公司办公室文书工作管理制度.doc

1、公司办公室文书工作管理制度公文受理和传阅管理第一条 对外来公文邮件的受理，由文书人员进行签收、开封，按不同发文机关和公文内容进行分类登记，并逐份加盖收文印章，注明收文日期和收文编号，分送或分发各相关业务部门和单位，并在发文登记簿上履行送签分发手续。第二条 需呈集团公司领导传阅的文件，由文书人员进行分类筛选，打印传阅清单，详细记录文号、文件标题摘要、密级、份数及传阅时间，及时分呈集团公司党政领导阅示。第三条 寄发邮递公文，严格按照机要件发送程序和要求进行密封、编号，详写收件人地址、单位和部门名称。对于秘级性公文的邮递，还应特别标注“注意保密”、“注意保存”、“阅办退回”等提醒字样。第四条 对于特

2、快、快递等加急公文或密件的受理，应坚持特事特办的原则，优先办理，确保时效。对于受理单位不明的公文，应送公司办公室领导审阅批转，由相关部门签收。第五条 密级公文不得复印，不得外传泄密，不得私自留存，严格按照保密规定按程序进行传阅、收存和上交。第六条 次年六月底前对上年度文件进行清理回收，分类，列表登记，统计份数。对于需要归档的文件，按程序向集团公司史志档案馆移交；对于需要销毁的文件，列出清单报公司办公室领导批准，在办公室进行粉碎监销；对于上级要求退回的密级文件，要及时上交并留存清退文件手续。公文打印及发布管理第一条 内部公文的打印要以集团公司领导签发的发文批件为依据，按照党、政、纪、工、团等类别

3、进行编排文号，审查文稿标注的主抄送单位、部门和人员是否准确，相关要素是否表述清楚得当，确认份数后交打印室进行打印。第二条 文件复印前应通知拟文单位或部门将打印件进行认真校对，校对人在发文批件相关栏目签字认可后方可复印成文。文件复印后应页面整洁，字迹清楚，排版合理。对于机密性文件，打印人员在文件成文发布前应注意对文件内容的保密。第三条 内部文件的用印由文书人员在办公室进行，印位正确，印色鲜亮，印迹清楚。第四条 内部文件的归档应份数齐全，底稿及批件与文件相符，按部门分别存放在文件档案盒内妥善保管，并注意防损、防失、防虫、防霉、防盗。第五条 文件的发布由文书人员在办公室通过局域网进行。发文要素输入正

4、确，业务熟练，发布及时。负责文件发布的人员应对入网密码严格保密，以防被人盗用，给工作造成损失。印信公函的使用和管理第一条 使用集团公司印章和企业法人代表名章应在办公室进行。一般事务性用印，由用印人员登记用印理由，用印时间和用印枚数并签字确认；重要事务用印，依据用印审批单按照领导批示用印；特殊情况用印，由用印人填写申请表，经相关业务部门主管同意，呈集团公司领导批准后再用印。第二条 外出用印，由相关部门向集团公司办公室提出申请，经办公室领导批准并安排专人送印和监督用印。送印人员在完成任务后应及时返回单位，确保印章安全。第三条 印章的刻制。刻制印章要根据相关编制文件要求和办公室领导的指示，备齐相关资

5、料，与当地公安机关联系并提出申请，到专门印章刻制厂办理。第四条 新印章启用前要预留印样备案，然后通知用印单位到集团公司办公室签字领取。财务专用印章到财务主管部门签字备案。第五条 印章的收缴和封存。旧印章由相关单位和部门到集团公司办公室办理印章移交手续，由文书人员进行登记和封存。封存的印章要妥善保管于保险柜内，严防丢失。第六条 正在启用中的印章平时应妥善保管于密码保险柜内，随用随取，用后放回，严禁遗忘在办公桌上外出办事。第七条 原则上严禁在空白介绍信、公函、信笺等文书上用印盖章。介绍信、公函平时应存放在保险柜内，现用现取。开具要严格程序，在存根栏详书使用理由及持有人姓名，并留好存根备查。第八条 特殊情况需要使用空白函件的，应由使用单位填写申请单，呈集团公司主管领导批准，在印章背后逐页编排序号，并登记使用事由、持件人姓名、时间、份数等要素，以备追溯和查询。第九条 本制度由集团公司办公室制定，并负责解释，自颁布之日起执行。4