办公软件常用技巧.pptx

1、,办公软件的使用技巧,CONTENTS,录,目,Excel表格的应用,01,最初的数据最好为一维表,同列为同类信息，不要混合,字段名称唯一，且不为空,一维表的特点就是第一行为字段，每一列都是此字段下的同类信息。,例如：日期列都是日期，不要夹杂销量，筛选、计算、计数等等都比较方便。,字段是指第一行的名称，唯一同一个性质的数据放在同列，例如所有的日期都放在日期列里，字段名称也为日期，如果再有一个日期列，可能你自己知道他们的区别，但是别人不知道，机器也不知道，机器运算时就会出错。当然，日期也可分订单日期、发货日期、回款日期等多列。,制作excel表格的规则,信息格式正确,每个单元格最好为单一的数据信

2、息,数据源中不要含有小计,日期就用日期格式，数据就用数值格式，这个是非常好的习惯，也是规则。,比如销量列，就是单纯的销售数据，而不要带有单位，为后期的统计增加不必要的麻烦。如果需要单位，可以另外备注，也可单独列单位字段，或者直接在第一行标注单位。,数据源中最好不要任何的合计数据，如果需要，再次加工就好，这样数据源可以做为基础数据，多次使用，按需加工成不同类型的汇总表。,Add your text,制作excel表格的规则,Excel表格的使用技巧,为了更加的直观，有的时候我们需要在excel中符号来表示，比如输入1的时候，让他显示“”，输入2显示“”。要达到这个目的，我们可以这样操作，选中表格

3、要操作的区域，右击选择设置单元格格式选择自定义代码，在类型下填写=1;=2后，可以实现输入1显示，输入2显示,选中表格要操作的区域，右击选择设置单元格格式选择自定义代码，在类型下填写三个；,右击设置单元格格式，数字栏自定义格式中双括号内 可以表示颜色,也可以表示条件.大于100的数字显示字体显示成红色的自定义代码为：红色1000,只需按住快捷键组合【Alt+=】即可实现快速求和,Excel表格的使用技巧,在Excel中获取网络数据，数据导入外部数据新建web查询输入表格所在的网址选择（点绿图标边的小框）点击导入即可,例如合并单元格为D3到D5，我们在合并区域输入=sum（D3:D5）按下ent

4、er即可,拖动鼠标选中多行，然后按住Shift键不放，在序号列鼠标变成十字标随意调整其中一行高度完成即可,只要选中要调整的数据区域，然后按住Shift键不放，光标放到选择列位置后，按下鼠标左键不放拖动即可,快捷键使用移动操作,Home快速移至一行的开始Ctrl+Home快速移到工作表的开始单元格Ctrl+End快速移至工作表区域的结尾PageUp翻至前一页Page Down翻至下一页上、下、左、右方向键分别向上、向下、向左、向右移动选择单元格Tab键向右移动Shift Tab键向左移动Ctrl+左方向箭头移至左边区域Ctrl+右方向箭头移至右边区域Ctrl+上方向箭头移至上方区域Ctrl+下方

5、向箭头移至下方区域Ctrl+Backspace键移至活动单元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏,选择操作,Ctrl+A全选单元格区域，若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。Ctrl+Shift+空格全选单元格区域，若无单元格区域或在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。F8扩展所选区域。即若选取一个单元格后，按方向箭会进行连续单元格选择或者点击某单元格后按F8键再点击另一单元格可选择两单元格之间的区域。Shift+F8可连续选择不

6、相邻的区域。Shift+Ctrl+O选择工作表中有评论的单元格Shift+左方向键向左选择区域Shift+右方向键向右选择区域Shift+上方向键向上选择区域Shift+下方向键向下选择区域Shift+空格选择单元格所在行,a、编辑操作,F2在单元格中按F2键即可对该单元格进行编辑Shift+F2在单元格中按Shift+F2键即可对该单元格进行批注编辑F4重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗Ctrl+Y重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按F4会直接将该单元格字体加粗Ctrl+Z撤销操作Shift+F4在

7、单元格区域中查找空单元格并在空单元格间移动。若工作表为空，则会弹出“Excel找不到正在搜索的数据”消息框,b、编辑操作,F7快速调出“拼写检查”对话框并对所选单元格进行拼写检查Ctrl+B加粗单元格字体Ctrl+C复制单元格区域内容Ctrl+Insert复制单元格区域内容Ctrl+X剪切单元格区域内容Ctrl+V粘贴单元格内容Ctrl+D实现下拉填充功能。即在单元格中输入数字后选择包含此单元格的列区域后按Ctrl+D键，则该列区域均填充与第一个单元格相同的数值,d、编辑操作,Ctrl+R实现向右填充功能。即在单元格中选定一行区域后按Ctrl+R键，则该行区域均填充与第一个单元格相同的数值Ct

8、rl+I使单元格字体为斜体Ctrl+U给单元格文本加下划线Ctrl+()切换是否在单元格中显示公式Ctrl+2()切换单元格区域是否加粗Ctrl+3(#)切换单元格区域是否为斜体Ctrl+4($)切换单元格区域是否加下划线,e、编辑操作,Ctrl+5(%)切换单元格区域是否加删除线Ctrl+9()隐藏单元格区域所在行Ctrl+Shift+9()取消隐藏行Ctrl+0()隐藏单元格区域所在列Ctrl+Shift+0()取消隐藏列Ctrl+-删除单元格所在部分，即弹出“删除”对话框，若选择了整行或整列，则直接删除而不会弹出“删除”对话框。若选择了一整行后按此组合键，则删除该行,f、编辑操作,Ctr

9、l+Shift+()设置为通用格式Ctrl+Shift+1(!)设置为数值格式Ctrl+Shift+2()设置为时间格式Ctrl+Shift+3(#)设置为日期格式Ctrl+Shift+4($)设置为货币格式Ctrl+Shift+5(%)设置为百分数格式Ctrl+Shift+6()设置为科学计数格式Ctrl+Shift+7(插入当前时间Ctrl+Shift+复制上面单元格的值到本单元格中Insert插入模式Delete删除,ppt使用技巧,02,a、格式刷快速复制选中复制元素双击工具栏【格式刷】双击被复制元素，就可以啦,b、图片文字图标快速对齐选中需要对齐的图文点击【格式】【对齐】这样就可以快

10、速对齐图文啦,C、快速更换图片外观布局美观-【图片工具】【格式】【裁剪】【裁剪为形状】就可以更换多种样式的图片形状啦,d、增加撤销次数最高次数20次，点击【文件】【选项】【高级】更改MAX值,e、批量添加Logo使用幻灯片母版直接点击【视图】【幻灯片母版】【插入】【图片】选择需要的Logo插入PPT放置合适的位子【关闭母版视图】，再看PPT就会发现每一页都添加了Logo,e、批量添加Logof、定时保存,f、定时保存担心PPT做一半突然停电，或电脑卡机没保存导致功亏一篑，其实不用担心你可以，你可以点击【文件】【选项】【保存】设置保时间，这样PPT就能自动保存啦,格式刷快速复制选中复制元素双击工

11、具栏【格式刷】双击被复制元素，就可以啦,格式刷快速复制选中复制元素双击工具栏【格式刷】双击被复制元素，就可以啦,04,跨页表格的标题,02,表格计算,05,选择格式相同的文字,03,减少一页,01,微软雅黑字体行距,Word文档简单技巧,l,lorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem

12、 ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,1、微软雅黑字体行距,技巧：选择需要调整的段落并右键鼠标，打开“段落”面板，在“缩进与间距”栏目，找到“如果定义了文档网格，则对齐到网格”，把前面的勾取消掉，然后确定即可解决。,微软雅黑字体，行间距过大怎么办呢？,lorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit a

13、dipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,2、表格计算,技巧：“表格工具”-“布局”-“数据”-“公式”，然后就可以看到一些基础的常用运算公式，虽然比不上Excel表格，但是应付日常工作是没问题的。,Word表格计算怎么办呢,lorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem

14、 ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,3、减少一页,技巧：右键功能区，选择“自定义功能区”，将“从下列位置选择命令”改为“所有命令”，然后选“减少一页”，然后随便在选项卡下点击新建组，把“减少一页”功能添加进去，完成后，点击减

15、少一页即可。,一页只有两三行几个字浪费纸张怎么办呢？,lorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,4、跨页表格的标题,技

16、巧：选择你的表格，然后在“表格工具”中找到“重复标题行”，使用该功能后，如果表格出现跨行的或者删减的情况，标题行会自动添加或删除，不会出现错位的问题。,表格过长跨页加标题怎么办呢？,lorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elitlorem ispum dolor sit adipiscing elit,sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,5、选择格式相同的文字,技巧：先选中一处你要修改的地方，然后在“开始”-“编辑”-“选择”中找到“选择格式相似的文本”，使用该功能，就能一次全部选中格式相似的文字。,怎样将文章同样格式的文字进行同步修改呢?,THANKS,