展会现场管理计划.docx

1、展会现场管理计划展会现场管理计划篇一：展会现场管理计划展会开幕计划一、时间：2011年8月24日10:00am-3:00pm 二、地点：北京桥艺术中心 三、贵宾厅：1.贵宾厅设置签到台，摆设鲜2.3.4.贵宾厅就位，负责在入口处就位等候特邀来宾并且引导来宾，为贵宾佩戴鲜花四、开幕式表演项目：模特眼镜时尚秀 五、参加开幕式人员1.特邀来宾（4人） 2. 参会人员 六、贵宾抵达安排1.参会人员于9:00am开始由入口进入现场参加开幕式2.贵宾在贵宾楼口下车，进入贵宾厅休息，9:25am由相关人员引至开幕式特邀来宾台参加开幕式3.贵宾行径路线：入口处贵宾通道贵宾厅开幕式现场参观展览 七、开幕式仪程8

2、:30 现场音响设备调试；礼仪服务人员入场并准备；检查show用具 9:00 参展商及组织的普通观众到位；音响再度调试；礼仪人员就位9:20 特邀嘉宾抵达，礼仪人员列队迎接、戴花，并引导嘉宾至贵宾休息室休息 9:28 由礼仪小姐引导嘉宾上贵宾席9:30 主持人（展会承办人员）介绍贵宾台嘉宾，宣布开幕 9:40 主承办方代表致辞10:00 模特眼镜时尚秀开始，结束后展会开放参观展会管理计划一、展会现场布置在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。 二、vip接待对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达会展地点到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，

3、对于重要贵宾还需要事先制定接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。 三、媒体的接待和管理展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。 四、展会设备设施管理1.设备管理：保养、修理、更新等 2. 环境管理：养护、保洁、绿化等 五、展会现场的安全管理1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口

4、通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。 3. 安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。六、展会现场的其他服务饮水、就餐、指引等。撤展计划一、展位的拆除二、参展商租用展具的退还 三、参展商展品的处理和回运 四、展品出馆控制 五、展场的清洁 六、撤展安全保卫观众登记计划参会登记表地址：北京桥艺术中心预先登记，避免繁琐的手续，成为参会观众，以期联系。 登录主办方网

5、站可下载“观众登记表”，此表格复印有效。篇二：展会现场管理博览会现场管理方案（二）博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。为了使本次刺绣、银饰博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。现场管理的原则：?找出可能出现的问题并作精密分析。?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。3、对于重点工作，实行双重核查制度。4、对重要环节，负责人应及早提出注意问

6、题，实时监督。5、重视对临时人员的短期培训。a、系统的现场管理如下：一、 观众登记和入场管理设观众登记处为了提高工作效率，把预先登记的观众和现场注册的观众分开或进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。二、博览会现场广告管理在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语

7、等。但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。三、 对参展商的行为管理主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。四、 安全管理博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消

8、防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。五、 交通、物流管理展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握： 一份相关联系人名单；场馆地图；展品抵达场馆的时间；现场交通规划草图；紧急情况应对计划；现场联络点，包括安全和志愿者。六、餐饮管理博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格

9、等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。七、证件管理通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。八、参展商和观众投诉处理博览

10、会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。九、新闻管理现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。十、知识产权保护工作1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。 2、基本原则：? 坚决反对

11、利用展览侵犯知识产权。? 用证据讲话。? 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。? 双方应在展后诉诸法律解决。十一、现场保洁管理现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。十二、展览会运输代理商管理1、运前：认真挑选运输商2、运中：紧密联系运输商3、进馆：迅速有序搬进场4、展后：妥善处理参展品十三、配套服务管理在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安

12、服务和消防管理等。 十四、专业观众入场管理1、填写登记表2、办理证件3、检查门票4、领取参观指南5、免费赠送或出售会刊篇三：展会现场管理计划展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。一、观众登记和入场管理观众登记处为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间，

13、一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。二、展览会现场广告管理在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。三、参展商行为管理参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位

14、都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。四、安全管理1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和 服从等方面的宣传， 熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序， 增强稳操胜券的信 心和决心。2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤 其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出 只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。3.安全责任实行问责制。 根据展览活动消防安全管理的相关

15、规定， 以及大型社会活动 治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实 行问责制， 并配备一定数量的、 具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展 会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。五、展会设备设施管理1.设备管理：保养、修理、更新等2.环境管理：养护、保洁、绿化等六、媒体的接待和管理展会开幕前， 与有关媒体取得联系， 邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访 和新闻报道做准备。七、交通、物流管理对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品

16、运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。展览会现场的物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。对于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：一份相关联系人名单；场馆地图；展品抵达场馆的时间；现场交通规划草图；紧急情况应对计划；现场联络点，包括安全和志愿者。八、餐饮管理餐饮服务是展览会质量的一个重要环节。展览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览

17、公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。九、证件管理通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。十、参展商和观众投诉处理在展览会举办过程中，不可避免地会存在个

18、别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。例如，在第二届中国（深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问询投诉处，负责回答参展商和观众的问询，并处理各种投诉，收到了比较好的效果。十一、新闻管理一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主

19、管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。十二、知识产权保护工作一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。十三、现场保洁管理1.主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。2.基本原则：1)坚决反对利用展览侵犯知识产权。2)用证据讲话。3)被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据

20、。否则暂时撤下有疑问的展品。3.双方应在展后诉诸法律解决。4.现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。展览会布展和撤展管理一、布展管理布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。譬如，大型汽车展或机械展往往需要近一个星期的时间，而消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需要一两天的时间。对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展

21、览会正式开幕做好准备的筹备阶段。表1 布展期间的主要工作内容篇四：展会现场管理博览会现场管理方案博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。为了使本次博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。现场管理的原则：?找出可能出现的问题并作精密分析。?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。?要有预案和预备力量。1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。3、对于重点工作，实行双重核查制度。4、对重要环

22、节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。5、重视对临时人员的短期培训。a、系统的现场管理如下：一、 观众登记和入场管理设观众登记处1、预先登记的观众;2、现场注册的观众;现场注册的观众分成有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。 为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处设置了展览活动议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。二、博览会现场广告管理在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论采用什么样

23、的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。三、 对参展商的行为管理主要工作依据是参展合同。在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。四、 安全管理博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火 灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支

24、持。五、 交通、物流管理展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：一份相关联系人名单；场馆地图；现场交通规划草图；紧急情况应对计划；现场联络点，包括安全和志愿者。六、餐饮管理博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采

25、取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。七、证件管理通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。八、参展商和观众投诉处理博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮

26、配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。九、新闻管理现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。十、知识产权保护工作1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。2、基本原则：? 坚决反对利用展览侵犯知识产权。? 用证据讲话。? 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。? 双方应在展后诉诸法律解决。十一、现场保洁管理现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。 十二、展览会运输代理商管理1、运前：认真挑选运输商2、运中：紧密联系运输商3、进馆：迅速有序搬进场4、展后：妥善处理参展品十三、配套服务管理在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。