門,會根據人事系統統計結果 加載該部門需要補卡人員資料,員工根據實際情況填寫補卡申請單,該補卡功能只針對平日補卡,不可加班補卡；六.單據審核 6.1審批人設定 6.1.1 功能介紹 審批人設定 是設置考勤系統所有擁有審批權限的主管及以上用戶資料;後續審批組設定將會參考審批人信息; 6.1.2 新增審批人信息 系統菜單()

18、下點擊菜單,即可計入 圖(6-1) 畫面;（圖6-1 審批人信息）該頁面顯示當前審批人信息, 點擊界面左邊的按鈕功能，進入到新增審批人介面（如圖6-2），輸入審批人的的員工編號，系統會根據該審批人在人事系統中的數據加載郵箱地址,輸入手機和分機號碼以後點擊保存。審批人新增即完成;審批人一旦被審批組引用,不可刪除;（圖6-2 審批人信息維護） 6.2審批組設定 6.2.1功能介紹 審批組設定 根據審批人信息 設置各個部門審批流;在員工填寫加班或者請假單的時候 選擇歸屬部門的審批流; 6.2.2審批組信息維護 系統菜單()下點擊菜單,即可計入 圖(6-3) 畫面;（圖6-3 審批組維護）點擊界面左邊

19、的按鈕功能，進入到新增審批組介面（如圖6-4），根據部門實際審批流程選擇審批人，審批人選擇完以後點擊保存。審批組新增即完成;審批組一旦被加班或請假單引用,即不可刪除;（圖6-4 新增審批組維護） 6.3.單據查看 單據查看,可以查看所有的申請單據,但是不可以操作,只可查看,供員工查詢其他同事的出勤狀況,如（圖6-5）（圖6-5 審批人信息） 6.3.單據審核 6.3.1 功能介紹 所有單據包括補卡、加班、請假 都可以在列表畫面處找到一個圖標如（）,當單據創建完畢,確認之後 點擊此圖標即可把該單據按照選擇的審批流提交審核; （圖6-6 提交審核） 6.3.2 郵件審核 申請人提交審核之後,審批主

20、管或經理將收到審批郵件,郵件格式如（圖 6-7)（圖6-7 提交審核）審批人點擊同意或者退單 對單據進行操作,點擊后,直接進入畫面如(圖 6-8),點擊審核，完成本次審批,單據會自動跳至 下一個審批人審批,直至單據走完審批流;（圖6-7 審核畫面） 6.3.3 特殊審批1. 工傷假 審批不管審批流如何,第一審批人是醫生,醫生的審批信息在系統文件WebConfig中配置;2. 公眾假加班 不管審批流如何設置,最後一個審批人一定是行政經理審批,否則單據不生效;同樣行政經理的審批信息 在webConfig中配置;3. 事假審批：目前事假審批前系統會檢測是否存在未審批的補休單,如果存在,必須先審核補休

21、單,防止補休未修完,卻存在事假單的情況; 6.3.4 批量審核 系統中如果審批單據過多,審批人可至系統中打開批量審核頁面(主菜單),對申請單據進行批量審核,審核畫面如下(圖 6-8),選擇你想審批的單據,點擊同意 為審批,點擊退單 為退審單據;（圖6-8 批量審核畫面）七.單據過數 7.1單據過數 7.1.1功能介紹： 單據過數是差勤單據審批完成以後過數八達馬人事系統以便于考勤計算;如圖(7-1)（圖7-1 單據過數） 7.1.2加班統計： 針對已審核加班單,根據員工加班刷卡時間，計算實際加班時間,目前加班計算規則如下：1. 加班開始時間:直接根據申請時間 取刷卡記錄表中，小於申請開始時間的最

22、大一筆打卡記錄如果存在則（實際加班開始時間=加班申請結束時間）。如果不存在，則找大於申請開始時間的最小一筆打卡記錄作為 實際加班開始時間; （實際加班開始時間=實際打卡時間）。2. 加班結束時間:根據申請時間 取刷卡記錄表中,大於申請結束時間的最小打卡記錄,如果存在則（實際加班結束時間=加班申請結束時間）。如果未找到,則取小於申請時間的最大一筆打卡記錄作為實際加班結束時間（實際加班結束時間=實際打卡結束時間） 7.1.3過數: 選擇需要過數的記錄,點擊過數按鈕，系統會自動判斷單據類型以及時間，計算並且過數至人事系統; 7.1.4撤銷: 用戶可以針對已過數的數據 做撤銷過數處理，撤銷后，人事系統

23、中就刪除該筆數據;7.2事假沖銷 員工每月申請事假審批以後，月結的時候人事科會根據員工的加班剩餘數 對事假進行沖銷,直至加班剩餘扣完，如果加班不夠扣事假,則多餘事假以事假處理，如果加班剩餘大於事假，則剩餘加班時數作為下月補休時數順延；事假沖銷畫面如圖(7-2)（圖7-2 事假沖銷） 事假拆單：如果當月加班剩餘不夠沖銷當前事假單據，則該單據需要拆單,如：請事假1天,剩餘加班2小時,則該事假單拆成 08:3010:30 調休;10:3012：30 事假；13:3017：30 事假；一共三張單據,以上以常白班為例,其他情況按照事假當日班次為準；事假沖銷 會首先刪除滿足沖銷條件的員工在人事系統中的事假以及調休單據;重新根據需要沖銷過數 考勤系統的事假單;7.3考勤月結 每月人事計算考勤后,會針對當月單據做考勤檢查，凍結日期之前所有單據都審核完畢,點擊凍結,則後續員工申請單據 只能申請凍結日期之後的單據，之前的單據不可再申請;凍結畫面如圖(7-3)（圖7-3 考勤凍結）八.請假及調休申請流程 九.加班申請流程圖十.補卡申請流程圖