会议策划与组织-4.ppt

1、项目四 会议善后工作,1,课程内容,2,【案例导入】,A集团股份公司2013年安全生产工作会议于2013年4月在上海金福门就顶啊第二会议室举行。根据会议安排，代表们26日报导，27日开会，28日离会。与会者共计131人。会务组周秘书负责会议的善后工作。28日晚，他和会务组的同事们一起，收拾了会场，返还了租用酒店的设备，和酒店结清了相关费用。考虑到会务组人员从会务准备到会务服务都很辛苦，和酒店结完账，他就请几位外面的西餐厅吃西餐，以表示对大家的慰劳。回到酒店时已经是晚上9:30分。之后，他通知各位代表到酒店的412房间取回预订的车票、机票。可此时，第二早晨返程的代表在焦急地等待取票；有的代表是第

2、一次来伤害，就去外滩或其他地方玩去了；有的代表则借机去看望亲朋好友。所以，等到午夜12点半，周秘书的车票、机票还没有发放完毕，一直等到代表们第二天早晨找上门来。代表们领了票，有的还在不断得抱怨。第二天下午，送走了代表之后，周秘书匆匆返回北京总部，开始整理会议文件。却发现清退回来的会议文件数目不对，少了两份文件，是哪位经历没将文件交回呢？他回忆不起来了。没办法，他只好给参会人员一一打电话问询。之后，他又整理会议记录，写出会议纪要，经领导审阅后，发到全国各地的各分公司。这次会是否成功？哪些方面还有漏洞？周秘书打算松口气，在进行会议总结，写出会议评估材料。,3,周秘书到了哪些？哪些工作没做好？整理会

3、议记录的前提是什么？怎样才能写好会议纪要？会议纪要什么时候适合发给代表们？会议评估包括哪些内容？怎样才能做好会议评估工作？会议善后工作包括哪些内容？,4,思考：,一、引导与会者安全退场二、离会服务工作三、会场清理与会费结算,5,任务一 参会人员的送别,一、引导与会者安全退场,（一）引导与会者退场引导有序退场特殊人员的安排退场,6,（二）引导车辆驶离会前做好车辆泊位安排提前划分好停车区领导专车先行,7,8,二、离会服务工作,离会服务的工作内容1、及时和与会人员清理结算账目。2、提醒与会代表归还借用的文件、物品；不遗忘自己的物品。3、为与会代表预订并提前发放飞机票、车船票。4、了解自带车辆人员的返

4、程日程、路线及车辆耗油情况。5、安排送行车辆，将外地与会者送至机场、车站或港口。6、请示领导后，为与会人员解决相关问题。7、安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作。,9,三、会场清理与会费结算,会场清算的内容和程序1、将租用或借用的设备、器材还给租用或借用单位；不能及时还的，应将其归库，并派专人保管。2、撤去会场的临时性布置，包括会标、彩旗、绿植。3、清点会议用品、用具，能再次使用的要归库管理。4、将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将地面、门窗清扫或擦洗没有。5、撤走会场外的会议标志，如通知牌、方向标。6、清理回收会议文件。7、通知配电人员切断会场不再使用的电源；通知服务人员关闭会场。,（二）会费

5、结算一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用；二是会务组和单位财务部门的结算。,任务二 会议文件的收集、整理与归档,【案例导入】某物业公司准备在年底举行一场新年联欢会，公司综合部已经拟订了联欢会的相关方案，并列出了经费预算表。在公司的例会上，经理让参会的各部门以及各社区物业管理中心的负责人讨论一下联欢会的方案和费用预算。由于参加会议的人员比较多，所以秘书刘军就将文件复印了多份供大家阅读。会上，大家就方案提出了许多修改建议，并且相应地将费用预算也进行了修改。散会后，这些文件没有及时收回，而是被开会的人员带回了各自的部门。公司的许多员工看到这份方案草稿后，还以为联欢会就要按照文件中写明的方式举行，引

6、起了不小的误会。原来在方案草稿中，没有考虑到联欢会当天值班的员工，他们因为工作关系不能到场，既享受不到美食，也无法参与抽奖活动。有员工将这一问题直接反映给了公司领导。面对大家的不满，公司领导不得不反复向大家解释说明最新的方案。,11,1.在这个案例中，联欢会方案草稿是否为涉密文件？为什么？如果不是涉密文件，为什么还需要在会后收回？2.如果在会后要收回讨论过的方案草稿，应注意哪些方面？,12,思考：,一、会议文件的清退会议会见的清退指会议接受后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。一般来说，机密文件要在会议结束前收回，不允许与会者带出会场；其

7、他重要文件要在规定的时间内清退。,13,任务二 会议文件的收集、整理与归档,二、会议文件的收集（一）会议文件的收集要求（1）确定好会议文件的收集范围。（2）保密文件要按照会议文件资料清退目录和发文登记薄逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。（3）收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。（4）收集过程注意保密。（5）文件手机要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。,14,（二）会议文件的收集范围（1）会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。（2）会议期间产生的

8、文件，包括决议、决定、议案、提案、会议记录、会议简报、参考说明文件、会务管理文件。（3）会后产生的文件，包括会议纪要、传达纲领、会议新闻报道、论文集。,15,（三）会议文件的收集渠道（1）向全体与会人员收集文件。（2）向会议领导人、召集人和发言人收集文件。（3）向会议有关工作人员收集文件，如会议记录人、文书的起草人。,16,三、会议文件的整理（一）整理会议记录1、文字记录整理（1）会议记录人亲自整理（2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解能力。（3）补正过之或不足之处。（4）修正用词和语法错误。,17,三、会议文件的整理（一）整理会议记录2、会议录音整理（1）删除

9、（2）补充（3）更正（4）送审（5）整理录音的技术问题,18,（二）印发会议纪要1、会议纪要的概念和类型会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议原始材料提炼综合而成的。,19,会议纪要和会议记录的区别：性质不同。会议记录是会议情况的原始记载，它忠实地记录会议的议题、发言与进程，属事务文书；而会议纪要是对会议的综合与概况，它不止具有记载功能，更重要的是反映会议的基本风貌和精神，向有关机关传达会议情况和议定事项，是法定行政公文。功能不同。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,根据国务院

10、国家行政机关公文处理办法对会议纪要适用规定，分为两种类型：(1)情况会议纪要。(2)议定事项会议纪要,20,21,会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。（1）标题由会议名称和文种组成。如全国高校大学语文教学研讨会纪要。（2）成文日期成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。（3）正文 正文可写三部分，也可只写前两部分。在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后

11、即全文结尾。,22,会议纪要结构：,23,会议纪要范文,全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要（年月日）年月日至日，国家体政委在省市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委（办）的负责同志，五十八个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话，交流了试点城市改革的情况和经验，研究了在新形势要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略）二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略）三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略）四、精心指导，

12、保证改革健康发展。（略）与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。,3、印发会议纪要的工作程序,24,印发会议纪要工作程序1、整理、完善会议纪要。2、起草、编写会议纪要。3、确定印发范围4、领导签字5、打印成文、印制分发6、归档保存,（三）发布会议消息、印发会议简报1、发布会议消息大型会议信息的发布（初期、会中、会后）小型会议消息的发布,25,会议消息的写法和其他消息一样，多采用“倒金字塔式”。标题一般采用单标题式，直接告诉读者“会议胜利召开”或“会议

13、胜利闭幕”或“单位召开 会议”，有时也采用正副标题形式，正标题表明会议主题，副标题采用“单位召开 会议”。会议导语部分要报道何时、何地、何人召开什么会议，会议取得了什么成绩（效果）。主体部分紧承导语展开，报道会议主要内容及盛况。主体部分的写作应注意：中心明确，内容具体；结构严谨，详略得当。结尾部分或强调会议取得的成绩，或水到渠成发出号召，或对会议成绩进行评述。总之，要圆满收束全文，而且要精简精炼。,26,27,会议消息范文,2、印发会议简报大中型会议一般都要编写会议简报会议简报也由报头、报核、报尾三部分组成。,28,29,秘级 编号 简 报 名 称 第X期编发单位 印发日期编者按：XXXXXX

14、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。目 录 标 题 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（正文）发送范围（共印X份）,报头,正文,结尾,四、会议文件汇编,会议文件汇编分两种情况：一种是将传达、贯彻会议精神用的会议正式的主要文件汇编；一种是将会议所有文件，包括会议作息时间表、分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料都收集起来，分门别类按时间顺序装订好。,30,五、会议文件的整理归档,31,会议文件的整理归档程序1、确定归档范围

15、。2、整理归档文件。3、按“件”进行装订。4、确定分类方法5、编写文件编号6、编写文件目录8、排除文件页数9、装盒并填写案盒封面、盒脊及备课表项目,32,1、全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。2、年度：盒内文件的所属年度。3、保管期限：填写“永久”、“30年”或“10年”。,档案盒及封面样式、盒脊项目,33,1、盒内情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、整理人：即负责整理归档文件的人员。3、检查人：即负责检查归档文件整理质量的人员。4、日期：归档文件整理完毕的时间。,备考表,一、会议精神的传达（一）传达要求（二）传达方式（三）传达注意事项内容与程度范围与层次,34,

16、任务三 会议精神的传达和落实,二、会议精神的落实（一）对会议决定事项进行催办发文催办电话催办派人催办,35,（二）会议决办事项落实情况反馈建立决办事项落实情况反馈汇报制度建立会议决办事项落实情况通报制度会议精神落实情况反馈的要求会议精神落实情况反馈的内容,36,（三）会议决办事项的具体实施明确责任分工搞好沟通合作实施监控管理施行效益考核,37,38,【实训-P118】,任务四 会议评估与总结,一、会务工作评估（一）会议评估的意义,39,(二)会议评估的参与者,40,1.与会者（1）会议代表（2）会伴2.参展商（如果有会议附设展览的话）参展商参加的会议的附设展览，经历了会议附设展览从招展宣传、招

17、展报名、展品进场、展览开始到结束、撤展的全过程，他们的全过程，他们最有资格对会议组织者对这一系列工作的组织安排和服务的好坏作出评价，所以，他们也最应该参加对会议的评估。,(三)会议评估的内容,41,1.会议议程及内容（1）会议主题、议题的恰当性（2）会议议程安排的合理性 会议议程安排的合理性是会议评估的重要对象，因为，会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。（3）会议发言人选择的得当性（4）会议张贴论文（5）分组讨论的充分性,42,2.会议各项活动（1）会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当？（2）参观、访问、游览活动安排的合适性3、会议附设展览活动（1

18、）展览场地的合适性（2）展品装卸、存储服务的质量（3）展览服务的质量（4）参展效果,43,4、会议场所设施、服务与环境（1）议场所的音响效果（2）场所是温度、湿度、照明度（3）会议场所的同声翻译设备的质量（4）会议场所指引系统的完美性（5）会议饮水服务的质量（6）会议的茶/咖啡服务质量（7）会议的同声翻译质量（8）会议的环境质量5、会议住宿、餐饮（1）会议指定宾馆的质量（2）会议餐饮及其服务的质量,44,6、会议目的地的质量（1）会议目的地的环境质量（2）会议目的地居民的好客程度（3）会议目的地旅游景点的吸引力（4）会议目的地的形象7、会议宣传促销与接待工作（1）会议宣传促销工作的成效（2）会

19、议接待工作的质量,(四)会议评估的方法1、调查问卷调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行：（1）现场手工填写（2）现场电脑填写（3）会后电脑填写,45,若时间允许，调查要尽量放在会议现场进行。,2、面谈会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。三、电话调查四、现场观察五、述职报告,46,（五）会议评估时机对一个事件评估的最佳电动机是在该事件刚刚结束的时候。小型会议，会议工作全部结束时进行会议评估大型会议的评估可以分阶段、分活动进行,47,（六）会议评估表的设计表格的设计可以分两部分进行：一部分是会议整体

20、评估表，如会议情况反馈表、会议效果分析表。一部分是会议服务者个人（环节）评估表，如主持人的表现评估表、工作人员的表现评估表等。,48,二、会务工作总结会务总结的目的是分析会议组织过程中的经验和教训，对有些工作出色的组织和个人进行表彰，总结的结果可以为今后的会务工作提供参考依据。会议总结主要考虑以下方面：（1）会议召开是否必要，所提出的各项议案是否解决；（2）会议的准备工作是否充分，设备物品是否齐全，配套设施是否周到；（3）会议议程是否科学合理；（4）会议组织工作是否完善，有无明显数量疏漏或失误；（5）会议人数是否控制严格，有无超出预计规模；（6）会议主持人的水平能力是否符合要求，是否达到预期效果；（7）会议代表对会议的满意程度如何；（8）会议决议是否得到有效贯彻实施。,49,除此之外，还要对会议筹备期间的组织、营销宣传、论文征集、资金筹措、资金管理等各项工作进行总结；对会议现场注册、现场接到、现场协调、会议专业活动情况、会议附设展览活动（如果有的话）、会议社会活动情况、会议餐饮活动情况等工作进行总结；对会议结束后的收尾、会议评估工作、财务结算工作进行总结。,50,