Excel基本操作.docx

1、Excel基本操作Excel 2003的基本操作Microsoft Excel 2003是Microsoft公司开发的、基于Windows操作系统环境的电子表格软件，是目前世界上应用最为广泛的办公室表格处理软件，是Office系列应用软件之一。电子表格软件是信息时代提高办公效率、实现办公自动化的重要工具，它可以用于记录、组织、统计、分析、汇总、图形化数据。通过电子表格软件，方便快捷地制作出各类报表，如成绩报告、账务报表、材料预算、销售统计报告、财务评估报告、市场趋势分析报告等。 通过本章的学习，读者应了解Excel的特点及功能；熟练掌握电子表格的创建、工作簿（工作表）的编辑；熟练掌握工作表的格

2、式化、函数和公式使用、数据的图表化；掌握数据的管理和和分析；掌握工作表的打印等功能。实验 工作表的创建、编辑和排版本实验的主要任务：通过实例介绍工作表的创建、编辑、排版和保存操作。一、实验目的1掌握Excel工作簿的建立、保存与打开方法。2掌握Excel工作表中数据的输入。3掌握Excel工作表中数据的编辑和修改。二、实验内容和要求1熟悉Excel软件环境。2练习建立一个工作表，输入数据。3工作表的编辑和排版。图4.1 Excel启动界面三、预备知识单击“开始”按钮，在“开始”菜单中选择“程序”/“Microsoft Excel”，系统启动Excel应用程序，同时新建了一个Excel工作簿“B

3、ook1”，如图4.1所示。下面根据这个界面介绍Excel 2003的基本概念和操作。工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名为“.xls”。新建的第1个工作簿的默认名为“book1.xls”。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下由3个工作表组成的：“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。一个工作表最多有65536行、256列，行号165536，列标AIV，工作表由工作表标签区别，如Sheet1、Sheet2、Sheet3，工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的地址表示形式为“列标+行号”，如“A5”、“D4”。为了区分不同工作表的单元格

4、，需要在地址前加工作表名称，如“Sheet1! D4”。工作簿的保存、工作簿的打开与Word文档的操作相同，不再赘述。1数据编辑区域的选取（1）单元格的选定。用鼠标左键单击某一单元格即可。单元格被选中后该单元格会被加上一个黑色粗线边框，此单元格被称为“活动单元格”，在名称框中可以看见该单元格的名称“D4”（见图4.1），此时输入的数据就会填入活动单元格。 （2）一行或一列的选定。用鼠标左键单击某一行的行号（如“2”），则该行被全部选定；选定一列与选定一行相仿，用鼠标左键单击某一列的列标（如“C”），则该列被全部选定。 （3）矩形区域（单元格区域）的选定。方法有3种： 用鼠标左键直接在工作表中拖

5、动（如从“B2”拖至“C6”）； 先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下键不放，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）； 先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下功能键F8，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）； 矩形区域（单元格区域）的表示，如以上选中的单元格区域表示为：B2:C6。2单元格数据的输入编辑栏用于对单元格的内容进行输入和修改。输入数据前必须先选定单元格或区域，然后直接由键盘输入字符、数字或标点符号，输入时可以在编辑栏中看到输入的内容（与单元格中的内容一致）；输入完毕后可以按键、制表键

6、、光标移动键或用鼠标单击其他单元格来确认输入，同时将活动单元格切换到另一个单元格，也可以用鼠标单击编辑栏左侧的按钮来进行确认，只是该操作不会切换活动单元格。 如果输入的是一个日期型数据，则输入必须按规定格式进行，如“2004-9-18”或“04/09/18”，确认后显示的结果统一自动转换为“2004-9-18”（默认日期格式）。图4.2 学生成绩表对于数字形式的文本型数据，如学号、身份证号等，输入时以（单引号）开头。对分数的输入，通常前以（单引号）或空格开头。四、实验步骤1建立工作表，输入数据单击“开始”菜单或桌面Excel图标，启动Excel 2003，在空白工作表中输入数据（见图4.2）。

7、2工作表的编辑和排版（1）将工作表“Sheet1”中的内容复制到工作表“Sheet2”中（按选中单元格区域的方法选中“Sheet1”中输入的内容，单击右键，在快捷菜单中选择“复制”；再单击“Sheet2”，在“Sheet2”中第一单元格单击右键，在快捷菜单中选择“粘贴”）。（2）对工作表“Sheet1”进行如下设置。设置方法：首先选中待设置的内容（如表格标题），单击“格式”/“单元格”菜单命令或快捷菜单中的“设置单元格格式”选项，打开“单元格格式”对话框。其中有6个选项卡。图4.3所示为单元格格式对话框。 利用“单元格格式”对话框中的“字体”和“对齐”选项卡，将表格标题（学生成绩表）设置成华文

8、彩云、24磅大小、跨列居中水平对齐方式。 利用“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡，对表格添加表格线，线型为粗线。 利用“行”、“列”、“单元格”对话框，将表格各栏列宽设置成最合适的列宽，列标题行行高设置成25，其余各行设置为最合适的行高；列标题粗体、水平和垂直对其居中、25%灰色底纹；表格中的其他内容居中。 利用“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，将成绩数据设置成保留一位小数。最后以“TEST41.XLS”文件名存盘，排版后的效果如图4.4所示。3保存文件单击“文件”/“保存”菜单命令，或按+组合键对文件进行保存。 图4.3 “单元格格式”对话框 图4.4 排版后的工作表五、课后思考与

9、练习1对比Excel表格与Word表格的特点。2建立一张本班的学生成绩表。实验 工作簿的使用本实验的主要任务：首先通过实例介绍工作表的插入、复制、删除和重命名，然后详细介绍页面的设置操作。一、实验目的1进一步熟悉Excel软件环境。2掌握Excel工作表的插入、复制、删除和重命名。3掌握页面的页眉、页脚等设置。二、实验内容和要求1练习建立一个工作簿，在“Sheet1”中输入数据。2练习工作表的插入、复制、删除和重命名等操作。3对工作表进行页面设置。三、预备知识工作表的选取：单击如图4.1所示窗体底部的工作表标签，如“Sheet1”，即可将其选定为当前工作表。工作表名的修改：双击工作表标签，即可

10、对其名称进行编辑；也可以从快捷菜单中选取“重命名”菜单项，来进行重新命名。工作表的移动：拖动某一个工作表标签到合适的目的地即可完成移动。 工作表的复制：按下键不放，拖动某一个工作表标签到合适的目的地即可完成复制。复制后的默认工作表名称是在源表名后加上一个数字序号，通常需要重新命名。 工作表的添加：单击“插入”/“工作表”菜单命令，或在快捷菜单中选择“插入” 菜单项，然后在打开的对话框中选择“工作表”，即可增加一张工作表。工作表的删除：单击“编辑”/“删除工作表”菜单命令，即可删除当前工作表，也可在快捷菜单中选择“删除工作表”菜单项来完成该操作。注意：工作表的删除操作为不可逆操作，无法撤销与恢复

11、。 行/列的插入：鼠标右键单击行号/列标，在快捷菜单中选择“插入”，即可在被单击的行号/列标前插入一行/列。 行/列的删除：鼠标右键单击要删除的行号/列标（可以是多行或多列），在快捷菜单中选择“删除”，即可删除选中的行/列。页面设置：单击“文件”/“页面设置”菜单命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡，在其中可以调整页面方向、缩放比例、纸张大小等选项。页边距设置：在 “页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡，在其中可以调整页面的上下左右边距、表格在页面上的水平及垂直对齐方式等选项。页眉/页脚的自定义：在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按

12、钮，即可以设计自己的页眉和页脚。 工作表设置：在“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡，在“打印区域”选择框中可以选择需要打印的数据区域；在“打印标题”选择区中可以选择在每页都需要打印的表头所在的若干行；如果在单元格格式中未设置边框，在此还可以选择是否打印边框。 打印预览设置：在打印预览视图中，单击上方的“设置”按钮，即可打开上面介绍的“页面设置”对话框，作用不再赘述。页边距：单击“页边距”按钮，进入页边距设置视图，在其中可以直接用鼠标拖动边距分界线来方便地进行页边距设置，还可以调整列宽。 分页预览：单击“分页预览”按钮可以进入分页预览视图，在其中可以审视每一页报表的实际输出效果，同时还可以

13、拖动蓝色的分页控制符来调整每一页面的容量。如果要从分页预览视图回到正常的视图模式，可单击“视图”/“普通”菜单命令。打印预览如果满意，则可以单击“文件”/“打印”菜单命令来进行打印，“打印”对话框的选项与其他Windows应用程序一样，不再赘述。如果打印前不再进行其他设置，则直接单击常用工具栏中的“打印” 按钮即可。 四、实验步骤1建立工作簿，并以“商品销售.xls”为文件名存盘启动Excel 2003，在空白工作表（“Sheet1”）中输入以下数据（见表4.1）。表4.1 商品销售商品类别200620072008合计420000507000543000家庭音响210002400026000彩

14、色电视300003100032000洗衣机180000220000230000电冰箱290003200035000摄像机160000200000220000在B1单元格输入2006，在C1单元格输入2007后，选中B1和C1单元格，将鼠标移到C1单元格右下角，待鼠标出现细“十”字形状，按住鼠标右键拖动，则可以形成自动填充的等差数列。2工作簿中工作表的操作（1）双击“Sheet1”，将“Sheet1”重命名为“商品销售”，然后右击“Sheet3”，在之前插入两张工作表“Sheet4”、“Sheet5”，然后将“Sheet5”删除。（2）复制“商品销售”工作表，放在“Sheet3”之前。鼠标右击“

15、商品销售”工作表，在打开的快捷菜单中，选取“移动或复制工作表”，打开如图4.5所示对话框。在“下列选定工作表之前”框中选中“Sheet3”，并选中“建立副本”，然后单击“确定”按钮，则在“Sheet3”前建立了与“商品销售”工作表相同的副本。操作结果如图4.6所示。（3）利用插入菜单，在“商品销售”工作表中插入一空行和一空列。（4）对“商品销售”工作表进行如下页面设置，并进行打印预览： 打开“文件”/“页面设置”，将纸张大小设置为A4，表格打印时水平、垂直居中，上、下页边距为3厘米，如图4.7所示。 设置页眉“商场商品销售”、居中、粗斜体，设置页脚为当前日期，靠右显示。 设置不打印网络线，但打

16、印工作表的行号和列号。效果如图4.8所示。 图4.5 “移动或复制工作表”对话框 图4.6 操作结果 图4.7 “页面设置”对话框 图4.8 页眉、页脚设置预览效果五、课后思考与练习1表4.1中的年份可以用数据填充法进行输入，试一试用此法输入。2对本班的学生成绩表进行页面设置练习。 实验 函数与公式的使用本实验的主要任务：通过实例介绍Excel单元格的引用，以及公式、函数和条件格式的使用。一、实验目的1掌握Excel公式的使用。2掌握Excel常用函数的使用。3掌握条件格式的使用。二、实验内容和要求1熟悉单元格区域的表示。2练习建立一个工作表，掌握公式和函数的使用。3掌握单元格地址的相对引用和

17、绝对引用。三、预备知识1公式的创建与单元格引用图4.9 公式与编辑栏公式的创建：选择一个单元格，输入等号“=”，然后依次输入需要计算的数据和运算符，最后确认输入即可完成，此时单元格中显示的公式已经变成计算所得的结果了。不过只要选中该单元格，在编辑栏中看到的还是原始公式，如图4.9所示。编辑公式可以在编辑栏中进行，也可以通过双击公式所在单元格，然后直接在其中进行。Excel的公式由运算符（见表4.2）、数值、字符串、变量和函数组成。表4.2 公式运算符运 算 符运 算 功 能优 先 级( )括号1-负号23*与/4+与-5&文本运算符6=、=、关系运算符72单元格的引用每一个单元格都有一个名字，

18、如“A2”，“C5”等，单元格的名字是变量名，单元格的内容是变量的值。如果在公式中需要引用某单元格的值进行运算，可以直接输入该单元格的名字，也可以用鼠标单击该单元格而自动完成引用。单元格的引用分为相对引用与绝对引用。（1）相对引用。引用单元格时不是使用其绝对地址来定位，而是引用其相对地址（即被引用单元格相对于公式所在单元格的位置）来定位，如“C4”中的公式要引用“A1”单元格，公式中虽然写的是“A1”，而实际引用的地址是左边第2列、上方第3行的位置。凡是直接书写单元格名字的引用都是相对引用。 （2）绝对引用。引用单元格时使用其绝对地址来定位，假如公式中要引用“A1”单元格，那么不论公式放在哪一

19、个单元格中，被引用单元格的地址始终是“A1”。绝对引用在公式中的书写规定是在单元格名字的列标和行号前各加上一个“$”符号，即“$A$1”。 不同表中数据的引用：前面讨论的单元格引用都是在同一张表中进行的，如果引用的单元格在另一张表中，则在引用时就需要加上表的名字和一个惊叹号，如“Sheet2!C4”，引用的是“Sheet2”表中的“C4”单元格。编辑公式时可以先用鼠标单击被引用的工作表标签打开工作表，然后单击需要引用的单元格，最后按下键即可完成引用。3公式的复制与移动公式的复制与移动的方法与单元格的复制与移动的方法相同，同样也可以通过填充方式进行批量复制。所不同的是，如果公式中有单元格的相对引

20、用，则复制或移动后的公式会根据当前所在的位置而自动更新。例如“C1”单元格中的公式为“=(A1+B1)/2”（见图4.9），将其复制到“C2”后，公式变成了“=(A2+B2)/2”。4常用函数的使用Excel的函数实际上就是Excel预先定义好的一些复杂的计算公式，可以供用户通过简单的调用来实现某些复杂的运算，而无须用户再费心地去书写公式。在Excel中有400多个函数可供使用，以下我们介绍几个常用函数的调用方法，读者可以举一反三，学习掌握其他函数的使用。 求和函数：SUM()计数函数：COUNT()求平均值函数：AVERAGE()求最大值、最小值函数：MAX()、MIN()条件分支函数：IF

21、()四、实验步骤1利用公式和函数进行计算，并以“学生成绩.XLS”为文件名存盘按样张（见图4.10）先计算学生的总成绩、平均分，并求出各科成绩的最高分、最低分；再利用IF函数按总成绩进行总评，评出优秀（总成绩大于350为优秀，其他为一般）。图4.10 学生“成绩表”样张（1）计算总成绩，选中“G3”单元格，单击编辑栏的fx，在插入函数对话框中选择SUM()函数，图4.11所示为用函数计算示例。得到G3单元格的值后，将光标指向G3单元格右下角（拖动柄），按下鼠标左键向下拖动，即得到G4，G5，G14的值。以同样的方法，用AVERAGE()、MAX()、MIN()计算出平均成绩、最高分、最低分。（

22、2）确定总评：选中I3单元格，用条件分支函数IF()，如图4.12所示。将光标指向I3单元格右下角（拖动柄），按下鼠标左键向下拖动，即得到I4，I5，I14的值。 图4.11 函数计算 图4.12 IF函数用法2对每门课中最高分以粗体、蓝色字、12.5%灰色底纹显示（1）将“成绩表”中的内容复制到“Sheet2”中。（2）对“成绩表”工作表进行如下设置。设置方法：首先选中待设置的内容，单击“格式”/“单元格”菜单命令或者快捷菜单中的“设置单元格格式”选项，打开“单元格格式”对话框。其中有6个选项卡。图4.3所示为单元格格式对话框。利用“单元格格式”对话框中的“字体”和“对齐”选项卡，将表格标题

23、设置成华文彩云、24磅大小、跨列居中水平对齐方式。利用单元格格式对话框中的“图案”选项卡，将表头设置为图案12.5%灰色。（3）每门课中最高分以粗体、蓝色字、12.5%灰色底纹显示操作。首先选中C3C14，单击“格式”/“条件格式”菜单命令，如图4.13所示。同样对“成绩2”、“成绩2”、“成绩4”的最高分进行设置。图4.13 条件格式命令的用法五、课后思考与练习1对于“成绩表”按总成绩进行总评时，若分为三等：优秀（大于350分）、良好（大于320且小于或等于350分）、一般（320分及以下），如何操作？2对于学生成绩表，若求成绩1、成绩4两列之和，如何操作？ 实验4 图表的使用本实验的主要任

24、务：通过实例介绍图表的创建、图表的格式化处理。一、实验目的1掌握图表的创建方法。2掌握图表的整体编辑和对图表中各对象的编辑方法。3掌握图表的格式化设置方法。二、实验内容和要求1复制一份“成绩表”到当前工作表“Sheet1”中，并以“TEST44.XLS”为文件名存盘。2选中“Sheet1”中全部数据，在当前工作表中创建柱形图图表，图表标题为学生成绩表，放在当前工作表中。3练习对图表进行操作。（1）图表的放大、缩小、移动。（2）图表图例的位置设置、删除等操作。（3）为图表中“成绩1”的图表系列增加以值显示的数据标记。（4）为图表添加分类轴“姓名”、“得分”。4练习对图表的格式化操作。（1）对图表

25、标题“学生成绩表”设置为隶书、18磅。（2）将图表区的字体大小设置为8磅，并用最粗的圆角边框。（3）将图例边框改为带阴影边框。（4）去掉背景墙区域的图案。三、预备知识图表组成：Excel的图表有柱形图、条形图等14大类，每一大类中又分成若干个小类，每一个小类都有其名称。所有图表都有图表标题、图例、分类名称、坐标轴、图表区等部分组成，如图4.14所示。图4.14 图标组成每一部分都可以单独选中，然后打开快捷菜单进行格式化操作。图4.15 “源数据”对话框四、实验步骤（1）打开实验3中的“成绩表”，在工具栏上单击“图表向导”，打开“图表向导”对话框，选取图表类型。Excel中提供了多种图表类型，为

26、了直观描述，这里选择“柱形图”。然后单击“下一步”按钮。（2）选取图“数据源”和系列设置，如图4.15所示。在选取数据源时，首先选中“源数据”对话框中的“数据区域”选项卡，在中间的“数据区域（D）”地址栏中输入数据源单元格区域的绝对地址，如：=成绩表!$C$3:$F$14，或者用鼠标单击地址栏右侧的红箭头后，用鼠标选取数据区域；再选取“系列”产生在列。由于C3:F14单元格区域由4列组成，因此，图4.15中有4个系列。（3）单击“下一步”按钮，进入设置图表选项设置，如图4.16所示。这里，可以对图表的标题、图例、数据标志等进行设置。（4）单击“下一步”按钮，进入图表位置设置，如图4.17所示。

27、这里选择“作为其中的对象插入”，即完成图标制作，如图4.18所示。 图4.16 图表选项 图4.17 图表位置图4.18 图表样张五、课后思考与练习依据学生成绩表的“成绩4”创建图表，图表类型为分离型三维饼图，如何操作？实验5 数据的管理与应用本实验的主要任务：通过实例介绍如何对数据进行排序、筛选、分类汇总，以及如何创建数据透视表。一、实验目的1掌握数据的排序、筛选方法。2掌握数据的分类汇总方法。3掌握数据透视表的操作方法。二、实验内容和要求1复制一份“成绩表”到当前工作表“sheet3”中，增加性别字段，输入数据，并以“TEST45.XLS”为文件名存盘，如图4.19所示。2对“Sheet3

28、”中的数据按性别排列，男同学在前，女同学在后，性别相同的按总成绩进行降序排列。3在“Sheet3”中筛选出总成绩大于300且小于333分的记录。4将“Sheet3”复制到“Sheet1”中，然后对“Sheet1”中的数据进行下列分类汇总操作：按性别分别求出男生和女生的各科平均成绩，平均成绩保留一位小数。5以“Sheet3”中的数据为基础，在“Sheet4”工作表中建立以性别为列标题、以“成绩1”和“成绩2”为求和项的透视表。图4.19 数据管理样表三、预备知识在对数据区域进行排序时，对于字符而言，依据字符的ASCII码进行排序；对汉字而言，则依据汉字的拼音字母排序。数据筛选是将数据区域中满足条

29、件的数据显示出来，而不满足条件的数据暂时隐藏起来（但未被删除）；当筛选条件被删除后，隐藏的数据又会恢复显示。筛选有两种方式：自动筛选和高级筛选。自动筛选是对单个字段建立筛选。高级筛选本书不做介绍。在如图4.19所示的“Sheet3”中，首先选择自动筛选，然后通过自定义自动筛选方式筛选出总成绩大于300且小于330分的记录的操作，对总成绩进行筛选时选择自定义项，条件设置如图4.20所示。分类汇总就是对数据清单按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、求平均、计数等汇总运算。分类汇总时，首先对分类汇总的字段进行排序，然后进行分类汇总。分类汇总的要点是确定三要素：分类的字段、汇总的

30、字段和汇总方式，如图4.21所示。 图4.20 自定义筛选对话框 图4.21 分类汇总对话框分类汇总适合于按一个字段进行分类，如果需要按多个字段进行分类汇总，数据透视表具有此功能。例如，要统计各系男女生人数，此时既要按“系别”分类，又要按“性别”分类。图4.22 排序对话框数据透视表是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据在数据透视表中的排列有关。创建数据透视表时，首先必须分清具体要求，同分类汇总相似，要搞清分类的字段（列标题）是什么？是按列（设置列标题）还是按行（设置行标题）分类？其次弄清楚汇总的字段是什么？汇总的方式是什么？四、实验步骤1排序操作打开图4.19所示的数据表，将光标定位到数据清单中任一单元格，单击“数据”/“排序”菜单命令，打开排序对话框，依据要求进行设置，如图4.22所示。2筛选操作将光标定位到数据清单中任一单元格，单击“数据”/“自动筛选”菜单命令，打开总成绩上的下拉按钮，选择自定义项，打开“自定义自动筛选”对话框，按图4.20进行设置即得结果，如图4.23所示。图4.23 筛选结果3分类汇总操作将光标定位到数据清单中任一单元格，首先对性别字段进行排序，然后单击“数据”/“分类汇总”菜单命令，打开“分类汇总”对话框，设置如图4.21所示，即得结果如图4.24所示。图4.24 分类汇总样张4建立数据