关于EXCEL的详细技巧.docx

1、关于EXCEL的详细技巧Excel 使用一百多种技巧使用目录一、 数据分析和管理技巧 11. 管理加载宏 22. 在工作表之间使用超级连接 33. 快速链接网上的数据 44. 跨表操作数据 55. 查看Excel中相距较远的两列数据 66. 如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品） 67. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 68. Web查询 79. 在Excel中进行快速计算 810. 自动筛选前10个 911. 同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品） 912. 让Excel出现错误数据提示 1113. 用“超级连接”快速跳转到其它文件 11二、

2、 设置技巧 121. 定制菜单命令 432. 设置菜单分隔线 433. 备份自定义工具栏 444. 共享自定义工具栏 445. 使用单文档界面快速切换工作簿 446. 自定义工具栏按钮 44二、 最的基本方法 71. 快速选中全部工作表 72. 快速启动Excel 73. 快速删除选定区域数据 74. 给单元格重新命名 75. 在Excel中选择整个单元格范围 76. 快速移动/复制单元格 87. 快速修改单元格式次序 88. 彻底清除单元格内容 89. 选择单元格 810. 为工作表命名 911. 一次性打开多个工作簿 912. 快速切换工作簿 913. 选定超级链接文本（微软Office技

3、巧大赛获奖作品） 1014. 快速查找 1015. 修改默认文件保存路径 1016. 指定打开的文件夹 1017. 在多个Excel工作簿间快速切换 1018. 快速获取帮助 1119. 创建帮助文件的快捷方式 1120. 双击单元格某边移动选定单元格 1121. 双击单元格某边选取单元格区域 1122. 快速选定不连续单元格 1123. 根据条件选择单元格 1124. 复制或移动单元格 1225. 完全删除Excel中的单元格 1226. 快速删除空行 1227. 回车键的粘贴功能 1228. 快速关闭多个文件 1229. 选定多个工作表 1230. 对多个工作表快速编辑 1331. 移动和

4、复制工作表 1332. 工作表的删除 1333. 快速选择单元格 1334. 快速选定Excel区域（微软Office技巧大赛获奖作品） 1335. 备份工件簿 1436. 自动打开工作簿 1437. 快速浏览长工作簿 1438. 快速删除工作表中的空行 1439. 绘制斜线表头 1440. 绘制斜线单元格 1541. 每次选定同一单元格 1542. 快速查找工作簿 1543. 禁止复制隐藏行或列中的数据 1544. 制作个性单元格 16二、 数据输入和编辑技巧 161. 在一个单元格内输入多个值 162. 增加工作簿的页数 163. 奇特的F4键 164. 将格式化文本导入Excel 165

5、. 快速换行 176. 巧变文本为数字 177. 在单元格中输入0值 178. 将数字设为文本格式 189. 快速进行单元格之间的切换（微软Office技巧大赛获奖作品） 1810. 在同一单元格内连续输入多个测试值 1811. 输入数字、文字、日期或时间 1812. 快速输入欧元符号 1913. 将单元格区域从公式转换成数值 1914. 快速输入有序文本 1915. 输入有规律数字 1916. 巧妙输入常用数据 1917. 快速输入特殊符号 2018. 快速输入相同文本 2019. 快速给数字加上单位 2020. 巧妙输入位数较多的数字 2121. 将WPS/Word表格转换为Excel工作

6、表 2122. 取消单元格链接 2123. 快速输入拼音 2124. 插入“” 2125. 按小数点对齐 2226. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 2227. 在Excel中快速插入Word表格 2228. 设置单元格字体 2229. 在一个单元格中显示多行文字 2330. 将网页上的数据引入到Excel表格 2331. 取消超级链接 2332. 编辑单元格内容 2333. 设置单元格边框 2334. 设置单元格文本对齐方式 2435. 输入公式 2436. 输入人名时使用“分散对齐”（微软Office技巧大赛获奖作品） 2437. 隐藏单元格中的所有值（微软Office技巧大赛获奖作品

7、） 2438. 恢复隐藏列 2439. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列（微软Office技巧大赛获奖作品） 2440. 彻底隐藏单元格 2541. 用下拉列表快速输入数据 2542. 快速输入自定义短语 2543. 设置单元格背景色 2544. 快速在多个单元格中输入相同公式 2645. 同时在多个单元格中输入相同内容 2646. 快速输入日期和时间 2647. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 2648. 在Excel中不丢掉列标题的显示 2649. 查看与日期等效的序列数的值 2750. 快速复制单元格内容 2751. 使用自定义序列排序（微软Office技巧大赛获奖作品） 2

8、752. 快速格式化Excel单元格 2753. 固定显示某列 2754. 在Excel中快速编辑单元格 2755. 使用自动填充快速复制公式和格式 2856. 为单元格添加批注 2857. 数据自动输入 2858. 在Excel中快速计算一个人的年龄 2859. 快速修改单元格次序 2960. 将网页上的数据引入到Excel表格中 29三、 图形和图表编辑技巧 291. 在网上发布Excel生成的图形 292. 创建图表连接符 303. 将Excel单元格转换成图片形式插入到Word中 304. 将Word内容以图片形式插入到Excel表格中 305. 将Word中的内容作为图片链接插入Ex

9、cel表格中 306. 在独立的窗口中处理内嵌式图表 317. 在图表中显示隐藏数据 318. 在图表中增加文本框 319. 建立文本与图表文本框的链接 3110. 给图表增加新数据系列 3111. 快速修改图表元素的格式 3212. 创建复合图表 3213. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 3214. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 3215. 复制自定义图表类型 3316. 旋转三维图表 3317. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 3318. 把图片合并进你的图表 3319. 用图形美化工作表 3420. 让文本框与工作表网格线合二为一 3421. 快速创建默认图表 3422.

10、 快速创建内嵌式图表 3523. 改变默认图表类型 3524. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 3525. 利用图表工具栏快速设置图表 3526. 快速选取图表元素 3627. 通过一次按键创建一个Excel图表 3628. 绘制平直直线 36四、 函数和公式编辑技巧 361. 巧用IF函数清除Excel工作表中的0 362. 批量求和 373. 对相邻单元格的数据求和 374. 对不相邻单元格的数据求和 375. 利用公式来设置加权平均 386. 自动求和 387. 用记事本编辑公式 388. 防止编辑栏显示公式 389. 解决SUM函数参数中的数量限制 3910. 在绝对与相对单元引用之

11、间切换 3911. 快速查看所有工作表公式 3912. 实现条件显示 39一、 基本方法1. 如何消除缩位后的计算误差（微软Office技巧大赛获奖作品） 有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是:单击“工具选项重新计算”，选中“以显示值为准”（），这样计算结果就没有误差了。 事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给你一个警告。 2. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并

12、且你希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令，操作方法如下: 在一个空单元格中输入“-1”，选择该单元格，并点击“编辑复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑选择性粘贴”命令，选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘，点击“确定”，所有数字将与-1相乘。你也可以使用该方法将单元格中的数值缩小1000或更大倍数。 3. Web查询保持Excel工作表总是最新 Web页上经常包含适合在Excel中进行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接从Web页上获取的信息分析股票报价。但如果你需要经常更新信息就必须借助Web页上的最新信息。现在Excel 2002可以用可刷新Web查询简化这个任务来创建新的可刷新

13、Web查询，方法如下: 在浏览器中浏览要查询数据的Web页，把数据复制并粘贴到Excel工作表中。在粘贴的数据下方将出现一个粘贴选项智能标记，单击粘贴选项智能标记右边的箭头，再单击创建可刷新的Web查询，在新建Web查询对话框中，点击你想要查询的数据表前面的黄色箭头，单击导入。 在Excel中可以手动或自动刷新这个数据。手动刷新方法如下:在外部数据工具栏上，单击数据区域属性按钮，在刷新控制下面选中你想要的选项的复选框。 注意:当你从Web站点获取数据时，可能会丢失一些格式或内容，像脚本、gif图像或单个单元中的数据列表。 4. 在Excel中进行快速计算 查看一系列单元格的最大值的操作方法:

14、选择你感兴趣的单元格，你将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏，鼠标右击状态栏，然后单击最大值，现在你就可以在状态栏中看到最大值了。该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值。此外，你还可使用该方法计算包含数字的单元格的数量（选择计数值），或者计算已填充单元格的数量（选择计数）。 5. 自动筛选前10个 有时你可能想对数值字段使用自动筛选来显示数据清单里的前n个最大值或最小值，解决的方法是使用“前10个”自动筛选。当你在自动筛选的数值字段下拉列表中选择“前10个”选项时，将出现“自动筛选前10个”对话框，这里所谓

15、“前10个”是一个一般术语，并不仅局限于前10个，你可以选择最大或最小和定义任意的数字，比如根据需要选择8个、12个等。 6. 同时进行多个单元格的运算（微软Office技巧大赛获奖作品） 如果我们现在有多个单元格的数据要和一个数据进行加减乘除运算，那么一个一个运算显然比较麻烦，其实利用“选择性粘贴”功能就可以实现同时运算。下面我们一起来看一个实例。 我们要将C1、C4、C5、D3、E11单元格数据都加上25，那么可以这样做:首先在一个空白的单元格中输入25，选中这个单元格后点击鼠标右键选择“复制”。然后按住Ctrl键依次点击C1、C4、C5、D3、E11单元格，将这些单元格选中。接下来点击鼠

16、标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中勾选“运算”框内的“加”选项，点击“确定”。现在我们可以看到，这些单元格中的数据都同时被加上了25。 7. 让Excel出现错误数据提示 Excel除了可以对单元格或单元格区域设置数据有效性条件并进行检查外，还可以在用户选择单元格或单元格区域时显示帮助性“输入信息”，也可以在用户输入了非法数据时提示“错误警告”。 选取单元格或单元格区域，单击“数据有效性”命令，单击“输入信息”选项卡，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，输入标题，如“注意”，输入显示信息如“这里应输入负数！”（），单击“确定”按钮。此后，再选定那些单元格或单元格区域时，Ex

17、cel将自动提示上述信息。 另外，你还可以对设置了有效性条件检查的单元格或单元格区域，再设置“出错警告”信息，方法是:选取单元格或单元格区域，单击“数据有效性”命令，单击“出错警告”选项卡，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框（），选择警告样式，输入标题如“警告”，输入出错信息如“不能输入正数！”，然后单击“确定”按钮即可。此后，如果你在指定的单元格中输入了正数，Excel将警告你“不能输入正数!” 8. 用“超级连接”快速跳转到其它文件 用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若你要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去

18、，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。 一、 设置技巧9. 定制菜单命令 你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡（），在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的菜单项，菜单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令，只须打开菜单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开菜单单击右键，选中“删除”命令即可。 10. 设置菜单分隔线 Excel工具栏

19、按钮之间有分隔线，如果你喜欢，也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距，则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距，则自动去掉中间的分隔线。 11. 备份自定义工具栏 在C:WindowsApplication DataMicrosoftExcel文件夹中有个Excel10xlb文件，这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以，建议你将工具栏设置好后，为Excell0xlb文件作拷贝，起个不同的名字，以备随时载入，恢复你的工具栏。 12. 共享自定义工具栏 如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一

20、起分享的话，你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具自定义工具栏”，选择你的自定义工具栏，单击“附加”按钮（），出现“附加工具栏”对话框，单击“复制”按钮，即可将工具栏添加到一个工作簿中。 13. 使用单文档界面快速切换工作簿 Excel 2002采用了单文档界面，每打开一个工作簿，都会在任务栏中显示出来。因此，你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿，而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel 2002没有此项功能，可按以下方法设置:单击“工具选项”命令，单击“视图”选项卡，选中“任务栏中的窗口”复选框（），单击“确定”按钮即可。 14. 自定义工具栏按钮 单击“

21、工具自定义”命令，打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式，这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标，弹出快捷菜单，利用这个快捷莱单，我们可以完成好多自定义工作。 1.使用“命名”改变工具按钮的名称; 2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中，然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上; 3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编 。15. 快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（）。16. 快速启动Excel如果想在启动系统自动运行Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入Windows目录，依次

22、打开“Start MenuPrograms启动”文件夹; 2.打开Excel所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，这时Excel的快捷方式就被复制到“启动”文件夹中，下次启动Windows就可快速启动Excel了。 如果Windows系统已启动，你可用以下方法快速启动Excel: 方法一:单击“开始文档”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠标从“我的电脑”中将Excel应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。 17. 快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将

23、其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。 18. 给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入名称定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可（）。 注意:在给单元格命名时需注意名

24、称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。 19. 在Excel中选择整个单元格范围在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的单元格。 20. 快速移动/复制单元格 先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下

25、Ctrl即可。 21. 快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。 22. 彻底清除单元格内容先选定单元格，然后按Delete键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑清除”命令，这时显示“清除”菜

26、单（），选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。 23. 选择单元格选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住Ctrl键，然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。24. 为工作表命名为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1、sheet2、sh

27、eet3工作命名为容易记忆的名字，有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式工作表重命名”命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。25. 一次性打开多个工作簿 利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住Shift键或Ctrl键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:WindowsA

28、pplication DataMicrosoftExcelXLSTART文件夹中，以后启动Excel 2002时，上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动Excel 2002，单击“工具选项”命令，打开“选项”对话框，点击“常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如d:Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，以后当启动Excel 2002时，上述文件夹中的所有文件(包括非Excel格式的文档)被全部打开。 方法四 在Excel 2002中，单击“文件打开”命令，按住Shift键或Ctrl键，在弹出的对话框文件列表

29、中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全部打开，再单击“文件保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框，取名保存。以后只要用Excel 2002打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。 26. 快速切换工作簿 对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换，可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为

30、“其他窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。 27. 选定超级链接文本（微软Office技巧大赛获奖作品）如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并按住可选定单元格。 28. 快速查找在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（

31、*）作为通配符使用，那么如何查找问号（？）和星号（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号()就可以了。 29. 修改默认文件保存路径启动Excel 2002，单击“工具选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建Excel工作簿，进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。 30. 指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹，方法如下: 单击“开始运行”，输入regedit命令，打开“注册表编辑器”，展开HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft Office10.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces，在下面新建主键，名称为“mydoc”，然后在该主键中新建两个“字符串值”，名称分别是“Name”和“Path”，值分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:mypath”(定位文件夹的完整路径)，关闭“注册表编辑器”，重启电脑。以后在Excel 2002中进行“打开