（海关高级认证企业标准）三项费用内部控制管理制度大全.doc

1、三项费用内部控制管理制度大全（海关高级认证企业标准）目录一、销售人员差旅费控制制度。2二、销售业务招待费控制办法。10三、广告费用控制管理规定。13四、公关礼品管理控制办法。19五、招待费管控实施办法。21六、通信费管控实施办法。27七、差旅费报销控制细则。32八、工会经费控制办法。37九、绿化环境维护管理规定。40十、利息支出控制方案。42销售人员差旅费控制制度第1章 总则第1条 目的为控制销售人员的差旅费用，提高出差效率，规范出差人员的审批及报销程序，根据本公司的实际情况，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司全体销售人员。第3条 相关定义1长期出差者，是指到公司所在城市以外地区开

2、展业务时，在同一地区出差一个月以上者。2同一地区，通常是以“市、区”为行政单位，但是如果在同一地区到两个以上地方出差时，尽管住宿地点不变却不能正常出勤的情况发生时，可以视为不同地区的出差。3近郊出差，是指可以用通勤车或市内交通出行的出差地。第2章 出差审批流程第4条 出差申请程序1因公出差的销售人员必须事先填写出差申请单，注明出差地点、事由、天数、所需资金等相关事宜，经销售部经理审核签字，由公司分管销售副总批准后方可出差。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。2审批原则（1）出差地点设有公司销售分支机构或办事处的，不批准出差。（2）可通过现有通信方式解决的业务，不批准出差。（3）合同额度预计在

3、万元以下，差旅费预计在 元以上的业务，不批准出差。（4）如有特殊情况，须报公司总经理审核批准。3出差申请单由财务部留存，并作为销售费用的考核依据。4出差前在预定金额的范围内可以预支差旅费，预支的差旅费含标准内的车船费、出差期间的住宿费和日补贴。预支差旅费借款时须附有核准后的、有上述内容的出差申请单及预借差旅费申请单。有尚未还清的借款时不得继续申请借款。预借差旅费申请单如表7-2所示。表7-2 预借差旅费申请单 申请日期： 年 月 日起讫地点自 经 至出差日期 月 日 至 月 日 共 天事由月日项目摘要金额合计附单据 张总经理： 分管副总： 部门经理： 出差人：5差旅费借支流程差旅费借支流程如图

4、7-1所示。图7-1 销售人员差旅费借支流程图第5条 差旅费报销程序1差旅费报销流程差旅费报销流程如图7-2所示。图7-2 差旅费报销流程图2销售人员出差回来后，必须在10个工作日内办理报销手续，如实填写差旅费报销单，并列明事由、时间、线路，交销售部经理、分管副总签字，再交由财务部按包干标准审核报销。3凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线以及增加天数、人数、改乘交通工具的，需经公司总经理签署意见后方可报销。第3章 差旅费计算方法第6条 差旅费包括车船费、住宿费和日补贴。1差旅费按正常路程计算，但因业务上的情况或者不得已改变路程的时

5、候，则按实际路程计算。2车船费、住宿费按标准报销。3日补贴按出差天数计算（1）出发时间为中午12点之前（含12点）的，出差当日按全天计日补贴。（2）出发时间为中午12点之后的，出差当日按半天计日补贴。（3）返回出发地时间为中午12点之前（含12点）的，返回日当天按半天计日补贴。（4）返回出发地时间为中午12点之后的，返回日当天按全天计日补贴。第7条 公司交通设施的使用及差旅费的减额支付1到交通方便的地方出差时，应尽量使用公司拥有的或者借用的设施以及公交车辆，其差旅费按如表7-3所示做减额支付。表7-3 差旅费减额表有交通车辆时提供住宿时提供餐饮时不支付交通费不支付住宿费支付日补贴的50%2从公

6、司外收到全部或部分旅费时，公司不再支付全部或部分差旅费。第8条 出差期间的缺勤处理出差期间因私事而缺勤时，公司则不支付其住宿费及日补贴，如有生病或其他不得已的情况缺勤时，可参照实际情况支付日补贴及住宿费。第9条 特殊差旅费陪同上级人员、公司内外宾出差或因其他原因，实际发生的费用超过本人的定额（车船费、住宿费、日补贴）时，经公司总经理批准，其差旅费可以支付实际费用或所得定额以上的费用。第10条 差旅费报销应取得合法的票据，住宿费项目包括住宿起讫日期、住宿人数等，所有信息必须填写齐全、准确，否则视为非合理票据，不予报销。第4章 出差定额包干标准第11条 公司销售人员差旅费实行定额包干，报销标准如表

7、7-4所示。表7-4 差旅费定额包干标准一览表区分车船费住宿费航空铁路轮船其他一类地区二类地区三类地区四类地区销售副总实费实费实费实费实费实费实费实费销售部经理、副经理一般软卧二等实费400350300260一线销售人员一般硬卧三等实费350300260220第12条 车船费、住宿费，按发票在标准内报销。第13条 乘坐飞机出差时，要得到分管副总的批准，同时满足以下条件。1确属事情突然，乘坐火车等交通工具来不及。2乘坐火车时间超过12小时。3陪同重要客人。第14条 特殊情况下住宿费超过标准的，要得到总经理批准后才可报销。第15条 表7-4中的住宿费标准为住宿房间标准，一线销售人员若两人（同性别）

8、同时出差时，则为两人标准。第16条 出差地区分类1一类地区：经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海南）及直辖市（京、津、沪）。2二类地区：省会城市及副省级城市、计划单列市（青岛、大连）。3三类地区：一般城市。4四类地区：县级地区以下。第17条 没有住宿费发票的，每天按50元的标准予以报销。第18条 出差当天如果宾馆没有标准间，住比标准间高一档的房间费用可以报销。第19条 出差人员日补助额度按级别设置1销售副总：400元。2销售部经理、副经理：300元。3一线销售人员：150元。第5章 其他要求第20条 员工出差时应本着厉行节约，提高工作效率，为公司开源节流的原则，不大手大脚，铺张浪费。第21条

9、若未经公司相关领导同意，私自在非出差地区逗留或超时逗留所发生的一切费用由当事人自己承担，所发生的时间按事假或矿工处理，扣发工资。第22条 出差人员应将工作进展情况及时向主管领导汇报，提高工作效率，力争在最短的时间内完成工作。第6章 附则第23条 本制度由财务部负责制定、修订，营销总监协助财务部进行解释。第24条 本制度自 年 月 日起实施。销售业务招待费控制办法第1条 目的为规范并控制本公司的业务招待费支出，特制定本办法。第2条 适用范围本办法适用于公司全体销售人员。第3条 业务招待费支出办法1销售部必需的招待费支出实行“预算控制、逐笔报批”的管理方式。（1）根据销售业务的难易程度，销售部经理

10、事先拟订年度业务招待费预算建议方案，经销售副总汇总审核后，拟订出销售部门的年度业务招待费支出计划及分解计划，根据审批权限经财务部经理复审后，报送总经理审批。（2）业务招待费计入销售部费用包干指标。（3）销售部一线销售人员实际每笔支出业务招待费之前，必须填写业务招待申请审批单（如表7-7所示）。经上级领导批准后方可列支，未经事先批准者一律不得报销。表7-7 业务招待申请审批单经办部门： 经办人：来客单位来客姓名及职位招待理由申请支出金额（大写） ￥： 元年度支出计划累计支出可用数额总经理审批意见销售副总审核意见实际支出金额（大写） ￥： 元单据张数总经理审批意见财务部经理复审意见经办会计初审意见

11、销售副总审核意见2一线销售人员的招待费申请程序（1）一线销售人员的业务接待，经相关领导批准后，向财务部会计借支（额度不得超过当月基本薪资），并于24小时内凭借有效票据报销该笔支出。（2）若遇到临时性招待，需通过电话向上级领导申请批准后自行垫支，并于招待事宜结束后24小时内，补填业务招待申请审批单，凭借有效票据报销。第4条 业务招待开支标准1按照级别不同，业务招待开支标准设定如下。（1）一线销售人员（包括销售主管及销售专员），招待标准为50元/位。（2）经理及人员（包括销售部副经理及经理），招待标准为75元/位。2业务经办人根据需要尽量在公司定点饭店安排招待业务。3业务招待时，可由业务经办人的上

12、一级主管领导陪同参与，费用计入业务经办人借支款。4本公司人员数量不可超过对方。第5条 费用报销审批手续1经办人员必须在每笔招待支出发生后的24小时内，将业务招待申请审批单连同有效票据报送财务部经办会计初审。2财务部经办会计初审无误后报送财务部经理复审，再报总经理审批。第6条 本办法自 年 月 日起实施。广告费用控制管理规定第1章 总则第1条 目的为合理控制公司广告费用的支出，特制定本规定。第2条 适用范围本规定适用于公司广告企划部、各区域销售分支机构。第2章 管理职责第3条 广告企划部1负责对各项广告费用的计划、申报、分配和下达。2负责对广告费用执行情况的审核、跟踪、监控和指导。3负责对广告费

13、用计划的统筹、汇总和台账管理。4负责对各阶段广告费用的已付和未付款情况进行跟踪统计。5负责定期编制费用使用情况的分析报告。6负责组织对相关部门广告费用的使用情况进行不定期检查。7根据不同时期的要求，及时向营销中心上报专项广告费用计划和物料需求计划。8负责随时跟踪各区域资源使用情况的合理性，一旦发现问题及时指导并予纠正。9负责对专项费用执行情况的审核、跟踪、监控和指导。第4条 财务部1负责对广告费用所发生的结算单据进行审核把关。2负责对广告费用进行控制和核销。3负责组织对相关部门广告费用的使用情况进行不定期检查。第5条 各区域销售分支机构1严格按审核好的费用指标执行，定期上报各阶段各项费用的使用

14、情况，建立详细的费用台账并定期上报。2严格按有关规定收集、整理和汇总已发生广告费用的结算资料，及时将资料寄回费用对口部门进行审核及报销。第6条 采购部1严格按营销中心企划部已审批下来的项目费用指标采购物料、赠品和礼品.2定期上报各阶段各项目的使用情况，建立费用台账并上报营销中心企划部。第3章 费用控制措施第7条 广告费用使用范围1各区域销售分支机构日常广告费的使用范围包括媒体费用、场外促销活动、户外广告、终端广告制作、改善、物料制作及其他费用等。2广告企划部费用的使用范围包括各终端建设费用（如形象端架、店招制作或改造等）、各类物料、市场支持专项促销费用等，以及公司品牌形象宣传费用、在地方或中央

15、级媒体的发布费用、公司各产品统一活动推广费用等。第8条 费用计划的制订与下达1费用项目分类（如表7-12所示）表7-12 费用项目一览表类别费用项目广告类央视广告、地方影视广告、电台广告、杂志硬广告、报纸硬广告、户外广告、展览展示、创意设计和广告公司代理费等公关类商超采购接待费、记者劳务费、新闻发布会、新闻稿酬、报纸软文、杂志软文、电视节目制作费、赞助费、网络维护费、各种记者采访接待费用等促销赠品类终端采购的赠品、礼品等终端建设类终端展示展具、专柜费、店招费、卖场及促销物料等其他不在以上之列的项目2广告企划部每月25日前将次月整体广告费用计划向销售总监、总经理提出申报，销售总监、总经理于30日

16、前批示费用计划并下发至广告企划部。3根据各区域每月销售回款额的实际完成情况，企划部分别计核各区域的固定广告费用，并确认上月各区域的变动广告费用，于每月5日前下发至各区域销售分支机构的销售部经理、主管处。第9条 费用申报和使用流程1费用申报（1）企划部费用，广告企划部提出申请，销售总监审核，总经理批准。（2）营销中心各区域广告的费用，先向营销中心企划部提出申请，销售总监审核，总经理批准。2费用使用流程广告企划部起草及申报合同，销售总监审批，财务部备案，总经理签字并盖合同章后安排制作。第10条 费用报销规定1费用报销应严格按公司的相关规定执行，报销时合同审批表上必须附有综合管理部统一编制的合同编号

17、，同时准备好正式的发票、合同、送货单、验收单和照片等单据。2各区域销售分支机构在各项广告业务执行完毕后应立即收齐相关手续，务必于15天内将资料寄回总部核销。如未在规定的期限内执行，总部有权视其为作废，费用由区域人员自行承担。3费用报销的周期原则为发票入账后一个月内付款，对于一些特殊费用可按合同相关协议付款。第11条 费用控制与检核1各区域必须严格按费用台账格式要求，将当月广告费用发生情况详细填报和控制，并在每月5日前分别上报广告企划部，凡不在台账范围内的费用一律不予报销。2总部将对各区域进行不定期抽查，发现不如实申报或制造虚假费用者，将给予经办人及相关人员相应处罚通报，情况严重直至免职。3广告

18、企划部每月负责将终端广告费用使用情况及付款执行情况进行汇总分析，并上报相关领导。第4章 检查与考核第12条 每季度对广告费用的使用情况考核一次，费用虚报部分与各区域相关人员薪酬挂钩。区域经理是广告费用控制的主要责任人，将视情况对区域经理、主任进行经济处罚。第13条 对未经审核上报的台账和不符合规定或随意提出修改的，将对各区域经理和相关责任人进行通报，且对修改意见不予确认，发生额均以第一次上报的为准，由此产生的后果，一律由各区域销售分支机构经理和销售人员全部承担。第14条 对已交回的结算资料因把关不力、不符合结算要求，总部需要退回的，如核销金额达2 000元以上，每次扣罚各区域销售分支机构经理及

19、相关责任人50元。第15条 对于不能按时上报费用使用情况的责任部门，广告企划部有权拒绝下月的场外促销活动、终端广告费用等的呈报。第16条 对于不实申报或虚报费用等情况，一经发现，视其影响程度，给予行政处分，直至开除。第17条 对一年内出现三次违规行为的，应提报人力资源部等相关部门进行处理。第5章 附则第18条 本规定由企划部负责解释、补充及修订。第19条 本规定自 年 月 日起实施。公关礼品管理控制办法第1条 目的为有效管理公关活动中公关礼品的订购与发放，控制公关礼品费用，提高公关礼品效果，特制定本办法。第2条 职责公关礼品原则上由办公室统一订购及发放。第3条 礼品订购控制1销售部根据销售工作

20、实际情况统计所需的公关礼品，于年初报办公室。2办公室对每年统一购买的礼品提出需求申请，根据金额不同经公司管理层或公司授权人员审批同意后，按公司相关采购办法签订合同。3货比三家，择优选择，最大限度提高资金的使用率。购买金额达到招标采购标准的，必须进行招标采购。4礼品款式和设计应严格遵循企业CI策划思想，不得追求贵重奢侈，须注意风格的继承性和统一性，保持公司整体形象的和谐统一。5销售部所需礼品原则上到办公室领取，特殊情况也可按需采购，但必须上报办公室申请并经办公室主任批准后方可购买，累计金额在2 000元以内的由办公室主任签字购买，2 000元以上的由总经理签字购买。未经办公室审批或超标准购买礼品

21、的不予报销。第4条 礼品发放控制1各销售部门应本着节俭的原则，严格控制礼品的领取和发放。2礼品领用程序（1）各销售部门须详细填写礼品申请单，特别是赠送单位及用途。（2）礼品申请单经主管领导审核签字。（3）礼品申请单报公司办公室主任批准后，到行政部物品专员处领取。（4）行政部物品专员根据已批礼品申请单填写出库单办理领取手续，出库单一式三联，一联留行政部记账，二联转财务部记账，三联返回销售部。3需购买节日礼品时，由各销售部门填写年节赠送礼品预算申请单，由办公室统一汇总报公司领导审批后统购或分购。4各销售部门已领用的物品，再发放时须做好登记使用记录，以备核查。第5条 本办法自 年 月 日起实施。招待

22、费管控实施办法第1章 总则第1条 实施目的为规范公司公关招待管理工作，明确公关招待流程、礼仪和标准，维护与提升公司形象，特制定本办法。第2条 适用范围1本办法适用于公司总部、成员公司和项目组的招待管理工作。2本办法所称公关招待是指对以建立、维护良好关系或重大业务谈判为目的来访的政府机构、相关公司、客户、社会团体等的招待，以下统称“招待”。3本办法不包括项目开业典礼、揭牌、点火仪式等活动，此类活动的招待需结合行业特点制定指导性方案，其预算由相关单位或部门执行。4如果是出差时请客户发生的餐费，则列入招待费。第2章 招待标准和程序第3条 各级行政管理部门为公关招待的管理机构。第4条 各业务招待部门要

23、严格按照A、B、C三级招待规格和标准具体执行，如表8-4所示。表8-4 业务规格和标准规格来访客户和事由招待标准A级公关招待中央首长、国家部委、省市政府领导等重要来宾视察、考察、洽谈重大业务陪同标准：总部由董事局主席或集团总经理出面陪同，也可视具体情况由主席或总经理指定、委托专人陪同，与此相关的专业集团及成员公司由本单位总经理作为主陪同会场及周边环境布置：鲜花、水果、饮料、毛巾或纸巾、喷泉、灯光、扩音设备等用车标准：高档礼宾车迎送宴请标准：董事局主席、集团总经理出面或指定代表出面宴请的，实报实销；成员公司总经理出面或代表出面的，平均每人80100元住宿标准：三星级套房以上标准礼品标准：集团董事

24、局主席或总经理出面招待的可定制礼品，费用实报实销；其他招待人员可赠送体现公司文化特色的纪念品B级公关招待1地、市级政府部门或事业单位官员的考察或业务洽谈性来访2以建立或维护公共关系为目的的重点关系公司的高级管理人员3有一定社会影响力的社会团体、个人等的来访陪同标准：专业集团原则由总经理或副总经理陪同；成员公司由总经理陪同住宿标准：三星级标准间以上宴请标准：总经理或副总经理招待的，平均5080元/人；成员公司总经理出面或代表出面的，平均50元/人礼品标准：赠送体现公司文化特色的纪念品或其他现有中档礼品C级公关招待1以参观学习为目的的地、市级以下政府机关单位、企业单位、社会团体、大中专院校或个人2

25、其他临时性普通来访团队或个人陪同标准：专业集团及成员公司由招待主管部门负责人陪同住宿标准：三星级标准间宴请标准：招待部门主管领导出面的，平均每人40元礼品标准：赠送体现公司文化特色的纪念品或不赠送第5条 A级招待方案应该提前三天拟订，B级和C级如果拟订会影响工作效率的话，可以不拟订招待方案。来不及拟订方案的可进行草拟或口头汇报招待工作。涉及其他部门或人员的，招待管理部门应提前24小时通知对方，并详细说明情况与注意事项。第6条 陪同来访人员用餐时，如来宾人数在10人以下，原则上我方陪同人员最多不得超过3人；如来宾人数在10人以上，则每增加5人我方增加1名陪同人员。第7条 招待管理部门应按季度对招

26、待工作进行汇总分析，并提交上一级主管部门。第8条 对于重要的来宾应设立招待卡，详细记载其爱好、兴趣与特点等。第3章 招待费的使用第9条 招待费主要包括餐费、住宿费、礼品赠送费、车辆使用费、胶卷及洗印费，鲜花、水果、饮料等购买费和笔、墨、纸张费。第10条 住宿和就餐原则上就在公司规定的酒店及饭店。第11条 招待费应在招待审批单（如表8-5所示）“费用预算”一栏中填写，一同申请报批。表8-5 招待审批单填表人： 填表时间： 年 月 日 来访单位资料单位名称主要人员姓名及职务来访人数来访目的接待情况说明招待地点及标准招待预算陪同人员住宿安排经办部门意见主任签字：年月日总经理办公室意见主任签字：年月日

27、总经理批示总经理签字：年月日第4章 招待费的审批第12条 招待主管部门领导根据招待审批单的内容对预算进行审核，特殊情况超过本级审批权限的，须报上一级领导批准。第13条 招待费由财务部根据审定后的费用数额借支。第14条 招待工作结束后三日内，经办人将主管领导签字后的发票凭证与招待审批单一起送财务部核算报销。 第5章 招待费的报销第15条 财务部根据年度经营预算核定各部门的招待费总额，由部门分解月度支出额，按月度分解预算定期考核，超额部分由部门经理承担。第16条 集团各部门及各子公司上报本单位业务招待费用预算，由财务总监（或财务经理）掌握开支。第17条 属于预算内的业务招待费用，凭正式票据由经手人签字，注明活动性质、参加人数，报部门经理审批，由助理总经理（含）以上的各主管领导签字、财务总监核准后予以报销。子公司则要有总经理助理（含）以上的各主管领导签字，由财务总监（或财务经理）核准后予以报销。第6章 附则第18条 本办法由财务部制定，经总经理批准后实施。第19条 本办法自颁布之日起实施。通信费管控实施办法第1章 总则第1条 为了贯彻落实公司的成本控制目标和“增收节支、开源节流”的原则，控制通信费开支，结合公司的实际情况，特制定本办