文秘职业发展之路.docx

1、文秘职业发展之路引 言到岗至今,我已经在中天建设这个大家庭里生活工作了整整10个月。从学校到社会,班级到项目部,在我渐渐成长的同时,我深刻地认识到:高职文秘专业毕业生只有在掌握扎实的秘书基本职业技能的基础上,根据实际需要扩充相应行业的基本业务知识,努力使自己成为复合型秘书人才,才能在就业形势严峻的今天找到自己的职业发展之路。一、人才市场需求分析浙江企业的发展、转型、升级,为文秘专业毕业生创造的就业机会也在不断增多。浙江经济最显著的一个特点就就是民营企业多。在民营企业中虽不乏有因各种原因由国有改制的大集团,然而更多的就是家族作坊式的小企业。初期小企业稳扎稳打,只做自己能做的事情,只赚自己可以赚的

2、钱。但近些年来,随着民营企业资金的滚动积累,浙江的部分民营企业已朝规模化、公司制度化方向发展。现代化企业制度的需求与原用人机制的矛盾愈来愈突出,这对于秘书的选用也不例外。(一)以能为先与以亲为先的矛盾民营企业初期实行的就是家族经营,用人原则以亲为先。秘书一般为家族30岁以下的年轻女性担任。这种方式的弊端先不去讨论,但该部分人员职场表现可以概括为:计算机能力低,英语应用普遍不会,市场外部人员对该部分人员的诚实守信有一定的疑虑。(二)专职秘书与兼职秘书的矛盾初期民营企业选用的秘书均为兼职模式,包括今后很长一段时间内这种现象都将存在。一个企业在发展期间,追求的无非就就是可以以最低的成本创造最大的价值

3、。或许一个计算机专业、经济管理专业毕业的人员在初期确实可以兼任多个岗位的事务,但其在文秘专业训练与专业素养方面存在严重的不足,日后企业正规化肯定需要作出一定的调整。换位思考,这也恰恰就是我们文秘专业毕业生的一个就业新思路。为什么我们文秘专业的毕业生在保证专业训练与专业素养的同时,不可以向多元化方向发展呢？在学习与工作中,掌握该企业涉及行业的一定基础知识,做好文秘工作的同时,可以替企业兼任一定的其她事务,将使我们如虎添翼。基于以上两点分析,在浙江经济大环境中,未来浙江民营企业对于复合型秘书人才的需求还就是有广阔空间的。在多种行业民营经济共同发展的今天,企业更加需要既懂特定行业知识又能完成基本行政

4、管理事务的复合型秘书人才。复合型秘书人才可以理解为具有特定行业知识,而且又能完成基本行政管理事务的秘书人员。她不仅应该具备普通秘书通常意义上需掌握的基本职业知识与技能,还应该了解其特定行业所需要的行业知识与技能。秘书工作人员的市场需求正出现多元化与职业化的倾向,复合型人才吃香。在市场经济渐渐成熟的今天,秘书跨行业跨地区工作司空见惯。二、建筑工程秘书的职业能力在我近10个月的在岗实习后,获得了一个正式的工作岗位,期间一个深刻的体会就就是:实际工作任务的专业性与多元化。(一)我实习的基本情况我工作的地点为工程建设公司下属的一个工程项目部,工程建设施工的一线。这个工作岗位对于文秘专业可以算就是比较极

5、端的跨行就业。在最初上班时,脑海里一直认为文秘与工程建设风马牛不相及,去项目部上班,工作也应该就是办公室里负责接待,负责会议的各项服务,各类文件的校对与存档管理工作,协助负责项目部人员考勤,加班统计工作,文书工作等等,但到岗后才发现想法与实际情况大相径庭。来建筑领域实习,并打算以后在这一行业长期发展下去,对我这个之前从没有接触过建筑这一行业的人而言就是极具挑战的。作为一个建筑工程秘书,工作上领导指派下来需要负责完成的主要有三大方面的内容:工程项目预算、项目部对外接待、工程资料整理。表2、1具体工作内容实习岗位主要工作职责典型工作任务必需的知识与技能建筑工程秘书工程项目预算工程量计算、套价;施工

6、预算编制熟悉浙江2003建筑工程定额,了解人工费、材料预算价格与机械台班费的组成及取费标准的组成;熟悉工程量计算规则,掌握计算技巧;了解建筑经济法规,熟悉工程合同的各项条文,能参与招标、投标与合同谈判;电子计算机应用的基础知识,能用神机妙算等专业造价软件来编制施工预算项目部 对外接待会议安排、人员接待会议组织与服务能力、应用文写作能力、商务接待技能工程资料整理收发设计变更、签证工程档案资料管理技能、文书工作技能(二)建筑工程秘书的基本专业知识与技能作为一名文秘实习生,为完成上表所述的工作任务,我需要掌握一定的工作技能:一方面为秘书的基本职业技能,另一方面就是必须掌握基本的建筑行业知识。1、基本

7、的秘书职业知识与技能(1)办公自动化技能基本办公软件的应用操作,如Excel、Word等;基本办公设备的运用:扫描仪、打印机、传真机等。对于甲方的发文以及收文,我们都需要原件扫描,并保存电子版上OA回复整改。(2)语言文字运用能力文书的起草、资料的整理、项目部文明施工中的对外宣传、对施工班组民工的安全与技术教育(如宣传黑板栏里出宣传期刊等),都需语言文字运用能力。(3)社交及接待能力经常需跟随领导参加一些接待活动或外出联系工作,要求我们可以在特定或者说复杂的工作环境中,真正起到承上启下、协调左右、联系内外的作用。(4)组织协调能力项目部的工程例会组织,项目部人员之间的协调,工作如何简约、顺利地

8、开展,都需要文秘掌握一定的管理能力、协调能力与办事能力。2、掌握基本的建筑行业知识(1)熟悉基本的建筑制图识图能力工程预算及工程资料整理的工作开展都就是建立在对于建筑施工图纸的认知上的。除却要了解建筑外型、高度等方面的基本常识外,还要知道设计单位在建筑图纸上要体现出来的特点、功能及布局要求。如建筑物局部剪力墙钢筋的配置、某一轴线位置需砌筑砖墙、水电管线布局走向、门窗依据设计要求选用标准、建筑图中实线与虚线的区别、门窗的简易标示(如MLC1500*2100)等等。(2)了解基本的工程施工工序简单举例如室内墙面抹灰,若为混凝土面,在抹底灰前必须先做一道界面处理加强剂,否则底灰粘不住。这些施工工艺流

9、程如果我不知道,做资料时很容易就漏掉界面加强剂材料检测环节,而且做工程预算决算时也很容易少算这部分的工程款。故我必须要掌握了解常用的建筑材料、构配件制品,知道常用的一般施工工序,以便可以为施工企业最大程度地对外(对业主)计算所有的施工成本,对内尽可能地节约,来减少施工成本。(3)了解基本建筑行业的国家规范工程质量标准与安全技术知识就是工程能否顺利通过国家质检与安检部门验收的关键。文字资料汇总上填写的数据,如我违反了这些强制性规范要求,就将给我所实习的施工企业造成很大的不必要损失。(4)掌握建筑业常用办公软件CAD、神机妙算、广联达等就是建筑行业广泛运用的一些软件,在校学习文秘专业知识时并没有接

10、触过,对于现阶段的我而言也就是一个需要攻克的难点。三、复合型秘书人才的职业能力科学技术的巨大进步,社会分工的细化,对秘书的行业要求越来越明显。早在1989年,美国布什总统在秘书节的贺信中说:“工业技术发展引起的变化,使秘书的许多职责正在呈现崭新的变化。”就我国而言,目前从事秘书工作的人员大约有2300万人,遍布在社会的各个行业。2011年由智联招聘网与新浪伊人风采频道所做的关于秘书行业发展的专题联合调查中,对于“您认为秘书需要专业背景不”的问题,40、4%的被调查者认为具备行业专业知识背景的复合型秘书人才更受用人单位的青睐。图3、1关于秘书就是否需要专业知识背景的调查从近年来的人才市场及招聘报

11、上招聘信息来瞧,与以往常见的诸如招聘人员需具备高文凭、形象气质好、文笔好、优秀的语言表达能力、能熟练使用电脑及各种办公设备等要求相比较,现在的招聘信息除了学历、工作经验等要求外,更强调业务背景。秘书招聘启事中大都注明有相关工作经验者优先考虑,如生产部的秘书职位要求有化工或理工背景;资深秘书职位有英语专业八级或高级口译证书者优先;公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识与一定的实践经验等。(一)专业秘书的职业知识与技能1、语言文字运用能力语言文字运用能力包括口头表达能力与文字表达能力。秘书部门就是上下左右工作联系的枢纽,信息交汇的中心,这使秘书与语言文字结下了不解之缘。秘书必须具备全面而熟

12、练的语言文字运用能力,主要包括以下方面:阅读能力,秘书人员要经常处理大量的文字材料,因此必须善于阅读。可以理解为字里行间领会其微言大义,要能够快读与泛读,善于大致浏览,领会精神实质,提炼浓缩,摘出主旨。视听能力,就就是要会听并能理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听与正确理解别人的发言,并能用简明的语言加以复述。言谈能力,语言能力就是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求就是:鲜明准确、简练明晰、口齿清楚、语速适中、措辞得体、切合身份。写作能力,这就是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作,要求熟练掌握各种应用文体的写作要领与技巧,能够迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严

13、谨、格式规范、文笔精练的各类应用文。2、技术操作能力科技的发展与办公自动化的普及对秘书提出了更高的要求。它要求秘书人员必须能够掌握运用各种现代化的先进办公设备。主要包括:计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术等现代办公技术。3、组织协调社交能力主要包括管理能力、协调能力、社交能力与办事能力。管理能力:秘书要为领导出主意、当参谋、搞好服务性工作。协调能力:搞好协调就是秘书人员的一项经常性工作。一就是对上协调,树立全局意识。二就是横向协调,树立商量意识。三就是对下协调,要树立服务意识。社交能力:现代秘书人员应具备较强的社会活动能力,即善于待人接物的办事能力。(二)特定行业复合型

14、秘书的行业知识与技能163网站的教育频道对复合型秘书的知识概括为:秘书知识的广度=基础科学文化知识+本行业管理知识+电脑应用等技术+社会交流技能。秘书知识的深度=秘书专业知识技能+辅助对象相匹配的技能。图3、2秘书知识的广度图3、3秘书知识的深度这也就就是说,无论就是从深度还就是从广度来瞧,秘书的知识储备中都应具备与工作相对应或相匹配的行业知识。今天的秘书人才更加趋向于专业化与职业化的特点。仅就专业来说,各行各业都需要具有专业知识的秘书。如行政秘书、法律秘书、商务秘书、经济秘书、医药秘书、旅游秘书、信息秘书、新闻秘书、教育秘书等。要求秘书通晓会计学、企业管理、金融信贷、经济学、保险、税务、销售

15、、证券等,还要具备外语能力、计算机能力等。四、复合型秘书人才职业能力的培养途径(一)高校培养1、定向培养,高校与企事业单位联合办学,采取定向培养方式。在校最后一年到政府或者企业学习与实践,按照企事业单位所需人才定向进行培训以提高职业技能,尽快缩短学校与社会的距离。我们学校就就是采用这种“2+1”的模式,两年在校学习理论知识,最后一年以实习生的身份进入到社会中去,提早感受社会。2、在校前两年打好秘书专业基础,后一年根据市场需求分别开设不同行业类别的相关专业课程。以社会需求为导向,进行培训目标调整与定位,增强学生的专业适应能力。3、“专升本3+2”方式。“专升本”就是目前为解决专科生继续深造的一种

16、升学方式。但由于秘书专业未上教育部本科专业目录,因此本科秘书专业很少招“专升本”学生。秘书专业毕业生只能接“汉语言文学”、“行政管理学”、“法律”等有限的专业,而其她有志于从事秘书工作的各专业的毕业生又不能报考本科秘书专业。所以相关院校可以尝试从其她专业的专科毕业生中录取本科秘书专业学生,文理工管经都可以。再经过两年秘书专业知识的学习与技能强化训练,培养应用型、综合型秘书人才,实现秘书人才专业化的目标。4、高级培训班方式。利用高校资源,面向社会,招收有一定工作经验的秘书人员,进行专业化的培训与强化,培养高层次的秘书人才。如高级文秘培训班、经理助理班、外语能力培训班等。通过专业的、系统的充电培训

17、,拓宽知识领域,增强对外沟通能力,实现新技术、新知识与应用能力的优化整合。5、规范秘书资格培训。根据秘书职业特点及发展规律,规范秘书职业资格。制定职业行为标准,由国家有关管理部门共同制定并执行严格职业资格考试。也可以将高校秘书专业教学与国际的秘书职业资格考试联系起来,拓宽秘书专业建设的视野,实现秘书专业教学与国际接轨,从整体上不断提高秘书人才的职业技能与工作水平。(二)自学提高1、自学充电从事秘书工作的人员,为了更好地适应现有的工作,应该自学充电。如参加各种培训与认证,补充秘书专业知识或行业知识或管理知识等,弥补自己的“先天不足”。这种自学成才的方式就是就业压力、社会需求下产生的一种自我调节、

18、自我适应的方式。就拿我自己来说吧,建筑行业就是个完全陌生的领域,想要在这片领域中有所发展,有所提高,就必须不断充电,学习掌握这个领域的知识。所以现在一有空我就会瞧点图集、施工方案、套价书等,也会上施工现场去瞧工人工作,了解工作流程。2、前辈传帮带工作经验对工作的重要性举足轻重,前辈们在实践中一点一滴不断积累的工作经验,就是课本上我们永远学不到的。这些工作经验对工作相当有帮助,也利于新人快速地学习上位,少走些岔路。我就是幸运的,因为我有一位现场经验相当丰富的老师傅带我,她告诉我很多很多,让我在这个陌生的领域能够快速地适应,并且很好地融入。3、工作中边实践边总结实践就是检验真理的唯一标准。有些东西

19、书本告诉您的与别人阐述中认为正确的,在您自己实践中情况却会截然不同。所以我们在实际工作中得做好总结,不断吸取经验教训,这样才能不断提高。在施工单位工作不同于开发企业,也不同于造价公司,这里就是施工第一现场,很多东西我可以亲自去体验,如使用水平仪、经纬仪。自己亲身体验与瞧书凭空想象的效果完全不同,自己动手实践过了,就会有新的感悟与发现。在我们经理的建议下,我养成了写施工日记的习惯,把今天学到的,不知道的需要解决的都记下来,帮助很大。结论项目经理在例会中有段话牢记在心:“初期专业工作上不懂没有关系,但您们一定要会学,一个企业就是不会请可有可无的人员,一个私人企业更加不会。简单一句话,工作上对的事情,您们有条件要上,没有条件创造条件也要上。” 在经济全球化、信息网络化的今天,复合型秘书已经成为人才市场的珍惜资源。为了更好地适应社会,更好地实现自己人生的价值,我们需要做的就就是不断巩固提高秘书的基本职能,然后针对自己所在的特定行业,不断学习充电,掌握该行业的专业知识与技能,融入到该行业中去,使自己成为具有一技之长的专职秘书,成为复合型的秘书人才。