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1、久而久之,这种思想内容、写作技巧和语感就会自然渗透到学生的语言意识之中,就会在写作中自觉不自觉地加以运用、创造和发展。 Excel作为Office办公软件中的表格工具，收集整理数据异常方便，对信息呈现爆炸式增长的今天，无论是对于任何一个行业来说数据的收集、整理、处理变得更为重要。因此Excel的使用更是广泛，成为了众多办公人士手边不能缺少的软件。所以熟练使用Excel也是职场人士必备的一项工作技能，不过Excel的功能的确强大，使用它对于大多数人来说可能没问题，但要用好它就不是一件易事了。下面就一起来看看Excel使用时有哪些常用技巧。技巧1全新限制先睹为快为了使用户能够在工作表中浏览大量数据

2、，MicrosoftOfficeExcel2019支持每个工作表中最多有1,000,000行和16,000列。也就是说，Excel单张工作表的容量为1,048,576行乘以16,384列，与2019版的Excel相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%，容量大幅提升。另外，Excel2019还支持最多16,000,000种颜色。而且现在，可以在同一个工作簿中使用无限多的格式类型，而不再仅限于4,000种；每个单元格的单元格引用数量从8,000增长到了任意数量，唯一的限制应该是对电脑内存的考验了。为了改进Excel的性能，微软将内存管理从2019版的Excel中的1GB内

3、存增加到2GB，整整翻一倍。由于Excel2019支持双处理器和多线程芯片集，用户将同时在包含大量公式的大型工作表中体验到更快的运算速度。技巧2灵活添加Excel文档的页眉和页脚经常使用Excel的用户可能都知道，以往要想为Excel文档添加页眉和页脚绝非是一件轻松的事情，需要经过层层对话框的设置才能完成添加任务。但是现在的Excel能够在完全可预览的“页面布局”视图中为Excel文档添加页眉和页脚，操作过程简单且直观。操作方法如下：1.在Excel的“功能区”中，单击“插入”选项卡。2.在“文本”组中单击“页眉和页脚”按钮。3.在“功能区”中会出现“页眉和页脚工具”的上下文相关选项卡，在其中

4、的“设计”选项卡中提供了我们需要的所有命令，由此可以非常直观地对Excel文档的页眉和页脚进行编辑。技巧3以最快的速度来美化表格在最新的Excel工作表中，用户可以将注意力全部集中在重要数据的输入上，而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上，从而减少劳动量。让Excel来帮助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步骤如下：1.定位到包含数据的任意单元格中。2.在“开始”选项卡的“样式”组中，选择一款“套用表格格式”。3.此时弹出“套用表格式”对话框，指定表数据的来源。4.单击确定按钮，就会自动为表格添加标题文字颜色、标题单元格填充色以及隔行填充色，并且还会把表格区域转化为列表，得到列表

5、的诸多功能，如自动筛选等。技巧4自动套用适当格式与自动创建计算列当你需要为已有的表格添加新列时，Excel能够自动套用已有格式，无需进行重新设置。此外，在OfficeExcel表格中，可以快速创建一个计算列。计算列使用一个适用于每一行的公式，它可以实现自动扩展以包括附加行，从而使公式也立即扩展到这些行中。只需将公式输入一次，而无需使用“填充”或“复制”命令。具体操作步骤如下：1.当你想添加新列时，只需在Excel表格的右侧输入新字段名称，按【Enter】键后便会自动增加一列并自动套用适当格式。2.定位到“E3”单元格输入计算合计的公式，按【Enter】键后，会自动将公式填充至列表末尾，计算出所

6、有合计金额，自动创建计算列。如果表格很长，你也不用像以前那样向下拖拽总是找不到末尾，使用起来方便多了。技巧5快速删除重复数据即使有Excel帮忙处理大量数据时，难免遇见出错，眼睛看花了经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误有时候还真的很难发现。此时就更要借助Excel了，这样的问题可以轻松得到解决。1.选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击“功能区”中的“数据”选项卡。2.在“数据工具”组中单击“删除重复项”按钮。3.此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。4.设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出

7、处理结果的提示信息。技巧6通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况在一个单元格区域中显示双色渐变或三色渐变，颜色的底纹表示单元格中的值，并且渐变颜色能够智能地随数据值的大小而改变，非常强悍吧。新版Excel带来的全新的“色阶”条件格式，让阅读者可以更直观更舒服的查看。1.选中需要分析的数据，如“A3:C8”单元格区域。2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮。3.在“条件格式”下拉菜单中执行“色阶”“绿-黄-红色阶”命令。此时，表中的具体数据便按照数据的大小，以不同颜色展示出来，对于数据统计汇总非常实用，能够让人对整体变化情况一目了然。技巧7用长短不一的

8、色条让数据更具表现力上面是对表格整体进行对照查看，如果你只需要能够一目了然地查看某一列数据的大小情况时，怎么办呢？此时可以为数据应用“数据条”条件格式，数据条的长度即表示单元格中数值的大小。通过观察带颜色的数据条，可以帮助您省去逐个对比数值的时间，从而轻松获悉一列数据中的最大值或最小值。具体操作方法如下：1.选中表格中的某一个单元格区域。2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“条件格式”按钮。3.然后，在弹出的下拉菜单中执行“数据条”“蓝色数据条”命令。此时，应用“数据条”条件格式后，可以显而易见的看到整列中的数据最大值和最小值，不必去逐个数据对比看到眼花缭乱。技巧8

9、利用表格呈现数据的发展趋势通过利用Excel提供的色彩绚丽、形式多样的图标集，可以非常快速地以图形化的方式显示出数据的发展趋势，对于掌握整体情况有较好的预见性。操作步骤：1.选中表示趋势的数据，在“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“图标集”“四向箭头（彩色）”命令，即可为数据添加相应图标。2.如果此时添加的图标不能满足需要，还可以单击“样式”组中的“条件格式”，在弹出的下拉菜单中执行“管理规则”命令，打开“条件格式规则管理器”对话框。3.在该对话框中，选中“图标集”规则，并单击“编辑规则”。在随即打开的“编辑格式规则”对话框中，设置具体的规则（如值的类

10、型和大小），以显示不同的图标。技巧9迅速制作专业图表Excel为用户提供了十分灵巧的图表设计工具，能够让您快速完成专业的数据统计与分析，轻松制作出专业的精美图表。操作方法：1.选中某一个单元格区域，单击“插入”选项卡，在“图表”组中选择“饼图”。2.随即出现“图表工具”，在“设计”选项卡中的“图表样式”组中可以看到很多专业的配色方案，任意选择一款样式。再从“图表布局”组中选择第1种布局，即可自动添加百分比标注。3.若要设置饼图上的标注文字，可以右键单击任意一项标注文字，此时便会弹出浮动菜单（在Word和PowerPoint中也有），它包含了最常用的一些命令，可以在此设置字体颜色和字号等。以往要

11、做出这种专业的精美图表要花很多时间进行设置，而现在用不了1分钟就能做出来。技巧10随意编写公式Office全新的、面向工作成果的用户界面设计将最常用的命令放置在“功能区”中，用户可以在“公式”选项卡的“函数库”组中快速发现并使用所需的函数，从而提高编写公式的效率。但是某些长公式在表格中查看起来并不方便，为了使查看和编辑单元格中的长公式变得容易，可以通过以下3种方法来调整编辑栏中公式框的大小。具体操作：1.要在将公式框展开成三行或更多行，或者将公式框折叠成一行间切换，可单击编辑栏末端的展开按钮，也可以按【Ctrl】+【Shift】+【U】组合键。2.要精确调整公式框的高度，可将鼠标指针悬停在公式

12、框底部直到指针变为垂直双箭头，按住鼠标左键上下拖动垂直双箭头到您所需的位置，然后松开鼠标。3.要自动调整公式框的大小以适应活动单元格中的文本行数直到最大高度，可将鼠标指针悬停在公式框上直到指针变为垂直双箭头，然后双击鼠标左键。技巧11按颜色对数据进行排序几乎人人都喜欢五彩缤纷的颜色，在文档中合理、有效地使用颜色可以显著提高文档的吸引力和可读性。如果能够按颜色对数据进行排序和筛选的话，则是在快速组织和找到所需数据的基础上锦上添花。使用Excel2019，无论是手动还是按条件设置的单元格格式，都可以按格式（包括单元格颜色和字体颜色）对数据进行排序和筛选。下面就先来看看如何按颜色对数据进行自定义排序

13、。1.在“开始”选项卡的“样式”组中，利用“条件格式”中的“突出显示单元格规则”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行“自定义排序”命令。3.在打开的“排序”对话框中，指定主/次要关键字、排序依据和次序等，添加4个排序条件。单击确定后，数据便按指定的颜色次序进行排序了。技巧12按颜色对数据进行筛选在上一个技巧中，我们已经学会了如何按颜色来对数据进行排序，那么如何按颜色来对数据进行筛选呢？别着急，答案马上揭晓。操作如下：1.利用“开始”选项卡的“样式”组中的“条件格式”中的“突出显示单元格规则

14、”功能为任一单元格区域应用不同的单元格颜色和字体颜色。2.单击数据区域中一个单元格，在“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中执行筛选命令，Excel便会自动为列标题添加自动筛选的下三角按钮。3.单击“到期日期”列标题右侧的下三角按钮，在其下拉菜单中执行“按颜色筛选”命令，然后从右侧的“按单元格颜色筛选”或“按字体颜色筛选”列表中选择一种颜色，即可完成筛选工作。技巧13单元格样式轻松设置如果您想在一个输入步骤中应用几种格式，并确保各个单元格格式一致，可以使用单元格样式。单元格样式是一组已定义的格式特征，如字体和字号、数字格式、单元格边框和单元格底纹。通过Excel提供的内置单元格

15、样式，任何一个用户都可以非常便捷地完成格式设置工作。简单操作如下：1.选择要设置格式的单元格。2.在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“单元格样式”按钮。3.单击要应用的单元格样式。此外，需要说明一点常识，单元格样式基于应用于整个工作簿的文档主题。当切换到另一文档主题时，单元格样式会自动更新以便与新文档主题相匹配。技巧14确保始终能看到每一个表格标题为了在阅读长篇幅数据表格时更加方便，Excel中提供了一项非常实用的功能，只要将数据区域转换为表格，在浏览表格数据时就可以始终清楚地看到每一个标题。1.选择要转换为表格的数据区域，单击“插入”选项卡。2.在“表”组中，单击“表”按钮，打开“创建表”

16、对话框，选中“表包含标题”复选框，点击确定。3.创建表格后，上下滚动该表格就可以始终看见表格标题，即原标题行出现在列标的位置上（当然光标要位于该表格中，拖动滚动条时才可看见列标题）。分享一个小技巧，直接给普通的数据区域“套用表格格式”也可以把数据区域转换为Excel表格。技巧15表格中数据汇总在Excel中创建表格后，就可以独立于该表格外部的数据对该表格中的数据进行管理和分析。通过在表格的结尾处显示一个汇总行，然后使用每个汇总行单元格的下拉列表中提供的函数，可以快速汇总Excel表格中的数据。1.单击Excel表格中的任意位置，“表工具”变为可用，并会显示“设计”选项卡。2.在“设计”选项卡上

17、的“表样式选项”组中，选中“汇总行”复选框。3.此时，在表格的下方显示出汇总行，并在最左侧的单元格中显示“汇总”二字。4.在汇总行中，单击要为其添加汇总计算的单元格，然后在下拉列表中选择所需函数，如求和、平均值等。学会以上介绍的15招，相信你使用Excel的技能将迅速提升，处理各种表格更加游刃有余，在最省力的情况下，确保数据的准确性和美观性微软Office办公软件是所有办公一族公认的功能强悍且不易掌握，虽说看见平常大家都在使用Office办公软件，然而可以发现身边要能把Office用到熟练级别的高手还是少得可怜。Office办公软件就真的如此之难？其实也未必，只不过其中的很多功能也许是大家一般

18、很难使用到，或是没能掌握一些操作技巧，因此感觉不熟悉也是正常的。Word作为Office办公软件中重要的文字处理工具广泛被应用，本文就是要介绍在使用Word中的15个常用技巧，帮助大家更好地使用Word，另外，稍后我们还会继续把Excel、PPT等组件的使用技巧介绍给大家，工作学习中不能缺少Office办公软件却又不太熟悉这款体积的用户，可要留心看了。技巧1利用全新的实时预览功能试用标题样式在先前版本的Word中，如果不确定要为标题指定何种样式的字体，经常需要反复地应用多种样式来查看效果，一个不满意再撤销重换下一个样式。但在Word2019中，全新的实时预览功能可以让用户在应用某个样式之前轻松

19、而快速地查看其应用后的效果，只需鼠标指向某个样式即可立即查看，省事又省时，极大地方便了用户。1.将光标定位在标题文本中的任意位置。2.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后在其中单击“样式库”右下方的【其他】按钮。3.在打开的“样式库”中，只需在给出的各种样式之间轻松滑动鼠标，标题文本就会自动呈现出当前样式应用后的视觉效果。技巧2即时翻译文档中的英文单词具有屏幕取词功能的翻译软件可以帮助大家在阅读英文文档时流畅自如，但如果你在使用Office的过程中还要去安装其他第三方翻译软件，那你对自己手中的Office就太不了解了。MicrosoftOfficeWord2019已经内置

20、了强大的翻译功能，与你所熟悉的桌面词典软件一样即指即翻，使用方便。1.在Word2019的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。2.在“校对”组中，单击的【翻译屏幕提示】按钮，然后在下拉菜单中执行【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词翻译的功能。3.将鼠标指针停留在任意一个英文单词上，相应的翻译结果就会以屏幕提示的方式显示出来。4.如果你还没有决定哪种样式符合心意，只需将鼠标移开，标题文本就会恢复到原来的样子；一旦找到了满意的样式，单击它，该样式就会被应用。技巧3一次性完成文档中的所有样式设置用户如果已经在文档中为各级标题指定了样式，但又觉得这些标题样式的风格在整体上不是很协调。没有关系，Wo

21、rd2019内置了许多经过专业设计的样式集，而每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。只要用户选择了某个样式集，其中的样式设置会自动应用于全篇文档。1.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击【更改样式】按钮。2.在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集选项会以菜单的方式显示在您的面前。3.用鼠标指针滑过每个样式集，用户就可以直接在文档中预览其应用后的效果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。技巧4利用主题让文档焕然一新文档主题是一个综合性概念，它涵盖了整篇文档的配色方案、字体方案和效果方案，可以从整体上控制文档的基调或风格。Wo

22、rd中提供的这种全新创作体验配合实时预览功能，可以让用户更大限度地拓展自己的文档创作经验。1.切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”组中单击【主题】按钮，打开“主题库”。2.“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，同样可以在这些主题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。3.单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。技巧5眩目封面立即呈现专业的文档要配以漂亮的封面才会更加完美，想要不再为设计漂亮的封面而大费周折？当然是可以办到的，Word内置的“封面库”为用户提供了充足的选择。1.切换到“插入”选项卡，并在“页”组中，单击【封面】按钮，打开“封面库”。“封面库”以图

23、示的方式列出了所有内置的文档封面，这些图示的大小足以让你看清楚封面的全貌，选择非常轻松。2.单击其中一个封面，该封面会自动被插入到当前文档的第一页中，现有的文档内容会自动后移。3.单击已被插入的封面中的预留输入位置（例如“年”或“键入文档标题”等），然后输入相应的文字，一个漂亮的封面就制作完成了。技巧6利用文档部件实现内容的再利用对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的或是不会经常改变的，例如个人简介、个人的联系信息都属于这种情况。如果每次输入这些信息时都重复一次，一是很可能会在输入文字和设定格式上浪费很多时间，二也非常麻烦，利用Word中提供的“文档部件”就可以将这样的内容作为一个单独

24、部件存储并方便以后再次使用。1.在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，然后选中这些内容。2.切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。3.在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单击【确定】按钮，完成文本部件的添加。4.在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，刚才添加的文档部件已经显示在“文档部件库”中，需要再次使用时，单击该文档部件，它就会被插入到光标当前所在的位置。技巧7使用更快捷的方法为文档插入目录在先前版本的Office中，每次插入目录时，需要先在一

25、个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。新版Office中操作会简单很多，它能代替用户完成其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得更容易。1.将光标定位在要插入目录的位置。2.切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目录库”。3.“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的编排方式和显示效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。技巧8将文档共享给没有安装微软Office的用户微软Office已经能够支持直接生成PDF文件格式，PDF是一种国际通用的文档格式，现在已经有很多可免费下载和使用的PDF文档阅读程序（如FoxitPDFR

26、eader）。要将Word2019文档以丝毫不变的风格发送给那些没有安装MicrosoftOffice程序的用户浏览，只要将该文档转换为PDF文件格式进行保存将是一个不错的选择。1.在Word中打开要发布的文档。2.在Word2019主窗口的左上角，单击【Office按钮】，然后从下拉菜单中执行【另存为】【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。3.为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击【发布】按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。技巧9快速访问自己最常用的功能Office2019已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深埋于菜单中的功能上浮至

27、各个选项卡中。同时，Word2019也为用户提供了一种构造个性化工具箱的机会，你可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”。1.回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。2.在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访问工具栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。3.要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示快速访问工具栏

28、】命令。这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。技巧10轻松插入数学公式在先前的Word版本中，向文档中插入数学公式是一件非常麻烦的事情。现在可以将这项工作进行彻底地简化。在内置的“公式库”中可以找到很多常用的数学公式，或者轻松构造自己的公式，而且智能化的“功能区”会在你插入公式后，自动切换到公式的设计状态，相关的设计工具也会自动呈现在你面前。1.将光标定位在要插入公式的位置。2.切换到“插入”选项卡，并在“符号”组中单击【公式】按钮，打开“公式库”。3.浏览“公式库”中的内置公式，并选择一个要将其插入到文档中的公式。4.当插入该公式后，公式的“设计”选项卡就会显示在“功能区”的最前端，这时候可以利用该选项卡中的工具对当前公式进行随意编辑。技巧11给文档加水印说明水印实际上是嵌入到文档页面背景中的一幅图片或一些文字，它们将随文档一起打印输出到纸张上。有时候需要向文档中添加水印，以醒目的水印来告知他人这份文档的重要程度或特殊用途。Word2019内置的“水印库”已经为用户准备好了若干个现成的水印。当然，你也可以利用水印来装裱文档，使之更加美观。1.切换到“页面布局”选项卡，并在“页面背景”组中单击【水印】按钮，打开“水印库